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Aktuell tun sich viele Unternehmen noch schwer, die Finanzbuchhaltung effizient, sicher und gesetzeskonform zu gestalten. Relevante Themen wie bessere Datensicherheit, aufkommender Fachkräftemangel und steuerliche Vorschriften erfordern noch mehr Präzision und weniger Fehler.


Um den Herausforderungen in Finance und Accounting im Jahr 2024 gewachsen zu sein, braucht Ihre Buchhaltung eine moderne Software wie Circula.

Diese Bedeutung hat die Digitalisierung für die Finanzbuchhaltung

7 Herausforderungen der digitalen Finanzbuchhaltung

Manuelle Prozesse in der Buchhaltung haben 2024 schlechte Karten. Die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ist nicht länger nur eine Option, sondern eine strategische Notwendigkeit. 

. In den kommenden Jahren wird die digitale Transformation somit zum entscheidenden Faktor für den Geschäftserfolg.



Als CFO sollten Sie schon heute notwendige Schritte einleiten, um den Umstieg auf die digitale Buchhaltung für alle Beteiligten einfach zu gestalten und schnell zu ermöglichen. Schließlich bietet die Digitalisierung der Buchhaltung völlig neue Chancen für schnellere Rechnungsprozesse und eine bessere Kostenkontrolle.



Welche Herausforderungen der Digitalisierung 2024 auf Ihr Finance-Team zukommen und warum Buchhaltungssoftware wichtig ist, erklären wir Ihnen im Folgenden.



Manuelle Finanzprozesse sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch anfällig für Fehler, die in der Nachbearbeitung hohe Kosten verursachen. Finanzabteilungen stehen stets vor der Herausforderung, 

Hierzu zählen vor allem Kosten, die steuerfrei erstattet werden (Reisekosten) oder solche, die eine 

 mit sich bringen (Benefits für Mitarbeitende, zum Beispiel Internetpauschale oder Jobticket). Damit die Kostenoptimierung einwandfrei funktionieren kann, müssen Reisekostenabrechnungen und Benefits gesetzeskonform aufgesetzt und durchgeführt werden.


Manuell wird dieser Prozess zu einer großen und fehleranfälligen Herausforderung, die am Ende mehr Kosten verursacht als reduziert. Eine digitale Buchführung und Belegaufbewahrung stellt sicher, dass alle Unterlagen vollständig vorliegen und steuerliche Vorschriften stets eingehalten werden.


Die Digitalisierung der Buchhaltung ist demnach ein wichtiger Schritt, um hohe Overhead-Kosten zu vermeiden und die physische Dokumentenverarbeitung und -lagerung weitestgehend zu eliminieren.



Herausforderung 2: Datenschutz und Sicherheit

Auch wenn die Digitalisierung ein wichtiger Fortschritt ist und im Allgemeinen viele Aufgaben erleichtert, so geht sie auch Hand in Hand mit einem erhöhten Bedarf an Datenschutz und Sicherheit.


Je mehr digitale Technologien zum Einsatz kommen, desto angreifbarer werden Unternehmen für

Unbefugter Zugriff auf sensible Finanzdaten kann nicht nur finanzielle Verluste verursachen, sondern auch den Ruf eines Unternehmens nachhaltig schädigen.



Zudem werden mit den digitalen Möglichkeiten auch die 

. Verstöße gegen diese Gesetze können zu erheblichen Bußgeldern führen.


Als CFO müssen Sie sicherstellen, dass Sie und Ihre Mitarbeitenden der Finanzabteilung die Datenschutzbestimmungen gewissenhaft einhalten, um finanzielle und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.



Herausforderung 3: Komplexität der steuerlichen Vorschriften

Die Komplexität der steuerlichen Vorschriften ist auch 2024 ein wichtiges Thema. Die Vorschriften erfordern von Unternehmen nicht nur ein tiefes Verständnis, sondern auch flexible und einfache Lösungen. Die Buchhaltung digitalisieren bedeutet auch immer, 

Manchmal ändern sich steuerliche Grundsätze oder es kommen weitere Steuergesetze hinzu. Den Überblick über alle Änderungen zu behalten, wird in den nächsten Jahren zunehmend schwieriger. 


Dazu gehören zum Beispiel die richtige Dokumentationspflicht von Transaktionen, Pauschalen wie der Verpflegungsmehraufwand, die gesetzeskonforme Rückzahlung der Umsatzsteuer je nach Land oder auch die 


Mitarbeitende der Finanzbuchhaltung sollten diese Vorschriften kennen, immer auf dem Laufenden bleiben und wissen, wie sie Finanzprozesse gesetzeskonform umsetzen.


Herausforderung 4: Integration von verschiedenen Systemen

verschiedene Systeme für unterschiedliche Geschäftsprozesse

 zu nutzen. Das Angebot an Softwarelösungen steigt Jahr für Jahr. Diese Vielfalt an Systemen erschwert oft die nahtlose Integration, insbesondere wenn es um die Finanzbuchhaltung geht. Denn 

Manuell genutzte Systeme neigen dazu, in Silos zu operieren, was den 

Austausch von Informationen zwischen Abteilungen erschwert

. Ferner kann es zu Schnittstellen-Problemen kommen, da jedes System eine eigene Datenstruktur aufweist. Für Ihre Finanzabteilung wird es dann noch schwieriger, Transaktionen nachzuvollziehen und eine sorgfältige 

In vielen Unternehmen gibt es also Nachholbedarf, was die 

durchgängige Digitalisierung von Prozessen

, die sinnvolle Integration von unterschiedlichen Anwendungen und den Aufbau einer logischen Systemlandschaft betrifft. Die große Kunst ist es, mit dedizierter Software alle Finanzprozesse vollständig, hochwertig und ohne Medienbrüche digital abzubilden.



Herausforderung 5: Bewältigung großer Datenmengen

Die Menge an Finanzdaten, die Unternehmen schon heute generieren, ist beachtlich. In den nächsten Jahren werden die Datenmengen im Rechnungswesen weiter zunehmen und die Finanzabteilung wird einiges an Arbeit haben.


Wer bei großen Datenmengen noch manuell arbeitet, der hat es in den nächsten Jahren nicht leicht: Das Durchgehen von Transaktionen, Rechnungen oder Ausgaben von Hand kann nicht nur zu

, was letztendlich die Produktivität der Mitarbeitenden beeinträchtigt.



 zu dem Ergebnis, dass nur 0,5 Prozent der verfügbaren Daten auch für 

genutzt werden. Hier wird an vielen Stellen noch zu viel Potenzial verschenkt und die generierten Daten nicht immer wertschöpfend verwendet. Besonders aber in der Finanzabteilung ist es wichtig, die Daten genau zu deuten, um darauf basierend die besten Entscheidungen für das Unternehmen treffen zu können.



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Herausforderung 6: Fachkräftemangel und Schulung

Viele Aufgaben im Rechnungswesen werden zunehmend vielschichtiger – digitale Fachkenntnisse sind häufig ein Muss für Buchhalter:innen, um mit Buchhaltungssoftware umgehen zu können. Diese Fachkräfte wie Controller oder Kreditoren-Buchhalter:innen sind sehr gefragt und nur schwer zu finden. Laut einer 

Studie der Beratungsgesellschaft Horváth

 ist aktuell jede zehnte Stelle im Finance- und Controlling-Bereich unbesetzt.



Der Mangel an qualifizierten Fachkräften sorgt für eine hohe Arbeitsbelastung für bestehende Mitarbeitende, erschwert die Umsetzung von innovativen Lösungen sowie neuen Vorschriften und kann zudem zu Qualitätsproblemen führen.



Für 2024 wird es demnach umso wichtiger, 

qualifizierte Mitarbeitende zu rekrutieren

 und auf die digitale Buchführung vorzubereiten, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken.



Herausforderung 7: Compliance und Audit-Anforderungen

Compliance und Audit-Anforderungen sind für die Finanzbuchhaltung von großer Bedeutung. Die Implementierung, Aufrechterhaltung, Dokumentation und Überwachung der Anforderungen sind oft sehr zeitaufwendig und auch kostspielig. Es braucht entsprechende Schulungen, geeignete Software, ein sorgfältiges Risikomanagement und interne wie externe Prüfungen.



Mit geeigneten Technologien können Sie Compliance-Prozesse automatisieren, 

 sicherstellen und bei Bedarf schnell auf alle erforderlichen Unterlagen und Informationen für Audits zugreifen.



Die umfassende Digitalisierung Ihrer Buchhaltung gelingt mit der richtigen Software in nur 

. Circula, als ganzheitliche Expense-Management-Plattform, ist die Lösung für eine effiziente, sichere und gesetzeskonforme Finanzbuchhaltung im Jahr 2024.



Ob Reisekostenabrechnungen, Firmenkreditkarten, 

 oder umfassendes Ausgabenmanagement – Circula ermöglicht Ihrer Finanzabteilung den nahtlosen Umstieg auf eine papierlose Buchhaltung.



, die zum Beispiel für Ihre Reisekostenabrechnung relevant ist. Das Tool passt sich laufend an ändernde steuerliche Vorschriften an und

 integriert automatisch Aktualisierungen 

in die Buchführung. So entsprechen alle Transaktionen stets den aktuellen steuerlichen Anforderungen, und die digitale Aufbewahrung von Belegen und Rechnungen wird gewissenhaft eingehalten.



einfache Integration mit verschiedenen ERP- und Buchhaltungssystemen

 wird durch standardisierte Schnittstellen und intelligente Datenmapping-Tools gewährleistet. Belege lassen sich dank der 

 mühelos hochladen, wodurch Ihre Finanzabteilung in Echtzeit auf Daten zugreifen kann. Dieser effiziente Prozess erleichtert die Zusammenarbeit und Kommunikation mit anderen Abteilungen erheblich.

Automatisieren Sie Ihre Reisekostenabrechnung und Auslagenerstattung mithilfe unser preisgekrönten App und einem Hauch künstlicher Intelligenz.

Die Plattform für Mitarbeiter-Ausgaben für den Mittelstand

Machen Sie mit Circula den Schritt in die digitale Buchhaltung. Optimieren Sie Ihre Prozesse und erhöhen Sie die Effizienz Ihrer Finanzabteilung. 

 und erleben Sie eine moderne, integrierte Lösung für Ihre Buchführung.



Was bedeutet Digitalisierung in der Buchhaltung?

Digitalisierung der Buchhaltung bedeutet, von manuellen und papierbasierten Prozessen auf eine Softwarelösung umzusteigen und somit den Aufwand für die Finanzabteilung zu reduzieren.

Erstellung von digitalen Ausgangsrechnungen

Versand von Gehaltsabrechnungen in digitaler Form

Digitalisierung von Papierbelegen wie Eingangsrechnungen und anderen abrechnungsrelevanten Dokumenten durch Scannen und anschließende digitale Archivierung

Nutzung moderner Buchhaltungssoftware, um automatisierte Buchhaltungsprozesse zu implementieren



Wie kann ich meine Buchhaltung digitalisieren?

Die Buchhaltung lässt sich in 6 Schritten ganz einfach digitalisieren:

 Schulen Sie frühzeitig Ihr Team und informieren Sie es über die Umstellung auf digitale Buchhaltung.

 Wählen Sie eine Lösung mit DATEV-Schnittstelle für den reibungslosen Datenaustausch mit Steuerberatungen.

 Nehmen Sie sich Zeit für die Auswahl, recherchieren Sie gründlich und nutzen Sie kostenlose Testphasen.

 Lassen Sie Ihr Steuerbüro prüfen, ob die digitale Buchhaltung rechtssicher ist, und erhalten Sie Tipps zur Software-Auswahl.

 Halten Sie sich an GoBD und DSGVO, nutzen Sie moderne Software-Lösungen für rechtssicheres Scannen.

 Achten Sie auf Schnittstellen zu Steuerberatung und anderen Tools für effizienten Datenaustausch in Ihrer Systemlandschaft.



Eine digitale Buchhaltung ist nicht verpflichtend, bietet jedoch viele Vorteile. Viele Regierungen und Finanzbehörden erkennen die Vorteile der Digitalisierung in der Buchführung an, da sie Effizienzsteigerungen, verbesserte Genauigkeit und schnellere Zugriffsmöglichkeiten auf finanzielle Informationen ermöglicht. Es gibt jedoch einige Länder, in denen bestimmte Unternehmen oder Steuerzahler gesetzlich dazu verpflichtet sind, ihre Buchführung digital zu führen.

Welche Herausforderungen die Digitalisierung der Buchhaltung 2024 mit sich bringt und welche Vorteile der Umstieg auf eine Software hat.

Digitalisierung Finanzbuchhaltung: Die größten Herausforderungen 2024

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Anna Lischke

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Circula ist die einzige von DATEV empfohlene und genutzte Software für Reisekosten.

Offizieller DATEV-Software-Partner

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Wenn diese Probleme in Ihrer Buchhaltung auftreten, kann eine Software-Lösung Abhilfe schaffen.

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