Alexandre Kantjas
Digitalisierte Reisekostenabrechnung erleichtern den Arbeitsalltag. Erfahren Sie wie Ihr Unternehmen mit einem voll-digitalen Workflow von Erfassung bis zur Archivierung Zeit sparen kann.
Alexandre KantjasReisekosten sind in vielen Unternehmen ein Reizthema. Ein Grund dafür liegt an den längst überholten Methoden, die bei dem Einreichen von Reisekosten zum Vorschein kommen. Spätestens beim Kopieren von Bewirtungsbelege oder wenn ein Beleg wieder einmal unabsichtlich in der Jeans mitgewaschen wurde, sollte man die vorherrschenden Prozesse in Frage stellen.
Mit digitalisierten Lösungen für das Managen Ihrer Reisekosten können Sie sich einiges an Nerven sparen. Es gibt allerdings noch eine Reihe anderer Gründe, die für einen Wechsel sprechen. Die Vorteile werden deutlich, wenn man eine Geschäftsreise von Anfang bis zum Ende durchspielt.
In 3 Wochen geht es für Sie auf eine Messe in Hannover. Sie planen einen 3-tägigen Aufenthalt und möchten mit der Bahn anreisen. Sie buchen bereits frühzeitig Ihr elektronisches Bahnticket. Die Rechnung, die Sie im Anschluss erhalten, leiten Sie direkt an die App weiter. Dort kann diese automatisch ausgelesen werden und steht Ihnen zum Einreichen bereit.
Weil Sie aber nicht nur eine einzelne Rechnung einreichen werden, sondern eine ganze Reise geplant haben, legen Sie die Rechnung in dem eigens dafür erstellten Ordner ab. Auf diese Art können Sie die Übersicht aller Ausgaben, die während der Hannover Reise entstehen, im Blick behalten.
Alle Belege, die Sie nun während Ihrer Reise erhalten, sind im Handumdrehen erledigt. Während der Taxifahrer noch sein Geld zählt, haben Sie die Taxiquittung bereits mit dem Smartphone fotografiert und in die App hochgeladen. Während der Kellner sein Trinkgeld einsteckt, ereilen Sie dem Bewirtungsbeleg dasselbe Schicksal.
In dem Moment des Hochladens gilt ein Beleg als “erfasst”. Für die Erfassung von Buchungsbelegen gelten im deutschen Steuerrecht, den GoBD, enge Zeitrahmen. Bargeldbewegungen sollten täglich erfasst werden, andere binnen acht bis zehn Tagen. Dieses Erfordernis wird durch die App ganz nebenbei erfüllt. Das mit dem Smartphone erzeugte Belegbild erfüllt die Vorgaben des “ersetzenden Scannens”, was bedeutet, dass der Papierbeleg durch den elektronischen Beleg rechtsgültig ersetzt wird. Sie können die Quittung nach dem Abfotografieren somit in den Papierkorb werfen.
Digitale Belege müssen unverlierbar, unveränderlich, dokumentiert und wohlgeordnet – das heißt revisionssicher – archiviert werden. Auch dies gewährleistet die Reisekosten-App. Und sie verknüpft die Belege mit dem spezifischen Messetrip, wodurch der Vorgang – eine weitere Anforderung der GoBD – nachvollziehbar und überprüfbar wird.
Während Sie die meisten Kosten bar oder mit Ihrer persönlichen Kreditkarte bezahlen, wurde das Bahnticket mit Ihrer Firmen-Kreditkarte bezahlt. Diese Kreditkarte ist mit Ihrem Benutzerkonto in der Reisekosten-Software verknüpft. Dadurch liegen erscheint die einreich-fertige Ausgabe direkt in Ihrer App. Alle Belege und buchungsrelevanten Daten sind im System komplett. Die Zuordnung der Belege ist ein Kinderspiel.
Im Vergleich zur traditionellen, papiergebundenen Abrechnung schrumpft der Arbeitsaufwand um 90 Prozent.
Ein Rechenbeispiel: Bei 15 Außendienstmitarbeiter*innen, die monatlich ihre Kosten einreichen und dafür ungefähr 2,5 Stunden benötigen, kommt man auf insgesamt eine ganze Woche, die für Reisekosten aufgebracht wird. Mit der digitalen Reisekosten-App wird nur noch eine Viertelstunde pro Mitarbeiter benötigt – das macht monatlich nur noch vier Stunden Arbeit.
Je nach umgerechneten Stundenlohn der Außendienstmitarbeiter*innen kommen Sie nun auf konkrete Zahlen und somit auf Argumente, die für eine digitale Lösung sprechen, die eindeutig über Bequemlichkeit hinausgehen.
Sobald alle Rechnungen eingereicht wurden, wird die Buchhaltung benachrichtigt, um die letzten Schritte in die Wege zu leiten. Durch die Automatisierungen ist an dieser Stelle kaum mehr etwas zu tun. Die eigentliche Buchung verläuft durch die verfügbaren Schnittstellen fließend und schmerzlos.
Anders als früher müssen Sie nach Ihrem Messebesuch nicht mehr lange auf Ihre Reisekostenerstattung warten. Die Beträge, für die Sie in Vorlage getreten ist, sind schon unmittelbar nach der Rückkehr und dem Abschluss Ihrer Abrechnung auf Ihrem Konto. Vollständig. Ganz gleich, wie viele Belege in der Zwischenzeit in Ihrer Jeans mitgewaschen wurden.
Ein weiterer Exkurs ins Steuerrecht ist hier angebracht. Neben den Anforderungen an ein ordentliches Belegwesen und eine nachvollziehbare, unveränderbare Buchführung existieren noch weitere Rechtsvorschriften.
Diese beziehen sich auf das so genannte Interne Kontrollsystem und die Verfahrensdokumentation. Das interne Kontrollsystem verlangt, dass Prüf- und Genehmigungsworkflows in die betrieblichen Prozesse eingebaut werden müssen. Diese Workflows sind in der Reisekosten-Software angelegt und dokumentiert. Gleiches gilt für die Verfahrensdokumentation. Die Software protokolliert jeden Schritt von dem Moment an, da die Belege digitalisiert in die Software hochgeladen werden.
Sie begünstigt die Standardisierung, Einhaltung und Überprüfbarkeit aller steuerrelevanten Geschäftsvorfälle im Unternehmen. Wenn Sie Ihren Reisekostenprozess in der Software abgebildet haben, ist Ihr Verfahren damit praktisch bereits dokumentiert.
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