Anna Lischke
Wie läuft die digitale Rechnungsverarbeitung ab? Welche Vorteile bringt es, dafür eine Software zu nutzen? Antworten auf diese Fragen finden Sie hier.
Anna Lischke
Lyonel Krolle-Reinhardt
Anna LischkeLaut einer werden bis 2025 die meisten Unternehmen auf einen vollständig digitalisierten und automatisierten Rechnungsworkflow umgestiegen sein. Wie genau die digitale Rechnungsverarbeitung Schritt für Schritt abläuft und welche Vorteile Ihnen die Digitalisierung im Gegensatz zur manuellen Bearbeitung bringt, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.
Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung geht es darum, den kompletten Rechnungsworkflow zu digitalisieren. Alle Schritte vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsfreigabe werden über geeignete Software digital abgebildet. Neben Eingangsrechnungen von Zulieferbetrieben oder Dienstleistungsunternehmen können Sie so zum Beispiel auch die Reisekosten und Spesen Ihrer Mitarbeitenden elektronisch erfassen und verwalten.
Die digitale Rechnungsverarbeitung ermöglicht es Ihnen, die manuelle Verarbeitung von Papierrechnungen zu reduzieren. Stattdessen können Sie mithilfe der Digitalisierung und KI-gestützter Funktionen viele Schritte sogar automatisieren. So beschleunigen Sie Ihre Rechnungsprozesse.
Weitere Vorteile eines digitalen, automatisierten Rechnungsworkflows sind:
Mehr dazu, warum Sie Ihre Belege digitalisieren sollten und wie das funktioniert, lesen Sie in unserem Blogartikel .
Im Rechnungsmanagement unterscheidet man zwischen und Eingangsrechnungen.
Eingangsrechnungen sind alle Rechnungen, die in Ihrem Unternehmen eingehen und Forderungen von Dritten enthalten. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie Waren bei einem Zulieferbetrieb bestellt oder eine Agentur beauftragt haben.
Wollen Sie Ihrerseits erbrachte Leistungen abrechnen, zum Beispiel Ihrer Kundschaft den Kauf von Produkten oder Dienstleistungen in Rechnung stellen, erstellen Sie eine Ausgangsrechnung. Wenn diese bei Ihrer Kundschaft eingeht, wird sie aus deren Sicht zu einer Eingangsrechnung.
Ausgangs- und Eingangsrechnungen sind somit im Grunde dasselbe Dokument, jedoch aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet: einmal aus der Sicht der rechnungsstellenden und einmal aus der Sicht der rechnungsempfangenden Partei.
Für beide Rechnungsarten sollten Sie in Ihrem Unternehmen geeignete Workflows für den richtigen Umgang mit ihnen aufsetzen. In beiden Fällen kann Ihnen die Digitalisierung dabei die Arbeit erheblich erleichtern.
Lesetipp: Mehr zur Verwaltung von Ausgangsrechnungen erfahren Sie in unserem Whitepaper . Welche Fallstricke Ihre Buchhaltung dagegen bei Eingangsrechnungen beachten sollte, können Sie in unserem Whitepaper nachlesen.
Um digitale Rechnungen zu erstellen, zu bearbeiten und revisionssicher abzulegen, benötigen Sie eine geeignete Software für das Rechnungsmanagement. Damit Sie dabei auch wirklich eine komplette Prozessdigitalisierung sicherstellen können, sollten Sie darauf achten, dass sich Ihre gewählte Lösung problemlos in andere Systeme integrieren lässt. Sinnvoll sind zum Beispiel Schnittstellen zu:
Unsere Software für die Verwaltung von Auslagen, Spesen und Reisekosten bietet Ihnen unter anderem zur ERP-Lösung SAP, zur Buchhaltung mit DATEV, zur HR-Software Personio, zur Finanz-, HR- und Planungslösung Workday sowie zur Reisebuchungsplattform TravelPerk.
So können Sie zum Beispiel die Daten aus Ihren digitalen Mitarbeiterakten einfach zu Circula übertragen, automatisch die getätigten Reisebuchungen importieren, diese für die Rückerstattung vorbereiten und die anschließend direkt an die Lohnbuchhaltung weiterleiten.
Im Folgenden wollen wir uns vor allem der Eingangsrechnungsverarbeitung widmen. Dabei sind insbesondere sieben Schritte zu beachten:
Auch bei der digitalen, automatisierten Rechnungsverarbeitung fallen diese Schritte an, sie gehen jedoch fließender und ohne Medienbrüche ineinander über. Gleichzeitig haben Sie dabei weniger manuellen Aufwand – Ihre digitalen Software-Lösungen übernehmen viele Schritte automatisch für Sie beziehungsweise leisten hilfreiche Vorarbeit.
Das Ziel eines digitalen Rechnungseingangs ist, dass Sie Ihre Rechnungen, egal aus welchen Kanälen sie kommen, zentral sammeln und in ein digitales Format bringen. Ob Sie nun weiterhin Rechnungen in Papierform über die Post bekommen und abfotografieren oder einscannen, Belege als Bild- oder PDF-Datei per E-Mail empfangen, diese in einer mobilen App erfassen oder sich Rechnungen aus einem Drittsystem ziehen – mit einer geeigneten Rechnungsmanagement-Software können Sie grundsätzlich Dokumente in unterschiedlichen Formaten verarbeiten. Dafür wandelt die Software das Schriftstück in eine bearbeitbare E-Rechnung um – womit wir auch gleich zum zweiten Schritt kommen.
Die Rechnungserfassung beschreibt den Vorgang, bei dem die Inhalte und wichtigsten Datensätze aus den eingegangenen Rechnungen extrahiert werden. Mithilfe von (Optical Character Recognition) erkennt die Rechnungsmanagement-Software das Dokument als Rechnung (oder eben auch als Bestellung, Lieferschein oder ein anderes Dokument) und klassifiziert es entsprechend. Dann zieht sie sich die relevanten Informationen aus dem Dokument. Bei einer Rechnung sind das vor allem Angaben zur rechnungsstellenden und zur rechnungsempfangenden Partei, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum sowie eine Beschreibung der erbrachten Leistung und der jeweilige Rechnungsbetrag.
Bei der manuellen Rechnungsverarbeitung müssten Sie all diese Informationen mühsam abtippen, was die Fehleranfälligkeit drastisch erhöht und natürlich unnötig viel Zeit kostet. Stattdessen wird die Rechnung bei der digitalen Rechnungsverarbeitung automatisch in eine Datei mit allen wichtigen Informationen umgewandelt, die Sie einfach bearbeiten und durchsuchen können.
Während der digitalen Rechnungserfassung wird Ihre Rechnung auch direkt auf ihre Richtigkeit geprüft – und zwar sowohl formal als auch sachlich.
Bei der formalen Richtigkeit geht es um die Frage, ob alle gesetzlichen Vorgaben umgesetzt und alle Pflichtangaben vorhanden sind. Laut (Umsatzsteuergesetz) muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten, um die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug zu erfüllen:
Bei einer Rechnung von maximal 250 Euro, einer sogenannten Kleinbetragsrechnung, gehören laut (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) lediglich Name und Anschrift der rechnungsstellenden Partei (des leistenden Unternehmens), das Ausstellungsdatum, Art und Menge bzw. Umfang der Leistung sowie der Rechnungsbetrag (inkl. Steuersatz oder Informationen zur Steuerbefreiung) zu den Pflichtangaben.
Wenn Sie eine Software zur digitalen Rechnungsverarbeitung nutzen, erkennt diese automatisch fehlende oder fehlerhafte Angaben nach den geltenden Richtlinien.
Neben der formalen Richtigkeit muss natürlich auch die inhaltliche Richtigkeit überprüft werden, also ob alle vereinbarten Leistungen erbracht und korrekt abgerechnet wurden. Dazu gleicht Ihre digitale Rechnungsmanagement-Software die Daten mit Informationen aus Drittsystemen wie Ihrem ERP-System ab. Sie können die Rechnung mit der passenden Bestellung und dem passenden Lieferschein verknüpfen, sodass Ihre Mitarbeitenden in der Sachbearbeitung alle relevanten Dokumente für die Prüfung griffbereit haben.
Vor allem im Schritt der Rechnungsprüfung kann es zu mehreren Feedback- und Korrekturschleifen kommen. Zudem arbeiten oft mehrere Mitarbeitende an einer Rechnung, um diese nach dem Vier-Augen-Prinzip unter die Lupe zu nehmen, bevor sie freigegeben wird. Das heißt, es werden fleißig Nachrichten und Dokumente hin- und hergeschickt, was den Prozess in die Länge zieht und schnell unübersichtlich wird.
Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung lassen sich Rechnungen viel flexibler und effizienter gemeinsam bearbeiten. Sie können direkt an der E-Rechnung Notizen und Vermerke anbringen, Kommentare hinzufügen, wichtige Stellen markieren und Dokumente verlinken. Außerdem können Sie bestimmten Teammitgliedern Aufgaben zuweisen – oder die Software übernimmt das automatisch für Sie, wenn Sie im Vorfeld die zuständigen Mitarbeitenden definieren. So können Sie übrigens auch reibungslose Vertretungspläne aufstellen und Rechnungen bleiben nicht mehr einfach liegen, wenn zuständige Mitarbeitende durch Urlaub oder Krankheit ausfallen.
Über die Software finden die berechtigten Mitarbeitenden direkt an der Rechnung alle wichtigen Informationen und können jeden Schritt im Rechnungsworkflow transparent nachvollziehen. Mehrere Personen arbeiten so ohne Probleme gleichzeitig an einer Rechnung.
Wenn an der Rechnung nichts (mehr) formal und sachlich auszusetzen ist, kann sie zur Zahlungsabwicklung freigegeben und an die Buchhaltung weitergereicht werden. Mit einer passenden Schnittstelle zu Ihrem Buchhaltungssystem landen die Rechnungen nach der unmittelbar in der Buchhaltung, wo sie ohne Verzögerung weiter bearbeitet werden.
In der Buchhaltung wird die Rechnung erneut geprüft und dann die Zahlung veranlasst. Auch in diesem Schritt hat die digitale Rechnungsverarbeitung einen entscheidenden Vorteil: Mit einer DATEV-Schnittstelle übermitteln Sie beispielsweise alle relevanten Daten nach der Buchung einfach digital an Ihre Steuerkanzlei.
Der letzte Schritt der digitalen Rechnungsverarbeitung beinhaltet die revisionssichere und Archivierung der Dokumente. Hierfür können Sie beispielsweise auch das digitale Archiv Ihres Dokumentenmanagement-Systems anbinden und somit all Ihre geschäftsrelevanten Dokumente zentral ablegen.
Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung sparen Sie enorm viel Zeit und damit auch Kosten ein. Durchschnittlich dauert die manuelle Erfassung und Prüfung einer einzigen Rechnung etwa eine halbe Stunde. Wenn Sie Ihre Rechnungen digital verarbeiten, ist die Arbeit dagegen oft schon in wenigen Minuten erledigt. Zudem laufen Sie auch weniger Gefahr, dass die Rechnungen unangetastet im Rechnungseingang, in unendlichen Korrekturschleifen oder zwischen verschiedenen Abteilungen hängen bleiben – und dadurch Zahlungsfristen nicht eingehalten werden.
Stattdessen sorgen Sie für einen reibungslosen und transparenten Rechnungsworkflow ohne Medienbrüche. Mit Circula sparen Sie bei Ihren Reisekostenabrechnungen beispielsweise bis zu 80 Prozent Ihrer Zeit ein und Ihre Mitarbeitenden können sich über eine schnelle Rückerstattung ihrer Spesen und Reisekosten freuen.
Das Ziel der digitalen Rechnungsverarbeitung ist die vollständige Digitalisierung sowie Automatisierung des Rechnungsworkflows eines Unternehmens. Belege werden digital erstellt, erfasst, verwaltet, bearbeitet, geprüft, freigegeben und nicht zuletzt elektronisch archiviert.
Im Gegensatz zur manuellen Rechnungsverarbeitung spart die Digitalisierung Zeit und Geld. Der Rechnungsworkflow wird nicht nur beschleunigt, sondern auch wesentlich transparenter. Zudem kann eine Rechnung parallel von mehreren Personen bearbeitet werden. Informationen werden ohne Medienbrüche zwischen verschiedenen Personen, Abteilungen und Systemen ausgetauscht.
Der Rechnungsworkflow besteht in der Regel aus sieben Schritten: 1. Rechnungseingang, 2. Rechnungserfassung, 3. Rechnungsprüfung, 4. Rechnungsbearbeitung, 5. Rechnungsfreigabe, 6. Buchung und 7. Archivierung. Mithilfe einer digitalen Software zur Rechnungsverarbeitung werden viele der Schritte automatisiert und gehen fließend ineinander über.
Eine Software zur Digitalisierung des Rechnungsprozesses lohnt sich für alle Unternehmen, die täglich viele Rechnungen bearbeiten müssen und ihren Workflow zügiger und (kosten-)effizienter gestalten wollen. Für Reisekosten- und Spesenabrechnungen bietet sich beispielsweise eine Reisekosten-Software wie Circula an, die über vielfältige Integrationen nahtlos in bestehende Geschäftsabläufe und Systeme eingebunden werden kann.
