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Die Ausgangssituation: Wachstum, das Excel an seine Grenzen bringt
Als Torsten Blaschke 2018 als CFO zu Doctari kam, war das Unternehmen noch familiengeführt und die Reisekostenabrechnung lief über Excel.
Was zunächst praktikabel wirkte, wurde mit wachsender Belegschaft zur echten Belastung: Gesetzesänderungen ließen sich kaum manuell nachverfolgen, die administrative Last stieg mit jeder neuen Mitarbeiterin und jedem neuen Mitarbeiter weiter an.
"Eine Nightmare" - so beschreibt Torsten Blaschke den Zustand, bevor Circula eingeführt wurde.
Die zentralen Schmerzpunkte:
- Excel-basierte Abrechnungen: fehleranfallig, skalierungsunfahig, nicht konform
- Maximal 5 Kreditkarten im Umlauf: mehr Belege hätten das System überfordert
- Eine Vorgängerlösung brachte zwar Digitalisierung, enttäuschter aber bei der administrativen Buchhaltung
- Manueller DATEV-Upload mit aufwändigen Nachkorrekturen von Buchungstexten und Kreditoren
- VMA-Berechnungen wurden manuell vorgenommen - mit Fehlern und Inkonsistenzen
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Die Lösung: Zwei Anforderungen, eine Plattform
Gefragt war eine Plattform, die zwei Seiten gleichzeitig stark bedient: die Mitarbeitenden mit einer intuitiven Smartphone-App und die Buchhaltung mit einer tiefen, fehlerfreien Systemintegration. Circula – implementiert mit Unterstützung des Partners Finclair – war die einzige Lösung, die beide Seiten überzeugend löste.
Native Steuerlogik: Automatische VMA-Berechnung
Tagespauschalen werden auf Basis von Reisestart, -ende und Ort automatisch berechnet, inklusive Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten. Kein manueller Schritt, keine Fehler, einheitliche Erstattungen für alle Mitarbeitenden.
Tiefe Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central
Die Schnittstelle überträgt Buchungstexte, Kreditoren und Steuerkennzeichen 1:1 ins Buchhaltungssystem - ohne manuelle Nacharbeit. Entwickelt gemeinsam mit Circula und dem Partner FinClair.
Firmenkreditkarten mit automatischer Synchronisation
40 Kreditkarten inkl. digitaler Karten sind jetzt in Circula eingebunden. Transaktionen landen automatisch im System – das frühere Belegchaos mit maximal 5 Karten ist Geschichte.
KI-gestützte Belegerkennung
Beim Hochladen eines Belegs werden Felder automatisch vorausgefüllt. Mitarbeitende müssen nur noch individuelle Details wie Kostenstelle oder Reisegrund ergänzen, den Rest erledigt Circula.
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Die Ergebnisse: Von manuell zu automatisiert - auf allen Ebenen
<table>
<thead>
<tr>
<th>Vorher</th>
<th>Mit Circula</th>
</tr>
</thead>
<tbody>
<tr>
<td>Excel-Abrechnungen, manuell gepflegt und fehleranfällig</td>
<td>App-basierte Einreichung per Smartphone in Sekunden</td>
</tr>
<tr>
<td>Max. 5 Kreditkarten wegen Belegchaos</td>
<td>40 Firmenkreditkarten inkl. digitaler Karten, automatisch synchronisiert</td>
</tr>
<tr>
<td>Manuelle VMA-Berechnung, fehleranfällig und uneinheitlich</td>
<td>Automatische VMA-Berechnung auf Basis von Reisestart, -ende und Ort</td>
</tr>
<tr>
<td>Buchungstext und Kreditoren mussten manuell angepasst werden</td>
<td>Daten kommen 1:1 aus Circula in Business Central - kein manueller Schritt</td>
</tr>
<tr>
<td>Vorherige Lösung: Digital, aber buchhalterisch unzureichend</td>
<td>End-to-end automatisiert: von Einreichung bis DATEV-Export</td>
</tr>
</tbody>
</table>
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