Reisekostenabrechnungs-Software im Vergleich – das sind die Top 5 Tools

Bei Reisekostenabrechnungen gehört die Zukunft modernen SaaS-Lösungen. Lernen Sie die Top 5 kennen!

Wenn Sie den Überblick über alle Reisekosten Ihrer Mitarbeitenden behalten und dabei wertvolle Zeit fürs Wesentliche sparen möchten, empfiehlt sich der Einsatz einer Reisekosten-Software. Das Angebot an derartigen Apps auf dem Markt wächst permanent. Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, haben wir die Funktionen sowie Vor- und Nachteile von fünf Reisekostenabrechnungs-Tools für Sie verglichen.

Unseren Fokus haben wir bei der Wahl der Apps vor allem auf die DSGVO- und GoBD-Konformität gelegt. Damit Sie sich in Sachen Datenschutz keine Gedanken machen müssen, entsprechen alle fünf der von uns vorgestellten Apps diesen Anforderungen. Für alle Programme können Sie zudem eine kostenlose Testversion anfordern.

Für den Vergleich der Reisekostenabrechnungs-Software haben wir vor allem den Funktionsumfang, das Preis-Leistungs-Verhältnis, den Support sowie die Anwendungsbereiche und Möglichkeiten für Schnittstellen genau betrachtet. Daraus ergibt sich nun unser Ranking mit den fünf besten Reisekosten-Softwarelösungen für Unternehmen.

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Platz 1: Circula – das Allround-Talent

Bei der Entwicklung von Circula ging es uns darum, eine intuitive und zeitgemäße Lösung für die Abrechnung von Reisekosten und Mitarbeiterauslagen zu schaffen – ohne Einschränkungen und mit maximaler Mobilität. Unsere Reisekosten-Software haben wir ganz bewusst für Unternehmen aller Größen gestaltet – vom kleinen Start-up bis zum Großbetrieb und vom mittelständischen Unternehmen bis zum DAX-Konzern. Wir wollen Ihnen dabei helfen, alle wichtigen Details zu erfassen und jederzeit einen Überblick über alle Reisekosten in Ihrem Unternehmen zu behalten.

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Funktionen

Mit Circula stehen Ihnen bereits ab der Basic-Version alle steuerlichen Updates permanent zur Verfügung. Auch die Anzahl der Mitarbeitenden spielt bei der Arbeit mit unserer Reisekosten-Software keine Rolle. Mit der mobilen Smartphone-App für iOS und Android können Ihre Mitarbeitenden Ihre Belege direkt im Anschluss an eine Transaktion an Sie übermitteln und Sie können mit der Abrechnung beginnen.

Durch die automatisierten Prozesse und die gute Bedienbarkeit sparen Sie dabei wertvolle Zeit. Mit der Möglichkeit, Kilometerpauschalen zu ermitteln sowie der automatischen Berechnung der Vorsteuer und Erfassung von Übernachtungs- und Tagespauschalen brauchen Sie keine zusätzliche Software für diese Aufgaben anzubinden.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Circula bietet Ihnen die folgenden drei Pakete an:

• Basic-Version für 8,50 Euro pro Lizenz/Monat: Alle Kernfunktionen sowie steuerliche Updates sind bereits inbegriffen. Die Mitarbeiterzahl für die Nutzung ist unbegrenzt.
• Professional-Version für 13,00 Euro pro Lizenz/Monat: Sie haben Zugriff auf die Schnittstelle zu DATEV-Unternehmen, LODAS und Lohn und Gehalt. Sie können Ihre Reisekostenrichtlinien direkt in Circula ablegen und dezidierte Key-Account-Manager anlegen. Ihnen steht außerdem eine Schnittstelle zu Ihrer HR-Software zur Verfügung.
• Enterprise-Version (Preis auf Anfrage): Ihre persönliche Circula-Variante mit personalisierten Integrationen sowie Datentransfer via SFTP-Server stellen wir Ihnen gerne auf Anfrage zusammen.
  

Datenschutz

Unsere Reisekosten-Software ist selbstverständlich DSGVO- und GoBD-konform. Unser Rechenzentrum befindet sich genau wie unsere Firmenzentrale in Deutschland.

Circula kennenlernen

Neben einer kostenlosen Testversion bieten wir Ihnen bei Circula auch die Möglichkeit an, Sie in einem Call durch unsere Reisekosten-Software zu führen. Den Termin für Ihr Gespräch mit uns können Sie ganz bequem online buchen.

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Service und Support

Das Support-Angebot bei Circula ist vielfältig. Neben einem Kundenservice auf Deutsch, Englisch, Niederländisch und Spanisch bieten wir Ihnen Video-Tutorials, einen Blog sowie ein umfangreiches Online-Helpcenter an. Fragen beantworten wir zudem gerne jederzeit über unseren Live-Chat oder per E-Mail.

Circula bleibt für uns die erste Wahl, wenn es um die Bearbeitung von Mitarbeiterauslagen und Reisekosten geht. Mit unserer Reisekosten-Software können Sie alle Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden abrechnen – von Pauschalbeträgen über Barauslagen bis zu Fahrtkosten. Mit der preisgekrönten Anwendung automatisieren Sie Ihre Reisekostenabrechnungen und Auslagenerstattungen ganz einfach. Die smarte App für Ihre Mitarbeitenden ist ein praktisches Highlight. Sie erleichtert nicht nur Ihnen, sondern allen Dienstreisenden in Ihrem Unternehmen die Arbeit im Umgang mit Reisekosten.

Schon gewusst? Wenn Sie überlegen, in Zukunft auf eine smarte SaaS-Lösung zu setzen und für Ihre Reisekostenabrechnungen Circula zu nutzen, können Sie sich kostenlos und unverbindlich eine Produkt-Demo anschauen und unsere Reisekosten-Software entdecken.

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Platz 2: TravelPerk

Wie die Software auf dem ersten Platz ist TravelPerk als zweitbeste Software in unserer Auswahl auch für Firmen mit internationaler Belegschaft und Reisezielen im In- und Ausland ausgelegt. Anders als bei vielen anderen Reisekostenabrechnungs-Anwendungen können Sie Ihre Dienstreisen bei diesem Anbieter direkt über die Plattform buchen.

Funktionen

Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden beim Einsatz von TravelPerk die Möglichkeit bieten möchten, ihre Belege mit dem Smartphone einzureichen, müssen Sie eine zusätzliche App einbinden. Das ist ab der Premium-Version möglich. Die SaaS-Anwendung bedienen Sie direkt im Browser. Durch die integrierte Buchungs- und Bezahlfunktion stehen Ihnen unter anderem unterschiedliche Zahlungsmöglichkeiten wie Kreditkarte oder das Lastschriftverfahren zur Verfügung und Sie können die Karten Ihrer Mitarbeitenden mit von Ihnen festgelegten Beträgen aufladen.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Insgesamt gibt es vier Versionen der Anwendung – unbegrenzte Kostenstellen können Sie bei allen davon anlegen. Welche die richtige Variante für Sie sein könnte, hängt stark von der Größe Ihres Unternehmens und Ihren Wünschen im Hinblick auf die Flexibilität ab. Anders als bei allen anderen Apps, die wir hier aufgeführt haben, gibt es von TravelPerk auch eine kostenlose Einsteigervariante. Allerdings sollten Sie dennoch gut abwiegen, da Ihnen auch damit Kosten entstehen können, sollten Sie bestimmte Grenzen überschreiten. In diesem Fall empfiehlt sich dann möglicherweise die nächstgrößere Version.

• Starter-Version für 0 Euro/Monat: Bei der Starter-Version von TravelPerk zahlen Sie erst ab der sechsten Reise. Dann werden fünf Prozent pro Reise fällig, bei niedrigen Beträgen berechnet TravelPerk mindestens zwei Euro pro Reise, bei hohen Beträgen höchstens 30 Euro pro Reise.
• Premium-Version für 99 Euro/Monat + 3 Euro/Reise: Ab der Premium-Version zahlen Sie zusätzlich eine monatliche SaaS-Gebühr für die Nutzung der TravelPerk Reisekosten-Software. Für den höheren Preis können Sie das Travel Care Management von TravelPerk nutzen, zehn Richtlinien- und Freigabe-Workflows anlegen, unbegrenzt andere Anwendungen integrieren und gegen Aufpreis flexible Buchungsoptionen nutzen. Zudem stehen Ihnen Support-Mitarbeitende und Sparmöglichkeiten zur Verfügung. Ob sich diese lohnen, sollten Sie vor dem Erwerb der Software und vor der Planung von Dienstreisen möglichst genau durchrechnen.
• Pro-Version für 299 Euro/Monat + 3 Euro/Reise: Zusätzlich zu den Features der Premium-Version von TravelPerk können Sie bei der Pro-Version unbegrenzt viele Richtlinien- sowie Freigabe-Workflows anlegen. Ihnen stehen unbegrenzt viele Budgets zur Verfügung und Sie können sich individuelle Berichte und Erkenntnisse ausgeben lassen. Ab dieser Variante bietet Ihnen der Anbieter zudem die Erstellung individueller Integrationen an.
• Enterprise-Version: Auf Anfrage können Sie sich von TravelPerk ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Individual-Paket zusammenstellen lassen.
  
  

Datenschutz

Die Reisekosten-Software von TravelPerk ist GoBD-konform, das Rechenzentrum des Anbieters befindet sich in der EU.

Service und Support

Den Kundenservice können Sie bei TravelPerk auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Spanisch nutzen. Ihnen stehen zudem E-Books und Guides für Ihre Mitarbeitenden zur Verfügung.

Lesetipp: Lernen Sie jetzt fünf Gründe kennen, aus denen Unternehmen sich für eine Reisekosten-Software entscheiden und warum diese auch für Sie relevant sind.

Platz 3: Intertours

Die Reisekosten-Software von Intertours ist noch relativ neu auf dem Markt. Auch hier gibt es drei verschiedene Versionen, die je nach Unternehmensgröße sowie Anzahl der Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnungen passend sein können. Die Belege für ihre Reisekosten können die Mitarbeitenden unterwegs über eine mobile App einreichen und Papierbelege in diesem Schritt scannen. Anschließend beginnen Sie mit der Abrechnung.

Funktionen

Ob Sie die zusätzlichen Kundenservice-Optionen benötigen, sollten Sie sich vor Ihrer Entscheidung genau überlegen. Für die Fit-Version als zweite Stufe der Intertours Reisekosten-Software spricht zudem, dass Sie bestehende Integrationen nutzen und Ihre Reiserichtlinien anlegen können. Insgesamt kam uns das Angebot weniger transparent vor als die der anderen Anbieter. Ein Vorteil ist jedoch, dass Sie es sowohl mit Windows- als auch iOS-Betriebssystem nutzen können.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Die folgenden drei Versionen stellt Ihnen die Lösung von Intertours zur Verfügung:

• Go-Version für 7,90 Euro pro Nutzerprofil/Monat: Die Go-Version könnte vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen eine Option sein. Sie können damit alle Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen erfassen, die Kernfunktionen der Reisekosten-Lösung von Intertours nutzen und eigene Felder einfügen.
• Fit-Version für 9,90 Euro pro Nutzerprofil/Monat: Mit der Fit-Version erhalten Sie ein umfangreicheres Paket, mit dem Sie Genehmigungsprozesse nach Hierarchie oder Dimension anpassen und bestehende Integrationen, wie zum Beispiel zu DATEV, weiter nutzen. Erst ab dieser Stufe können Sie außerdem den Support in vollem Umfang nutzen. Intertours hat zudem einen obligatorischen, kostenpflichtigen Set-up-Service integriert.
• Independent-Version (Preis auf Anfrage): Die Independent-Version ist vor allem für Betriebe mit komplexen Anforderungen gedacht. Zusätzlich zu den Features der Fit-Version stehen Ihnen bei dieser Variante ein API-Zugriff sowie die Möglichkeit zum Single-Sign-On sowie eine HR-Sync-Funktion zur Verfügung.
  
  

Datenschutz

Die Reisekosten-Lösung von Intertours ist DSGVO- und GoBD-konform, die Daten werden laut Anbieter vor Ort in Deutschland gespeichert.

Service und Support

Ab der Fit-Version bietet Intertours E-Mail-Support sowie Zugang zu einem Online-Helpcenter und einen kostenpflichtigen Set-up-Service an. Der Kundenservice ist deutschsprachig.

Lesetipp: Erfahren Sie, welche Stolpersteine Ihnen bei der Reisekostenabrechnung mit Vorlagen begegnen können und wo die Tücken von Excel & Co. liegen.

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Platz 4: Rydoo

Auch von Rydoo gibt es drei unterschiedliche Versionen – von der Basis-Variante bis zur Enterprise-Option mit eigenem API-Zugang. Laut Rydoo können kleine, mittelständische und große Unternehmen die Kosten für ihre Geschäftsreisen mit dem Tool abrechnen. Für die Berechnung der Kilometerpauschalen nutzen Sie bei diesem Tool Google Maps.

Funktionen

Die Unterschiede zwischen den drei von Rydoo angebotenen Reisekosten-Software-Versionen sind im Gegensatz zu Apps von anderen Herstellern relativ stark. Je nach Größe Ihres Unternehmens sollten Sie daher genau abwägen, welche die richtige für Sie sein könnte. Die Möglichkeit, Abrechnungen für Reisen ins In- und Ausland zu erstellen, die automatische Kontierung sowie die Möglichkeit, Kilometerpauschalen zu berechnen, steht Ihnen bei jeder Variante zur Verfügung. Für die Schnittstelle zur Buchhaltung benötigen Sie die Pro-Version.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Die Preisgestaltung sieht bei Rydoo wie folgt aus:

• Basis-Version für 8,90 Euro pro Nutzerprofil/Monat: Mit der Basis-Version können Sie mit der Reisekostenabrechnung beginnen, sobald Ihre Mitarbeitenden, die sich auf Geschäftsreisen befinden, ihre Belege über die mobile App eingescannt haben. Die Software bietet Ihnen die Möglichkeit, die Abrechnung als Excel- oder PDF-Datei zu exportieren, Sie können Kilometerpauschalen berechnen und haben bei Spesenabrechnungen keine Begrenzungen.
• Pro-Version für 10 Euro pro Nutzerprofil/Monat: Die Pro-Version bietet Ihnen zusätzlich eine Online-Buchhaltungsintegration, die Berechnungsmöglichkeit für Tagesgelder und den Abgleich von Banktransaktionen. Auch Ihre firmeninternen Reiserichtlinien können Sie mit dieser Variante zentral bereitstellen.
• Enterprise-Version (Preis auf Anfrage): Wenn Sie die Enterprise-Version nutzen, haben Sie zusätzlich zu den Features der Pro-Version einen eigenen API-Zugang, können die SAML-Einzelanmeldung über SSO nutzen und haben Zugriff auf den Rydoo Insights-Bereich. Dabei handelt es sich um ein ergänzendes Analysemodul, das Ihnen helfen soll, Daten über Ihren Ausgabeprozess bereitzustellen.
  
  

Datenschutz

Genau wie alle von uns vorgestellten Reisekostenabrechnungs-Tools ist auch das von Rydoo sowohl DSGVO- als auch GoBD-konform. Als Sitz für das Rechenzentrum gibt der Hersteller die EU an.

Service und Support

Rydoo besitzt einen deutschsprachigen Kundenservice und Sie können Schulungen für Ihre Mitarbeitenden buchen.

Info: Lesen Sie jetzt, wie Vorgesetzte die Digitalisierung nutzen, um sich und ihren Mitarbeitenden den Arbeitsalltag zu erleichtern und welche Rolle Reisekosten-Software dabei spielt.

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Platz 5: Lexware

Die Reisekosten-Software von Lexware ist in unserem Ranking auf dem letzten Platz gelandet, da Sie ausschließlich über Windows damit arbeiten können. Ist diese Voraussetzung erfüllt, bietet sie jedoch eine kostengünstige Einstiegslösung. Gefallen hat uns hier besonders das integrierte Fahrtenbuch sowie die Schnittstelle zur Buchhaltung. Das Tool eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen. Eine mobile App gibt es leider bis dato nicht.

Funktionen

Mit Lexware können Sie die Kosten für drei bis 500 Reisende abrechnen – fürs In- und Ausland. Die Web-Anwendung myCenter können Sie und Ihre Mitarbeitenden über den Browser bedienen.

Die Dateneingabe erfolgt automatisiert. Auch die Vorsteuer- sowie Kilometersatzberechnung laufen automatisch. Mithilfe der Druckfunktion können Sie nach der Bearbeitung eine Belegsammelmappe ausdrucken. Da die Reisekosten-Software von Lexware für Windows-Nutzende konzipiert ist, gibt es eine Anbindung der Terminverwaltung von Microsoft® Outlook.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Von Lexware gibt es drei Versionen für einen bis drei Arbeitsplätze:

• Basis-Version für 8,90 Euro/Monat: Mit dieser Version können Sie die Reisekosten für bis zu drei Mitarbeitende abrechnen. Sie erhalten drei Freilizenzen für Lexware myCenter, in dem diese auf ihre Daten zugreifen können. Sie können die Fahrtkosten für Reisen ins In- und Ausland berechnen und Ihnen steht ein integriertes Fahrtenbuch zur Verfügung.
• Plus-Version für 20,90 Euro/Monat: Zusätzlich zum Umfang der Basis-Version können Sie mit dem Plus-Paket von Lexware die Reisekosten für bis zu 100 Dienstreisende berechnen und mehrere Firmen verwalten. Auch hier stehen Ihnen drei Lizenzen zur Verfügung. Sollten Sie mehr benötigen, fallen dafür weitere Kosten an.
• Pro-Version für 46,90/Monat: Mit der Pro-Version von Lexware können bis zu drei Personen die Reisekosten für bis zu 300 Dienstreisende abrechnen. Für Lexware myCenter erhalten Sie fünf Freilizenzen. Zudem stehen Ihnen bei dieser Ausführung auch die Verwaltung von Projektgruppen sowie die Aufteilung nach Kostenstellen zur Verfügung.
  
  

Datenschutz

Die Reisekosten-Software von Lexware ist sowohl GoBD- als auch DSGVO-konform, das Rechenzentrum befindet sich in Irland. Bei einer Betriebsprüfung können Sie dem Finanzamt gemäß § 147 AO Datenzugriff sowie die Möglichkeit für den Datenexport geben.

Service und Support

Bei Lexware steht Ihnen ein deutschsprachiger Kundenservice zur Verfügung. Ein Schritt-für-Schritt-Assistent soll Ihnen den Programmeinstieg erleichtern. Sollte das nicht ausreichen, können Sie und Ihre Mitarbeitenden Online-Schulungen buchen.

Lesetipp: Erfahren Sie jetzt, warum Start-ups auf jeden Fall auf eine Reisekosten-Software setzen sollten.

Fazit: Datenschutz schließt Flexibilität nicht aus

Wenn Sie auf eine moderne Reisekosten-Software nicht mehr verzichten möchten, sollten Sie sich Zeit nehmen, die Angebote der verschiedenen Anbieter zu vergleichen. Dabei sollten Sie vor allem auf Aspekte wie die Anzahl Ihrer Mitarbeitenden, die Häufigkeit, in der diese auf Geschäftsreisen gehen, die Struktur Ihres Unternehmens sowie die Anbindungsmöglichkeiten und den Wunsch Ihrer Teams nach Flexibilität und Agilität achten.

Besonders wichtig ist auch das Thema Datenschutz. Achten Sie dabei darauf, sich für eine Lösung zu entscheiden, die Ihnen die Sicherheit der Konformität mit DSGVO und GoBD bietet, und prüfen Sie, wo der Anbieter seine Daten speichert. Sollten Sie sich in einem der Punkte nicht sicher sein, empfehlen wir Ihnen, sich persönlich beraten zu lassen.

Kostenlose Testversionen und Vergleichsseiten wie diese können ein wertvolles Tool bei der Wahl der perfekten Reisekostenabrechnungs-Software für Sie und Ihr Unternehmen sein. Haben Sie sich für ein Produkt entschieden, steht der zeitsparenden und flexiblen Bearbeitung von Reisekosten und Mitarbeiterauslagen nichts mehr im Wege.

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Hinweis: Alle Angaben sind ohne Gewähr. Wir haben sie im April 2023 recherchiert. Bei Hinweisen auf Fehler korrigieren wir diese gerne.