Reisekostenabrechnung 2026: Definition, Pauschalen & Vorlage

Nach einer Dienstreise kommt die Reisekostenabrechnung. Was auf den ersten Blick wie eine einfache Ausgabenübersicht wirkt, ist steuerlich klar geregelt: Welche Pauschalen gelten 2026? Welche Angaben sind erforderlich? Und welche Kosten zählen zu den Reisekosten?

Hier finden Sie alle wichtigen Informationen, kompakt und auf dem aktuellen Stand.

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

In der Reisekostenabrechnung werden alle Kosten einer Geschäftsreise zusammengestellt. Sie ist die Grundlage dafür, dass:

• Arbeitnehmer ihre Auslagen lohnsteuerfrei vom Arbeitgeber erstattet bekommen,
• Unternehmen die Reisekosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen können,
• beide Seiten im Fall einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite sind.

Zu den abrechenbaren Kostenarten gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Für Verpflegung und Fahrtkosten mit dem privaten PKW gibt es gesetzlich festgelegte Pauschalen, sodass keine Einzelbelege notwendig sind.

DOWNLOAD

Reisekosten-Formular für 2026

Erhalten Sie die kostenlosen Reisekosten-Vorlagen für 2026 hier kostenlos zum Download. Die Excel-Dateien berücksichtigen die aktuellen Beträge für Inland und Ausland.

Kostenlos herunterladen

Wofür wird die Reisekostenabrechnung benötigt?

Unternehmen können Arbeitnehmern die Reisekosten lohnsteuerfrei erstatten, sofern eine Abrechnung mit allen Belegen vorliegt. Diese Abrechnung ist gleichzeitig die Voraussetzung, um die verauslagten Kosten als Betriebsausgaben abzusetzen.

Das Erstellen einer Reisekostenabrechnung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Auch Unternehmen sind nicht verpflichtet, ihren Mitarbeitenden die Reisekosten zu erstatten. Tun sie dies nicht, können Angestellte die Kosten selbst über die Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen. Dafür sind ebenfalls die entsprechenden Belege erforderlich.

Was gehört in eine Reisekostenabrechnung?

Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Thema finden Sie in unserem Blogartikel „Reisekosten abrechnen in 7 Schritten“, hier eine kurze Übersicht:

1. Reisedaten erfassen: Datum, Uhrzeit von Abfahrt und Rückkehr, Zielort und Anlass der Dienstreise. Diese Angaben sind die Grundlage für die Berechnung der Pauschalen.
2. Fahrtkosten dokumentieren: Belege für öffentliche Verkehrsmittel, Mietwagen oder Flug sammeln. Rechnungen sollten bei Dienstreisen auf die Firma ausgestellt sein. Bei Fahrten mit dem privaten PKW die Kilometer ermitteln.
3. Übernachtungskosten erfassen: Hotel- oder Pensionsrechnungen beifügen. Auch diese sollten nach Möglichkeit auf die Firma ausgestellt sein.
4. Verpflegungsmehraufwand berechnen: Anhand der Abwesenheitsdauer die geltende Tagespauschale ansetzen. Vom Arbeitgeber bezahlte oder gestellte Mahlzeiten werden von der Verpflegungspauschale abgezogen.
5. Reisenebenkosten aufführen: Parkgebühren, Maut, Telefonkosten und ähnliche Ausgaben mit Belegen erfassen.
6. Abrechnung unterzeichnen und einreichen: Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter unterschreibt die Abrechnung und reicht sie zusammen mit allen Belegen beim Arbeitgeber ein

In welcher Form muss eine Reisekostenabrechnung erstellt werden?

Es gibt keine formalen Vorgaben für das Erstellen einer Reisekostenabrechnung. In der Theorie genügt eine handschriftliche Zusammenfassung. Wichtig ist, dass alle Rechnungen und Quittungen für die verauslagten Kosten gesammelt werden.

In der Praxis verliert man gerade bei manueller Auflistung schnell den Überblick. Viele Arbeitnehmer übersehen wichtige Posten oder vergessen, die Reisenebenkosten anzugeben.

Die Reisekosten-App von Circula sorgt dafür, dass alle Ausgaben jederzeit im Blick bleiben. Belege werden direkt per Smartphone fotografiert und der Abrechnung zugeordnet. Für Angestellte bedeutet das eine schnellere Erstattung, für Unternehmen eine revisionssichere Dokumentation.

Welche Angaben müssen in der Reisekostenabrechnung stehen?

Auch ohne formale Vorgaben sollte die Abrechnung folgende Punkte enthalten:

• Wer hat die Dienstreise unternommen? (Name, ggf. Mitarbeiternummer)
• Wie lange hat die Reise gedauert?
• Wann hat die Reise begonnen und wann geendet?
• Was war das Reiseziel?
• Welchen Zweck hatte die Reise?

Die Abrechnung muss von der jeweiligen Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter unterzeichnet werden. Darüber hinaus werden alle Belege für die entstandenen Kosten beigefügt.

Info: Eigenbeleg

Findet sich die Rechnung oder Quittung für eine Ausgabe nicht mehr, kann ein Eigenbeleg erstellt werden. Er kann vom Finanzamt als Ersatzbeleg anerkannt werden. Auch Arbeitgeber können den Ersatzbeleg für die Kostenerstattung anerkennen. Der Eigenbeleg hält zudem den Buchhaltungsgrundsatz aufrecht: "Keine Buchung ohne Beleg".

Der Eigenbeleg sollte die Ausnahme bleiben. Mit der Reisekosten-App von Circula sind Rechnungen und Belege sofort und digital verfügbar, was das Risiko minimiert, einen Eigenbeleg ausstellen zu müssen.

Muss dennoch ein Eigenbeleg ausgestellt werden, muss er folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift der Zahlungsempfänger
• Art der Kosten
• Datum der Leistung
• Details zur Leistung
• Begründung für den Eigenbeleg
• Unterschrift

Was gilt als Dienstreise?

Reisekosten können geltend gemacht werden, wenn Mitarbeitende beruflich außerhalb ihrer sogenannten ersten Tätigkeitsstätte unterwegs sind. Die erste Tätigkeitsstätte ist der feste Arbeitsort, dem eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter dauerhaft zugeordnet ist, zum Beispiel ein Büro, Betrieb oder Standort.

Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte gelten steuerlich als Arbeitsweg. Sie werden daher nicht über die Reisekostenabrechnung, sondern über die Entfernungspauschale berücksichtigt.

Eine Dienstreise bzw. Auswärtstätigkeit liegt zum Beispiel vor, wenn Mitarbeitende:

• einen Kundentermin außerhalb ihres üblichen Arbeitsortes wahrnehmen,
• eine Messe, Tagung oder Weiterbildung an einem anderen Ort besuchen,
• vorübergehend an einem anderen Unternehmensstandort eingesetzt werden,
• aus beruflichen Gründen ins Ausland reisen.

Bei längeren Einsätzen an demselben Ort ist vor allem der Verpflegungsmehraufwand wichtig: Verpflegungspauschalen können in der Regel nur für die ersten drei Monate steuerfrei erstattet werden. Diese Regel wird als Dreimonatsfrist bezeichnet. Andere Reisekosten, etwa Fahrt- oder Übernachtungskosten, können je nach Fall weiterhin erstattungsfähig sein.

Was zählt nicht zu Reisekosten?

Nicht zu den Reisekosten zählen zum Beispiel:

• Bußgelder
• Minibar und Pay-TV im Hotel 
• Wellness- und Massageanwendungen
• Reiseausrüstung und Bekleidung (Koffer, Kleidung, Stadtführer)
• Kosten für mitreisende Familienangehörige
• Freizeitaktivitäten ohne klaren beruflichen Anlass

Wie werden Fahrtkosten in der Reisekostenabrechnung angegeben?

Grundsätzlich werden alle Kosten für Hin- und Rückfahrt sowie Fahrten am Zielort berücksichtigt. Diese Fahrten dürfen mit dem privaten PKW, einem Mietwagen, dem Flugzeug, der Bahn oder einem Taxi erfolgen. Bei Fahrten mit dem privaten PKW können die gefahrenen Kilometer abgerechnet werden. Bei Firmenwagen entfällt meist die Kilometerpauschale, selbst gezahlte Kosten können mit Beleg eingereicht werden.

Werden öffentliche Verkehrsmittel, Taxis oder Mietwagen genutzt, werden die Fahrtkosten mit dem entsprechenden Beleg vollständig erstattet. Beim privaten PKW gelten folgende Möglichkeiten:

• Kilometerpauschale: Wer den privaten PKW für eine Dienstreise nutzt, kann in der Reisekostenabrechnung in der Regel die Kilometerpauschale ansetzen. Der Arbeitgeber darf steuerfrei nur die gesetzliche Kilometerpauschale erstatten.
• Fahrzeugindividueller Kilometersatz: Über den Arbeitgeber kann nur die gesetzliche Kilometerpauschale abgerechnet werden. Wer höhere tatsächliche Fahrzeugkosten geltend machen möchte, kann das nur in der eigenen Steuererklärung tun.
• Fahrtenbuch, brauche ich das? Für die Abrechnung mit Kilometerpauschale ist kein vollständiges Fahrtenbuch nötig. Wichtig sind Datum, Strecke, gefahrene Kilometer und der berufliche Anlass der Fahrt.

Hinweis: Die Pendlerpauschale gilt nur für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, nicht für Dienstreisen.

Wie werden Übernachtungskosten in der Reisekostenabrechnung angegeben?

Wer auf einer Dienstreise auswärts übernachtet, kann diese Kosten geltend machen. Für die Erstattung gilt dasselbe Prinzip, egal ob die Reise ins Inland oder ins Ausland führt: Der Arbeitgeber wählt zwischen zwei Wegen.

Option 1: Tatsächliche Kosten gegen Beleg. Die Hotelrechnung wird in voller Höhe steuerfrei erstattet. In der Praxis ist das der häufigste Weg, besonders im Inland, wo die Pauschale die realen Hotelkosten meist nicht abdeckt.

Option 2: Pauschale ohne Beleg. Der Arbeitgeber erstattet einen festen Betrag, ohne dass eine Rechnung vorgelegt werden muss. Die Pauschale beträgt im Inland 20 Euro pro Nacht. Für Auslandsreisen legt das BMF jährlich länderspezifische Sätze fest, die je nach Reiseziel deutlich höher ausfallen können.

Alle aktuellen Pauschalen für In- und Ausland finden Sie in unserem Artikel zur Übernachtungspauschale. Die Reisekostensoftware von Circula wendet die jeweils gültigen Pauschalen automatisch an.

Wie wird der Verpflegungsmehraufwand in der Reisekostenabrechnung aufgeführt?

Bei Dienstreisen wird davon ausgegangen, dass die Verpflegung mehr kostet als am Arbeitsplatz. Der Gesetzgeber legt dafür Pauschalen fest, die steuerfrei erstattet werden können.

Die Pauschalen für 2026 im Inland sind gegenüber 2025 unverändert:

• Mehr als acht Stunden Abwesenheit: 14 Euro pro Tag
• Anreise- und Abreisetag (bei mehrtägiger Reise): 14 Euro
• Voller Kalendertag (24 Stunden): 28 Euro

Die Pauschale kann nicht erhöht, aber gekürzt werden. Stellt der Kunde oder der Arbeitgeber eine Mahlzeit, wird die Tagespauschale von 28 Euro gekürzt: Frühstück um 20 Prozent (5,60 Euro), Mittagessen oder Abendessen jeweils um 40 Prozent (11,20 Euro).

Für Dienstreisen ins Ausland gelten länderspezifische Sätze, die das BMF jährlich festlegt. DIese weichen teilweise erheblich vom Inlandssatz ab.

Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Artikel zum Verpflegungsmehraufwand.

Was zählt zu den Reisenebenkosten?

Nebenkosten einer Geschäftsreise können ebenfalls in der Reisekostenabrechnung aufgeführt werden. Dazu gehören alle Ausgaben, die im direkten Zusammenhang mit der Reise stehen, aber nicht unter Übernachtung, Fahrt oder Verpflegung fallen. Häufige Beispiele:

• Telefongebühren
• Trinkgelder
• Eintrittskarten für Messen oder Konferenzen
• Mautgebühren, Parkkosten etc.
• Versicherungen
• WLAN-Kosten im Hotel

Reisekosten vom Arbeitgeber erstatten lassen oder selbst absetzen?

Arbeitnehmer können sich Reisekosten über die Reisekostenabrechnung lohnsteuerfrei vom Arbeitgeber erstatten lassen. Nutzen sie diese Möglichkeit, können sie die Kosten nicht noch einmal über die Einkommensteuer als Werbungskosten geltend machen.

Da Arbeitgeber zur Erstattung nicht verpflichtet sind, können Angestellte alternativ die Kosten selbst absetzen. Damit sich das lohnt, müssen die Reisekosten die Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro pro Jahr (gültig ab 2023) überschreiten. Bis zu diesem Betrag zieht das Finanzamt die Pauschale ohnehin automatisch ab.

Reisekostenabrechnung per App: einfach, sicher, GoBD-konform

Mit der Reisekosten-App von Circula behalten Mitarbeitende und Finance-Teams jederzeit den Überblick. Belege werden direkt nach der Reise per Smartphone erfasst, Pauschalen automatisch berechnet und die Abrechnungen revisionssicher archiviert.

Die App ist so konzipiert, dass Einreichungen ohne Beleg nicht möglich sind. Finance Teams erreichen dadurch schneller den Monatsabschluss und müssen weniger Zeit in die Nachverfolgung fehlender Unterlagen investieren.

Erfahren Sie mehr über unsere Software für Reisekostenabrechnungen oder lassen Sie sich persönlich beraten.