Sophie Jordan
Diese Case-Study mit Steuerberater Fabian Wüllenweber von der ba group behandelt die verwendung Circulas und die Digitalisierung im Unternehmen.
Sophie Jordan
Lyonel Krolle-ReinhardtDie ba group ist eine moderne und international agierende Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit 8 Standorten in Deutschland. An den Standorten Hamburg, Berlin und Rostock ist das Team im Bereich Steuerberatung und Accounting unterwegs und auf innovative und digitale Unternehmen spezialisiert. Dieser Fokus hilft in Sachen Steuern und Wirtschaftsprüfung zukunftsfähige, digitale Lösungen zu entwickeln und Mandanten in diesen Bereichen zu entlasten und weiter zu bringen.
In einem Interview mit Circula bestätigte Fabian Wüllenweber, Steuerberater bei der ba group, was für eine wichtige Rolle digitalisierte Arbeitsprozesse in der heutigen Zeit für jedes Unternehmen spielen. Laut der ba group gibt es jedoch Buchhaltungsprozesse, welche sich nur schwer digitalisieren lassen. So sind Bargeldgeschäfte und Auslagenerstattung Zeitaufwändige Abläufe, welche in der Buchhaltung sinnvoll zusammenfließen müssen.
„Wenn dann erst mal jemand am Kopierer stehen muss und jeden kleinen Zettel auf ein DINA4 Blatt aufkleben muss, um diese dann einzuscannen und die irgendwo abzulegen und dann irgendwo hochzuladen, dann ist das einfach ein unheimlich großer zeitlicher Aufwand", erläutert Fabian Wüllenweber.
Selbst bereits Vorreiter digitaler Prozessoptimierung, implementierte die ba tax gmbh Circula zum Jahreswechsel 2018/2019, um damit einen wesentlich Teil der Buchhaltung zu digitalisieren. Seit der Einführung von Circula, hat sich die Buchhaltung im Unternehmen stark verändert, sodass vorher auf eine Excel basierte Reisekostenabrechnung zurückgegriffen wurde und dementsprechend Verpflegungsmehraufwendungen händisch errechnet werden mussten. Mittlerweile reichen alle 60 Mitarbeiter der deutschen Niederlassungen Ihre Reisekostenerstattung oder auch andere Auslagen über die Circula App ein. Mithilfe der Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online werden weiterhin zahlreiche Arbeitsschritte gespart. Die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung werden dadurch deutlich im Spesen- und Reisekostenmanagement entlastet. Bei der ba group wurde bereits vor der Einführung von Circula DATEV für die interne Buchhaltung genutzt, doch zuvor mussten laut eigener Angaben Belege händisch eingescannt und zur Aufbewahrung abgeheftet werden. Laut Fabian Wüllenweber sind die für die Reisekosten zuständigen Mitarbeiter froh, dass keine Rechnungen mehr eingescannt werden und keine Unterschriftenmappen mehr herumgereicht werden müssen - auch die Freigabe eingereichter Kosten und anschließende Überweisung erfolgt nun digital und gesammelt über Circula. „Für uns ist durch Circula der gesamte Prozess der Reisekostenabrechnung verschlankt und vereinfacht worden“, so Fabian Wüllenweber.
„Im Zeitalter der Digitalisierung ist es einfach wichtig, digitale und einfache Prozesse innerhalb des Unternehmens zu haben und dazu gehört auch die Reduzierung von Zetteln, die im Umlauf sind.“
Fabian Wüllenweber erzählte uns im Interview, Circula bereits Mandanten weiterempfohlen zu haben. „Auch von den Mandanten her waren alle sehr zufrieden mit Circula und auch dankbar, dass die gute alte Exceltabelle endlich mal ausgedient hat, die ja, wenn man es zugeben möchte, für alle beteiligten nur ein Kampf ist."
Wo viele Unternehmen mit der Umstellung alter, vertrauter Prozesse hadern, fiel es der ba group deutlich leichter, Prozesse innerhalb des Unternehmens zu digitalisieren und zu optimieren. Durch einen starken Fokus und zahlreiche Mandanten aus digitalen Geschäftsfeldern verfügt die ba group über eine Offenheit gegenüber der Digitalisierung, welche die Transformation hin zum papierlosen Büro deutlich einfacher gestaltete. Für Unternehmen, wie eine Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, ist die Rechtskonformität aller Prozesse besonders wichtig. Circula wurde in Zusammenarbeit mit Kanzleien für deutsche Unternehmen entwickelt und bietet somit eine GoBD-konforme Verarbeitung gemäß IDW PS 880. Somit müssen Quittungen und Belege mithilfe von Circula nicht wie bisher in Papierform aufgehoben werden, sondern in digitaler Form. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Bürofläche, welche zukünftig sinnvoll genutzt werden kann.
Gerade in einem krisengeprägten Jahr wie 2020 ist es von Vorteil, bereits in den Jahren vor der Corona-Krise digitale Tools implementiert und ein Bewusstsein für digitale Transformation gehabt zu haben. Diese Weitsicht bringt gerade in Deutschland bei Weitem nicht jedes Unternehmen mit. Die Umstellung dieses Jahr plötzlich im Homeoffice arbeiten zu müssen, stellte für viele Unternehmen und Mitarbeiter eine große Herausforderung dar. Für mittelständische Unternehmen, welche vorher keine Berührungspunkte mit der Digitalisierung von internen Arbeitsprozessen hatten, gestaltet sich die Umstellung schwierig. Anders bei der ba group, hier verfügt jeder Mitarbeiter schon seit längerem über ein Firmenhandy und einen Laptop und Dank der digitalen Arbeitsweise und der flexiblen Homeofficeregelungen kann im Prinzip von überall gearbeitet werden wo Strom und Internet ist. Spätestens seit dem ersten Lockdown im März hat nun jeder Mitarbeiter ein voll eingerichteten Homeoffice-Arbeitsplatz mit zwei Bildschirmen.
Im Interview mit Circula sagt Fabian Wüllenweber „für die Firmen, die sich darauf schon vorbereitet hatten oder die schon digital gearbeitet haben, war es einfach und keine große Umstellung. Jeder hatte einen Laptop, einen fertig eingerichteten Homeofficearbeitsplatz und ein Firmenhandy und konnte von zu Hause aus weiterarbeiten.“
Das Homeoffice hat nicht nur Auswirkungen auf interne Prozesse. Für Arbeitnehmer stellen sich plötzlich steuerliche Fragen, über die noch nicht final entschieden wurde. Gesetzesänderungen, welche Arbeitnehmern steuerliche Erleichterungen im Homeoffice gewähren sollen, wurden von der Bundesregierung bisher nicht final verabschiedet. Steuerberater Fabian Wüllenweber erklärt, dass die aktuelle Gesetzeslage, um einen Homeoffice-Arbeitsplatz steuerlich geltend zu machen, an mehrere Voraussetzungen geknüpft ist. Das Arbeitszimmer muss ein abgetrennter Raum sein, der nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird. Wenn dieses Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit darstellt, sind die gesamten Kosten für dieses Arbeitszimmer steuerlich absetzbar. Bis zu einem Maximalbetrag von 1.250€ im Jahr sind die Kosten abzugsfähig, wenn dem Arbeitnehmer im Betrieb kein zumutbarer Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Steht dem Arbeitnehmer allerdings im Betrieb ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, oder handelt es sich lediglich um eine Arbeitsecke im Wohnzimmer, steht ihm bisher kein Recht zu, Werbungskosten diesbezüglich steuerlich absetzen zu können.
„Aus meiner Sicht wäre es angemessen, Erleichterungsvorschriften oder die viel diskutierte Home-Office Pauschale einzuführen, um Arbeitnehmer für die Mehrbelastungen der Corona-Krise insoweit zu entlasten.“, sagt Steuerberater Fabian Wüllenweber.
Um auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben zu können, müssen sich Unternehmen aller Branchen an die neue Situation anpassen. Doch hat diese erzwungene Entwicklung positive Seiten. Es kann davon ausgegangen werden, dass der Digitalisierungsgrad deutscher Mittelständler durch die Corona-Krise deutlich ansteigen wird. Im deutschen Mittelstand herrscht mit einem geschätzten Digitalisierungsindex von 50 Prozent ein klarer Aufholbedarf. Die ba group ordnet sich selbst weit über diesen 50 Prozent ein, da bereits viele interne Prozesse digitalisiert wurden. Der Mehrwert, den ein digitalisiertes Unternehmen mit sich bringt, reicht weit über die Corona-Krise hinaus. Der größte Vorteil eines digitalisierten Arbeitsplatzes stellt jedoch eine klare Zeitersparnis dar.
„Wenn man mit digitalen Tools wie Circula arbeitet, ist ein weiterer Vorteil, dass zum Zeitpunkt des Exports alle Belege vollständig vorliegen müssen, vorher wird dann auch die Reise nicht freigegeben. Man muss nicht noch 3 Mal auf den Mandanten zugehen und Belege anfordern, das ist einfach ein Zeitfaktor.“ erklärt Fabian Wüllenweber.
Bezüglich wichtiger Empfehlungen für Unternehmen erinnert Steuerberater Wüllenweber bei der Abrechnung von Reisekosten, darauf zu achten, dass die Rechnungsadresse bei Hotelrechnungen auf den Firmennamen lautet, damit der Vorsteuerabzug bei Hotelkosten gegeben ist.
Weiterhin ist darauf zu achten, dass die lohnsteuerlichen Maximalbeträge möglichst ausgenutzt werden sollten - reisende Mitarbeiter haben bei einer Reise über 8 Stunden Verpflegungsmehraufwände, die der Arbeitgeber steuerfrei erstatten kann. Dabei ist es sinnvoll, diese lohnsteuerlich anerkannten Werte voll auszuschöpfen und dem Arbeitnehmer ebendiese zu erstatten. Der Arbeitnehmer bekommt diese dann vollständig steuerfrei erstattet, während der Arbeitgeber über seinen Betriebskostenabzug Steuern spart.
Abschließend gibt die ba group einen interessanten Einblick, auf was im Steuerjahr 2020 geachtet werden sollte. Infolge des Jahressteuergesetzes 2019, welches für das Steuerjahr 2020 gilt, gab es einige Änderungen, welche man im Blick haben sollte. Zum einen muss die Anpassung der Verpflegungsmehraufwendung von vorher 12€ auf jetzt 14€ und von 24€ auf jetzt 28€ erwähnt werden. Zum anderen gab es bei der 1%-Regelung im Bereich der Elektromobilität einige Änderungen und steuerliche Vorteile. Zudem sind neue Steuerbefreiungsvorschriften eingeführt worden, womit es nun beispielsweise die Möglichkeit gibt, Mitarbeitern ein steuerfreies Jobticket zur Verfügung zu stellen. Schlussendlich muss noch erwähnt werden, dass Mitarbeitern Firmenfahrräder steuerfrei überlassen werden können. Dies ist eine wunderbare Möglichkeit, seinen Mitarbeitern eine Freude zu machen.
Wir bedanken uns recht herzlich bei Fabian Wüllenweber für das sehr nette und offene Gespräch. Es freut uns sehr, dass wir Sie und Ihre Kollegen auf dem Weg des digitalen Wandels begleiten dürfen. Wir wünschen Ihnen weiterhin fröhliches Einreichen!
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