Anna Lischke
Darauf müssen Arbeitgeber achten, wenn sie ihren Arbeitnehmenden Reisekosten erstatten.
Anna LischkeWer sich im Anschluss an eine Dienstreise seine Reisekosten vom Arbeitgeber erstatten lassen möchte, muss dabei einiges beachten. So stehen unter anderem auch diverse offene Rechts- und Steuerfragen im Raum, die dieses Thema für beide Seiten nicht gerade einfacher machen. In diesem Artikel beschäftigen wir uns deshalb mit wichtigen Fragestellungen bei Reisekostenerstattungen und haben fundierte Informationen für Sie kompakt zusammengefasst.
Diese Fragen beantworten wir Ihnen:
Die Reisekostenerstattung beschreibt den Prozess, in dem ein Unternehmen Mitarbeitenden finanzielle Aufwände erstattet, die im Rahmen einer beruflich bedingten Reise angefallen sind. Die rechtliche Grundlage stellt dafür §3 Nr. 16 EStG (Einkommensteuergesetz) dar: Demnach können sich Arbeitnehmende im Zuge von Dienst- oder Geschäftsreisen entstandene Kosten steuerfrei vom Arbeitgeber erstatten lassen.
Eine Alternative bilden die sogenannten „Reisekostenpauschalen“, wie zum Beispiel die Verpflegungspauschale, die Übernachtungspauschale und die Kilometerpauschale. Diese stellen eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers dar, die von Arbeitnehmenden in der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden können. Die jeweiligen Werte werden jedes Jahr neu vom bekannt gegeben.
Fest steht: Für Arbeitgeber und Arbeitnehmende ist es gleichermaßen wichtig, über das Thema Reisekostenerstattung Bescheid zu wissen, weil es sonst nach getätigten Dienstreisen zu Unsicherheiten auf beiden Seiten kommen kann.
Nach dem deutschen Steuerrecht gilt für Reisekosten folgende Definition:
Reisekosten sind Aufwendungen, die bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit anfallen.
Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn Mitarbeitende für ihren Arbeitgeber außerhalb der eigenen Wohnung oder der sogenannten „ersten Tätigkeitsstätte“ dienstlich aktiv werden. Darunter wird in der Regel die ortsfeste betriebliche Einrichtung eines Arbeitgebers verstanden. Sprich: der regelmäßige Arbeitsplatz.
Wie auf einer privaten Reise können auch auf einer Geschäftsreise unterschiedliche Arten von Kosten anfallen. In der Regel unterteilt man diese in Fahrtkosten (z. B. für Flugtickets, Bahn- oder Bustickets, Mietwagen oder Taxifahrten), Übernachtungskosten (z. B. für Hotels oder Pensionen), Kosten für Verpflegungsmehraufwand sowie Reisenebenkosten, die für die erfolgreiche Durchführung der Dienstreise notwendig sind. Letztere können zum Beispiel Aufwendungen für die Aufbewahrung, Beförderung und Versicherung von Gepäck, Eintrittskarten für rein dienstliche Veranstaltungen, Parkgebühren, Telefonate oder eine WLAN-Nutzung sein.
Sofern nicht andere spezifische Regelungen getroffen wurden, werden all diese Arten von Reisekosten in der Regel von Arbeitgebern in Deutschland voll erstattet.
Für Arbeitnehmende besteht bei Reisekosten eine umfassende Dokumentationspflicht. Der Aufwand hierfür kann – je nach Art und Umfang der Reise – durchaus erheblich sein. Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf automatisierte Prozesse bei Reisekostenerstattungen, die den Unternehmen wie den Dienstreisenden viele Vorteile bieten. Mit der beispielsweise können Sie Ihre Reisekosten digitalisieren und automatisch abrechnen.
Wichtig in Bezug auf das Thema Dokumentationspflicht: Es gibt durchaus unterschiedliche Regelungen in den Unternehmen. Einige Punkte sollten jedoch in jede Spesenabrechnung gehören:
Ganz wichtig: Sämtliche und Quittungen müssen aufbewahrt und zusammen mit der Reisedokumentation eingereicht werden. Dazu können zum Beispiel Flugtickets, Hotelrechnungen, Restaurantquittungen oder Rechnungen für Mietwagen zählen.
Eine allgemein gültige Richtlinie für alle Arten von Dienstreisen gibt es nicht. Dafür sind die Reisearten sowie die geltenden Gesetze in den Ländern viel zu heterogen. Jedes größere Unternehmen entwickelt daher meist eine eigene für die Reisekostenerstattung: eine sogenannte „Travel & Expense Policy“. Darin sind alle Ausgaben festgehalten, die Dienstreisende tätigen dürfen und welche nicht automatisch genehmigt sind. Ein solches Regelwerk schafft wichtige Transparenz und ist essenziell für den effizienten und vertrauensvollen Prozess einer Reisekostenerstattung.
Es gibt jedoch einen Grundsatz, der in der Regel für alle Reisekostenerstattungen gilt:
Die Reisekosten müssen notwendig und angemessen sein.
So liegt es zum Beispiel in der Verantwortung der Arbeitnehmenden, die günstigste Reisemöglichkeit zu wählen und nicht unverhältnismäßig teuer anzureisen. Dennoch muss die Reise natürlich angemessen und komfortabel durchführbar sein. Gleiches gilt für die Frage: Übernachtung oder nicht? Auch hier sind die Reisenden angehalten, die Verhältnismäßigkeit einzuhalten.
Kaum ein anderer Reisekostenposten wird so unterschiedlich in den Unternehmen gehandhabt wie das Thema Verpflegungsmehraufwand. Möglich sind dabei zum Beispiel anteilige Übernahmen der Kosten, die Gewährung von kostenlosen Mahlzeiten oder auch eine grundsätzliche Verpflegungspauschale. Was man sich dabei grundsätzlich als Arbeitnehmende merken kann:
Soll eine Verpflegungspauschale ausgezahlt werden, muss die Dienstreise mindestens acht Stunden dauern.
Weitere aktuelle Informationen zu diesem Thema – sowie auch zu den geltenden Pauschalen fürPrivatpkws und Übernachtungen –erhalten Sie auf der offiziellen Seite des Bundesministeriums für Finanzen.
Wird im Anschluss an eine Dienstreise der Aufenthalt aus privaten Gründen verlängert, gibt es einige Einschränkungen:
Es gibt keine weltweit einheitliche Regelung, wie schnell ein Arbeitgeber eine Reisekostenerstattung vornehmen muss. Je nach Land und Unternehmen können individuelle Regelungen gelten, über die sich Arbeitnehmende vor Antritt einer Dienstreise informieren sollten.
In Deutschland gilt derzeit die Regel, dass Arbeitgeber entstandene Reisekosten innerhalb von drei Monaten erstatten müssen. Sollten dafür nicht alle notwendigen Belege eingereicht worden sein, muss der Arbeitgeber sechs Monate nach Ende der Dienstreise eine vorläufige Erstattung vornehmen.
Wichtig zu wissen: Auch Arbeitgeber können Dienstreisenden eine Frist vorgeben, in der die Belege vollständig eingereicht werden müssen. Diese Frist ist meist in der Reisekostenrichtlinie des Unternehmens definiert.
Beim Prozess rund um eine Reisekostenerstattung läuft manchmal nicht alles rund. Hier haben wir Ihnen häufige Fehler aufgelistet, die dafür sorgen können, dass Erstattungen komplizierter als nötig werden und dadurch länger dauern. Teilweise kann es dadurch auch zu kompletten Ablehnungen der Reisekostenübernahme seitens des Arbeitgebers kommen.
Je nach Land und Branche kann es zum Teil unterschiedliche steuerrechtliche Regelungen geben. Diese Reisekosten können aber vom Arbeitgeber in der Regel steuerfrei erstattet werden:
Im Gegensatz dazu müssen Reisekostenpauschalen sowie der Privatanteil an der Nutzung eines Firmenwagens als Arbeitslohn und damit steuerpflichtig behandelt werden.
Wichtig zu wissen: Auch eine steuerliche Absetzbarkeit in Form von Werbungskosten wäre für Arbeitnehmende möglich. Allerdings ist diese Form für sie weniger attraktiv, da die Beträge in der Regel nicht voll erstattet werden. Der Arbeitgeber wiederum kann Reisekosten einer Geschäftsreise als Betriebsausgaben geltend machen.
Einer Reisekostenerstattung liegen in der Regel eine Vielzahl von individuellen Regelungen zugrunde, die jedes Unternehmen für sich in einer Reisekostenrichtlinie definiert hat. Die Einhaltung ist für einen funktionierenden Reisekostenerstattungsprozess essenziell, damit es im Nachgang nicht zu Frustrationen und Ärgernissen auf beiden Seiten kommt.
Vor der ersten Dienstreise sollten Arbeitnehmende daher die Frage der Kostenerstattung in jedem Fall eingehend mit Vorgesetzten und den Verantwortlichen in der Personal- beziehungsweise Finanzabteilung besprechen. Für Arbeitgeber wiederum ist es wichtig, den Prozess einer Reisekostenerstattung regelkonform und möglichst effizient und komfortabel für Dienstreisende zu gestalten.
Nutzen Sie dafür am besten eine Reisekosten-Software wie . Darüber können Ihre Mitarbeitenden ihre Reisekostenabrechnung unkompliziert digital einreichen, Sie erhalten einen transparenten Überblick über alle Ausgaben und können die Erstattung über automatisierte Genehmigungsverfahren beschleunigen.
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