¿Por qué usar una app de gestión de gastos corporativos?
Laia Jo
Una gestión de los gastos de tus empleados simple y sin papeles es posible si combinas las herramientas adecuadas.
Laia Jo
Laia JoEspecialista de Marketing
Laia JoLaia JoUna gestión de los gastos de tus empleados simple y sin papeles es posible si combinas las herramientas adecuadas.
Laia Jo¿La gestión de los gastos de tu empresa podría optimizarse y ocupa tiempo de trabajo que los empleados podrían usar en otras actividades más importantes? Si combinas inteligentemente varias soluciones digitales puedes reducir el esfuerzo y los costes asociados a tu contabilidad.
El proceso de control de gastos tradicional consiste en muchos procesos manuales que a menudo se alargan y son difíciles de coordinar. Las empresas españolas gastan una media de 70.000€ al año en viajes. Otros gastos de empleados recurrentes en las empresas son las dietas, gastos de transporte, kilometraje, gastos de acreedores varios, etc. Se estima que la automatización de la gestión de dichos gastos mediante el uso de una aplicación, reduce el tiempo de gestión en un 80%. Más abajo te explicamos en detalle las ventajas de usar una aplicación de gastos en tu empresa.
Las aplicaciones de gestión de gastos ayudan a automatizar la recopilación de los recibos en formato digital, validar los procesos de aprobación y reducir los errores de los informes de gastos. Gracias a esta digitalización automatizada, las empresas ya no tienen que guardar una copia física de su recibo durante 4 años, tal y como establece la Agencia Tributaria Española (AEAT). Las aplicaciones de gastos certificadas por la AEAT permiten escanear los recibos desde su aplicación, siendo el recibo digital escaneado, una copia válida y reconocida por la Agencia Tributaria.
Una aplicación de gestión de gastos permite encontrar maneras de reducir los gastos de los empleados y maximizar los ahorros en costes. Hay varias formas de controlar los costes mediante una aplicación de gestión de gastos:
Los empleados pueden tomar una foto de sus recibos directamente desde el móvil o subir una foto del recibo. Mediante la tecnología OCR, la aplicación rellena automáticamente los campos de información del gasto como el importe, la fecha y el nombre del establecimiento. En tan sólo 1 minuto los empleados pueden guardar una copia digital del gasto y deshacerse del recibo en papel. Es recomendable escoger una aplicación que ofrezca una experiencia del usuario simple y fácil para el empleado.
La seguridad y privacidad de los datos son aspectos clave en cualquier aplicación, especialmente en aquellas que gestionan información sensible, como las aplicaciones de gestión de gastos. Estos aspectos están controlados por leyes y regulaciones específicas en España, como la Ley Orgánica de Protección de datos (LOPD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Estas leyes requieren que las aplicaciones de gestión de gastos cumplan con estándares de seguridad y privacidad adecuados para proteger la información personal de los usuarios. Estos estándares incluyen la encriptación de los datos, la autenticación segura, la gestión adecuada de contraseñas, la gestión adecuada de permisos de acceso, entre otros aspectos. El uso de una aplicación ayuda a la empresa a gestionar sus datos conforme a la legislación- La aplicación de Circula cumple con la legislación europea. Es importante que las aplicaciones cumplan con estos estándares para garantizar la protección adecuada de la información personal de los usuarios.
Las aplicaciones de gestión de gastos suelen proporcionar a los usuarios la capacidad de analizar y generar reportes sobre sus gastos. Estos reportes pueden incluir información sobre categorías de gastos, tendencias en el tiempo, gastos totales y por categoría, entre otros aspectos.
El análisis de los gastos es una herramienta útil para los usuarios que buscan controlar las finanzas en su empresa y tomar decisiones informadas sobre los gastos totales en la organización. Por ejemplo, pueden identificar categorías de gastos en las que están gastando más de lo esperado y ajustar sus gastos en consecuencia.
Otra ventaja de las aplicaciones de gastos es su compatibilidad con el sistema contable que se usa en la empresa. Esto permite a los usuarios monitorear y comparar sus gastos con sus presupuestos, y exportar información de gastos a aplicaciones de facturación y contabilidad. La integración con otros sistemas relacionados con el control de los gastos de los empleados, tales como plataformas de viajes o de Recursos humanos (por ejemplo: , , entre otras) también es útil para automatizar tareas de gestión.
En conclusión, una aplicación de gestión de gastos corporativos es una herramienta valiosa para las empresas que buscan controlar los gastos de sus empleados y tomar decisiones informadas sobre ello.
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