Spesen & Auslagen im Bahnbetrieb – endlich korrekt, endlich automatisch.

Ihre Mitarbeitenden sind auf Strecken, Baustellen und Einsatzorten unterwegs. Die Belege kommen per WhatsApp, E-Mail, auf Papier oder gar nicht. Die Buchhaltung rechnet am Monatsende alles manuell nach: Verpflegungspauschalen, Auslösungsstufen, Mahlzeitenkürzungen, Drei-Monats-Fristen.

Warum dieses Webinar jetzt relevant ist

Viele Unternehmen im Bahnbetrieb haben ihre Finanzprozesse in den letzten Jahren schrittweise digitalisiert. Trotzdem laufen Auslagen und Spesen noch erstaunlich oft über Excel, E-Mail-Anhänge und manuelle Nachberechnungen am Monatsende.

Das Problem daran: Diese Prozesse wirken vertraut, sind aber teuer.

1. Außendienstler ohne skalierbare Lösung. Ein Prozess, der nur am Schreibtisch funktioniert, funktioniert im Bahnbetrieb nicht. Dezentrale Teams brauchen eine mobile, compliance-konforme Lösung, direkt vom Einsatzort.
2. Komplexe Abrechnungslogik lässt sich nicht sicher in Excel abbilden. BMTV-Auslösungen, Verpflegungspauschalen, Mahlzeitenkürzungen, Drei-Monats-Frist: Wer das manuell berechnet, produziert systematisch Fehler und bemerkt sie oft erst in der Betriebsprüfung.
3. Kein System skaliert mit dem Betrieb. Wenn Teams wachsen, wächst der manuelle Aufwand einfach mit — ohne dass sich die Fehlerquote verringert.
4. DATEV-Integration schließt Lücken nicht. Ohne nahtive Integration bedeutet Monatsabschluss: manuelles Übertragen, Doppelprüfung und unnötige Rückfragen zwischen Finance und Accounting.

→ Was fehlt, ist häufig nicht die Technologie — sondern die Klarheit darüber, wie native Compliance im Bahnbetrieb wirklich aussieht.

Was erwartet Sie im Webinar?

In diesem Webinar zeigen wir konkret, anhand von drei Live-Szenarien aus dem Bahnalltag:

• Warum Excel und manuelle Abrechnung bei Außendienst-Teams strukturell an ihre Grenzen stoßen
• Was der Unterschied zwischen einem Tool mit nativer Compliance und einem Tool für deutsche Compliance ist und warum das in Bahnunternehmen entscheidend ist
• Wie BMTV-Auslösungen, Verpflegungspauschalen und die Drei-Monats-Frist automatisch und korrekt abgebildet werden
• Wie Mitarbeitende Auslagen direkt vom Einsatzort einreichen, ohne Papierbeleg, ohne Reibungsverluste
• Wie ein buchungsfertiger DATEV-Export ohne manuelle Nacharbeit funktioniert

→ Kein Theorie-Webinar. Sondern konkrete Prozessdarstellung — live in der Plattform.

Typische Fragen, die wir beantworten

• Wie werden BMTV-Auslösungsstufen und Mahlzeitenkürzungen automatisch berechnet?
• Wie sieht der Prozess aus, wenn ein Mitarbeitender eine Auslage von einer Baustelle einreicht?
• Wie prüft Circula die Drei-Monats-Frist und was passiert, wenn sie überschritten wird?
• Wie fügt sich Circula in bestehende DATEV-Prozesse ein?
• Wie schnell ist Circula einsatzbereit, und wie hoch ist der Einrichtungsaufwand wirklich?
• Wie sieht der Alltag für Finance-Teams und Mitarbeitende im laufenden Betrieb aus?

→ Das Webinar hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen, statt sich auf Marketingversprechen verlassen zu müssen.

Für wen ist dieses Webinar gedacht?

Dieses Webinar ist ideal für:

• Head of Finance und CFOs in Unternehmen der Bahn-, Gleis- und Schieneninfrastrukturbranche
• Buchhalter:innen und Accounting-Teams, die täglich mit Auslagen, BMTV-Auslösungen und DATEV-Übergaben arbeiten
• Verantwortliche für Reisekosten und Ausgabenmanagement, die bestehende Prozesse hinterfragen oder optimieren wollen
• Finance-Teams, die aktuell konkrete Lösungen evaluieren und Klarheit statt Marketingversprechen suchen#
  

Ihre Experten

Dardan Redzepi, Account Executive Mid-Market und Michael Hoffknecht, Teamlead Compliance und Integration

Am Ende des Webinars wissen Sie:

• Ob die Compliance-Logik von Circula Ihre branchenspezifischen Anforderungen, BMTV, Verpflegungspauschalen, Drei-Monats-Frist, sicher abdeckt
• Wie ein Einführungsprozess bei Unternehmen Ihrer Größe und Struktur konkret aussieht
• Welche nächsten Schritte sinnvoll sind und ob ein direktes Gespräch Klarheit bringen kann

Was passiert nach dem Webinar?

Alle Teilnehmenden erhalten im Nachgang:

• Die Webinar-Aufzeichnung zum Nachschauen
• Eine Übersicht der wichtigsten Learnings aus dem Webinar
• Weiterführende Inhalte zur Prozessoptimierung im Außendienst

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