Spend Management Software: 6 Tools im Vergleich
Der Einsatz von digitalen Lösungen für das Ausgabenmanagement ist insbesondere in größeren Unternehmen unerlässlich.
Der Einsatz von digitalen Lösungen für das Ausgabenmanagement ist insbesondere in größeren Unternehmen unerlässlich.
Aber auch kleine Betriebe, sowie freiberuflich tätige Personen sollten auf Spend Management Software setzen, um stets einen transparenten Überblick über ihre Ausgaben zu haben und diese effektiv kontrollieren und optimieren zu können.
Doch worauf kommt es bei der Wahl der richtigen Ausgabenmanagementlösung an und welche Tools gibt es? Wir möchten Ihnen in diesem Beitrag sechs Spend Management Tools vorstellen und Ihnen mit ein paar Tipps die Auswahl erleichtern.
Kurz gesagt hilft Ihnen eine Spend Management Software bei der Optimierung von Einkauf und Beschaffung sowie bei der Ausgaben- und . Sie können damit Ihre Verträge, Rechnungen und Zahlungen verwalten, Ihre Ausgaben genau im Auge behalten und analysieren sowie mehr Ordnung und Transparenz in Ihren Beschaffungsprozess bringen.
Das Ziel ist es, Verbesserungspotenziale aufzudecken und unnötige Ausgaben zu vermeiden, um so Kosten einzusparen. Gleichzeitig soll sichergestellt werden, dass bei getätigten Ausgaben alle Richtlinien eingehalten werden und die Zahlung pünktlich erfolgt.
Der Einsatz einer Software für das Ausgabenmanagement bringt Ihnen viele Vorteile:
Lesetipp: Mehr Vorteile sowie eine genaue Definition, was Spend Management eigentlich bedeutet, lesen Sie in unserem Blogartikel .
Die eine perfekte Ausgabenmanagementlösung für alle Unternehmen gibt es nicht. Bei der Auswahl einer geeigneten Software kommt es daher in erster Linie darauf an, inwiefern sie Ihre individuellen Anforderungen erfüllt. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto komplexer sind wahrscheinlich auch Ihre Beschaffungsprozesse und desto mehr Funktionen sollte eine passende Spend Management Software mitbringen.
Solche Komplettlösungen haben natürlich ihren Preis, jedoch gibt es auch viele Tools für ein kleineres Budget auf dem Markt, die sich auf grundlegende Funktionen beschränken oder sich auf spezielle Anwendungsfälle konzentrieren. Die meisten modernen Spend Management Tools erhalten Sie in einem Abomodell, das heißt, Sie zahlen für die Nutzung eine monatliche Gebühr.
Hier eine Checkliste, auf welche Kriterien Sie bei der Auswahl Ihrer Spend Management Software achten sollten:
Damit Sie einen Überblick erhalten, welche Möglichkeiten Sie auf dem recht unübersichtlichen Tool-Markt haben, möchten wir Ihnen eine Auswahl an Spend Management Softwares für unterschiedliche Unternehmensanforderungen vorstellen – von der umfangreichen Komplettlösung bis hin zur kostenlosen Einstiegssoftware.
Der Software-Anbieter SAP hat vielfältige Lösungen für das Ausgabenmanagement im Programm. Mit SAP Ariba können Sie die Beschaffung von direkten und indirekten Materialien optimieren, Verträge, Lieferanten, Rechnungen und Zahlen verwalten sowie Ihre Ausgaben und Risiken genauestens analysieren. SAP Concur fokussiert sich dagegen auf das Geschäftsreise- und Spesenmanagement.
Die SAP-Lösungen richten sich in erster Linie an größere Unternehmen. Sie bieten einen großen Funktionsumfang, um den gesamten Beschaffungsprozess zu digitalisieren, und erfüllen viele unterschiedliche Anforderungen. Beim Thema Benutzerfreundlichkeit und einfache Einrichtung gibt es jedoch vor allem bei SAP Concur Luft nach oben, wie unter anderem die zeigen.
Hier ist es eine Überlegung wert, ob Sie für einzelne Prozesse wie die Verwaltung von Reisekosten und Spesen nicht lieber auf einen Anbieter setzen, der sich darauf spezialisiert hat. Diese Spezialanwendungen bieten oft auch Schnittstellen zu SAP, sodass Sie sie einfach mit Produkten aus der SAP-Familie kombinieren können.
Ebenso wie SAP bedient auch Workday vor allem mittelständische bis große Unternehmen. Die umfassende HR-, Finanz- und Planungssoftware bietet eine cloudbasierte Ausgabenmanagementlösung zur Steuerung von Geschäftsausgaben und Prozessen rund um die Beschaffung.
Dafür gibt es Tools für das strategische Sourcing ebenso wie für das Lieferantenvertragsmanagement, die Bestandsverwaltung, die Optimierung von Procure-to-pay-Prozessen sowie das Spesenmanagement. Über eine zentrale Plattform erhalten Sie Echtzeit-Einblicke in Ihre Geschäftsdaten und können darauf basierend fundierte Entscheidungen treffen.
Trotz der vielfältigen Funktionen wirkt die Benutzeroberfläche recht übersichtlich. Neben vielen Integrationen haben Sie mit den Workday Extend-Apps auch die Möglichkeit, eigene Funktionen zu Ihren Workday-Anwendungen hinzuzufügen. Allerdings dauern die Prozesse teilweise sehr lange und sind zudem weniger intuitiv als bei anderen Tools. Einreichungen können dadurch mitunter lange dauern.
Die KI-gestützte Suite von Yokoy soll nach eigenen Angaben das Ausgabenmanagement für mittelständische und globale Unternehmen transformieren. Yokoy bietet drei zentrale Lösungen in Form von Modulen an:
Die drei Module können bis auf eine Ausnahme einzeln erworben werden, insgesamt ist Yokoy jedoch als komplette Suite ausgelegt. Das Ziel ist, mit der Plattform eine End-to-End-Automatisierung und volle Kontrolle über die Geschäftsausgaben zu erreichen.
Spendesk bezeichnet sich selbst als 7-in-1-Lösung für das Ausgabenmanagement, die folgende sieben Herausforderungen bedient:
Der Fokus der Plattform liegt darauf, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern, daher setzt Spendesk auch auf eine möglichst unkomplizierte Bedienoberfläche. Damit spricht die Lösung vor allem kleinere bis mittelständische Unternehmen an.
Kleine Unternehmen und freiberuflich Tätige finden mit Expensify ein kostenloses Ausgabenmanagement-Tool mit einigen hilfreichen Grundfunktionen. Sie können damit Belege einscannen, Spesenabrechnungen einreichen, Ausgaben nachverfolgen, Rechnungen erstellen und bezahlen.
Um Integrationen zu nutzen, Ausgaberichtlinien festzulegen, Freigabe-Workflows zu erstellen und individuelle Analysen durchzuführen, müssen Sie eines der kostenpflichtigen Pakete erwerben.
In der kostenlosen Variante fehlen Ihnen also viele wichtige Features für ein smartes Ausgabenmanagement. Wenn Sie volle Kontrolle über Ihre Ausgaben erhalten und Ihre Prozesse optimieren wollen, sollten Sie daher eher auf ein Tool setzen, das auf die individuellen Anforderungen von Unternehmen ausgerichtet ist.
ist eine Software-Plattform, die sich auf die Verwaltung von Auslagen, Reisekosten, Kreditkarten und Mitarbeiter-Benefits fokussiert:
Die Software ist ideal für kleine, mittelständische und wachsende Unternehmen, die die Ausgaben ihrer Mitarbeitenden stets im Blick behalten und dabei möglichst wenig Aufwand haben möchten. Sie ist und auf den deutschen Markt ausgelegt. Das heißt, es werden automatisch alle nach dem deutschen Recht geltenden Regelungen, zum Beispiel zu den Pauschalen und zum Steuerrecht, eingehalten.
Dank zahlreicher können Sie das übersichtliche und benutzerfreundliche Tool nahtlos in Ihre Systemlandschaft integrieren und somit effiziente End-to-End-Prozesse im Ausgabenmanagement aufbauen. So können Sie Circula beispielsweise auch mit SAP und Workday verbinden. Mit der DATEV-Schnittstelle erhalten Sie zudem eine direkte Anbindung an Ihre Lohnbuchhaltung. DATEV empfiehlt Circula unter anderem aus diesem Grund ausdrücklich.
Insgesamt scheint es verlockend, in eine All-in-one-Lösung zu investieren, die auf den ersten Blick alle möglichen Anforderungen abzudecken scheint. Diese hat natürlich auch ihren Preis. Abgesehen davon sind solche Komplettlösungen teilweise nicht sehr benutzerfreundlich, zeigen bei einzelnen Prozessen qualitative Schwächen und kommen bei speziellen Anwendungsfällen an ihre Grenzen.
Insbesondere für kleinere bis mittelständische Unternehmen kann es daher oft sinnvoller sein, auf eine Insellösung zu setzen, die auf bestimmte Funktionen und Prozesse optimiert ist. Wichtig ist hier, dass die Software passende Integrationsmöglichkeiten bietet. So können Sie Ihre Einzellösungen intelligent miteinander verbinden und eine Systemlandschaft aufbauen, die perfekt zu Ihrem Unternehmen und Ihren Prozessen passt.
Machen Sie sich im Vorfeld also immer genaue Gedanken darüber, auf welche Funktionen Sie besonderen Wert legen und welche spezifischen Anforderungen Sie in Ihrem Unternehmen haben. So können Sie eine Spend Management Software wählen, die ein ideales Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, sich nahtlos in Ihre Workflows integriert und Ihnen im Alltag zuverlässige Dienste leistet.
Spend Management oder Ausgabenmanagement dient dazu, die Einkaufs- und Beschaffungsprozesse zu kontrollieren. Die zentrale Aufgabe ist, alle Geschäftsausgaben transparent zu dokumentieren, zu verwalten und zu analysieren. So erhalten Unternehmen einen genauen Überblick über ihre Ausgaben, können Prozesse optimieren und dadurch Kosten einsparen.
Eine moderne Spend Management Software ist für das Ausgabenmanagement unverzichtbar. Eine digitale Lösung erleichtert die Verwaltung von Rechnungen, ermöglicht fundierte Ausgabenanalysen, bringt Transparenz in die Prozesse und nimmt Unternehmen durch Automatisierungen einiges an Arbeit ab.
Die beste Spend Management Software erfüllt in erster Linie die individuellen Anforderungen des Unternehmens. Nicht immer ist es sinnvoll, in eine umfangreiche All-in-one-Lösung zu investieren. Einzellösungen, die sich beispielsweise auf bestimmte Ausgabenarten wie Spesen und Reisekosten spezialisieren, überzeugen oftmals mit einer hohen Qualität im Detail und mit benutzerfreundlichen Funktionen. Durch vielfältige Integrationsmöglichkeiten lässt sich damit eine auf das Unternehmen abgestimmte Systemlandschaft aufbauen.
Hinweis: Alle Angaben zu den verschiedenen Softwares wurden im Juli 2023 recherchiert. Bei Hinweisen auf Fehlern korrigieren wir diese gerne.
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