Rechnungen digitalisieren: Vorteile, Herausforderungen und Möglichkeiten

Rechnungen digitalisieren: 5 Argumente, mit denen Sie Ihr Team überzeugen

2021 stellten deutsche Unternehmen erstmals mehr Digital- als Papierrechnungen aus. Seit Januar 2025 gilt für B2B-Unternehmen in Deutschland außerdem die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen, spätestens jetzt sollte die Frage nicht mehr sein, ob Sie Ihre Rechnungsprozesse digitalisieren, sondern wie.
Wenn Sie Ihre Rechnungen mithilfe einer modernen Softwarelösung digitalisieren, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen: Sie reduzieren Ihren manuellen Aufwand, beschleunigen Ihre Finanzprozesse und schonen die Umwelt.
Diese fünf Argumente sprechen klar dafür:

1. Komfortables Archiv: Nach § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) müssen Sie Ein- und Ausgangsrechnungen zehn Jahre lang aufbewahren. Wenn Sie dies digital tun, gewährleisten Sie bei Betriebsprüfungen eine schnellere, gesicherte Auffindbarkeit und Weiterleitung an das Finanzamt und andere zuständige Stellen.
2. Mobiler Zugriff: Damit Unternehmen schnell handeln können, müssen Daten heute stets verfügbar sein. Wenn Sie für die Archivierung Ihrer Rechnungen einen zentralen Ort wählen, können alle berechtigten Personen jederzeit von jedem Ort auf alle Dokumente zugreifen.
3. Weniger Kosten: Wenn Sie Ihre Rechnungen digitalisieren, sparen Sie in mehrfacher Hinsicht: Sie brauchen keine Lagerräume mehr für die Aufbewahrung von Papierdokumenten zu mieten und halten den Personalaufwand niedrig. Ihre Buchhaltungsprozesse werden smarter und effizienter. Darüber hinaus sparen Sie Druck-, Papier- und Portokosten.
4. Schnellere Buchhaltung: Das zeitaufwendige Durchsuchen von Aktenordnern und Archiven gehört mit digitaler Rechnungsverwaltung der Vergangenheit an. Sobald Sie eingehende Belege gescannt oder gespeichert haben, sind diese mit einem Klick verfügbar, das beschleunigt Prozesse wie den Jahresabschluss erheblich.
5. Schnellere Fehlerkorrektur: Bei manuellen Papierrechnungen ist die Korrektur fehlerhafter Angaben wesentlich aufwendiger. Mit der Digitalisierung von Rechnungen vermeiden Sie Fehler, beschleunigen Prozesse und können durch elektronische Erinnerungssysteme Zahlungsverzögerungen verhindern.

Rechnungen digitalisieren per Software: So meistern Sie Herausforderungen

Sicher haben Sie auch schon die Erfahrung gemacht, dass sich Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten mitunter mit Veränderungen schwertun. Auch der Umstieg auf digitale Prozesse wird oft von technischen Vorbehalten und gelegentlich sogar Ängsten begleitet. Das sollte Sie jedoch nicht davon abhalten, Ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Frühzeitige Schulungen helfen Ihnen, diese Herausforderungen zu meistern.

Auch nach außen können Startschwierigkeiten auftreten, wenn Rechnungsempfänger zum Beispiel noch nicht im gleichen Maße auf Ihre neuen digitalen Prozesse vorbereitet sind. Hier sind die frühzeitige Kommunikation mit und die Einbindung der betroffenen Stakeholder der Schlüssel zum Erfolg. Sie werden sehen: Wenn es an die Umsetzung geht, werden alle Beteiligten schnell von den Vorteilen der digitalen Rechnungsprozesse im Arbeitsalltag überzeugt sein.

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Weitere Lösungsansätze für häufige Herausforderungen bei digitalen Rechnungen

Neben internen und externen Vorbehalten gegenüber der Technik gibt es noch weitere Herausforderungen, denen Sie sich stellen müssen, wenn Sie Rechnungen in Ihrem Unternehmen digitalisieren möchten. Hier sind die drei wichtigsten, die passenden Lösungsansätze liefern wir gleich mit.

• Gesetzeskonformität: Bei der Digitalisierung Ihrer Rechnungen müssen Sie sich an die gesetzlichen Vorschriften zur digitalen Aufbewahrung von Rechnungen halten. Maßgeblich hierfür sind die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD). Wenn Sie in Ihrem Unternehmen nicht GoBD-konform handeln, kann es passieren, dass Ihre Jahresabschlüsse nicht anerkannt werden. Im schlimmsten Fall droht eine Steuerklage. Beim Umgang mit digitalen Rechnungen sollten Sie die regelmäßigen Aktualisierungen dieser Grundsätze durch aktuelle Rechtsprechungen nicht verpassen. Eine moderne Softwarelösung nimmt Unternehmen diese Arbeit ab.
• Formatvielfalt: Unternehmen nutzen für ihre digitalen Rechnungsprozesse oft unterschiedliche Dateiformate. Neben PDF können dabei zum Beispiel auch Formate wie XML, EDI oder UBL zum Einsatz kommen und seit 2025 gewinnen strukturierte E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD weiter an Bedeutung. Falls Ihre IT-Systeme diese nicht verarbeiten können, greifen Sie bei der Rechnungsverarbeitung am besten auf intelligente Software zurück. Diese kann unter Einsatz von Machine Learning und Künstlicher Intelligenz auch unterschiedliche Formate verarbeiten.
• Manuelle Fehler: Ein paar manuelle Vorgänge bleiben auch mit digitalisierten Rechnungsprozessen bestehen zum Beispiel wenn Sie Rechnungsdaten in Ihr Buchhaltungssystem übertragen wollen. Um dabei Fehler zu vermeiden, können Sie die sogenannte „OCR"-Technologie einsetzen. OCR steht für „Optical Character Recognition", eine Form der optischen Texterkennung, die Angaben wie Rechnungsnummern und Beträge automatisch aus digitalen oder gescannten Dokumenten extrahiert.

Welche Wege gibt es, Rechnungen zu digitalisieren?

Eine allgemeingültige Lösung zur Digitalisierung von Rechnungsprozessen, die zu allen Unternehmen passt, gibt es nicht. Dafür sind die Anforderungen, Strukturen und IT-Umgebungen zu unterschiedlich. Die folgenden drei technologischen Möglichkeiten gelten jedoch für alle.

1. Digitalisierung per App

Über Apps zum Scannen oder die Fotofunktion lassen sich Rechnungen und andere Belege ganz einfach mit dem Smartphone oder Tablet digitalisieren. Auch im Unternehmensumfeld kommen immer häufiger entsprechende App-Lösungen zum Einsatz. Dabei stellt sich jedoch zusätzlich die Frage, ob eine gescannte Rechnung vernichtet werden darf. Hier gilt folgende Regel gemäß GoBD: „Erst wenn eine Verfahrensdokumentation gegeben ist, darf die Papierrechnung vernichtet werden. Zeitpunkt, Lesbarkeit, Vollständigkeit, Hard- und Software-Einsatz müssen ersichtlich sein."

2. Digitalisierung per Software

Moderne Softwarelösungen lassen sich in der Regel nahtlos in Ihre Systeme integrieren und zusammen mit Ihrer Buchhaltungssoftware sowie ERP- und CRM-Systemen nutzen. Darüber hinaus sind Softwarelösungen skalierbar, sie wachsen mit den Anforderungen Ihres Unternehmens.

Circula ist die von DATEV empfohlene Lösung für Reisekosten und Auslagen und seit 2026 auch für die vollständige automatisierte Rechnungsverarbeitung von Eingangsrechnungen. Über Circula Eingangsrechnungen lassen sich alle Schritte der digitalen Rechnungsverarbeitung abbilden: vom zentralen Rechnungseingang über die strukturierte Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe bis hin zur revisionssicheren Verarbeitung und dem direkten Export in DATEV. Ihre Mitarbeitenden können Reisekostenbelege und Eingangsrechnungen über dieselbe Oberfläche einreichen und freigeben ohne Einarbeitung in ein zweites System.

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3. Digitalisierung per Hardware

Sie können sich auch für den Einsatz eines Archivscanners für Ihr Unternehmen entscheiden. Diese Option zählt allerdings nicht mehr zu den zeitgemäßen Möglichkeiten, moderne Softwarelösungen bieten Ihnen mittlerweile mehr Flexibilität und Handlungsspielraum.

Fazit

Die Digitalisierung von Rechnungen ist 2026 keine strategische Option mehr, sie ist operative Grundlage für jedes Unternehmen, das seine Finanzprozesse kontrolliert und skalierbar halten will. Wer manuelle Rechnungsprüfung und papiergebundene Freigabeprozesse noch nicht abgelöst hat, riskiert nicht nur Ineffizienz, sondern auch Compliance-Lücken.

Der entscheidende Schritt ist nicht die Digitalisierung an sich, sondern die Wahl einer Lösung, die von Anfang an auf deutsches Steuerrecht ausgelegt ist und die Ihr Team tatsächlich nutzt. Für Unternehmen, die bereits mit DATEV arbeiten, ist die Kombination aus Circula und DATEV der direkteste Weg zu einer vollständig automatisierten Rechnungsverarbeitung.