Anna Lischke
Bei Reisekostenabrechnungen gehört die Zukunft modernen SaaS-Lösungen. Lernen Sie die Top 5 kennen!
Anna Lischke
Lyonel Krolle-Reinhardt
Anna LischkeWenn Sie den Überblick über alle Reisekosten Ihrer Mitarbeitenden behalten und dabei wertvolle Zeit fürs Wesentliche sparen möchten, empfiehlt sich der Einsatz einer Reisekosten-Software. Das Angebot an derartigen Apps auf dem Markt wächst permanent. Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, haben wir die Funktionen sowie Vor- und Nachteile von fünf Reisekostenabrechnungs-Tools für Sie verglichen.
Unseren Fokus haben wir bei der Wahl der Apps vor allem auf die DSGVO- und GoBD-Konformität gelegt. Damit Sie sich in Sachen Datenschutz keine Gedanken machen müssen, entsprechen alle fünf der von uns vorgestellten Apps diesen Anforderungen. Für alle Programme können Sie zudem eine anfordern.
Für den Vergleich der Reisekostenabrechnungs-Software haben wir vor allem den Funktionsumfang, das Preis-Leistungs-Verhältnis, den Support sowie die Anwendungsbereiche und Möglichkeiten für Schnittstellen genau betrachtet. Daraus ergibt sich nun unser Ranking mit den fünf besten Reisekosten-Softwarelösungen für Unternehmen.
Die Reisekosten-Software von Lexware ist in unserem Ranking auf dem letzten Platz gelandet, da Sie ausschließlich über Windows damit arbeiten können. Ist diese Voraussetzung erfüllt, bietet sie jedoch eine kostengünstige Einstiegslösung. Gefallen hat uns hier besonders das integrierte Fahrtenbuch sowie die Schnittstelle zur Buchhaltung. Das Tool eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen. Eine mobile App gibt es leider bis dato nicht.
Mit Lexware können Sie die Kosten für drei bis 500 Reisende abrechnen – fürs In- und Ausland. Die Web-Anwendung myCenter können Sie und Ihre Mitarbeitenden über den Browser bedienen.
Die Dateneingabe erfolgt automatisiert. Auch die Vorsteuer- sowie Kilometersatzberechnung laufen automatisch. Mithilfe der Druckfunktion können Sie nach der Bearbeitung eine Belegsammelmappe ausdrucken. Da die Reisekosten-Software von Lexware für Windows-Nutzende konzipiert ist, gibt es eine Anbindung der Terminverwaltung von Microsoft® Outlook.
Von Lexware gibt es drei Versionen für einen bis drei Arbeitsplätze:
Die Reisekosten-Software von Lexware ist sowohl GoBD- als auch DSGVO-konform, das Rechenzentrum befindet sich in Irland. Bei einer Betriebsprüfung können Sie dem Finanzamt gemäß § 147 AO Datenzugriff sowie die Möglichkeit für den Datenexport geben.
Bei Lexware steht Ihnen ein deutschsprachiger Kundenservice zur Verfügung. Ein Schritt-für-Schritt-Assistent soll Ihnen den Programmeinstieg erleichtern. Sollte das nicht ausreichen, können Sie und Ihre Mitarbeitenden Online-Schulungen buchen.
Lesetipp: Erfahren Sie jetzt, warum .
Auch von Rydoo gibt es drei unterschiedliche Versionen – von der Basis-Variante bis zur Enterprise-Option mit eigenem API-Zugang. Laut Rydoo können kleine, mittelständische und große Unternehmen die Kosten für ihre Geschäftsreisen mit dem Tool abrechnen. Für die Berechnung der Kilometerpauschalen nutzen Sie bei diesem Tool Google Maps.
Die Unterschiede zwischen den drei von Rydoo angebotenen Reisekosten-Software-Versionen sind im Gegensatz zu Apps von anderen Herstellern relativ stark. Je nach Größe Ihres Unternehmens sollten Sie daher genau abwägen, welche die richtige für Sie sein könnte. Die Möglichkeit, Abrechnungen für Reisen ins In- und Ausland zu erstellen, die automatische Kontierung sowie die Möglichkeit, Kilometerpauschalen zu berechnen, steht Ihnen bei jeder Variante zur Verfügung. Für die Schnittstelle zur Buchhaltung benötigen Sie die Pro-Version.
Die Preisgestaltung sieht bei Rydoo wie folgt aus:
Genau wie alle von uns vorgestellten Reisekostenabrechnungs-Tools ist auch das von Rydoo sowohl DSGVO- als auch GoBD-konform. Als Sitz für das Rechenzentrum gibt der Hersteller die EU an.
Rydoo besitzt einen deutschsprachigen Kundenservice und Sie können Schulungen für Ihre Mitarbeitenden buchen.
Info: Lesen Sie jetzt, wie Vorgesetzte die Digitalisierung nutzen, um sich und ihren Mitarbeitenden den Arbeitsalltag zu erleichtern und .
Die Reisekosten-Software von Intertours ist noch relativ neu auf dem Markt. Auch hier gibt es drei verschiedene Versionen, die je nach Unternehmensgröße sowie Anzahl der Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnungen passend sein können. Die Belege für ihre Reisekosten können die Mitarbeitenden unterwegs über eine mobile App einreichen und Papierbelege in diesem Schritt scannen. Anschließend beginnen Sie mit der Abrechnung.
Ob Sie die zusätzlichen Kundenservice-Optionen benötigen, sollten Sie sich vor Ihrer Entscheidung genau überlegen. Für die Fit-Version als zweite Stufe der Intertours Reisekosten-Software spricht zudem, dass Sie bestehende Integrationen nutzen und Ihre Reiserichtlinien anlegen können. Insgesamt kam uns das Angebot weniger transparent vor als die der anderen Anbieter. Ein Vorteil ist jedoch, dass Sie es sowohl mit Windows- als auch iOS-Betriebssystem nutzen können.
Die folgenden drei Versionen stellt Ihnen die Lösung von Intertours zur Verfügung:
Die Reisekosten-Lösung von Intertours ist DSGVO- und GoBD-konform, die Daten werden laut Anbieter vor Ort in Deutschland gespeichert.
Ab der Fit-Version bietet Intertours E-Mail-Support sowie Zugang zu einem Online-Helpcenter und einen kostenpflichtigen Set-up-Service an. Der Kundenservice ist deutschsprachig.
Lesetipp: Erfahren Sie, welche Stolpersteine Ihnen bei der Reisekostenabrechnung mit Vorlagen begegnen können und .
Wie die Software auf dem ersten Platz ist TravelPerk als zweitbeste Software in unserer Auswahl auch für Firmen mit internationaler Belegschaft und Reisezielen im In- und Ausland ausgelegt. Anders als bei vielen anderen Reisekostenabrechnungs-Anwendungen können Sie Ihre Dienstreisen bei diesem Anbieter direkt über die Plattform buchen.
Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden beim Einsatz von TravelPerk die Möglichkeit bieten möchten, ihre Belege mit dem Smartphone einzureichen, müssen Sie eine zusätzliche App einbinden. Das ist ab der Premium-Version möglich. Die SaaS-Anwendung bedienen Sie direkt im Browser. Durch die integrierte Buchungs- und Bezahlfunktion stehen Ihnen unter anderem unterschiedliche Zahlungsmöglichkeiten wie Kreditkarte oder das Lastschriftverfahren zur Verfügung und Sie können die Karten Ihrer Mitarbeitenden mit von Ihnen festgelegten Beträgen aufladen.
Insgesamt gibt es vier Versionen der Anwendung – unbegrenzte Kostenstellen können Sie bei allen davon anlegen. Welche die richtige Variante für Sie sein könnte, hängt stark von der Größe Ihres Unternehmens und Ihren Wünschen im Hinblick auf die Flexibilität ab. Anders als bei allen anderen Apps, die wir hier aufgeführt haben, gibt es von TravelPerk auch eine kostenlose Einsteigervariante. Allerdings sollten Sie dennoch gut abwiegen, da Ihnen auch damit Kosten entstehen können, sollten Sie bestimmte Grenzen überschreiten. In diesem Fall empfiehlt sich dann möglicherweise die nächstgrößere Version.
Die Reisekosten-Software von TravelPerk ist GoBD-konform, das Rechenzentrum des Anbieters befindet sich in der EU.
Den Kundenservice können Sie bei TravelPerk auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Spanisch nutzen. Ihnen stehen zudem E-Books und Guides für Ihre Mitarbeitenden zur Verfügung.
Lesetipp: Lernen Sie jetzt kennen, aus denen Unternehmen sich für eine Reisekosten-Software entscheiden und warum diese auch für Sie relevant sind.
Bei der Entwicklung von ging es uns darum, eine intuitive und zeitgemäße Lösung für die Abrechnung von Reisekosten und Mitarbeiterauslagen zu schaffen – ohne Einschränkungen und mit maximaler Mobilität. Unsere Reisekosten-Software haben wir ganz bewusst für Unternehmen aller Größen gestaltet – vom kleinen Start-up bis zum Großbetrieb und vom mittelständischen Unternehmen bis zum DAX-Konzern. Wir wollen Ihnen dabei helfen, alle wichtigen Details zu erfassen und jederzeit einen Überblick über alle Reisekosten in Ihrem Unternehmen zu behalten.
Mit Circula stehen Ihnen bereits ab der Basic-Version alle steuerlichen Updates permanent zur Verfügung. Auch die Anzahl der Mitarbeitenden spielt bei der Arbeit mit unserer Reisekosten-Software keine Rolle. Mit der mobilen Smartphone-App für iOS und Android können Ihre Mitarbeitenden Ihre Belege direkt im Anschluss an eine Transaktion an Sie übermitteln und Sie können mit der Abrechnung beginnen.
Durch die automatisierten Prozesse und die gute Bedienbarkeit sparen Sie dabei wertvolle Zeit. Mit der Möglichkeit, Kilometerpauschalen zu ermitteln sowie der automatischen Berechnung der Vorsteuer und Erfassung von Übernachtungs- und Tagespauschalen brauchen Sie keine zusätzliche Software für diese Aufgaben anzubinden.
Circula bietet Ihnen die folgenden drei Pakete an:
Unsere Reisekosten-Software ist selbstverständlich DSGVO- und GoBD-konform. Unser Rechenzentrum befindet sich genau wie unsere Firmenzentrale in Deutschland.
Neben einer bieten wir Ihnen bei Circula auch die Möglichkeit an, Sie in einem Call durch unsere Reisekosten-Software zu führen. Den Termin für Ihr Gespräch mit uns können Sie .
Das Support-Angebot bei Circula ist vielfältig. Neben einem Kundenservice auf Deutsch, Englisch, Niederländisch und Spanisch bieten wir Ihnen Video-Tutorials, einen Blog sowie ein umfangreiches Online-Helpcenter an. Fragen beantworten wir zudem gerne jederzeit über unseren Live-Chat oder per E-Mail.
Circula bleibt für uns die erste Wahl, wenn es um die Bearbeitung von Mitarbeiterauslagen und Reisekosten geht. Mit unserer Reisekosten-Software können Sie alle Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden abrechnen – von Pauschalbeträgen über Barauslagen bis zu Fahrtkosten. Mit der preisgekrönten Anwendung automatisieren Sie Ihre Reisekostenabrechnungen und Auslagenerstattungen ganz einfach. Die smarte App für Ihre Mitarbeitenden ist ein praktisches Highlight. Sie erleichtert nicht nur Ihnen, sondern allen Dienstreisenden in Ihrem Unternehmen die Arbeit im Umgang mit Reisekosten.
Schon gewusst? Wenn Sie überlegen, in Zukunft auf eine smarte SaaS-Lösung zu setzen und für Ihre Reisekostenabrechnungen Circula zu nutzen, können Sie sich und unsere Reisekosten-Software entdecken.
Wenn Sie auf eine moderne Reisekosten-Software nicht mehr verzichten möchten, sollten Sie sich Zeit nehmen, die Angebote der verschiedenen Anbieter zu vergleichen. Dabei sollten Sie vor allem auf Aspekte wie die Anzahl Ihrer Mitarbeitenden, die Häufigkeit, in der diese auf Geschäftsreisen gehen, die Struktur Ihres Unternehmens sowie die Anbindungsmöglichkeiten und den Wunsch Ihrer Teams nach Flexibilität und Agilität achten.
Besonders wichtig ist auch das Thema Datenschutz. Achten Sie dabei darauf, sich für eine Lösung zu entscheiden, die Ihnen die Sicherheit der Konformität mit DSGVO und GoBD bietet, und prüfen Sie, wo der Anbieter seine Daten speichert. Sollten Sie sich in einem der Punkte nicht sicher sein, empfehlen wir Ihnen, sich persönlich beraten zu lassen.
Kostenlose Testversionen und Vergleichsseiten wie diese können ein wertvolles Tool bei der Wahl der perfekten Reisekostenabrechnungs-Software für Sie und Ihr Unternehmen sein. Haben Sie sich für ein Produkt entschieden, steht der zeitsparenden und flexiblen Bearbeitung von Reisekosten und Mitarbeiterauslagen nichts mehr im Wege.
Wenn Sie eine Reisekosten-Software gefunden haben, die zu Ihren Anforderungen passt, steht der Umstellung nichts mehr im Wege. Insofern Sie alle Daten angeben, können Sie diese auch innerhalb eines laufenden Steuerjahres durchführen. Abrechnungen, die Sie bereits abgeschlossen haben, brauchen Sie dabei nicht in der Software anzulegen.
Ist die Reisekosten-Software, für die Sie sich entschieden haben, mit einer Scanfunktion ausgestattet und sammeln Sie auch Ihre digitalen Belege direkt mit der Anwendung, brauchen Sie keine haptischen Belege mehr aufzuheben. Sobald Ihre Mitarbeitenden einen Beleg gescannt oder hochgeladen haben, ist er im System erfasst.
Da Reisekosten-Software wie die von Circula Ihnen dabei hilft, Ihre Ausgaben für Dienstreisen zu optimieren, können Sie damit in Zukunft Kosten sparen. Sie haben immer Zugriff auf alle verfügbaren Pauschalen und behalten stets den Überblick über alle Ausgaben.
Wenn Sie Ihre Zeit lieber mit strategischen Aufgaben verbringen möchten als mit der Abrechnung von Reisekosten, sind Sie mit einer Reisekosten-Software auf jeden Fall hervorragend beraten. Sie berechnen Ihre Auslagenerstattungen und Abrechnungen damit innerhalb weniger Minuten. Bei modernen Reisekosten-Tools erfolgen zudem ab der Einreichung der Belege alle Prozesse automatisiert. Sie verringern Ihren Arbeitsaufwand also auf ein Minimum – mit Circula sogar um bis zu 80 Prozent!
Hinweis: Alle Angaben sind ohne Gewähr. Wir haben sie im April 2023 recherchiert. Bei Hinweisen auf Fehler korrigieren wir diese gerne.
