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Hay numerosas razones para adquirir un software de gastos de viaje: los recibos pueden escanearse fácilmente con un teléfono inteligente, los flujos de trabajo son intuitivos y cumplen con las normativas de la AEAT, y los procesos que antes consumían mucho tiempo ahora están completamente automatizados.


Gracias a los procesos transparentes, la colaboración fluye sin problemas y todos los implicados pueden acceder a sus documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto no solo garantiza una mejor visión general del presupuesto, sino que también te ahorra un tiempo valioso y asegura una mayor satisfacción entre los empleados.

¿Qué es el software de gastos de viaje y cómo funciona?

Software de gastos de viaje: Estas son las ventajas

¿Qué software de gastos de viaje es el adecuado para mí?

El software de gastos de viaje de Circula: su todoterreno fiable

Conclusión: el futuro pertenece a los informes digitales de gastos de viaje

Calcula el tiempo y los beneficios financieros que puedes obtener al implementar Circula como tu software de gestión de gastos. Nuestros clientes han experimentado un ahorro promedio del 80%.

¿Cuánto tiempo y dinero puedes ahorrar con Circula?

Los viajes de negocios son una parte integral del día a día de muchas empresas. Sin embargo, hoy en día, muchas personas todavía luchan con informes complejos de gastos de viaje, desde nuevas empresas hasta grandes corporaciones. Un software moderno de gestión de gastos de viaje puede ser la solución: evita que surjan muchas preguntas y te ofrece una 

visión completa de tu presupuesto, posibles opciones de ahorro y todos los recibos y tarifas fijas.

 funciona a través de interfaces modernas

, no tienes que preocuparte por la conectividad y la integración en los flujos de trabajo. Al calcular automáticamente los importes de reembolso, podrás reembolsar los gastos de tus empleados en muy poco tiempo y sin necesidad de trabajar horas extras. Con la facturación posterior, tendrás una visión general inmediata de todos los gastos de los empleados utilizando una solución SaaS (Software como Servicio).


Es probable que estés familiarizado con el proceso de búsqueda de posibles tarifas fijas, que a veces puede llevar mucho tiempo al procesar informes de gastos de viaje. Sin embargo, con el software de gestión de gastos de viaje, como 

, basado en procesos digitales, este trabajo se simplifica. Te ofrece las siguientes ventajas:


Digitalización de recibos de gastos de viaje.

Interfaz moderna para los sistemas contables.

Aplicación móvil con función de escaneo de recibos en papel.


La laboriosa tarea de recopilar recibos, propensa a errores, es cosa del pasado con las herramientas SaaS para procesar tus gastos de viaje. Tus empleados simplemente escanean billetes de tren, facturas de hotel y otros recibos con sus teléfonos inteligentes, y estos documentos llegan de inmediato a una ubicación central: la nube. A partir de ese momento, podrás 

reembolsar los gastos de viaje y entretenimiento en un abrir y cerrar de ojos,

 sin procesos complicados ni largos bucles de consultas.

El software de gestión de gastos de viaje te brinda ayuda con tus informes digitales de gastos de viaje. Puedes definir asignaciones para comidas y costos de alojamiento de antemano, y luego 

comparar recibos y facturas con solo unos pocos clics.

 Esto te ahorra un tiempo valioso en contabilidad y acelera el proceso significativamente. Esta eficiencia no solo beneficia a tus empleados, sino a toda tu empresa. Estas son las principales ventajas:


1. Ahorras tiempo mediante procesos automatizados

¿Está listo para dejar atrás Excel y otras herramientas similares? ¿Preferiría dedicar su tiempo a tareas estratégicas en lugar de gestionar los gastos de viaje? Entonces, definitivamente debería considerar la adquisición de un software de gestión de gastos de viaje. Este software le ayuda a completar los reembolsos de gastos y la facturación en cuestión de minutos. Desde el momento en que sus empleados envían los recibos,

 todos los procesos están automatizados.

 Los datos de los documentos se extraen y verifican de inmediato, lo que reduce al mínimo la carga de trabajo del departamento financiero. Con 

, por ejemplo, ¡puede ahorrar hasta un 80 por ciento de su valioso tiempo!

2. Evitas errores y malentendidos al declarar los gastos de viaje

Con una solución de software, los empleados ya no tienen que preocuparse por recopilar recibos durante los viajes de negocios, luego presentarlos de manera complicada y esperar el reembolso. Los errores causados por recibos olvidados, incorrectos o duplicados quedan excluidos, y en teoría, es posible iniciar el reembolso inmediatamente después del envío.

El software de gastos de viaje le ofrece una descripción general de sus gastos y puede proporcionarle información valiosa sobre posibles ahorros. Con aplicaciones como Circula, puede 

calcular y verificar automáticamente las tarifas planas

, basándose en los valores más actualizados. Esto le brinda numerosas y valiosas oportunidades de optimización.

Atrás quedaron los días en que los viajeros de negocios tenían que pegar y archivar recibos laboriosamente. 

Con una aplicación inteligente de gastos de viaje, siempre podrás controlar tus gastos en viajes de negocios.

 Calcula los costos de forma transparente, fácil y rápida, y tus empleados pueden entender cada paso.

Es sumamente importante que los viajeros de negocios mantengan una visión clara de los gastos, recibos y cumplimiento de normativas en todo momento. También desean sentirse seguros sabiendo que el procesamiento de sus gastos está en buenas manos; esto es algo que puedes brindarles con una aplicación inteligente de gastos de viaje. Reduce el esfuerzo, garantiza la conformidad legal y proporciona a tus equipos una 

visión completa de todos los aspectos relacionados con la gestión de viajes

, desde la administración de recibos de gastos hasta la gestión de documentos.


No todos los software de gastos de viaje cumplen con las regulaciones de la AEAT. Sin embargo, esto es extremadamente importante, especialmente en lo que respecta al archivado y la trazabilidad.

 Con una buena solución SaaS, como la ofrecida por Circula, también puedes hacer que tus directrices de gastos de viaje sean accesibles de forma centralizada para todos los empleados, de manera segura y cumpliendo con la ley.


6. Permiten a sus empleados tener una contabilidad de gastos de viaje sencilla, flexible y móvil.

La conectividad con interfaces clave, el almacenamiento en la nube accesible desde cualquier lugar y las guías paso a paso intuitivas garantizan 

 y convierten a las soluciones de aplicaciones en la opción preferida para muchas empresas. Estas soluciones ofrecen a los empleados la facilidad de presentar documentos de manera muy simple, ¡incluso durante sus viajes de negocios!


Cuando su personal escanea y carga facturas y recibos en la aplicación, usted también tiene acceso inmediato a ellos y puede comenzar a procesarlos de inmediato. Al permitir que sus empleados 

envíen recibos fácilmente a través de una aplicación,

 optimiza los procesos y evita que los viajeros de negocios olviden enviar las facturas, al tiempo que reduce la carga de trabajo del equipo administrativo.

 disponibles en el mercado, las empresas enfrentan una creciente incertidumbre sobre cuál es la mejor opción para ellas. Al seleccionar la solución digital adecuada, es crucial tomarse el tiempo para comparar los diferentes proveedores y evaluar las ventajas, desventajas y características de sus aplicaciones. Aquí hay algunos puntos clave a tener en cuenta durante este proceso de evaluación:


 Asegúrate de que el software seleccionado incluya una aplicación móvil para gastos de viaje. Esto permitirá a tus empleados escanear recibos en papel y transferir fácilmente boletos y facturas digitales al sistema desde sus smartphones.

Verifica que la solución de software cumpla con las regulaciones de la AEAT para evitar complicaciones legales al utilizarla.

Prioriza la usabilidad y la automatización en la interfaz de la aplicación. Un período de prueba gratuito te permitirá evaluar la claridad y facilidad de uso del software, así como probar las funciones de reserva, escaneo de recibos y detección de duplicados. Además, asegúrate de que el software ofrezca cálculos automáticos de tarifas fijas y kilómetros.

 e interfaces directas que te permitan transferir datos de forma rápida y sencilla entre diferentes sistemas. Esto optimizará tus procesos y te ahorrará tiempo. Asegúrate de que el proveedor elegido ofrezca integraciones con todos los sistemas que utilizas en tu trabajo diario. Antes de comenzar la búsqueda, haz una lista de las herramientas que necesitas integrar.

 Es fundamental que el software de gastos de viaje incluya una solución integrada para procesar el kilometraje permitido. Esto es especialmente importante cuando los empleados utilizan sus propios vehículos para viajar. Con una herramienta de gastos de viaje efectiva como Circula, ya no es necesario el tedioso proceso de registrar manualmente los kilómetros y los detalles del viaje.

Circula te ofrece una solución intuitiva y moderna para la gestión de tus gastos y gastos de viaje. Hemos diseñado nuestro software teniendo en cuenta empresas de todos los tamaños, con diversas necesidades y niveles de integración. Incluso las pequeñas y medianas empresas pueden encontrar en Circula la solución ideal para su gestión de viajes.


Ya sea que tus empleados viajen dentro del país o al extranjero, Circula te ayuda a registrar todos los 

, almacenar recibos en la nube y gestionar las dietas diarias y nocturnas. Además, nuestra plataforma facilita la tramitación de la asignación de kilómetros.

Christian Ehrling, director de operaciones

"La carga de trabajo de los empleados para la facturación se ha reducido significativamente, de más de 30 a 5 minutos por viaje".

Con Circula, puede registrar, validar y contabilizar todos los elementos de manera digital. Esto supone un ahorro considerable de tiempo, no solo en el departamento de contabilidad, sino también para sus empleados. Con la capacidad de enviar recibos fácilmente, 

los viajes de negocios pueden ser completamente libres de papel en el futuro

. Mantendrá una visión clara de todos los gastos, optimizará sus procesos y estará preparado para auditorías fiscales sin necesidad de una preparación exhaustiva.


En Circula, nos enfocamos no solo en la facilidad de uso, sino también en cumplir con las regulaciones de la AEAT. Al utilizar nuestro software en su empresa, garantiza la trazabilidad, la inmutabilidad, la precisión, la integridad y el registro oportuno de todos los procesos, asegurando así una gestión de gastos eficiente y conforme a las normativas fiscales.

En Circula, te ofrecemos soluciones que facilitan la gestión de tus gastos corporativos, ayudando a tu empresa a mantener un control financiero eficiente y transparente a lo largo del tiempo.

¿Buscas una plataforma que simplifique la gestión de tus gastos y facturas?

Circula ofrece numerosas ventajas que pueden ayudarte en el procesamiento de los gastos de viaje:


Cálculo automático de las dietas basado en los últimos valores especificados por el Ministerio Federal de Finanzas.

Configuración sencilla de políticas de gastos de viaje específicas de la empresa para los gastos enviados.

Almacenamiento de datos a prueba de auditorías en servidores alemanes, garantizando la seguridad y la integridad de la información.

Procesos de aprobación configurables dentro de la aplicación, lo que permite una gestión eficiente y personalizada.

Exportación sencilla de datos en varios formatos, como CSV, PDF, ZIP o DATEV XML, facilitando la integración con otros sistemas y la generación de informes.

Reembolso inteligente de costos a través de exportación SEPA XML, optimizando el proceso de reembolso para una mayor eficiencia.


Con la aplicación intuitiva de Circula, tus empleados pueden utilizarla fácilmente, lo que establecerá nuevos estándares y reducirá drásticamente el esfuerzo en los informes de gastos de viaje. Esto te permitirá 

ganar tiempo para actividades más importantes

 y centrarte en la estrategia y el éxito de tu empresa sin preocuparte por tareas tediosas como la clasificación y el archivo de recibos.

Para llevar un seguimiento eficiente de todos los costos asociados con los viajes de negocios de tus empleados, es altamente recomendable utilizar un software de gastos de viaje. Es fundamental optar por una solución que incluya una aplicación fácil de usar. Para maximizar el ahorro de tiempo y dinero y evitar complicaciones, asegúrate de que el software cumpla con las normativas jurídicas vigentes.

Los beneficios de utilizar un software de gastos de viaje 

son numerosos, y hay una amplia variedad de programas disponibles en el mercado. Dedica tiempo a comparar diferentes opciones y evaluar los costos y beneficios asociados. Si deseas que la gestión de los gastos de viaje en tu empresa sea más eficiente, elimine el papeleo, ahorre costos y garantice la transparencia, no debes pasar por alto la implementación de un software de contabilidad de gastos de viaje. Los argumentos a favor de la digitalización de los viajes de negocios son sólidos, y es el momento adecuado para abrazar esta transformación.

Los 6 mayores beneficios del software de gastos de viaje

Especialista de Marketing 

Laia Jo

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Con un moderno software de gastos de viaje, no solo optimizarás significativamente los procesos de tu empresa, sino que también te darás tiempo a ti y a tus empleados para lo realmente importante. Hemos reunido las seis ventajas más convincentes para ti.

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