Tim Haver Droeze
Een bedrijfscreditcard vergemakkelijkt de zakelijke administratie voor interne accountants en boekhouders.
Tim Haver DroezeOok voor medewerkers is het een handige oplossing, want ze hoeven zakelijke uitgaven voor de organisatie niet uit eigen zak voor te schieten. Denk bijvoorbeeld aan het huren van een auto in het buitenland tijdens een zakenreis. In dit artikel geven we je enkele tips voor het instellen van de juiste kredietlimiet voor zakelijke creditcards.
Bij een zakelijke of corporate creditcard stelt de creditcardmaatschappij of de bank de kredietlimiet in. Bij een uitgave voor de organisatie, schiet de maatschappij dit bedrag eerst voor. Eén keer per maand vindt de afrekening plaats. Het openstaande saldo betaalt de organisatie via een zakelijke betaalrekening.
Heb je op deze zakelijke betaalrekening voldoende saldo staan, dan verloopt dit proces soepel. Heb je echter onvoldoende saldo op je betaalrekening, dan leent de bank of creditcardmaatschappij je dit openstaande bedrag. Let wel op, de rentekosten op deze kortdurende leningen zijn hoog.
Je kunt bij verschillende banken een zakelijke creditcard aanvragen. Banken hebben rondom de kredietlimiet allemaal andere regels. Sommige banken hanteren een vaste kredietlimiet voor bedrijfscreditcards. Maar bij de grote banken hangt de maximale hoogte af van de bedrijfssituatie.
En er zijn nog meer aspecten om rekening te houden bij het instellen van de kredietlimiet. Hieronder vind je een aantal praktische tips.
Omdat zakelijke uitgaven en de hoogte daarvan afhankelijk zijn van de aard en omvang van de organisatie, is dit een belangrijk aspect om rekening mee te houden. Een klein aannemersbedrijf heeft bijvoorbeeld geen creditcard met een hoge kredietlimiet nodig. Medewerkers willen zo nu en dan tanken en misschien moet de eigenaar soms zelf iets bestellen. Heb je hiermee te maken, dan kies je voor een kredietlimiet van bijvoorbeeld €250.
Dit geldt echter niet voor grote ondernemingen die ook internationaal actief zijn. Medewerkers moeten dan vaak reizen en dat brengt flink wat kosten met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor de vliegtickets of een hotelovernachting.
Geldt dit ook voor jouw organisatie? Dan doe je er goed aan om de kredietlimiet in te stellen op basis van de jaarlijkse zakelijke kosten. Zo voorkom je dat je een te hoge limiet instelt met risico op te hoge en onverantwoorde uitgaven. En ook voorkom je dat de kredietlimiet te laag is, waardoor medewerkers alsnog zakelijke kosten voor moeten schieten.
We gaven al aan dat een te hoge kredietlimiet bepaalde risico’s met zich meebrengt. Omdat het een krediet betreft dat pas achteraf wordt afgerekend, is bijsturen pas op een later moment mogelijk.
Daarnaast brengt een te hoge kredietlimiet risico op hogere rentekosten met zich mee. Bijvoorbeeld als er onvoldoende saldo op de gekoppelde zakelijke betaalrekening staat.
Een hogere kredietlimiet kan ook onnodige uitgaven tot gevolg hebben. Omdat het feitelijk om extra financiële ruimte gaat, is er altijd de kans dat medewerkers het potje helemaal op maken. Waar dat bij minder financiële ruimte eenvoudig niet mogelijk is.
Tot slot wijst uit dat zakelijke creditcards in sommige gevallen worden misbruikt voor privéuitgaven. Ook dan is voorkomen beter dan genezen met een niet al te hoge kredietlimiet.
Organisaties veranderen in de loop van de tijd en regelmatig zijn er extra (en soms onverwachte) investeringen nodig. Misschien is er een pand aangekocht dat meubilair en kantoorproducten nodig heeft. Of misschien is er een nieuwe bedrijfsauto nodig. In dergelijke situaties is het verstandig om de kredietlimiet van de creditcard tijdelijk te verhogen.
Bij de meeste banken heb je gelukkig de mogelijkheid om de limiet tijdelijk te wijzigen. Hou er wel rekening mee dat je die hogere uitgaven aan het eind van de maand moet afrekenen en dat je betaalrekening voldoende saldo moet hebben. Zo voorkom je hoge rentekosten.
Sommige organisaties hebben in bepaalde periodes weinig omzet. Een onderneming is dynamisch en het bestaansrecht is afhankelijk van klanten. Misschien nemen bepaalde klanten tijdelijk geen diensten meer af. Of kent de organisatie bepaalde seizoenen waarin meer activiteiten plaatsvinden dan in andere seizoenen. En soms heb je juist investeringen nodig om meer klanten te trekken.
In dergelijke situaties is het ook verstandig om de kredietlimiet op bedrijfscreditcards aan te passen aan de huidige situatie.
Gebruik je meerdere bedrijfscreditcards voor meerdere medewerkers? Bij veel banken kun je ook per creditcard een andere limiet instellen. Medewerkers die vaker op zakenreis gaan, geef je dan bijvoorbeeld een hoger krediet dan medewerkers die de kaart alleen gebruiken voor brandstofkosten.
Medewerkers kunnen overigens nooit zelf de limieten van bedrijfscreditcards wijzigen. Alleen wettelijke vertegenwoordigers en rekeninghouders mogen dit doen.
In sommige organisaties gebruiken medewerkers een persoonlijke creditcard voor zakelijke uitgaven. Wil je weten wat de voor- en nadelen zijn? Lees dan .
Medewerkers moeten weten waar ze aan toe zijn en om die reden is het belangrijk om standaardregels voor gebruik van een zakelijke creditcard op te stellen. Het is immers de bedoeling dat elke medewerker de bedrijfscreditcard alleen voor bepaalde uitgaven gebruikt.
Geef in deze standaardregels ook aan wat de kredietlimiet is van de zakelijke creditcard, zodat een medewerker niet voor verrassingen komt te staan. Hierbij kun je de toegestane uitgaven in verschillende categorieën indelen. Bijvoorbeeld wat de kredietlimiet is voor speciale categorieën zoals vluchten en hotels.
Overweeg je een zakelijke creditcard in eigen beheer uit te geven? De Circula Creditcard zorgt ervoor dat transacties met virtuele en fysieke VISA-creditcards automatisch worden omgezet in declaraties in de Circula app. Dit maakt het boekhoudproces gemakkelijker, omdat de boekhoudafdeling alleen nog maar de bon hoeft toe te voegen aan de automatisch gegenereerde declaraties in de app.Alle aankopen die medewerkers met de Circula Creditcard doen, verschijnen direct met de transactiegegevens in de Circula-app. Als een medewerker een Circula Creditcard gebruikt om te betalen, moet de verkoper een vergoeding betalen voor het accepteren van de creditcardtransactie.
Lees hier meer over .
Op zoek naar eenvoudige en een financieel platform om te beheren? Sluit vandaag nog een af!
Wil je liever met één van onze experts in gesprek over de mogelijkheden van een bedrijfscreditcard voor jouw organisatie? . Tijdens dit gesprek kun je gerichte vragen stellen. Ook kun je bespreken welke oplossingen het beste bij jouw onderneming passen.
