Buchhaltung Geschäftsreisen02. Mai 2022

Fünf Gründe, warum Unternehmer Reisekosten-Software anschaffen

Alexandre Kantjas

Chefs nutzen die Digitalisierung, um sich und ihren Mitarbeitenden das Leben leichter zu machen - mittels App für Reisekostenabrechnungen.

Zukunftsorientierte Chefs nutzen die Digitalisierung, um sich und ihren Mitarbeitern das Leben leichter zu machen. Dazu gehört zweifelsfrei auch eine Online-App für die Reisekostenabrechnung.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen fünf gute Gründe für eine zeitgemäße Reisekosten-App vor:

Lesen Sie in den folgenden Abschnitten unsere Überlegungen zu jedem dieser Aspekte nach.

Kostensenkung

Was haben Stundenverrechnungssätze Ihrer Mitarbeiter mit Reisekosten-Software zu tun? Mehr als Sie denken.

Wozu heuern Sie teure Fachkräfte an? Damit diese produktiv sind. Sie sollen ihr Geld einspielen und logischerweise noch einiges obendrauf. Je mehr Arbeitszeit sie produktiv nutzen können, umso höher der Gewinn für Ihr Unternehmen.

Doch bei allem Leistungs- und Ertragsdruck investieren Mitarbeiter auch heute noch im Schnitt ein Drittel ihrer Arbeitszeit für administrative Arbeiten – die im Zeitalter der Digitalisierung ebenso gut oder besser von Kollege Computer erledigt werden können. Ein nicht unerheblicher Teil dieser Arbeitszeit wird für Reisekostenabrechnungen eingesetzt.

Angenommen, ein Außendienstmitarbeiter verdient 45.000 Euro im Jahr. Plus 20 Prozent Personalnebenkosten sind das 54.000. Bezogen auf 200 Arbeitstage jährlich macht das einen Tagessatz von 270 Euro. Nehmen wir weiter an, Ihr Mann macht 15 Kundenbesuche pro Monat und braucht eine halbe Stunde pro Dienstreise, um seine Reisekosten abzurechnen. Macht pro Monat knapp einen Arbeitstag verlorene Zeit, oder rund 270 Euro verlorenes Geld und verlorene Produktivität. Denn schließlich würde der Außendienstler ja Umsatz generieren, wenn er nicht am Schreibtisch mit Quittungen und Excel-Listen kämpfen müsste.

Eine gute Reisekosten-App erspart bis zu 80 Prozent des Zeitaufwands – . Teuer? Wir meinen, das ist nicht der Fall.

Kostenkontrolle

Natürlich, Kosten kann man auch in Excel-Tabellen berechnen. Manche Travel Manager haben viel Mühe und Herzblut in ausgefeilte Auswertungen investiert, mit Balkendiagrammen, Ampelfunktionen und hervorragenden Reportings.

Diese liegen dann auf dem Tisch, wenn alle Reisen abgerechnet sind. Oft ist das erst nach Wochen der Fall. Und selbst dann ist die Bedienung von Excel eine Wissenschaft für sich.

Eine Reisekostenabrechnungs-Software ermöglicht Ihnen und Ihren Mitarbeitern, Spesen in Sekundenschnelle nebenbei zu erfassen. Online und per Handy-App sind selbst Auslandsreisen rasch im System. Sie als Geschäftsführer können Auswertungen in Echtzeit abfragen – ohne Excel-Wissenschaft und auch von unterwegs.

Schneller und einfacher

In drei einfachen Schritten können Sie oder Ihre Abteilungsleiter in Zukunft Reisekosten einreichen, Dienstreise-Anträge prüfen und genehmigen und Reports abrufen.

Dienstreise-Anträge landen unmittelbar nach der Antragstellung beim zuständigen Genehmiger im E-Mail-Postfach. Da der Genehmiger – im Zweifelsfall Sie selbst – alle Informationen aus der App abrufen kann, ist die Prüfung und Genehmigung eine Sache von zwei Minuten. Und Ihr Mitarbeiter freut sich über Ihre schnelle Antwort.

Mitarbeiterbindung

Fachkräfte sind begehrt und rar. Unternehmen stehen im Wettbewerb um die besten Talente. Damit Ihre Leistungsträger auch langfristig bei Ihnen bleiben, sollten sie mit dem Besten ausgestattet werden, was der Software-Markt zu bieten hat.

Damit haben Sie gegenüber der Konkurrenz die Nase vorn – denn Studien haben gezeigt, dass Fachkräfte häufig veraltete oder unpraktische Software bei ihren Arbeitgebern kritisieren.

Neues Arbeiten ist mobil und agil. Mobile First-Lösungen kommen den Young Professionals entgegen. Millennials sind es gewöhnt, Dinge von unterwegs mit dem Smartphone zu erledigen. Sie sind sehr offen für alle digitalen Helfer, die das Leben angenehmer machen. Besonders, wenn sie dazu führen, dass ihre Auslagen schneller erstattet werden.

Eine Software, die der Reisekostenabrechnung ihren Schrecken nimmt, ist ein guter Schritt hin zu einer besseren Mitarbeiterbindung. Fachkräfte wissen es zu schätzen, wenn sich ihr Manager nicht nur mit guten Worten, sondern mit konkreten Arbeitserleichterungen um sie bemüht.

Rechtssicherheit

Kennen Sie die GoBD? GoBD steht für .

Diese Vorgaben gelten für alle steuerrelevanten Daten und Prozesse, also auch für Reisekostenabrechnungen. Auf die Einzelheiten sind wir in unserem Artikel „Online-Reisekostenabrechnung und GoBD“ eingegangen. Daher hier nur holzschnittartig: Spesenbelege müssen zeitnah erfasst und revisionssicher archiviert werden. Abrechnungen müssen nachvollziehbar, manipulationssicher und authentisch sein.

Das Excel-Format gilt ausdrücklich nicht als fälschungssicher, weil es nachträglich bearbeitbar ist. Damit bewegen sich Excel-Unterlagen rechtlich auf gefährlichem Terrain. Darüber hinaus verlangen die GoBD, dass Prozesse und Verfahren dokumentiert und eingehalten werden. Ansonsten kann es bei einer Betriebsprüfung Ärger geben.

Beides, sowohl der GoBD-konforme Umgang mit Belegen und Abrechnungen als auch die Verfahrensdokumentation, wird durch eine professionelle Reisekostenabrechnungs-App gewährleistet.

Zukunftssicherheit

Um Ihr Unternehmen sicher durch die verschiedenen Phasen der Digitalisierung zu steuern, sind vier Aspekte hilfreich:

Optimierung und Standardisierung von Prozessen

Es gibt immer nur einen besten Weg, etwas zu tun. Finden Sie ihn heraus und schreiben Sie ihn fest. Dann bilden Sie Ihre “Best Practice” auf eine Software ab.

Spezialsoftware enthält bereits die Best Practices der Branche. Eine Reisekosten-Software zeichnet den besten Weg für eine schnelle, einfache und rechtssichere Spesenabrechnung vor, ohne Sie einzuengen. Besondere Anforderungen Ihres Unternehmens lassen sich schnell konfigurieren – immer auf der soliden Basis der Best Practice.

Automatisierung

Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von lästigen und unproduktiven Routinetätigkeiten. Viele Aufgaben sind derart standardisiert, dass sie von Kollege Computer schneller, besser und billiger erledigt werden können. Zum Beispiel die Zusammenstellung digitaler Belege in einer Spesenabrechnung, die Berechnung von Salden und Erstattungen und die Übergabe vorkontierter Abrechnungen an die Finanzbuchhaltung.

Vernetzung

Digitalisierung bringt Ihnen den größten Mehrwert, wenn sich digitale Prozesse bruchlos durch das gesamte Unternehmen ziehen. Dann können Sie nicht mehr nur Teilprozesse automatisieren, sondern Hauptprozesse.

Aus diesem Grund sollte auch die Reisekosten-App keine Insel sein. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung mit Ihrer Finanzbuchhaltung kommuniziert. Über eine Schnittstelle lassen sich die Finanzanwendungen dann derart integrieren, dass ein einheitliches Belegwesen, durchgängige Auswertungen und eine konsistente Datenbasis entstehen.

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