Employee Benefits
Onkostenbeheer
Integraties
Onderzoeksrapport HR
Kom erachter wat goed werkgeverschap écht betekent voor medewerkers.
Download het rapport
Tim Haver Droeze
Declaratiesoftware is een fantastisch hulpmiddel voor ieder type organisatie om bedrijfsuitgaven te beheren en financiële processen te stroomlijnen.
Tim Haver DroezeDe software helpt organisaties om uitgaven beter te beheren, binnen het budget te blijven en zelfs te besparen op sommige bedrijfskosten. Maar hoe kies je de juiste declaratiesoftware voor jouw bedrijfsuitgaven? In dit artikel vertellen we je er alles over.
Declaratiesoftware bevat doorgaans functies als het volgen van uitgaven, het scannen van bonnetjes en het automatisch categoriseren van uitgaven. Deze hulpmiddelen helpen bedrijven uitgaven real time te volgen en geven informatie over uitgavenpatronen die je kunt gebruiken om financiële processen te optimaliseren.
Deze software is een krachtig hulpmiddel waar de meest uiteenlopende organisaties, van kleine bedrijven tot grote ondernemingen, hun voordeel mee doen. Elke organisatie die uitgaven doet voor bijvoorbeeld reizen, kantoorbenodigdheden en personeelsvergoedingen profiteert van declaratiesoftware.
Eén van de belangrijkste voordelen van declaratiesoftware is de vereenvoudiging van het onkosten rapportageproces. In plaats van te vertrouwen op menselijke invoer van papieren facturen en bonnen, worden onkostengegevens gemakkelijk opgehaald met behulp van een mobiele app of webinterface.
Deze informatie wordt automatisch gecategoriseerd en geïntegreerd met andere financiële gegevens. Hierdoor wordt het voor bedrijven gemakkelijker om nauwkeurige onkostendeclaraties te maken en de bedrijfsuitgaven beter te begrijpen.
Een ander belangrijk kenmerk van declaratiesoftware is dat het bedrijven helpt een onkostenbeleid te implementeren en ervoor te zorgen dat iedereen de regelgeving naleeft.
Bij veel onkostenprogramma's kun je uitgavenlimieten instellen en de uitgaven van medewerkers real time volgen. Ook het markeren van uitgaven die tegen het beleid ingaan of nader onderzoek vereisen, is eenvoudiger. Dit vermindert de kans op fraude en fouten aanzienlijk en zorgt ervoor dat uitgaven correct en verantwoord zijn.
Declaratiesoftware kan ook de cashflow verbeteren door het proces van onkostenvergoedingen te versnellen. Door de benodigde verwerkingstijd te verkorten, is het eenvoudiger om medewerkers nauwkeurig en op tijd uit te betalen.
Dit verhoogt de tevredenheid van medewerkers en verkleint de kans dat medewerkers zelf bedrijfsonkosten moeten betalen.
Door het declaratieproces te automatiseren, krijgen organisaties meer controle over hun financiën en kunnen ze beter onderbouwde financiële beslissingen nemen. Wil je het declaratieproces stroomlijnen en je financiële workflow optimaliseren, dan is dergelijke software de juiste manier om dit doel te bereiken.
Veel declaratiesoftwarepakketten bieden mobiele apps waarmee medewerkers onderweg direct al bonnetjes en uitgaven kunnen indienen. Dit verbetert de nauwkeurigheid en tijdigheid van onkostendeclaraties en maakt het gebruiksvriendelijker voor medewerkers.
Veel declaratiesoftwareprogramma's integreren met andere financiële systemen, zoals boekhoudsoftware of ERP-systemen. Dit stroomlijnt financiële workflows en verbetert de nauwkeurigheid van gegevens.
Declaraties zijn een fundamenteel onderdeel van het financiële beheer van elke organisatie. Er zijn verschillende soorten declaraties, waarvan onderstaande typen de meest voorkomende zijn.
Dit type onkostendeclaratie doet zich voor als medewerkers met hun eigen geld zakelijke uitgaven doen. Dit kan van alles zijn, van het aanschaffen van kantoorbenodigdheden tot maaltijden met klanten.
Medewerkers moeten meestal een declaratieformulier indienen met bonnetjes voor de uitgaven als bewijs van betaling. Wordt de declaratie goedgekeurd, dan krijgt de medewerker de kosten vergoed.
Zakelijke creditcarduitgaven vinden plaats als medewerkers de creditcard van het bedrijf gebruiken voor zakelijke uitgaven. Dit kan een uitgave voor een reis zijn, maar ook huisvestingskosten, een maaltijd of andere werkgerelateerde uitgave vallen hieronder.
Uitgaven met een zakelijke creditcard zijn meestal gemakkelijk te volgen, omdat ze al op het afschrift staan. Medewerkers moeten echter wel een bonnetje of factuur indienen om te bewijzen dat de uitgave legitiem is.
Reis- en vervoerskosten hebben te maken met zakenreizen of vergoedingen voor woon-werkverkeer. Deze kosten omvatten vliegtickets, hotelaccommodaties, autohuur en maaltijden. Maar ook vergoedingen voor kosten die medewerkers maken voor woon-werkverkeer.
Reiskosten kunnen behoorlijk complex zijn, omdat het vaak gaat om meerdere uitgaven die gedurende een bepaalde periode zijn gemaakt. Bovendien gelden voor reiskosten bepaalde regels en voorschriften, afhankelijk van de aard en de doelstellingen.
Lees hier meer over
Er zijn verschillende factoren om rekening mee te houden bij het kiezen van declaratiesoftware. Hier volgen enkele tips om je te helpen de juiste onkostendeclaratiesoftware voor jouw organisatie te kiezen.
Eén van de meest belangrijke factoren bij het kiezen van onkostendeclaratiesoftware is de functionaliteit van de software. Het is belangrijk om na te gaan welke functionaliteit de software biedt die voor jouw organisatie van belang is.
Denk aan het vastleggen van bonnen en facturen, het afdwingen van beleidskeuzes of het bijhouden van onkosten en rapportagemogelijkheden.
Overweeg ook of de software geschikt is voor de unieke behoeften van jouw organisatie, zoals het aanpassen van bijvoorbeeld goedkeuringsworkflows.
Het is ook belangrijk om na te gaan of de onkostendeclaratiesoftware integreert met verschillende betaalmethoden, zoals creditcards en bankoverschrijvingen. Dit vereenvoudigt het vergoedingsproces en vermindert de noodzaak van handmatige gegevensinvoer.
Een andere belangrijke factor om te overwegen bij het kiezen van declaratiesoftware, is de integratiemogelijkheid met boekhoudsoftware. Kan dit, dan vereenvoudigt dit de financiële workflows aanzienlijk en vermindert het foutgevoeligheid door de nauwkeuriger registratie van de uitgaven.
Bij de beoordeling van declaratiesoftware is het belangrijk om na te gaan hoe gebruiksvriendelijk de software is. De software moet intuïtief zijn, gemakkelijk te gebruiken en een duidelijke interface hebben die gemakkelijk te navigeren is. Hierdoor hebben medewerkers minder training nodig om de software effectief te gebruiken en neemt de kans toe dat de tool werkelijk van waarde is.
Ten slotte is het ook belangrijk om te kijken naar de beveiligingsfuncties. De software moet sterke beveiligingsfuncties hebben, zoals encryptie en veilige gegevensopslag om gevoelige financiële gegevens te beschermen.
De software moet ook passende toegangscontroles hebben om ervoor te zorgen dat alleen bevoegd personeel toegang heeft tot financiële gegevens.
Als je deze factoren in overweging neemt, ben je in staat om declaratiesoftware te kiezen die past bij de unieke behoeften van jouw organisatie. Met de juiste software kun je rapportage en terugbetaling vereenvoudigen, jouw financiële workflow stroomlijnen en een duidelijker beeld krijgen van de uitgavenpatronen van je organisatie.
Op zoek naar eenvoudige en een financieel platform om te beheren? Sluit vandaag nog een af!
