KI in der Finanzabteilung: Warum die Technologie nicht das Problem ist

KI in der Finanzabteilung: Warum die Technologie nicht das Problem ist 

Was unser AI Adoption in Finance-Panel gemeinsam mit torq und 9x in Berlin gezeigt hat und was sich daraus lernen lässt. 

Nikolai Skatchkov, CEO von Circula, stellte dem Panel-Publikum aus rund 40 Finance Leaders in Berlin eine einfache Frage: Wer hat eine KI-Strategie für seine Finanzabteilung?

Zwei Hände gingen hoch.

Das Ergebnis überraschte niemanden im Raum und trotzdem saß es. Denn die Menschen, die an diesem Abend zusammengekommen waren, beschäftigen sich beruflich mit genau diesem Thema. Es sind keine Nachzügler. Es sind Finance Leaders, CFOs und Buchhalter, die wissen, was kommt. Und trotzdem: Strategie haben die wenigsten.

Unsere YouGov-Studie mit 264 Finanzverantwortlichen in Deutschland bestätigt dasselbe Bild. 3% berichten von einer breiten KI-Nutzung in ihren Finanzprozessen. 29% haben noch keinen einzigen Schritt unternommen.

Die Werkzeuge sind da. Die Prozesse nicht.

Alina Nauen, Managing Partner bei torq.partners und langjährige interim CFO, bringt es auf den Punkt: Die meisten Finanzabteilungen operieren auf fragmentierten Daten, unklaren Prozessen und einer stillen Abhängigkeit von Einzelpersonen, die das institutionelle Wissen im Kopf tragen.

Bevor irgendetwas automatisiert werden kann, muss es dokumentiert sein. Und genau das fehlt in den meisten Teams, nicht weil niemand es will, sondern weil es im Tagesgeschäft immer wieder nach hinten geschoben wird.

Die Prozesse, die heute automatisiert werden könnten: Rechnungsverarbeitung, Bankabstimmung, Kategorisierung, Spesenerfassungm sind in vielen Unternehmen noch immer Handarbeit. Nicht weil es keine Tools gibt. Sondern weil die Grundlagenarbeit fehlt, die jede Automatisierung erst möglich macht.

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Das eigentliche Problem hat einen Namen: Change Management

38% der Finanzverantwortlichen nennen Prozessautomatisierung als ihre wichtigste Investitionspriorität. Gleichzeitig nennen nur 9% Change Management als relevanten Beschleuniger der Transformation.

Pierre-Yves Garcia, Gründer von 9x und Trainer für KI-Kompetenz in Business-Teams, nutzte auf dem Panel ein Bild, das hängen bleibt: KI einzuführen ist wie Albert Einstein als Intern einzustellen. Höchster IQ der Welt, aber er weiß nichts über dein Business. Du musst ihm zeigen, wie es bei euch läuft.

Das bedeutet: Wer KI einführt, ohne seine eigenen Prozesse zu kennen und zu beschreiben, kauft ein leistungsstarkes Werkzeug für ein Problem, das noch nicht gelöst ist.

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Wer feststeckt und wer nicht

In fast jedem Team treffen KI-Einführungen auf dieselben zwei Gruppen. Die einen vertrauen blind allem, was KI produziert – ohne es zu prüfen. Die anderen verweigern jede Interaktion, oft weil ein erster Versuch vor einem oder zwei Jahren nicht funktioniert hat und seitdem niemand zurückgeschaut hat.

Beide Gruppen brauchen keine besseren Tools. Sie brauchen Führung.

Nikolai Skatchkov beschreibt es so: Der Mittelstand steckt am stärksten fest. Kleine Unternehmen können schnell entscheiden. Große haben das Budget, um Transformation mit Nachdruck durchzusetzen. Aber die klassischen deutschen Unternehmen mit einigen Hundert bis einigen Tausend Mitarbeitern stehen gerade vor einer sehr realen Frage: Wer trifft die Entscheidungen und wann?

Was jetzt zu tun ist

Drei Dinge, die jede Finanzabteilung heute anfangen kann, unabhängig von Größe, Budget oder Tool-Stack:

Prozesse dokumentieren. Nicht wie sie laufen sollten. Wie sie wirklich laufen, inklusive Ausnahmen und der Schritte, die nur eine Person kennt.

Mit einem Quick Win starten. Den Prozess finden, der am häufigsten vorkommt, am meisten nervt und am klarsten strukturiert ist. Den automatisieren. Sichtbar machen, was vorher wie lange gedauert hat.

Menschen mitnehmen. Zeigen, was wegfällt und was dadurch möglich wird. Wer seinen Kollegen zeigt, wie KI die Aufgabe übernimmt, die niemand mochte, öffnet Türen, die vorher verschlossen waren.
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