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Viele Gründe sprechen dafür, sich eine Reisekosten-Software anzuschaffen: Belege lassen sich bequem mit dem Smartphone scannen, die Workflows sind intuitiv sowie DSGVO-konform und Prozesse, die früher viel Zeit in Anspruch nahmen, funktionieren heute vollständig automatisiert. 


Durch die transparenten Abläufe erfolgt die Zusammenarbeit reibungslos und alle Beteiligten können jederzeit von überall auf ihre Dokumente zugreifen. Das sorgt nicht nur für einen besseren Überblick über das Budget – Sie sparen damit kostbare Zeit und sorgen für höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

Was ist Reisekosten-Software und wie funktioniert sie?

Reisekosten-Software: Das sind die Vorteile

Welche Reisekosten-Software ist die richtige für mich?

Die Reisekosten-Software von Circula – Ihr zuverlässiger Allrounder

Fazit: Der digitalen Reisekostenabrechnung gehört die Zukunft

Dienstreisen gehören in vielen Unternehmen zum Tagesgeschäft. Dennoch kämpfen viele auch heute noch mit aufwendigen Reisekostenabrechnungen – vom 

 bis zum DAX-Konzern. Moderne Reisekosten-Software kann hier Abhilfe schaffen: Sie lässt viele Fragen gar nicht erst aufkommen und verschafft Ihnen 

Überblick über Ihr Budget, mögliche Einsparmöglichkeiten sowie sämtliche Belege und Pauschalen

 gearbeitet wird, brauchen Sie sich auch über die einfache Vernetzung und Integration in die Workflows keine Gedanken zu machen. Durch die automatische Berechnung der Erstattungsbeträge können Sie Ihren Mitarbeitenden ihre Auslagen innerhalb kürzester Zeit zurückerstatten – ohne dafür Überstunden zu machen. Bei Ihrer anschließenden Abrechnung haben Sie mit einer SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) sofort einen Überblick über die Spesen aller Mitarbeitenden.



Sie kennen das sicher: Die Suche nach möglichen Pauschalbeträgen kann die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen mitunter ganz schön in die Länge ziehen. Reisekosten-Software, wie die von 

, setzt daher auf digitale Abläufe und nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Sie bietet Ihnen die folgenden Vorteile:



Automatische Berechnung von Pauschalbeträgen

Moderne Schnittstelle zu Buchhaltungssystemen

Mobile App mit Scan-Funktion für Papierbelege



Das umständliche und fehleranfällige Sammeln von Belegen gehört mit SaaS-Tools für die Bearbeitung Ihrer Reisekosten der Vergangenheit an. Ihre Mitarbeitenden scannen Zugtickets, Hotelrechnungen und andere Belege einfach mit dem Smartphone und sie landen sofort an einer zentralen Stelle. Sprich: in der Cloud. Ab diesem Zeitpunkt können Sie die 

Fahrt- und Bewirtungskosten im Handumdrehen zurückerstatten

 – ohne umständliche Prozesse und langwierige Rückfrage-Schleifen.



Automatisieren Sie Ihre Reisekostenabrechnung und Auslagenerstattung mithilfe unser preisgekrönten App und einem Hauch künstlicher Intelligenz.

Die Software für Ihre Reisekosten und Auslagen

Reisekosten-Software unterstützt Sie bei Ihren digitalen Reisekostenabrechnungen. Sie können Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten vorab definieren und anschließend 

mit wenigen Klicks Belege und Rechnungen vergleichen

. Das spart Ihnen wertvolle Zeit bei der Buchhaltung und beschleunigt den Prozess um ein Vielfaches. Davon profitieren nicht nur Ihre Mitarbeitenden, sondern Ihr ganzes Unternehmen. Das sind die größten Vorteile:



1. Sie sparen Zeit durch automatisierte Prozesse

Möchten Sie Excel & Co. gerne den Rücken kehren? Würden Sie Ihre Zeit lieber mit strategischen Aufgaben verbringen als mit der Abrechnung von Reisekosten? Dann sollten Sie auf jeden Fall darüber nachdenken, eine Reisekosten-Software anzuschaffen. Sie hilft Ihnen, Ihre Auslagenerstattungen und Abrechnungen in wenigen Minuten zu erledigen. Ab der Einreichung der Belege durch Ihre Mitarbeitenden erfolgen 

. Die Belegdaten werden sofort extrahiert und geprüft und der Arbeitsaufwand für die Finanzabteilung verringert sich auf ein Minimum – mit 

 sparen Sie beispielsweise bis zu 80 Prozent Ihrer kostbaren Zeit!



2. Sie vermeiden Fehler und Missverständnisse bei der Reisekostenabrechnung

Mit einer Software-Lösung müssen Mitarbeitende auf Dienstreisen keine Belege mehr sammeln, diese anschließend auf komplizierte Art und Weise einreichen und auf die Erstattung warten. Fehler durch vergessene und falsch oder doppelt eingereichte Belege sind ausgeschlossen und die Erstattung können Sie theoretisch direkt nach der Einreichung anstoßen.



3. Sie sichern sich die Kontrolle über Ihre Ausgaben

Reisekosten-Software verschafft Ihnen einen Überblick über Ihre Ausgaben und kann Ihnen wertvolle Hinweise auf Einsparpotenziale liefern. Mit Apps wie Circula können Sie 

Pauschalen automatisch berechnen und überprüfen

 – auf der Basis der aktuellsten Werte. Daraus ergeben sich für Sie zahlreiche wertvolle Optimierungsmöglichkeiten.



Tagespauschale Verpflegungspauschale Reisekosten-Software

4. Sie sorgen für Transparenz und Übersichtlichkeit

Vorbei sind die Zeiten, in denen Dienstreisende Quittungen mühsam aufkleben und abheften mussten. 

Mit einer smarten Reisekosten-App behalten Sie Ihre Ausgaben für Geschäftsreisen immer im Blick.

 Sie rechnen die Kosten transparent, einfach und schnell ab und Ihre Mitarbeitenden können jeden Schritt nachvollziehen.



5. Sie garantieren Rechtssicherheit (DSGVO und Unternehmensrichtlinien)

Für Geschäftsreisende ist es von äußerster Wichtigkeit, zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über die Ausgaben, die Belegerfassung und den Datenschutz zu bewahren. Sie wünschen sich zudem das gute Gefühl der Sicherheit, sich um die Abwicklung keine Sorgen machen zu müssen – dieses können Sie ihnen mit einer smarten Reisekosten-App geben. Sie hält den Aufwand gering, garantiert Rechtssicherheit und bietet Ihren Teams einen 

umfassenden Überblick über alle Punkte, die das Reisemanagement betreffen

 – vom Umgang mit Belegen für Spesen bis zur Verwaltung Ihrer Unterlagen.



Nicht jede Reisekosten-Software entspricht den Vorschriften von DSGVO und GoBD. Beides ist jedoch besonders bei der Archivierung und Nachvollziehbarkeit von äußerster Wichtigkeit.



: Mit einer guten SaaS-Lösung, wie der von Circula, können Sie auch Ihre 

 zentral für alle Mitarbeitenden zugänglich machen – sicher und rechtskonform.



6. Sie ermöglichen Ihren Mitarbeitenden eine unkomplizierte, flexible und mobile Reisekostenabrechnung

Die Anbindung an wichtige Schnittstellen, die von überall zugängliche Cloud-Ablage sowie praktische Schritt-für-Schritt-Assistenten sorgen für 

 und machen App-Lösungen für viele Unternehmen zum Mittel der Wahl. Sie bieten Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, Dokumente ganz unkompliziert einzureichen – schon während der Dienstreise!



In dem Moment, in dem Ihre Belegschaft Rechnungen und Belege in der App scannt und hochlädt, haben auch Sie darauf Zugriff und können sofort mit der Bearbeitung beginnen. Dadurch, dass Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, 

Quittungen einfach über eine App einzureichen

, optimieren Sie die Prozesse und verhindern, dass Dienstreisende vergessen, Rechnungen einzureichen. Gleichzeitig verringern Sie den Arbeitsaufwand.



 auf dem Markt wächst die Unsicherheit von Unternehmen, welche die richtige ist. Sie sollten sich daher bei der Wahl der für Sie passenden digitalen Lösung auf jeden Fall Zeit dafür nehmen, die einzelnen Anbieter und die Vor- und Nachteile sowie Funktionen ihrer Applikationen miteinander zu vergleichen. Achten Sie dabei vor allem auf die folgenden Punkte:



: Die Software Ihrer Wahl sollte auf jeden Fall mit einer mobilen Reisekosten-App ausgestattet sein. Mit ihr können Ihre Mitarbeitenden Papierbelege scannen und digitale Tickets und Rechnungen einfach ins System übertragen.

: Um Schwierigkeiten beim Einsatz Ihrer Reisekostenabrechnungs-Software zu vermeiden, sollten Sie den rechtlichen Aspekt nicht aus den Augen verlieren. Achten Sie darauf, dass Ihre Software-Lösung auf jeden Fall den Vorschriften von DSGVO und GoBD entspricht.

: Achten Sie darauf, dass die Oberfläche der Applikation möglichst intuitiv, übersichtlich und barrierefrei ist. Ein kostenloser Testzeitraum verschafft Ihnen hier Sicherheit und bietet Ihnen die Möglichkeit, erste Erfahrungen mit einer digitalen Reisekosten-Anwendung zu sammeln und die Prozesse an Ihre Unternehmensstruktur anzupassen. Während der Testzeit können Sie auch direkt überprüfen, ob Buchungen sowie das Scannen von Belegen und die Duplikat-Identifizierung innerhalb der Software automatisch funktionieren. Beides sollte neben der automatischen Berechnung von 

 und Kilometern auf jeden Fall fester Bestandteil einer Reisekosten-Software sein.

: Wenn Sie vorvalidierte Daten möglichst schnell übertragen und damit Ihre Prozesse nachhaltig optimieren möchten, sollten Sie bei der Wahl Ihrer Reisekosten-Software unbedingt auf 

 sowie direkte Schnittstellen achten. Die Verbindungsmöglichkeiten zwischen verschiedenen Software-Lösungen bieten Ihnen großen Komfort und Sie sparen spürbar Zeit. Der Anbieter Ihrer Wahl sollte Ihnen auf jeden Fall Integrationen zu allen Systemen bereitstellen, die Sie in Ihrer täglichen Arbeit verwenden. Tipp: Legen Sie eine Liste an, bevor Sie mit der Suche nach dem für Sie passenden Tool beginnen.

: Auch auf eine integrierte Lösung für die Abwicklung der 

 sollten Sie bei der Wahl Ihrer Reisekosten-Software nicht verzichten. Denken Sie daran, dass dies immer dann wichtig ist, wenn Mitarbeitende Strecken mit dem eigenen Pkw zurücklegen. Mit einem guten Reisekosten-Tool wie Circula ist das aufwendige Mitschreiben von Kilometern und das handschriftliche Erfassen von Details nicht mehr nötig.



Circula bietet Ihnen eine intuitive und zeitgemäße Lösung für die Abrechnung Ihrer Reisekosten und Auslagen. Wir haben die Software bewusst für alle Betriebsgrößen sowie Anzahl an Schnittstellen und Integrationen gestaltet. So finden auch kleine und mittelständische Unternehmen die Lösung für ihr Reisemanagement in Circula.



Ob Ihre Mitarbeitenden ausschließlich im Inland oder auch im Ausland unterwegs sind, spielt keine Rolle: 

Circula hilft Ihnen, alle wichtigen Details zu erfassen

, Belege in der Cloud abzulegen und Übernachtungs- und Tagespauschalen zu erfassen. Auch die Kilometerpauschale kann über Cicula abgewickelt werden.



„Der Arbeitsaufwand der Mitarbeitenden für die Abrechnung hat sich signifikant reduziert, von weit über 30 auf jetzt 5 Minuten pro Reise.“

Circula geht neue Wege bei der Reisekostenabrechnung

Deutsche Unternehmen wünschen sich für Ihre Spesenabrechnungen vor allem eins: die Digitalisierung aller notwendigen Schritte – in Konformität zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Gescannte Belege und anfallende Pauschalen sollen zudem direkt einreichbar sein – ohne kleinteilige, langwierige Arbeit. Die Daten sollten anschließend möglichst automatisiert übertragen werden – auch zu DATEV. An genau diesen Anforderungen haben wir uns bei der Entwicklung von Circula orientiert.


Mit Circula erfassen, validieren und kontieren Sie alle Posten digital. Das bedeutet nicht nur für die Buchhaltung eine beachtliche Zeitersparnis. Ihre Mitarbeitenden können Belege ganz einfach einreichen: Dadurch werden 

Geschäftsreisen in Zukunft vollständig papierlos

. Dabei behalten Sie stets den Überblick, optimieren Ihre Ausgaben und bestehen Steuerprüfungen ohne große Vorbereitung.



Bei Circula steht für uns neben der Bedienbarkeit auch die Konformität mit GoBD und DSGVO im Fokus. Wenn Sie die Software in Ihrem Unternehmen einsetzen, stellen Sie somit die Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Richtigkeit, Vollständigkeit sowie die zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung aller Vorgänge sicher.



Circula verfügt über zahlreiche Vorteile, die Ihnen zugutekommen, wenn Sie Reisekosten bearbeiten:



Automatische Berechnung der Tagespauschalen anhand der aktuellsten vom Bundesfinanzministerium vorgegebenen Werte

Einfache Einrichtung von unternehmensspezifische Reisekostenrichtlinien für eingereichte Ausgaben

Revisionssichere Datenspeicherung auf deutschen Servern

Konfigurierbare Freigabeprozesse innerhalb der App

Einfacher Datenexport als CSV, PDF, ZIP oder DATEV XML

Smarte Kostenerstattung über den SEPA-XML-Export



Ihre Mitarbeitenden können die App intuitiv bedienen. Damit schaffen Sie neue Standards und reduzieren den Aufwand für Ihre Reisekostenabrechnungen drastisch: 

 und können sich weiter beruhigt um die Strategie und den Erfolg Ihres Unternehmens kümmern, anstatt sich mit dem aufwendigen Sortieren und Ablegen von Belegen zu beschäftigen.



Um den Überblick über alle Kosten im Zusammenhang mit den Geschäftsreisen Ihrer Mitarbeitenden zu behalten, empfiehlt sich der Einsatz einer Reisekosten-Software. Als Unternehmen sollten Sie auf jeden Fall auf eine Lösung setzen, die mit einer einfach zu bedienenden App ausgestattet ist. Um so viel Zeit und Geld wie möglich zu sparen und Schwierigkeiten zu vermeiden, sollten die DSGVO- und GoBD-Konformität für Sie bei der Entscheidung an erster Stelle stehen.



Die Vorteile von Reisekosten-Software sind vielfältig

 und es gibt zahlreiche derartige Programme auf dem Markt. Nehmen Sie sich Zeit, die Angebote und Lösungen zu vergleichen und wägen Sie Kosten und Nutzen ab. Sie möchten die Verwaltung der Reisekosten in Zukunft so smart wie möglich gestalten, die Zettelwirtschaft in Ihrem Unternehmen beenden, Kosten sparen und für Transparenz sorgen? Dann sollten Sie in Zukunft nicht mehr auf eine Reisekostenabrechnungs-Software verzichten. Die Argumente sind vielfältig und die Zeit für die Digitalisierung von Dienstreisen ist reif!

Denken Sie schon länger über die Anschaffung einer Reisekosten-Software nach? Erfahren Sie jetzt alle Vorteile!

Reisekosten-Software – das sind die 6 größten Vorteile

Die 6 größten Vorteile von Reisekosten-Software

Anna Lischke

Reisekostenabrechnung mit DATEV: DATEV empfiehlt Circula

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Mit moderner Reisekosten-Software optimieren Sie nicht nur maßgeblich die Abläufe in Ihrem Unternehmen, Sie verschaffen sich selbst und Ihren Mitarbeitenden Zeit fürs Wesentliche.

Plattform für alle Mitarbeiter-Ausgaben und Karten

So setzt die doctari group Circula ein

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Circula ist die einzige von DATEV empfohlene und genutzte Software für Reisekosten.

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