Ihre Mitarbeitenden in der Buchhaltung müssen zum Ende des Monats immer Überstunden leisten, weil sie die Informationen für den Monatsabschluss erst mühsam zusammensuchen müssen? Ihr Steuerbüro meldet sich regelmäßig, weil wichtige Belege fehlen? Nach der Lohnabrechnung bemerkt eine Mitarbeiterin, dass das Gehalt nicht an ihre neue Bankverbindung gezahlt wurde? Vorbereitende Buchhaltung hilft Ihnen, all diese Probleme zu vermeiden.
Was genau hinter diesem Begriff steckt und wie Sie Ihre Finanz- und Lohnbuchhaltung mit einer vorgelagerten Buchhaltungssoftware entlasten und gleichzeitig effizienter mit Ihrer Steuerberatung zusammenarbeiten, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.
Definition: Was bedeutet vorbereitende Buchhaltung?
Die vorbereitende Buchhaltung ist ein wichtiger Teil der Buchhaltung und sozusagen der erste Schritt, mit dem Sie eine saubere Buchhaltung sicherstellen. Dazu gehören wiederkehrende Aufgaben, die – wie der Name schon sagt – weitere Buchhaltungsprozesse vorbereiten, zum Beispiel den Monatsabschluss, den Vorsteuerabzug, die Umsatzsteuervoranmeldung und die Steuererklärung.
Im Grunde geht es bei der vorbereitenden Buchhaltung darum, zwischendurch alle benötigten Belege und Unterlagen vorzusortieren und so aufzubereiten, dass Sie diese gesammelt an Ihre Steuerberatung übergeben können. Bei einer erfolgreichen vorbereitenden Buchhaltung liegen dem Steuerbüro dann alle relevanten Informationen vor, um beispielsweise den Jahresbericht zu erstellen.
Was gehört alles zur vorbereitenden Buchhaltung?
Zu den zentralen Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung gehören:
Die interne Buchhaltung oder ein externes Steuerbüro verarbeitet die Daten anschließend unter anderem bei den folgenden Vorgängen weiter:
Die Vorteile der vorbereitenden Buchhaltung
Es hat viele Vorteile, wenn die Buchhaltung im laufenden Alltagsgeschäft alle relevanten Unterlagen und Informationen vorsortiert und aufbereitet:
1. Beschleunigung von Prozessen
Mit der vorbereitenden Buchhaltung beschleunigen Sie nachgelagerte Prozesse. Sie müssen sich am Ende eines Monats, Quartals oder Jahres (je nach Stichtag der jeweiligen Buchhaltungsaufgabe) nicht erst auf die Suche nach den benötigten Informationen machen und diese mühsam zusammentragen. Stattdessen liegt schon alles sauber sortiert vor und kann jederzeit weiterverarbeitet werden.
2. Einhaltung von Fristen
Im selben Zuge verhindern Sie Verzögerungen und können somit alle Fristen einhalten. Sie erkennen mögliche Probleme und fehlende Informationen frühzeitig und können diese direkt beheben.
Versäumte Fristen können schnell empfindliche Strafen vom Finanzamt in Form von Säumnisgebühren nach sich ziehen. Mithilfe einer sorgfältigen Vorbereitung lassen sich diese vermeiden.
3. Einhaltung von Vorschriften
Mit der vorbereitenden Buchhaltung haben Sie jederzeit die Kontrolle darüber, dass alle geltenden (steuerlichen) Vorschriften und Regeln eingehalten werden. Sie vermeiden folgenschwere Fehler und können bei Problemen rechtzeitig reagieren. So sind Sie nicht zuletzt auch auf eine Betriebsprüfung jederzeit bestens vorbereitet.
4. Vollständigkeit der Belege
Wenn Sie die täglich anfallenden Belege fortlaufend sammeln, sofort bei Eingang digitalisieren, richtig sortieren und nachvollziehbar ablegen, verringern Sie das Risiko, dass wichtige Unterlagen verloren gehen. Schnell ist es sonst passiert, dass Mitarbeitende zum Beispiel ihre Reisebelege verlegen oder eine Rechnung im E-Mail-Postfach untergeht und vielleicht sogar gelöscht wird. Mit vorbereitender Buchhaltung behalten Sie den Überblick darüber, welche Informationen noch fehlen und können alle Beteiligten rechtzeitig daran erinnern, ihre Belege einzureichen, bevor sie in der Hektik des Alltags abhandenkommen.
5. Effizientere Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
Ihre Steuerberatung wird es Ihnen danken, wenn Sie Ihre Unterlagen vollständig und sauber sortiert übergeben. Sie verhindern, dass das Steuerbüro Zeit dafür verschwendet, fehlenden Belegen und Informationen hinterherzulaufen oder Fehler auszubügeln. So arbeiten Sie viel effizienter zusammen und die Prozesse gehen nahtlos ineinander über.
6. Reduzierte Kosten
Wenn sich Ihr Steuerbüro auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren kann, anstatt erst Belege sortieren zu müssen, sparen Sie letztlich auch bares Geld. Eine Steuerberatung ist nicht günstig; das stündliche Honorar sollten Sie nicht für kleine buchhalterische Aufgaben vergeuden, die Sie auch selbst erledigen können.
7. Transparenter Überblick über alle Geschäftsvorfälle
Durch die vorbereitende Buchhaltung verschaffen Sie sich einen transparenten Überblick über all Ihre Geschäftsvorfälle, und zwar laufend und jederzeit nachvollziehbar. So erhalten Sie wertvolle Informationen zu Ihren Firmenausgaben und können diese detailliert analysieren sowie besser kontrollieren. Sie sollten eine sorgfältige Buchführung daher nicht nur als Pflicht sehen, sondern als ein Mittel, um wichtige Einblicke in Ihr Unternehmen zu bekommen und Ihr zu optimieren.
Was ist vorbereitende Lohnbuchhaltung?
Die Lohnbuchhaltung ist ein besonderes Aufgabengebiet der Buchhaltung, das sich mit der Abrechnung der Löhne und Gehälter von Mitarbeitenden beschäftigt. Bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung geht es insbesondere darum, alle Daten, die zur Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt werden, vollständig zu erfassen, zu pflegen und immer aktuell zu halten. Sie sind dazu verpflichtet, Änderungen entsprechend an das Steuerbüro zu übermitteln.
Zu den Aufgaben der vorbereitenden Lohnbuchhaltung zählen unter anderem die folgenden Punkte:
Egal, ob es um die Lohnbuchhaltung oder die Finanzbuchhaltung geht, das Ziel der vorbereitenden Buchhaltung ist es, alle benötigten Informationen sauber aufzubereiten, um die nachgelagerte Buchhaltung ideal vorzubereiten.
Vorbereitende Buchhaltung mit Software automatisieren
Um den Aufwand für die vorbereitende Buchhaltung möglichst gering zu halten, sollten Sie auf eine geeignete Software setzen. Diese kann Ihnen viele Routinearbeiten abnehmen, zum Beispiel automatisiert relevante Informationen aus den Belegen erfassen, sortieren und nach den geltenden Vorschriften prüfen. Der Vorteil eines digitalen Tools ist, dass Sie einen vollständig transparenten Workflow aufbauen können. Alle Belege und Ausgaben sind stets nachvollziehbar und Sie erhalten Echtzeit-Einblicke in Ihre Geschäftsvorfälle.
Außerdem können Sie Ihre damit ganz ohne Medienbrüche erledigen und Ihre aufbereiteten Informationen über geeignete Schnittstellen direkt digital an Ihre Steuerberatung weiterleiten.
Automatisierung der Spesen- und Reisekostenabrechnung
Mit einer Auslagenmanagementlösung wie Circula können Sie zum Beispiel die Spesen, Reisekosten, Kreditkarten und Benefits Ihrer Mitarbeitenden verwalten und viele Schritte der :
Dank der Software erhalten Sie vollständige und korrekte Reisekosten- und Spesenabrechnungen inklusive aller Belege, die Sie gesammelt an Ihre Steuerberatung weiterleiten können. Circula bietet Ihnen hierfür eine smarte .
Buchhaltung organisieren mithilfe einer durchdachten Systemlandschaft
Für eine sorgfältige Buchführung ist die vorbereitende Buchhaltung unerlässlich. Die dabei anfallenden wiederkehrenden Aufgaben wie die digitale Erfassung, das Sortieren und die Archivierung von Belegen sind prädestiniert dafür, dass Sie diese in die Hände einer intelligenten Software geben. So können Sie viele Schritte automatisieren.
Der Markt bietet Ihnen heute eine Vielzahl an Buchhaltungssoftwares – darunter auch solche, die Ihnen eine Komplettlösung für Ihre gesamten Buchhaltungsprozesse versprechen. Solche All-in-one-Lösungen sind jedoch nicht immer praktikabel und zudem wenig flexibel. Oft ist es daher sinnvoller, auf Software zu setzen, die auf bestimmte Prozesse wie beispielsweise das Spesenmanagement optimiert ist. Mit geeigneten Schnittstellen können Sie dann eine Systemlandschaft aufbauen, die auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist.
Unser Kunde macht es vor: Im Rahmen der digitalen Transformation hat das schnell wachsende E-Commerce-Unternehmen eine hochwertige Systemlandschaft aufgebaut. Diese sollte schließlich um ein modernes Tool für das Reisekosten- und Auslagenmanagement erweitert werden. Die Wahl fiel auf Circula. Dank der vielfältigen Integrationsmöglichkeiten kann der Onlinehändler die Circula-Plattform an das HRIS-System Personio, das Lohnabrechnungstool DATEV sowie an SAP anbinden. Das heißt, er kann für das User Management zum Beispiel einfach auf die Personalstammdaten aus Personio zugreifen und die Daten für die Rückerstattungen über DATEV an die Lohnbuchhaltung weitergeben.
8 Tipps für die vorbereitende Buchhaltung
Zum Abschluss möchten wir Ihnen acht Tipps zur vorbereitenden Buchhaltung mit auf den Weg geben:
FAQ: Vorbereitende Buchhaltung und Lohnbuchhaltung
Was ist vorbereitende Buchhaltung?
Die vorbereitende Buchhaltung ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung und bezeichnet die Erfassung und Aufbereitung von Geschäftsvorfällen. Dabei werden alle Belege sortiert und erfasst, um sie später in die eigentliche Buchhaltung zu übertragen. Die vorbereitende Buchhaltung dient dazu, die Geschäftsentwicklung im Blick zu behalten und die Finanzen des Unternehmens zu überwachen.
Wie geht vorbereitende Buchhaltung?
Zu den wichtigsten Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung gehören: Belege sammeln, digitalisieren und sortieren, Reisekostenabrechnungen erstellen, Rechnungen prüfen sowie vorkontieren. Das Ziel ist es, alle Unterlagen so aufzubereiten, sodass die Steuerberatung oder die nachgelagerte Buchhaltung diese leicht bearbeiten kann.
Was versteht man unter Vorkontierung?
Die Vorkontierung ist wichtig, um Geschäftsvorfälle richtig buchen zu können. Dabei werden Belege den jeweiligen Konten zugeordnet, auf die sie letztendlich gebucht werden.
Was gehört zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung?
Die vorbereitende Lohnbuchhaltung umfasst Aufgaben wie die Pflege von Personalstammdaten, die Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten sowie die Meldung von Änderungen. Also zum Beispiel der Bankverbindung, des Gehalts oder sonstiger relevanter Personal- und Arbeitsvertragsinformationen.
Wie bereite ich Belege für das Steuerbüro vor?
Um Belege für das Steuerbüro vorzubereiten, sollten Sie diese digitalisieren, chronologisch und nach Belegart sortieren sowie formal und sachlich prüfen. Zudem müssen Sie die Belege den passenden Kontobewegungen zuordnen und bei Bedarf fehlende Informationen – zum Beispiel im Rahmen der Vorkontierung – ergänzen.
Wie lege ich Rechnungen richtig ab?
Rechnungen und andere Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind nach den Grundsätzen der ordentlichen Buchführung (GoB bzw. GoBD für digitale Daten) revisionssicher und nachvollziehbar abzulegen. Zudem gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
Was ist der Unterschied zwischen Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung?
Die Lohnbuchhaltung befasst sich mit allen Aufgaben rund um Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Im Vergleich dazu erfasst die Finanzbuchhaltung alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens mit einem Zahlungsstrom. Wichtige Aufgaben sind dabei zum Beispiel die Buchung von Rechnungen sowie die Erfassung von Kreditkartentransaktionen und Kontobewegungen.
Verwaltung von PersonalstammdatenMeldung von Veränderungen, z. B. der Adresse, Krankenkasse oder BankverbindungErfassung von Arbeitszeiten und AbwesenheitenBei Neueinstellung Einforderung eines ausgefüllten PersonalbogensWeiterleitung der ArbeitsverträgeAnzeigen von Gehalts- und Vertragsänderungen
Über die App können die Mitarbeitenden selbstständig ihre Spesen- und Reisekostenbelege digital einreichen, völlig mobil und einfach von unterwegs.Per werden die Belegdaten erfasst und passend nach Kategorien sortiert.Bei der Erfassung der Belege prüft die Software diese auch gleich auf formale und sachliche Richtigkeit und weist Sie auf mögliche Probleme hin.Sie können direkt an den elektronischen Belegen fehlende Informationen ergänzen, Notizen hinzufügen oder Aufgaben zuweisen.Jede Kreditkartentransaktion wird automatisch erfasst und mit den zugehörigen Belegen abgeglichen.Bei der Erstellung von Reisekostenabrechnungen berechnet die Software automatisch die geltenden Pauschalsätze.
Führen Sie Ihre Buchhaltung regelmäßig und sorgfältig. und Belege.Sorgen Sie für eine revisionssichere und Archivierung Ihrer Belege.Nutzen Sie vorgelagerte Buchhaltungssoftware für das Ausgaben-, Auslagen- und Rechnungsmanagement.Automatisieren Sie wiederkehrende Routineaufgaben.Erstellen Sie einen individuellen Workflow mit automatisierten Erinnerungen und Aufgabenzuweisungen.Bauen Sie eine optimale Systemlandschaft für eine Buchhaltung ohne Medienbrüche auf, z. B. durch Schnittstellen zu DATEV und Ihrem HR-System.Trennen Sie die Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung von nachgelagerten Prozessen, um die eigentliche Buchhaltung beziehungsweise die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatung effizienter zu gestalten.
Anna Lischke
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