Wat is een reiskostenvergoeding?
Laten we eerst kijken naar wat een reiskostenvergoeding precies is. In dit verband spreken we ook wel van een kilometervergoeding. Een werkgever mag aan werknemers een vergoeding per gereisde kilometer verstrekken. ‘Mag’, want deze vergoeding is in principe belastingvrij. In 2024 mag een werkgever tot €0,23 per gereisde woon-werkkilometer als vergoeding aan werknemers uitkeren. Dit is een zogeheten ‘gerichte vrijstelling’. Daarnaast zijn er meer manieren waarop een werkgever werknemers kan ondersteunen bij hun reis van en naar het werk. Bijvoorbeeld door een leaseauto, fietsplan of een andere faciliteit vanuit de werkkostenregeling.
Waarom reiskostenvergoeding?
Werkgevers kunnen diverse redenen hebben om reiskosten te vergoeden en de meeste daarvan liggen voor de hand. Allereerst als een vorm van vergoeding aan medewerkers. Als werkgever wil je het werken bij je organisatie zo aantrekkelijk mogelijk maken en dat doe je voor een belangrijk deel via de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden en andere employee benefits. Daarbij ligt het voor de hand om ruimte om dat fiscaal aantrekkelijk te doen, maximaal te benutten. Dat kost je als werkgever relatief minder, voor hetzelfde resultaat bij de werknemer.
Een tweede reden is het maximaliseren van het aantal potentiële werknemers. In een relatief krappe arbeidsmarkt is het soms lastig om de juiste medewerker te vinden. En naarmate potentiële medewerkers verder weg wonen, zal een goede reiskostenvergoeding belangrijker gevonden worden. Juist voor organisaties die personeel aanwerven uit een groter gebied, is een vorm van reiskostenvergoeding eigenlijk noodzakelijk.
(On)mogelijkheden werkkostenregeling (WKR)
De is de verzamelnaam voor vrijwel alle fiscaal aantrekkelijke vergoedingen die een werkgever aan werknemers kan verstrekken. Deze komt er in het kort op neer dat werkgevers voor een aantal specifieke doeleinden () belastingvrije (of fiscaalvriendelijke) vergoedingen mogen verstrekken aan werknemers. Onder vergoedingen wordt hier ook verstaan vormen van materieel voordeel die anders als beloning zouden worden beschouwd.
De kilometervergoeding is verreweg de bekendste van de gerichte vrijstellingen. Deze bepaalt dat werkgevers een vergoeding mogen uitkeren van maximaal €0,23 (was tot dit jaar nog €0,21) per gereisde woon-werkkilometer tussen het woonadres van de werknemer en de werklocatie. Het maakt niet uit met welk vervoermiddel deze afstand wordt afgelegd en of de kosten die de werknemer daarbij maakt, daadwerkelijk overeenkomen met deze vergoeding. De vrijstelling heeft tenslotte tot doel de administratieve last voor werkgever en werknemer te verminderen. Wel geldt natuurlijk dat alleen daadwerkelijke reizen vergoed mogen worden. Er mogen geen vergoedingen worden uitgekeerd voor thuiswerkdagen of andere dagen dat de werknemer niet daadwerkelijk gereisd heeft, zelfs als het wel een werkdag is.
Zoals gezegd is de vergoeding voor reiskosten algemeen en dus zeker niet uitsluitend bedoeld om autokilometers te vergoeden. Ook voor het maken van ov-kosten mag een belastingvrije reiskostenvergoeding van €0,23 per kilometer worden verstrekt. In plaats daarvan mag je als werkgever daadwerkelijk gemaakte ov-kosten vergoeden. Dit is administratief meer werk, maar kan kosten schelen. Immers, belastingvrij of niet, uiteindelijk betaal je als werkgever deze vergoeding. Een derde mogelijkheid is het vergoeden van een ov-abonnement. Dit is administratief veel eenvoudiger dan het declareren en vergoeden van ritkosten.
Als het op employee benefits aankomt is de olifant (of wellicht de Tesla) in de kamer toch de leaseauto. Veel werknemers beschouwen een auto van de zaak als een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde. Dat betekent dat je als werkgever je kansen bij werknemers vergroot door deze optie aan te bieden. Tegelijk is dat voor werkgevers een relatief dure optie. In zijn algemeenheid geldt dat deze vorm van reiskostenvergoeding de duurste is voor werkgevers, tenzij de werknemer in kwestie relatief veel kilometers maakt. Het gaat dan om zowel de woon-werkafstand als de zakelijke kilometers die een werknemer tijdens zijn werk maakt. Een leaseauto als employee benefit is mede zo aantrekkelijk omdat deze meestal ook privé gebruikt wordt. Dat betekent echter wel dat er sprake is van bijtelling, ten laste van de werknemer. In 2024 bedraagt de bijtelling jaarlijks 16 procent van de cataloguswaarde van de auto voor volledig elektrische auto’s en 22 procent voor alle overige auto’s.
Verschil maken met reiskostenvergoeding
Elke werkgever wil zo aantrekkelijk mogelijk zijn voor werknemers en het slim gebruiken van de werkkostenregeling of WKR en de gerichte vrijstellingen daarbinnen is dan cruciaal. Zo benut je de beschikbare fiscale ruimte optimaal. Hoe je dat precies doet, hangt van veel factoren af. Het soort werkzaamheden, de moeite die je hebt om geschikt personeel te vinden en natuurlijk ook de rest van het arbeidsvoorwaardenpakket. Uiteindelijk maakt een vorm van vergoeding van reiskosten al gauw onderdeel uit van het verwachtingspatroon van medewerkers. Er helemaal niets mee doen is iets waar je als werkgever tegenwoordig niet altijd mee weg komt. Tenminste, niet als je talent wil aantrekken en behouden.
Gelukkig bieden de veelheid aan gerichte vrijstellingen en de flexibiliteit van de vergoeding voor reiskosten je als werkgever veel flexibiliteit. Een overweging die natuurlijk ook prominent gemaakt wordt is die van duurzaamheid. Zo kun je medewerkers ‘nudgen’ naar gebruik van ov of zelfs de fiets. Dat kan bijvoorbeeld door niet daadwerkelijk gemaakte kosten te vergoeden, maar juist een kilometervergoeding te verstrekken. Omdat autokilometers relatief duur zijn, maakt dat het in veel gevallen aantrekkelijk om juist voor de alternatieven te kiezen. Terwijl je niets aan aantrekkelijkheid inboet bij die medewerkers die wel van een auto afhankelijk zijn.
Pim Kiffen
Pim Kiffen
