Kilometerpauschale 2026: Übersicht, Berechnung & steuerliche Behandlung

Kilometerpauschale 2026 für Dienstreisen

Wenn Mitarbeitende im Auftrag ihres Unternehmens eine Dienstreise unternehmen, können neben den Aufwendungen für die Verpflegung und Übernachtung auch die entstandenen Fahrtkosten als Reisekosten rückerstattet werden. Das gilt auch dann, wenn die Person mit ihrem privaten Pkw anstatt mit einem Firmenwagen fährt.

Weil die individuelle Kostenberechnung für jeden gefahrenen Kilometer aufwendig wäre, hat der Gesetzgeber die Kilometerpauschale eingeführt. Diese Pauschale, auch Wegstreckenentschädigung, Fahrtkostenpauschale oder Kilometergeld genannt, wird in Euro pro Kilometer angegeben und unterscheidet sich je nach Fahrzeugtyp. Im folgenden Beitrag erfahren Sie, was Sie zur Kilometerpauschale für Dienstreisen wissen müssen.

Kilometerpauschale 2026 im Überblick

Grundsätzlich unterscheidet man bei der Vergütung von Fahrtkosten nach der Art des Transportmittels. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Fahrt im In- oder Ausland zurückgelegt wurde:

Die Höhe der Fahrtkostenpauschale ist in den letzten Jahren unverändert geblieben. Auch für 2026 ist keine Anhebung vorgesehen, trotz gestiegener Kraftstoff- und Unterhaltskosten.

Wichtig: Die Kilometerpauschale und die Pendlerpauschale sind zwei verschiedene Regelungen. Während die Kilometerpauschale für jede dienstlich veranlasste Fahrt gilt, berücksichtigt die Pendlerpauschale ausschließlich den täglichen Arbeitsweg zur ersten Tätigkeitsstätte.

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Kilometerpauschale der vergangenen Jahre

Beispiel für die Berechnung der Kilometerpauschale

Zur Veranschaulichung ein konkretes Beispiel: Unternehmensberaterin Stefanie Müller reist für einen Geschäftstermin mit ihrem privaten Pkw vom Berliner Stadtzentrum nach Hannover. Der Hin- und Rückweg beträgt 580 km.

Damit hat sie Anspruch auf eine Fahrtkostenerstattung von 580 × 0,30 Euro = 174,00 Euro. Ob die Kilometer im Inland oder Ausland zurückgelegt wurden, spielt dabei keine Rolle.

Rechtlich basiert die Kilometerpauschale, auch Wegstreckenentschädigung genannt, auf dem Bundesreisekostengesetz § 5 (2). Dort ist der Festbetrag von 0,30 EUR für jeden mit dem eigenen Fahrzeug zurückgelegten Kilometer festgelegt.

Die Erstattung über die Kilometerpauschale gilt ausschließlich bei der Nutzung eines privaten Fahrzeugs. Bei allen anderen Verkehrsmitteln eigener Dienstwagen, Bahn, Flug, Taxi oder Bus müssen für die Abrechnung beim Arbeitgeber Originalbelege eingereicht werden.

Was ist die Kilometerpauschale?

Die Kilometerpauschale ist ein festgelegter Betrag, der pro gefahrenem Kilometer erstattet wird, wenn Mitarbeitende eine Dienstreise mit ihrem privaten Pkw unternehmen. Typische Anlässe sind Kundenbesuche, Messebesuche, externe Schulungen oder Fahrten zu einem anderen Unternehmensstandort. Sie dient dazu, die Fahrtkosten einer dienstlichen Reise pauschal abzudecken, ohne dass jeder einzelne Beleg für Benzin, Verschleiß oder Versicherung erfasst werden muss.

Wichtig zu wissen: Die Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen entscheiden selbst, ob und in welcher Höhe sie die Fahrtkosten ihrer Mitarbeitenden übernehmen.

Was ist in der Kilometerpauschale enthalten?

Die Kilometerpauschale deckt alle mit der Fahrt verbundenen Kosten ab. Das schließt ein:

• Kraftstoffkosten
• Anteilige Kosten für Reparaturen und Verschleiß
• Kfz-Steuer und -Versicherung

Nicht enthalten: Parkgebühren. Diese müssen separat in der Reisekostenabrechnung erfasst und mit Beleg nachgewiesen werden.

Wird die Kilometerpauschale immer erstattet?

Arbeitgeber sind nicht gesetzlich zur Erstattung verpflichtet. Der Satz von 0,30 EUR ist ein Referenzwert aus dem Bundesreisekostengesetz. Unternehmen können also einen niedrigeren Betrag auszahlen oder ganz auf die steuerfreie Erstattung verzichten.

In diesem Fall können Mitarbeitende die angefallenen Fahrtkosten selbst steuerlich geltend machen über die Einkommensteuererklärung als Werbungskosten.

Auch Selbstständige können die mit ihrem privaten Fahrzeug auf Dienstreisen zurückgelegten Kilometer in ihrer Steuererklärung geltend machen. Für sie gelten dieselben Abrechnungssätze wie für Angestellte.

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Steuerliche Behandlung

Die Kilometerpauschale kann von beiden Seiten steuerlich genutzt werden:

Für Arbeitnehmer: Erstattet der Arbeitgeber die Fahrtkosten nicht oder nur teilweise, können Mitarbeitende die Differenz als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben. Das geschieht in der Anlage N unter „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten".

Für Unternehmen: Erstatten Arbeitgeber die Kilometerpauschale bis zum gesetzlichen Höchstsatz, ist die Zahlung für den Mitarbeitenden steuerfrei. Die Kosten können als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Wer ein kostenintensives Fahrzeug fährt, kann alternativ zur Pauschale auch die tatsächlich entstandenen Kosten (Benzin, Versicherung, Abschreibung, Reparaturen) individuell berechnen und mit Belegen nachweisen. Für die meisten Mitarbeitenden ist die Pauschale jedoch einfacher und ausreichend.

Kilometerpauschale vs. Entfernungspauschale

Unter Arbeitnehmern herrscht häufig Unsicherheit bei der Unterscheidung zwischen Kilometerpauschale und Entfernungspauschale. Beide Begriffe werden oft synonym verwendet zu Unrecht, denn sie beziehen sich auf grundlegend verschiedene Sachverhalte:

• Pendlerpauschale: Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte
• Kilometerpauschale: Fahrt zu Auswärtstätigkeiten

Während die Kilometerpauschale für Dienstreisen durch den Arbeitgeber rückerstattet wird, macht die Pendlerpauschale der Mitarbeitende direkt in der Steuererklärung beim Finanzamt geltend.

Ein weiterer Unterschied: Bei der Kilometerpauschale für Dienstreisen werden Hin- und Rückweg vollständig berücksichtigt. Bei der Entfernungspauschale kann hingegen nur die einfache Strecke zwischen Wohnort und Arbeitsplatz steuerlich angesetzt werden.

Auch bei den Sätzen gibt es Unterschiede. Der einheitliche Satz von 0,30 Euro pro Kilometer gilt bei der Pendlerpauschale nur für Strecken bis 20 Kilometer. Ab dem 21. Kilometer steigt der Satz auf 0,38 Euro je Kilometer. Laut Bundestagsbeschluss soll diese Regelung Ende 2026 auslaufen, ab 2027 könnte der ursprüngliche Satz von 0,35 Euro ab dem 21. Kilometer wieder gelten.

Die Berechnung der Pendlerpauschale

Beispiel 1: Ein Arbeitnehmer fährt täglich zehn Kilometer von seinem Wohnsitz zur Arbeitsstelle. Er kann 10 × 0,30 Euro = 3 Euro pro Werktag absetzen.

Beispiel 2: Eine Arbeitnehmerin fährt täglich 30 Kilometer von ihrem Wohnsitz zur Arbeitsstelle. Sie kann 20 × 0,30 Euro = 6 Euro, zuzüglich 10 × 0,38 Euro = 3,80 Euro, also insgesamt 9,80 Euro pro Werktag absetzen.

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Automatische Berechnung mit Reisekosten-Apps

Die Abrechnung von Dienstreise-Auslagen ist sowohl für Mitarbeitende als auch für die Finanzbuchhaltung oft aufwendig. Fahrtenbuch führen, Verpflegungsaufwände berechnen, Reisedaten in Formulare übertragen das alles kostet Zeit und ist fehleranfällig.

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Hier hilft Reisekosten-Software. Sie ermöglicht es Unternehmen, das gesamte Reisekosten- und Spesenmanagement zu digitalisieren. Mitarbeitende werden von der wiederkehrenden Mehrarbeit entlastet, und die Buchhaltung erhält vollständige, compliance-konforme Abrechnungen.

Die Reisekosten-App von Circula berechnet die zurückgelegte Distanz automatisch: Nach Eingabe von Start- und Zieladresse wird die Entfernung über Google Maps ermittelt. Umwege lassen sich separat ergänzen. Alle gesetzlichen Pauschalbeträge sind hinterlegt, kein manuelles Nachschlagen nötig.

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