Anna Lischke
Muss sich Ihre Buchhaltung noch immer durch Berge an Papierrechnungen quälen? Wir verraten Ihnen, warum Sie Ihre Rechnungen digitalisieren sollten – und wie das geht.
Anna Lischke
Lyonel Krolle-Reinhardt
Anna LischkeDie Digitalisierung sorgt in immer mehr Lebens- und Arbeitsbereichen für neue Effizienz. Vor allem in der Finanzbuchhaltung ergeben sich für Unternehmen wichtige Vorteile. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die Vorteile und Herausforderungen des digitalen Ausgabenmanagements und erklären, wie Sie Ihre Rechnungen digitalisieren.
2021 stellten deutsche Unternehmen erstmals mehr Digital- als Papierrechnungen aus. Wenn auch Sie Ihre Rechnungen mithilfe einer modernen Softwarelösung digitalisieren, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen: Sie reduzieren Ihren manuellen Aufwand, beschleunigen Ihre Finanzprozesse und schonen die Umwelt. Diese fünf Argumente sprechen dafür:
Sicher haben Sie auch schon die Erfahrung gemacht, dass sich Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten mitunter mit Veränderungen schwertun. Auch der Umstieg auf digitale Prozesse wird oft von technischen Vorbehalten – und gelegentlich sogar Ängsten – begleitet. Das sollte Sie jedoch nicht davon abhalten, Ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Frühzeitige Schulungen helfen Ihnen, diese Herausforderungen zu meistern.
Auch nach außen können Startschwierigkeiten auftreten, wenn Rechnungsempfänger zum Beispiel noch nicht im gleichen Maße auf Ihre neuen digitalen Prozesse vorbereitet sind. Hier sind die frühzeitige Kommunikation mit und die Einbindung der betroffenen Stakeholder der Schlüssel zum Erfolg. Sie werden sehen: Wenn es an die Umsetzung geht, werden alle Beteiligten schnell von den Vorteilen der digitalen Rechnungsprozesse im Arbeitsalltag überzeugt sein.
Neben internen und externen Vorbehalten gegenüber der Technik gibt es noch weitere Herausforderungen, denen Sie sich stellen müssen, wenn Sie Rechnungen in Ihrem Unternehmen digitalisieren möchten. In dieser Liste stellen wir Ihnen die drei wichtigsten vor – die passenden Lösungsansätze liefern wir gleich mit.
Eine allgemeingültige Lösung zur Digitalisierung von Rechnungsprozessen, die zu allen Unternehmen passt, gibt es nicht. Dafür sind die Anforderungen, Strukturen und IT-Umgebungen zu unterschiedlich. Die folgenden drei technologischen Möglichkeiten gelten jedoch für alle.
Über Apps zum Scannen oder die Fotofunktion lassen sich Rechnungen und andere Belege ganz einfach mit dem Smartphone oder Tablet digitalisieren.
Auch im Unternehmensumfeld kommen immer häufiger entsprechende App-Lösungen zum Einsatz. Dabei stellt sich jedoch zusätzlich die Frage, ob eine gescannte Rechnung vernichtet werden darf. Hier gilt folgende Regel gemäß GoBD:
„Erst wenn eine Verfahrensdokumentation gegeben ist, darf die Papierrechnung vernichtet werden. Zeitpunkt, Lesbarkeit, Vollständigkeit, Hard- und Software-Einsatz müssen ersichtlich sein.“
Moderne Softwarelösungen lassen sich in der Regel nahtlos in Ihre Systeme integrieren und zusammen mit Ihrer Buchhaltungssoftware sowie ERP- und CRM-Systemen nutzen. Darüber hinaus sind Softwarelösungen skalierbar. Sprich: Sie wachsen mit den Anforderungen Ihres Unternehmens.
Natürlich können Sie auch andere Dokumentenarten wie Quittungen, Verträge oder Lieferscheine mit Softwarelösungen digitalisieren. Beim Thema Reisekosten können Sie auf dafür konzipierte Software wie zurückgreifen. Über Tools dieser Art können Ihre Mitarbeitenden ihre Reisekosten unkompliziert über eine mobile App einreichen und Sie erhalten einen transparenten Überblick über alle Ausgaben. Ein weiterer wichtiger Vorteil: Sie können mit automatisierten Genehmigungsverfahren für schnellere Erstattungen sorgen!
Die intuitive Benutzeroberfläche der Circula-App macht das Thema Reisekostenabrechnung endlich zu einer entspannten Sache für alle Beteiligten.
Sie können sich auch für den Einsatz eines Archivscanners für Ihr Unternehmen entscheiden. Diese Option zählt allerdings nicht mehr zu den zeitgemäßen Möglichkeiten – moderne Softwarelösungen bieten Ihnen mittlerweile mehr Flexibilität und Handlungsspielraum.
Daten können verloren gehen oder gestohlen werden. Als Unternehmen sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Rechnungsdaten vor unbefugtem Zugriff und Datenlecks zu schützen. Die gesetzliche Grundlage liefert die . Achten Sie also darauf, dass Sie sich bei der Umstellung auf digitale Rechnungen für eine DSGVO-konforme Softwarelösung entscheiden. Diese sollte auch modernste Verschlüsselungstechnologien, Datenübertragungssysteme, Speicherfunktionen und Zugriffskontrollen bieten.
Sie sind dazu verpflichtet, alle Inhalte auf digitalen Rechnungsdokumenten vertraulich zu behandeln. Dazu zählt auch, dass Sie ausschließlich berechtigten Personen Zugriff auf diese sensiblen Daten gewähren. Sie sollten zudem die Echtheit eingehender Rechnungen stets genau prüfen. Nutzen Sie dafür am besten digitale Zertifikate und Signaturen. Weitere Sicherheitsfaktoren, die Sie berücksichtigen sollten, sind die sichere Speicherung sowie Zugriffskontrollen und verschlüsselte Datenübertragung.
Zu Beginn sollten Sie diesen zukunftsweisenden Schritt für Ihr Unternehmen detailliert planen – und sich dafür zunächst wichtiges, internes Grundlagenwissen aneignen. Gemeinsam mit den beteiligten Fachabteilungen analysieren Sie dafür im ersten Schritt, welche Effizienzpotenziale durch die Einführung von digitalen Rechnungsprozessen in Ihrem Unternehmen vorhanden sind. Danach kümmern Sie sich um das rechtliche Umfeld. Welche Vorgaben müssen Sie beachten? Welche Besonderheiten müssen Sie in Ihrer Branche und Ihrem Unternehmen berücksichtigen?
Erst wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, sollten Sie mit der konkreten technischen Umsetzung starten:
Prüfen Sie, ob es in Ihrer Branche spezielle Vorgaben für rechtliche Dokumente wie Verträge, Gerichtsentscheide oder Notariatsurkunden gibt. Hier kann unter Umständen eine bestimmte Form der Zustellung und Aufbewahrung vorgeschrieben sein.
Unter bestimmten Umständen kann es sein, dass der Versand von digitalen Rechnungen nicht rechtskräftig ist. Holen Sie sich explizit die Erlaubnis des Rechnungsempfängers ein, um ihm digitale Rechnungen schicken zu dürfen und stellen Sie sicher, dass er das Dateiformat der Rechnung lesen und verarbeiten kann.
