Daarom spelen papieren of digitale bonnen een centrale rol in de boekhouding. Hier vind je meer informatie over kassabonnen en een kassabon voorbeeld. Ook vind je informatie over hoe je kassabonnen boekt.
Wat moet er op een kassabon staan?
Voor een geldige boeking van een kassabon mogen deze drie gegevens niet ontbreken:
Naast deze verplichte gegevens staan er meestal nog andere gegevens op bonnen:
Welke informatie vereist is, hangt af van het type document.
Wat is een bon?
Een bon is een document dat alle relevante gegevens bevat voor een zogenaamde zakelijke transactie. Een typisch document is een bon of een factuur, maar ook inventarislijsten behoren tot zakelijke transactie documenten.
Een zakelijke transactie is bijvoorbeeld een aankoop of een bestelling. Alle zakelijke transacties worden geregistreerd in het boekhoudsysteem. De bonnen of kwitanties dienen dan als bewijs van aan- of verkopen.
Naast de boekhouding heeft de belastingdienst ook bonnetjes nodig, zodat bijvoorbeeld uitgaven als inkomensafhankelijke kosten aftrekbaar zijn.
De belangrijkste soorten documenten in één oogopslag
In de boekhoudpraktijk geldt er een onderscheid tussen drie gangbare document soorten.
1. Eigen bonnen (interne bonnen)
Dit zijn documenten die jouw organisatie zelf uitgeeft. Denk aan loonlijsten of inventarislijsten, maar ook uitgaande facturen vallen hieronder. Het is ook mogelijk dat er een interne bon wordt gemaakt voor de boekhouding en de belastingdienst als de originele factuur verloren is gegaan. Eigen bonnen worden vaak later ingediend voor reiskosten declaraties.
2. Bonnen van derden (externe bonnen)
Externe bonnen of bonnen van derden zijn kwitanties aangemaakt door andere bedrijven of zakenpartners. Klassieke externe ontvangstbewijzen zijn inkomende facturen of kwitanties. Het kunnen echter ook creditnota's of bankcheques zijn. Een inkomende factuur van een leverancier geldt ook als extern document.
3. Nooddocumenten (vervangende documenten)
Als noch interne, noch externe documenten beschikbaar zijn (of als deze niet worden afgegeven), kan de boekhoudafdeling volstaan met een nooddocument. Een dergelijk document is echter een zeer zeldzame uitzondering. Het komt voor dat het belastingkantoor een dergelijk vervangingsbewijs afwijst als ze vaker worden ingediend.
Bonnen boeken – hier gaat het om
In de zakelijke boekhouding mag je geen enkele boeking zonder bon indienen. Daarom is het belangrijk om zakelijke transacties te boeken met de juiste bonnen. Boeking is alleen mogelijk als er een geldig document beschikbaar is.
Ontvangsten worden gewoonlijk in drie opeenvolgende stappen in het systeem geboekt. Een boeking en de verwerking daarvan moet traceerbaar en transparant zijn voor derden.
1. Voorbereiding
De boekhoudafdeling verzamelt alle bonnen eerst en sorteert deze chronologisch. In de regel krijgt iedere afzonderlijke bon een markering met de datum van ontvangst, meestal met stempels. De afdeling controleert bonnen meestal onmiddellijk na ontvangst, bijvoorbeeld op het factuurbedrag dat erin staat of op de betalingsvoorwaarden.
Vervolgens archiveert de afdeling alle bonnen of slaat deze digitaal op. Afhankelijk van de omvang krijgen bepaalde soorten bonnen een aparte map, bijvoorbeeld voor brandstofbonnetjes of bankafschriften.
Belangrijk: de verwerking van bonnen moet tijdig gebeuren. Dit betekent bijvoorbeeld dat je eigen bonnen binnen 10 dagen na een zakelijke transactie moet invoeren. Voor bonnen van derden geldt een termijn van 8 dagen. Als het om kasontvangsten gaat, is dagelijkse documentatie nodig.
2. Toewijzing van rekeningen en boeking
In de volgende stap worden de verschillende documenten op de overeenkomstige boekingsrekeningen geboekt. Hierdoor ontstaan zogenaamde boekingsrecords. Dit zijn gegevensrecords die voor elk document de volgende informatie moeten boeken:
3. Archivering
Na het boeken moeten de bonnen minstens tien jaar worden bewaard. Zo blijven alle zakelijke transacties bij een belastingcontrole traceerbaar. Archivering hoeft niet op papier, maar kan ook digitaal.
Het doel van ontvangstbewijzen
Het documenteren, boeken en archiveren van bonnen en kwitanties is verplicht voor bedrijven. Tegelijkertijd biedt deze verplichting een hoog beschermingsniveau. Zo kun je intern je bedrijfsuitgaven nauwkeuriger controleren en verifiëren. Bovendien is je bedrijf zo gevrijwaard in geval van een belastingcontrole.
Bonnen indienen in de belastingaangifte
Sinds 2018 geldt voor de aangifte niet langer de zogenaamde ‘bonnenpresentatieplicht’, maar alleen de ‘bonneninhoudingplicht’. Dit betekent dat bedrijven alle bonnen niet meer ongevraagd in de aangifte hoeven te overleggen. Dit is bedoeld om de belastingkantoren te ontlasten. Tegelijkertijd vereenvoudigt dit de bedrijfsboekhouding.
De bewaarplicht betekent wel dat bedrijven bij vragen van de belastingdienst de betreffende bonnen moeten overleggen. Het afschaffen van de bonnetjesplicht ontslaat bedrijven niet van de verplichting om bonnetjes minimaal tien jaar te bewaren.
Bonnetjes digitaal vastleggen via Circula app
De Circula reiskostenapp toont zijn kracht in het vastleggen, toerekenen en archiveren van bonnetjes. De app maakt het zeer eenvoudig om uitgaven digitaal op te slaan en via een interface, bijvoorbeeld DATEV, te verwerken in jouw eigen boekhoudsoftware.
Zo bespaar je niet alleen kostbare tijd bij de reiskostenadministratie en vergoeding van onkosten, maar realiseer je ook een wettelijk conforme opslag van je zakelijke transacties.
Meer weten over declaraties en zakelijke bonnen?
Op zoek naar eenvoudige en een financieel platform om te beheren? Sluit vandaag nog een af!
Tim Haver Droeze
Tim Haver DroezeLead Nederland
Employee Benefits
Onkostenbeheer
Integraties
