Die 6 größten Vorteile von Reisekosten Software

Mit moderner Reisekosten-Software optimieren Sie nicht nur maßgeblich die Abläufe in Ihrem Unternehmen, Sie verschaffen sich selbst und Ihren Mitarbeitenden Zeit fürs Wesentliche.

Wir haben die sechs überzeugendsten Vorteile für Sie zusammengestellt.

Viele Gründe sprechen dafür, sich eine Reisekosten-Software anzuschaffen: Belege lassen sich bequem mit dem Smartphone scannen, die Workflows sind intuitiv sowie DSGVO-konform und Prozesse, die früher viel Zeit in Anspruch nahmen, funktionieren heute vollständig automatisiert.

Durch die transparenten Abläufe erfolgt die Zusammenarbeit reibungslos und alle Beteiligten können jederzeit von überall auf ihre Dokumente zugreifen. Das sorgt nicht nur für einen besseren Überblick über das Budget – Sie sparen damit kostbare Zeit und sorgen für höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

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Was ist Reisekosten-Software und wie funktioniert sie?

Dienstreisen gehören in vielen Unternehmen zum Tagesgeschäft. Dennoch kämpfen viele auch heute noch mit aufwendigen Reisekostenabrechnungen – vom Start-up bis zum DAX-Konzern. Moderne Reisekosten-Software kann hier Abhilfe schaffen: Sie lässt viele Fragen gar nicht erst aufkommen und verschafft Ihnen Überblick über Ihr Budget, mögliche Einsparmöglichkeiten sowie sämtliche Belege und Pauschalen.

Da alles in der Cloud liegt und über moderne Schnittstellen gearbeitet wird, brauchen Sie sich auch über die einfache Vernetzung und Integration in die Workflows keine Gedanken zu machen. Durch die automatische Berechnung der Erstattungsbeträge können Sie Ihren Mitarbeitenden ihre Auslagen innerhalb kürzester Zeit zurückerstatten – ohne dafür Überstunden zu machen. Bei Ihrer anschließenden Abrechnung haben Sie mit einer SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) sofort einen Überblick über die Spesen aller Mitarbeitenden.

Sie kennen das sicher: Die Suche nach möglichen Pauschalbeträgen kann die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen mitunter ganz schön in die Länge ziehen. Reisekosten-Software, wie die von Circula, setzt daher auf digitale Abläufe und nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Sie bietet Ihnen die folgenden Vorteile:

• Digitalisierung von Reisekostenbelegen
• Automatische Berechnung von Pauschalbeträgen
• Moderne Schnittstelle zu Buchhaltungssystemen
• Zentrale Ablage in der Cloud
• Mobile App mit Scan-Funktion für Papierbelege
  
  

Das umständliche und fehleranfällige Sammeln von Belegen gehört mit SaaS-Tools für die Bearbeitung Ihrer Reisekosten der Vergangenheit an. Ihre Mitarbeitenden scannen Zugtickets, Hotelrechnungen und andere Belege einfach mit dem Smartphone und sie landen sofort an einer zentralen Stelle. Sprich: in der Cloud. Ab diesem Zeitpunkt können Sie die Fahrt- und Bewirtungskosten im Handumdrehen zurückerstatten – ohne umständliche Prozesse und langwierige Rückfrage-Schleifen.

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Reisekosten-Software: Das sind die Vorteile

Reisekosten-Software unterstützt Sie bei Ihren digitalen Reisekostenabrechnungen. Sie können Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten vorab definieren und anschließend mit wenigen Klicks Belege und Rechnungen vergleichen. Das spart Ihnen wertvolle Zeit bei der Buchhaltung und beschleunigt den Prozess um ein Vielfaches. Davon profitieren nicht nur Ihre Mitarbeitenden, sondern Ihr ganzes Unternehmen. Das sind die größten Vorteile:

1. Sie sparen Zeit durch automatisierte Prozesse

Möchten Sie Excel & Co. gerne den Rücken kehren? Würden Sie Ihre Zeit lieber mit strategischen Aufgaben verbringen als mit der Abrechnung von Reisekosten? Dann sollten Sie auf jeden Fall darüber nachdenken, eine Reisekosten-Software anzuschaffen. Sie hilft Ihnen, Ihre Auslagenerstattungen und Abrechnungen in wenigen Minuten zu erledigen. Ab der Einreichung der Belege durch Ihre Mitarbeitenden erfolgen alle Prozesse automatisiert. Die Belegdaten werden sofort extrahiert und geprüft und der Arbeitsaufwand für die Finanzabteilung verringert sich auf ein Minimum – mit Circula sparen Sie beispielsweise bis zu 80 Prozent Ihrer kostbaren Zeit!

2. Sie vermeiden Fehler und Missverständnisse bei der Reisekostenabrechnung

Mit einer Software-Lösung müssen Mitarbeitende auf Dienstreisen keine Belege mehr sammeln, diese anschließend auf komplizierte Art und Weise einreichen und auf die Erstattung warten. Fehler durch vergessene und falsch oder doppelt eingereichte Belege sind ausgeschlossen und die Erstattung können Sie theoretisch direkt nach der Einreichung anstoßen.

3. Sie sichern sich die Kontrolle über Ihre Ausgaben

Reisekosten-Software verschafft Ihnen einen Überblick über Ihre Ausgaben und kann Ihnen wertvolle Hinweise auf Einsparpotenziale liefern. Mit Apps wie Circula können Sie Pauschalen automatisch berechnen und überprüfen – auf der Basis der aktuellsten Werte. Daraus ergeben sich für Sie zahlreiche wertvolle Optimierungsmöglichkeiten.

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4. Sie sorgen für Transparenz und Übersichtlichkeit

Vorbei sind die Zeiten, in denen Dienstreisende Quittungen mühsam aufkleben und abheften mussten. Mit einer smarten Reisekosten-App behalten Sie Ihre Ausgaben für Geschäftsreisen immer im Blick. Sie rechnen die Kosten transparent, einfach und schnell ab und Ihre Mitarbeitenden können jeden Schritt nachvollziehen.

5. Sie garantieren Rechtssicherheit (DSGVO und Unternehmensrichtlinien)

Für Geschäftsreisende ist es von äußerster Wichtigkeit, zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über die Ausgaben, die Belegerfassung und den Datenschutz zu bewahren. Sie wünschen sich zudem das gute Gefühl der Sicherheit, sich um die Abwicklung keine Sorgen machen zu müssen – dieses können Sie ihnen mit einer smarten Reisekosten-App geben. Sie hält den Aufwand gering, garantiert Rechtssicherheit und bietet Ihren Teams einen umfassenden Überblick über alle Punkte, die das Reisemanagement betreffen – vom Umgang mit Belegen für Spesen bis zur Verwaltung Ihrer Unterlagen.

Nicht jede Reisekosten-Software entspricht den Vorschriften von DSGVO und GoBD. Beides ist jedoch besonders bei der Archivierung und Nachvollziehbarkeit von äußerster Wichtigkeit.

Übrigens: Mit einer guten SaaS-Lösung, wie der von Circula, können Sie auch Ihre Reisekostenrichtlinien zentral für alle Mitarbeitenden zugänglich machen – sicher und rechtskonform.

6. Sie ermöglichen Ihren Mitarbeitenden eine unkomplizierte, flexible und mobile Reisekostenabrechnung

Die Anbindung an wichtige Schnittstellen, die von überall zugängliche Cloud-Ablage sowie praktische Schritt-für-Schritt-Assistenten sorgen für intuitive Bedienbarkeit und machen App-Lösungen für viele Unternehmen zum Mittel der Wahl. Sie bieten Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, Dokumente ganz unkompliziert einzureichen – schon während der Dienstreise!

In dem Moment, in dem Ihre Belegschaft Rechnungen und Belege in der App scannt und hochlädt, haben auch Sie darauf Zugriff und können sofort mit der Bearbeitung beginnen. Dadurch, dass Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, Quittungen einfach über eine App einzureichen, optimieren Sie die Prozesse und verhindern, dass Dienstreisende vergessen, Rechnungen einzureichen. Gleichzeitig verringern Sie den Arbeitsaufwand.

Welche Reisekosten-Software ist die richtige für mich?

Mit dem wachsenden Angebot an Reisekosten-Software auf dem Markt wächst die Unsicherheit von Unternehmen, welche die richtige ist. Sie sollten sich daher bei der Wahl der für Sie passenden digitalen Lösung auf jeden Fall Zeit dafür nehmen, die einzelnen Anbieter und die Vor- und Nachteile sowie Funktionen ihrer Applikationen miteinander zu vergleichen. Achten Sie dabei vor allem auf die folgenden Punkte:

• App fürs Smartphone: Die Software Ihrer Wahl sollte auf jeden Fall mit einer mobilen Reisekosten-App ausgestattet sein. Mit ihr können Ihre Mitarbeitenden Papierbelege scannen und digitale Tickets und Rechnungen einfach ins System übertragen.
• DSGVO- und GoBD-Konformität: Um Schwierigkeiten beim Einsatz Ihrer Reisekostenabrechnungs-Software zu vermeiden, sollten Sie den rechtlichen Aspekt nicht aus den Augen verlieren. Achten Sie darauf, dass Ihre Software-Lösung auf jeden Fall den Vorschriften von DSGVO und GoBD entspricht.
• Bedienbarkeit und Automatisierung: Achten Sie darauf, dass die Oberfläche der Applikation möglichst intuitiv, übersichtlich und barrierefrei ist. Ein kostenloser Testzeitraum verschafft Ihnen hier Sicherheit und bietet Ihnen die Möglichkeit, erste Erfahrungen mit einer digitalen Reisekosten-Anwendung zu sammeln und die Prozesse an Ihre Unternehmensstruktur anzupassen. Während der Testzeit können Sie auch direkt überprüfen, ob Buchungen sowie das Scannen von Belegen und die Duplikat-Identifizierung innerhalb der Software automatisch funktionieren. Beides sollte neben der automatischen Berechnung von Pauschalen und Kilometern auf jeden Fall fester Bestandteil einer Reisekosten-Software sein.

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• Integration und direkte Schnittstellen: Wenn Sie vorvalidierte Daten möglichst schnell übertragen und damit Ihre Prozesse nachhaltig optimieren möchten, sollten Sie bei der Wahl Ihrer Reisekosten-Software unbedingt auf Integrationsmöglichkeiten sowie direkte Schnittstellen achten. Die Verbindungsmöglichkeiten zwischen verschiedenen Software-Lösungen bieten Ihnen großen Komfort und Sie sparen spürbar Zeit. Der Anbieter Ihrer Wahl sollte Ihnen auf jeden Fall Integrationen zu allen Systemen bereitstellen, die Sie in Ihrer täglichen Arbeit verwenden. Tipp: Legen Sie eine Liste an, bevor Sie mit der Suche nach dem für Sie passenden Tool beginnen.
• Abwicklung der Kilometerpauschale: Auch auf eine integrierte Lösung für die Abwicklung der Kilometerpauschale sollten Sie bei der Wahl Ihrer Reisekosten-Software nicht verzichten. Denken Sie daran, dass dies immer dann wichtig ist, wenn Mitarbeitende Strecken mit dem eigenen Pkw zurücklegen. Mit einem guten Reisekosten-Tool wie Circula ist das aufwendige Mitschreiben von Kilometern und das handschriftliche Erfassen von Details nicht mehr nötig.
  
  

Die Reisekosten-Software von Circula – Ihr zuverlässiger AllrounderCircula bietet Ihnen eine intuitive und zeitgemäße Lösung für die Abrechnung Ihrer Reisekosten und Auslagen. Wir haben die Software bewusst für alle Betriebsgrößen sowie Anzahl an Schnittstellen und Integrationen gestaltet. So finden auch kleine und mittelständische Unternehmen die Lösung für ihr Reisemanagement in Circula.

Ob Ihre Mitarbeitenden ausschließlich im Inland oder auch im Ausland unterwegs sind, spielt keine Rolle: Circula hilft Ihnen, alle wichtigen Details zu erfassen, Belege in der Cloud abzulegen und Übernachtungs- und Tagespauschalen zu erfassen. Auch die Kilometerpauschale kann über Cicula abgewickelt werden.

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Circula geht neue Wege bei der Reisekostenabrechnung

Deutsche Unternehmen wünschen sich für Ihre Spesenabrechnungen vor allem eins: die Digitalisierung aller notwendigen Schritte – in Konformität zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Gescannte Belege und anfallende Pauschalen sollen zudem direkt einreichbar sein – ohne kleinteilige, langwierige Arbeit. Die Daten sollten anschließend möglichst automatisiert übertragen werden – auch zu DATEV. An genau diesen Anforderungen haben wir uns bei der Entwicklung von Circula orientiert.

Alle Auslagen auf einen Blick

Mit Circula erfassen, validieren und kontieren Sie alle Posten digital. Das bedeutet nicht nur für die Buchhaltung eine beachtliche Zeitersparnis. Ihre Mitarbeitenden können Belege ganz einfach einreichen: Dadurch werden Geschäftsreisen in Zukunft vollständig papierlos. Dabei behalten Sie stets den Überblick, optimieren Ihre Ausgaben und bestehen Steuerprüfungen ohne große Vorbereitung.

Bei Circula steht für uns neben der Bedienbarkeit auch die Konformität mit GoBD und DSGVO im Fokus. Wenn Sie die Software in Ihrem Unternehmen einsetzen, stellen Sie somit die Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Richtigkeit, Vollständigkeit sowie die zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung aller Vorgänge sicher.

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Vorteile von Circula

Circula verfügt über zahlreiche Vorteile, die Ihnen zugutekommen, wenn Sie Reisekosten bearbeiten:

• Automatische Berechnung der Tagespauschalen anhand der aktuellsten vom Bundesfinanzministerium vorgegebenen Werte
• Einfache Einrichtung von unternehmensspezifische Reisekostenrichtlinien für eingereichte Ausgaben
• Revisionssichere Datenspeicherung auf deutschen Servern
• Konfigurierbare Freigabeprozesse innerhalb der App
• Einfacher Datenexport als CSV, PDF, ZIP oder DATEV XML
• Smarte Kostenerstattung über den SEPA-XML-Export
  
  

Ihre Mitarbeitenden können die App intuitiv bedienen. Damit schaffen Sie neue Standards und reduzieren den Aufwand für Ihre Reisekostenabrechnungen drastisch: Sie gewinnen Zeit fürs Wesentliche und können sich weiter beruhigt um die Strategie und den Erfolg Ihres Unternehmens kümmern, anstatt sich mit dem aufwendigen Sortieren und Ablegen von Belegen zu beschäftigen.

Fazit: Der digitalen Reisekostenabrechnung gehört die Zukunft

Um den Überblick über alle Kosten im Zusammenhang mit den Geschäftsreisen Ihrer Mitarbeitenden zu behalten, empfiehlt sich der Einsatz einer Reisekosten-Software. Als Unternehmen sollten Sie auf jeden Fall auf eine Lösung setzen, die mit einer einfach zu bedienenden App ausgestattet ist. Um so viel Zeit und Geld wie möglich zu sparen und Schwierigkeiten zu vermeiden, sollten die DSGVO- und GoBD-Konformität für Sie bei der Entscheidung an erster Stelle stehen.

Die Vorteile von Reisekosten-Software sind vielfältig und es gibt zahlreiche derartige Programme auf dem Markt. Nehmen Sie sich Zeit, die Angebote und Lösungen zu vergleichen und wägen Sie Kosten und Nutzen ab. Sie möchten die Verwaltung der Reisekosten in Zukunft so smart wie möglich gestalten, die Zettelwirtschaft in Ihrem Unternehmen beenden, Kosten sparen und für Transparenz sorgen? Dann sollten Sie in Zukunft nicht mehr auf eine Reisekostenabrechnungs-Software verzichten. Die Argumente sind vielfältig und die Zeit für die Digitalisierung von Dienstreisen ist reif!

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