Reisekosten abrechnen in 7 Schritten

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Kaum ist das Team von der Dienstreise zurück, stellt sich die Frage: Wie rechnet man Reisekosten richtig ab? Welche Belege werden benötigt, welche Pauschalen gelten 2026, und was muss die Abrechnung zwingend enthalten?

In diesem Leitfaden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Reisekosten korrekt abrechnen: von der Prüfung der Dienstreise über die passenden Belege und Pauschalen bis zur steuerlich sauberen Einreichung.

Hinweis: Wenn Sie sich jetzt fragen, was eine Reisekostenabrechnung ist, dann werfen Sie einen Blick in unser Glossar. Dort finden Sie eine übersichtliche Definition der Reisekostenabrechnung mit den wichtigsten Informationen im Überblick.

Schritt 1: Dienstreise oder nicht?

Bevor Sie eigene Reisekosten oder die Ihrer Mitarbeitenden abrechnen, müssen Sie eine zentrale Frage klären: Handelt es sich bei der Reise tatsächlich um eine Dienstreise? Das Steuerrecht spricht hier von einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit.

Damit alle Kosten einer Geschäftsreise steuerlich absetzbar sind, muss die Reise zwei Kriterien erfüllen:

1. Sie muss geschäftlich motiviert sein.
2. Das Reiseziel muss außerhalb der ersten Arbeitsstätte und der privaten Wohnung liegen.

Damit Sie die Verpflegungspauschale geltend machen können, muss die Dienstreise darüber hinaus mindestens acht Stunden am Stück dauern.

Beispiele für Dienstreisen:

• Kundenbesuche
• Fahrten zu anderen Firmenstandorten
• Reisen zu Kongressen, Messen, Tagungen
• Fortbildungen
• Forschungsreisen
• Außendienstfahrten

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Schritt 2: Reisekosten erstattet bekommen als Arbeitnehmer: Was können Sie abrechnen?

Bei einer beruflich bedingten Reise fallen verschiedene Kosten an. Man unterscheidet zwischen vier Arten von Reisekosten:

1. Fahrtkosten

Zu den Fahrtkosten zählen alle Kostenstellen, die bei der Hinfahrt zum Zielort und zurück entstehen. Auch Fahrten am Zielort selbst können Sie als Fahrtkosten abrechnen. Das gilt für Reisen mit dem Zug und anderen öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Flugzeug, dem Taxi, dem Mietwagen oder einem privaten Pkw, nicht jedoch für Fahrten mit dem Firmenwagen.

Bei der Abrechnung der Fahrtkosten können Sie die volle Summe geltend machen, also zum Beispiel den Ticketpreis für einen Flug. Bei Reisen mit einem privaten Fahrzeug wenden Sie Pauschalsätze an.

2. Übernachtungskosten

Wenn Mitarbeitende während einer Dienstreise auswärts übernachten, zum Beispiel in einem Hotel, einem Gästezimmer oder einem gemieteten Apartment, können Sie die Reisekostenbelege einreichen. 

Dabei geben Sie entweder die tatsächlichen Ausgaben an oder verwenden die Übernachtungspauschale, auf die wir im vierten Abschnitt noch näher eingehen.

Vorsicht: Die Übernachtungspauschale ist zwar für Arbeitnehmende steuerfrei, als Unternehmen können Sie diese Betriebsausgabe jedoch nicht steuerlich geltend machen.

3. Verpflegungsmehraufwand

Auf Geschäftsreise können Sie sich in der Regel nicht wie gewohnt mit Essen und Getränken versorgen. Die dadurch entstehenden Mehrkosten heißen Verpflegungsmehraufwand. Dazu gehören zum Beispiel das Frühstück beim Bäcker, der Mittagssnack aus dem Supermarkt und das Abendessen im Restaurant.

Für die Abrechnung der Verpflegungskosten können Sie tageweise Pauschalen ansetzen.

4. Reisenebenkosten

Neben den drei größten Kostenstellen können auf einer Geschäftsreise noch viele weitere Ausgaben anfallen, die Reisenebenkosten.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Internetkosten
• Telefonkosten
• Parkgebühren
• Mautgebühren
• Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen (wie Messen, Tagungen)
• Reiseversicherung
• Trinkgelder
• Kosten für Gepäckschließfächer

Welche Kosten werden nicht erstattet?

Nicht alle Kosten, die auf einer Geschäftsreise entstehen, können abgerechnet oder erstattet werden: Wellnessanwendungen, Getränke aus der Minibar oder Bußgelder durch Falschparken müssen die Reisenden selbst bezahlen.

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Schritt 3: Reisekosten Belege einreichen: Diese Belege brauchen Sie

Um die vollen Reisekosten abrechnen zu können, müssen die Reisenden ihre Auslagen stets mit entsprechenden Quittungen und Rechnungen belegen.

Für die Erstattung der Fahrtkosten müssen Sie zum Beispiel Bahn-, Flug- und Bustickets sammeln, die Taxi- oder Mietwagenrechnung aufbewahren oder ein Fahrtenbuch führen, wenn Sie eigene Fahrzeuge nutzen.

Die Übernachtungskosten belegen Sie mit entsprechenden Rechnungen der jeweiligen Unterkünfte. Wenn es darum geht, die Reisenebenkosten nachzuweisen, zählt jeder einzelne Beleg, vom Messeticket bis zum Parkschein.

Was tun, wenn es keinen Beleg gibt?

Grundsätzlich sind Sie und Ihre Mitarbeitenden dazu angehalten, sich bei allen Ausgaben während der Dienstreise einen Beleg ausstellen zu lassen. Dennoch kann es passieren, dass eine Quittung verloren geht oder sich Kosten nicht durch eine Rechnung belegen lassen. Letzteres ist beispielsweise bei Trinkgeldern der Fall, die auf Bewirtungsbelegen nicht explizit gelistet sind.

In solchen Fällen können Sie einen Eigenbeleg erstellen. Darin müssen Sie Ihre Aufwendungen nachvollziehbar darstellen und glaubhaft vermitteln, dass es sich um einen betrieblichen Aufwand handelt.

Wie sind Reisekostenbelege aufzubewahren?

Bei der Aufbewahrung der Reisekostenbelege sind Sie dazu verpflichtet, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) zu beachten. Ob Sie die Belege in physischer Form oder digital aufbewahren, spielt keine Rolle. Wichtig ist, dass sie stets klar, nachvollziehbar, nachprüfbar, richtig und vollständig sind.

Für Reisekostenbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Tipp: Mit der Circula-Software können Sie all Ihre Belege digitalisieren und revisionssicher sowie GoBD-konform archivieren.

Schritt 4: Welche Pauschalbeträge gelten 2026?

Viele Reisekosten können Sie in voller Höhe abrechnen. Darüber hinaus können Sie auch Pauschalbeträge ansetzen. Der Vorteil: Sie müssen nicht alle Auslagen belegen und haben weniger Verwaltungsaufwand. Der Nachteil: Die tatsächlichen Kosten können höher sein.

Das Bundesfinanzministerium berechnet die Pauschalbeträge regelmäßig neu. Verwenden Sie, Reisekosten digital abrechnen,also immer die aktuell geltenden Sätze.

Hinweis: Wenn es keine Pauschbeträge gibt (vor allem bei den Reisenebenkosten), ist es umso wichtiger, dass Sie alle Belege sammeln, um die genauen Kosten nachzuweisen.

Kilometerpauschale

Bei der Fahrt mit einem privaten Fahrzeug nutzen Sie die Kilometerpauschale oder einen fahrzeugindividuellen Kilometersatz:

• Kilometerpauschale Auto: €0,30 pro Kilometer (für alle gefahrenen Kilometer, Hin- und Rückfahrt)
• Kilometerpauschale Motorrad/Motorroller: €0,20 pro Kilometer
• Fahrzeugindividueller Kilometersatz: Sie ermitteln die gesamten jährlichen Kosten für das private Fahrzeug (inkl. Versicherung, Steuern, Reparaturen, Wartung, Stellplatzmiete etc.) und teilen den Wert durch die im Jahr insgesamt zurückgelegten Kilometer. Diese Rechnung kann sich bei höherpreisigen Fahrzeugen lohnen.

Verpflegungspauschale

Die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand gilt pro Tag und abhängig von der Länge der Dienstreise:

• Bis 8 Stunden: 0 €
• Mehr als 8 Stunden: 14 €
• Ab 24 Stunden: 28 €
• An- und Abreisetag: je 14 €

Die Pauschale wird um 40 Prozent gekürzt, falls Sie zum Mittag- oder Abendessen eingeladen werden. Ist das Frühstück im Preis für das Hotelzimmer inbegriffen, reduziert sich die Pauschale für diesen Tag um 20 Prozent.

Für Reisen ins Ausland gibt es spezifische Verpflegungspauschalen je nach Zielort. Bei einer Geschäftsreise nach London, die länger als 24 Stunden dauert, erhalten Sie zum Beispiel 66 Euro. Nach Paris sind es 58 Euro, in die Niederlande 47 Euro.

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Schritt 5: Wie werden Reisekosten abgerechnet

In der Regel initiieren Arbeitnehmer das Erstatten ihrer Reisekosten selbst. Im besten Fall zeitnah nach der Geschäftsreise. Sie sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

• Name (und Mitarbeiternummer) des Reisenden
• Start und Ende der Reise (Datum und Uhrzeit)
• Reiseziel (Land/Stadt)
• Reisezweck
• Auflistung aller Ausgabeposten mit Kosten (inkl. Belege)
• Unterschrift des Reisenden
  

Tatsächlich gibt es jedoch keine Vorgaben, wie Reisekosten richtig abgerechnet werden. Im Grunde können Sie handschriftliche Listen erstellen, eine der zahlreichen Reisekosten-Formulare aus dem Internet verwenden oder Excel-Tabellen ausfüllen. Wir raten Ihnen jedoch von manueller Buchführung ab: Zu schnell verlieren Sie den Überblick, machen Tippfehler, berechnen die falschen Pauschalen, vergessen Kosten oder verlieren Belege.

Reisekosten Belege einreichen: Häufige Fehler

Auch erfahrene Mitarbeitende machen bei der Abrechnung immer wieder dieselben Fehler:

• Falsche Pauschale angesetzt: Die Verpflegungspauschale hängt von der genauen Abwesenheitsdauer ab. Wird die Uhrzeit der Abreise nicht notiert, kommt es leicht zu Fehlern.
• Dreimonatsregel übersehen: Wer dauerhaft an einem externen Ort tätig ist, darf die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate geltend machen. Danach entfällt der Anspruch. Circula prüft dies automatisch.
• Belege fehlen oder sind unvollständig: Ohne Beleg keine Erstattung. Besonders Kleinbelege (Parkschein, Trinkgeld) gehen im Reisestress leicht verloren.
• Einreichungsfristen versäumt: Die gesetzliche Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Viele Unternehmen setzen jedoch kürzere interne Fristen. Wer diese verpasst, riskiert, auf den Kosten sitzen zu bleiben.

Reisekosten digital abrechnen

Wenn Sie die Reisekosten digital abgerechnen, mit Software wie Circula, profitieren Sie von vielen Vorteilen:

• Die Reisekostenabrechnung wird GoBD-konform geprüft.
• Mitarbeitende können Belege direkt über die App scannen und ins System übertragen, noch während der Reise. So geht nichts mehr verloren.
• Die Software liest die relevanten Informationen aus den Belegen automatisch aus, sodass es zu keinen lästigen Tippfehlern mehr kommt.
• Die Buchhaltung hat eine ordentliche Übersicht über alle Ausgaben und Belege.
• Sie müssen nicht mehr nach den richtigen Pauschalen suchen, die Software berechnet sie automatisch.
• Sie erstellen individuelle Freigabeprozesse für Ihr Unternehmen und weisen die Aufgaben den zuständigen Personen zu.
• Dank der DATEV-Schnittstelle können Sie den Reisekostenabrechnungsprozess vereinfachen undnach der Freigabe den Antrag direkt an die Lohnbuchhaltung übermitteln.
• Der gesamte Prozess wird deutlich effizienter: Abrechnungen landen automatisch in der Buchhaltung, werden schneller bearbeitet und Mitarbeitende müssen nicht lange auf die Erstattung warten.

Schritt 6: Reisekosten abrechnen als Arbeitgeber

Wichtig zu wissen: Die Reisekostenabrechnung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Arbeitgebende können also selbst entscheiden, ob sie die Reisekosten ihrer Mitarbeitenden erstatten oder nicht.

Umso wichtiger ist es, dass Sie klare Reiserichtlinien für Ihr Unternehmen aufsetzen. Darin halten Sie zum Beispiel Folgendes fest:

• Welche Ausgaben erstattet werden und welche nicht.
• Was bei der Buchung von Unterkünften und Fahrtickets zu beachten ist.
• Ob es ein bestimmtes Reisebudget gibt.
• Wie ein korrekter Beleg auszusehen hat.
• Auf welche Weise oder wann Mitarbeitende den Reisekostenabrechnungsprozess einleiten können.

So vermeiden Sie von vornherein Fehler bei der Abrechnung sowie nicht erstattungsfähige Ausgaben.

Tipps zur Einhaltung der Reiserichtlinien des Unternehmens

• Halten Sie Ihre Reiserichtlinien schriftlich fest und machen Sie sie für alle leicht zugänglich, zum Beispiel über die Reisekosten-Software.
• Reisekosten abrechnen mit Software erleichtert den Prozess, um typische Kostenstellen und Budgets zu ermitteln.
• Beziehen Sie auch die Wünsche der Mitarbeitenden mit ein.
• Formulieren Sie die Regeln klar und für alle verständlich.
• Geben Sie Ihren Mitarbeitenden Wahlmöglichkeiten. Schreiben Sie ihnen zum Beispiel kein spezielles Hotel vor, sondern lediglich einen Budgetrahmen.
• Verdeutlichen Sie der Belegschaft die Vorteile der Reiserichtlinien: Abrechnungen werden schneller bearbeitet, wenn alle Regeln eingehalten sind.

Tipp: Mit Circula können Sie Ihre Richtlinien und Budgets einfach direkt in der Software regeln, sowohl für einzelne Mitarbeitende als auch abteilungsspezifisch.

Schritt 7: Reisekosten steuerlich geltend machen

Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, die betrieblichen Reisekosten steuerlich abzusetzen:

• Die Arbeitnehmenden setzen ihre Ausgaben als Werbungskosten bei ihrer Einkommensteuererklärung ab.
• Die Arbeitgebenden erstatten den Mitarbeitenden die Reisekosten lohnsteuerfrei und setzen sie als Betriebsausgaben ab.

Reisekosten, die mit einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zusammenhängen, sind nach § 15 UStG zudem vorsteuerabzugsberechtigt (wenn das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist). Bei den Übernachtungskosten können Sie zum Beispiel die Vorsteuer von sieben Prozent geltend machen. Vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen sind Reisenebenkosten, Eigenbelege und Reisekostenpauschalbeträge.

Damit das Finanzamt Ihre Reisekostenabrechnungen anerkennt, müssen Sie eindeutig klarstellen, dass die Ausgaben mit beruflich bedingten Auswärtstätigkeiten zusammenhängen. Sie müssen die Ausgaben gut dokumentieren und durch Quittungen belegen.

Wichtig: Auch für Kleinunternehmen kann sich eine Reisekostenabrechnung lohnen. Was Sie dabei beachten sollten, lesen Sie in unserem Blogbeitrag Warum Reisekosten für Kleinunternehmer steuerlich absetzbar sind.

Reisekosten abrechnen mit Software: So hilft Ihnen Circula

• Die Software stellt sicher, dass Sie alle wichtigen Angaben machen und eine ordentliche Abrechnung erstellen, die vom Finanzamt anerkannt wird.
• Die Plattform führt automatisierte Konformitätsprüfungen (z.B. zur Dreimonatsregel) durch, erkennt Duplikate und identifiziert geltende Steuerverordnungen.
• Circula erinnert Sie, wenn Belege oder Informationen fehlen.

Kosten für die Geschäftsreise abrechnen: am besten digital

Wenn Sie Reisekosten abrechnen, müssen Sie viele wichtige Schritte beachten. Nur wenn Sie richtig abrechnen, profitieren Sie von den steuerlichen Vorteilen und können Ihren Mitarbeitenden ihre Ausgaben schnell erstatten.

Setzen Sie daher am besten auf eine digitale Reisekostenabrechnungs-Software. Diese führt Sie übersichtlich durch die einzelnen Schritte, automatisiert viele Prozesse und gibt Ihnen eine transparente Übersicht über Ihre Ausgaben. So wird die Abrechnung Ihrer Reisekosten zum Kinderspiel.

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Reisekostenabrechnung: Prozessübersicht

• Setzen Sie klare Reiserichtlinien für Ihr Unternehmen auf.
• Kommunizieren Sie an Ihre Mitarbeitenden, welche Reisekosten sie abrechnen können und welche nicht.
• Sammeln Sie alle Reisekostenbelege und digitalisieren Sie diese GoBD-konform.
• Beachten Sie die geltenden Pauschalen für 2026.
• Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit Reisekosten mit einem einfach zu bedienenden Tool abzurechnen
• Automatisieren Sie Ihre Prozesse über Software, um Vorgänge zu beschleunigen, den Verwaltungsaufwand zu verringern und manuelle Fehler zu vermeiden.