Die Ausgangssituation
Wachstum, das Excel an seine Grenzen bringt
Als Torsten Blaschke 2018 als CFO zu Doctari kam, war das Unternehmen noch familiengeführt und die Reisekostenabrechnung lief über Excel.
Was zunächst praktikabel wirkte, wurde mit wachsender Belegschaft zur echten Belastung: Gesetzesänderungen ließen sich kaum manuell nachverfolgen, die administrative Last stieg mit jeder neuen Mitarbeiterin und jedem neuen Mitarbeiter weiter an.
Die zentralen Schmerzpunkte:
- Excel-basierte Abrechnungen: fehleranfallig, skalierungsunfahig, nicht konform
- Maximal 5 Kreditkarten im Umlauf: mehr Belege hätten das System überfordert
- Eine Vorgängerlösung brachte zwar Digitalisierung, enttäuschter aber bei der administrativen Buchhaltung
- Manueller Upload mit aufwändigen Nachkorrekturen von Buchungstexten und Kreditoren
- VMA-Berechnungen wurden manuell vorgenommen - mit Fehlern und Inkonsistenzen
Mit der Gesetzeslage und der Administration Schritt zu halten, war ein Albtraum. Die war einfach nicht mehr händelbar, umso mehr Leute wir bekommen haben.
Torsten Blaschke CFO, Doctari Group
Die Lösung
Zwei Anforderungen, eine Plattform
Gefragt war eine Plattform, die zwei Seiten gleichzeitig stark bedient: die Mitarbeitenden mit einer intuitiven Smartphone-App und die Buchhaltung mit einer tiefen, fehlerfreien Systemintegration.
Circula – implementiert mit Unterstützung des Partners Finclair – war die einzige Lösung, die beide Seiten überzeugend löste.
- Native Steuerlogik: Automatische VMA-Berechnung: Tagespauschalen werden auf Basis von Reisestart, -ende und Ort automatisch berechnet, inklusive Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten. Kein manueller Schritt, keine Fehler, einheitliche Erstattungen für alle Mitarbeitenden.
- Tiefe Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central: Die Schnittstelle überträgt Buchungstexte, Kreditoren und Steuerkennzeichen 1:1 ins Buchhaltungssystem - ohne manuelle Nacharbeit. Entwickelt gemeinsam mit Circula und dem Partner FinClair.
- Firmenkreditkarten mit automatischer Synchronisation: 40 Kreditkarten inkl. digitaler Karten sind jetzt in Circula eingebunden. Transaktionen landen automatisch im System – das frühere Belegchaos mit maximal 5 Karten ist Geschichte.
- KI-gestützte Belegerkennung: Beim Hochladen eines Belegs werden Felder automatisch vorausgefüllt. Mitarbeitende müssen nur noch individuelle Details wie Kostenstelle oder Reisegrund ergänzen – den Rest erledigt Circula.
“Wir hatten zwischenzeitlich auch eine andere Lösung, bevor wir Circula kennengelernt haben. Da war der Teil der digitalen Lösung okay, aber der administrative Teil der Buchhaltung war ganz schlecht gelöst. Aus diesem Grund haben wir uns dann dringend umgeschaut nach jemandem, der diese beiden Seiten gut bedienen kann.”
Torsten Blaschke, CFO, Doctari Group
Das Ergebnis
Von manuell zu automatisiert - auf allen Ebenen
Wenige Monate nach Einführung von Circula zeigten sich messbare Veränderungen, sowohl für die Mitarbeitenden im Feld als auch für das Buchhaltungsteam von Cathrin Pols.
Warum Circula
Was den Unterschied macht
- Native Steuerlogik - nicht nachgerüstet: VMA-Berechnung, Dreimonatsregel und GoBD-Konformität sind architektonisch eingebaut - kein globales Tool, das für Deutschland angepasst wurde
- Flexible Systemintegration: Individuelle Schnittstellen auf Kundenbedarf - wie die massgeschneiderte Business Central-Integration für Doctari.
- 54 % no-touch verarbeitet: Bereits bei Einreichung sind 54 % aller Ausgaben exportbereit - kein manueller Eingriff der Buchhaltung nötig.
- Einfache Handhabung: Für alle Mitarbeiter:innen ist Circula ohne Schulungsaufwand direkt einsetzbar und intuitiv nutzbar
"Für die Buchhaltung ist ein absoluter Vorteil, dass wir jetzt einen automatisierten End-to-end-Prozess haben. Die Fehleranfälligkeit hat sich deutlich reduziert –- und die Zeitersparnis bei der Verbuchung der Reisekosten ist absolut spürbar."
Cathrin Pols, Teamlead Controlling, Doctari Group
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