New Work19. Jan. 2021

Wie Mitarbeiter durch Stress und Überlastung an Produktivität und Motivation verlieren

Sophie Jordan

Wie Mitarbeiter durch Stress, Überlastung und Unübersichtlichkeit an Produktivität und Motivation verlieren und was dagegen getan werden kann.

Bereits 2012 sagte Bundesministerin Dr. Ursula von der Leyen im Vorwort des von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin veröffentlichten Reports:

„Stress bei der Arbeit kann vorkommen, aber nicht dauerhaft. Und er darf auch nicht krank machen“.

Der sogenannte Stressreport 2012 ist bis heute die wohl umfassendste Datenquelle welche zu diesem Thema veröffentlicht wurde. Die Zahlen der damaligen Studien zeigen, dass die psychische Gesundheit am Arbeitsplatz kein Randthema ist. Im Jahr 2012 waren in Deutschland psychische Störungen für mehr als 53 Millionen Krankheitstage verantwortlich, Tendenz steigend. Bereits 41 Prozent der Frühberentungen haben psychische Ursachen. Die Betroffenen sind im Durchschnitt erst 48 Jahre alt.

Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über typische Stressoren am Arbeitsplatz und was gegen diese unternommen werden kann.

Das Problem

Stress entsteht aus Überlastung, verursacht durch Zeit- und Leistungsdruck, aber auch fehlende Anleitung, Multitasking oder zu komplexe Aufgabenstellungen sind klare Auslöser. Ob ein Mitarbeiter seine Aufgaben erfüllen und die Termine einhalten kann, hängt von der Gestaltung der Arbeit ab. Stress entsteht zudem aus Defiziten in Organisation, Führung und Technik. Hier müssen sich wichtige Fragen gestellt werden: Mangelt es an Hilfsmitteln? Passt die Qualifikation eines Mitarbeiters auf die Position, für die er/sie besetzt wurde? Herrscht eine klare Kommunikation? Werden Störungen beseitigt oder holpern die Prozesse?

Auch macht es einen Unterschied, ob die Führung bei Problemen den Druck erhöht oder ob sie Unterstützung für den Mitarbeiter organisiert. Das gleiche gilt für eine gesunde Fehlerkultur. Werden Fehler gemeinsam besprochen und das Problem analysiert, damit dies in Zukunft nicht erneut passieren kann oder wird der betroffene Mitarbeiter gerügt und mit dem Problem allein gelassen, welches in erster Linie durch fehlende Anleitung oder Überforderung entstanden sein könnte. Wichtig ist ebenfalls die Reflexion, ob Mitarbeitern zu viel zugemutet wird und wie dieses stressige Arbeitsumfeld entstehen konnte.

Stress führt zu Fehlern

Stress und Überforderung sollten unbedingt vermieden werden, denn Überlastung ist in keinem Fall nur das Problem der betroffenen Mitarbeiter. Gestresste, überlastete Mitarbeiter machen deutlich mehr Fehler, welche ihnen nicht passiert wären, hätten sie genug Zeit und ein geordnetes Arbeitsumfeld. Zudem verfügt ein überlastetes System über deutlich weniger Leistung und Ziele können nicht mehr erreicht werden. Ein überlastetes Unternehmen büßt seine Zuverlässigkeit in Serviceleistung und Partnerschaften ein. Prozesse sind zu langwierig, Termine platzen und Qualitätsmängel werden sichtbar. Überdies kommen Strategien und Innovationen nicht voran und es gelingt nicht, Störungen auszuräumen. Wenn Mitarbeiter nicht die Möglichkeit haben, die an sie gestellten Leistungsanforderungen zu bewältigen, verlieren sie auf lange Sicht ihre Motivation und können somit nicht mehr produktiv arbeiten.

Teufelskreis Stress

Ein weiteres Problem, Stress erzeugt mehr Stress. Sogar die Stressbewältigung kann zu einem neuen Stressfaktor für die Mitarbeiter werden. Bei den Beschäftigten entwickelt sich Sorge, die Anforderungen nicht zu erfüllen. Je größer die Diskrepanz zwischen den Möglichkeiten und den Arbeitsanforderungen ist, umso mehr zusätzliche geistige Anstrengung müssen die Betroffenen erbringen, um die Leistungserwartungen trotzdem zu erfüllen. Intensiver Stress, chronische Ermüdung und Burn-out werden wahrscheinlicher.
Um die Anforderungen trotzdem zu erfüllen, muss der zeitliche Einsatz erhöht werden, Zeit- und Leistungsdruck steigen weiterhin. Weil die Qualität der Ergebnisse oft trotzdem nicht ausreicht, steigert manch ein Leistungsträger seinen geistigen und zeitlichen Einsatz weiter. Ein gefährlicher Teufelskreis entsteht.

Das andere Extrem ist die Resignation, in diesem Fall verschlechtert Demotivation die Produktivität und die Ergebnisse zusätzlich. Trotzdem resultiert auch in diesem Fall Stress für die Mitarbeiter als Folge von Misserfolgen und nicht erfüllten Leistungserwartungen.

Ein Problem kommt selten allein

Mit diesem Hintergrund wird deutlich, warum Stress und arbeitsbedingte psychische Erkrankungen bis hin zum Burn-out stark zunehmen. Das belastet nicht nur das Gesundheitswesen, langfristig verliert das betroffene Unternehmen weiter an Wettbewerbsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit, etwa wegen Fehltagen und Einsatzbeschränkungen der gestressten Belegschaft.Eine sinkende Attraktivität als Arbeitgeber in Verbindung mit der demografischen Entwicklung schneiden das Unternehmen vom Nachwuchs ab. Aus guten Unternehmen werden schlechte und unternehmerische Ziele sind gefährdet. Zudem sollte nicht unterschätzt werden, dass Führungskräfte am ehesten gut führen, wenn sie selbst über gute Arbeitsbedingungen verfügen. Tatsächlich ist aber gerade die Tätigkeit von Führungskräften durch Zeitmangel und ein hohes Maß an Anforderungen gekennzeichnet. Deshalb müssen Unternehmensleitungen eine gesundheitsförderliche Führung von ihren Führungskräften im Blick behalten, um keinen weiteren Teufelskreis auszulösen. Es wird deutlich, die Überlastung der Mitarbeiter ist etwas, gegen das sowohl der Arbeitgeber als auch der betroffene Arbeitnehmer vorgehen müssen.

Ein gesunder Arbeitsplatz

Gesundheit und Produktivität sind kein Widerspruch, im Gegenteil, der Schlüssel gegen Stress liegt in der Gestaltung der Arbeit. Übersichtliche Organisation, unterstützende Führung und leistungsfähige Technik reduzieren Stress für die Beschäftigten und erhöhen die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Wirkungsvolle Maßnahmen sind oft schnell und einfach umsetzbar. Verbesserung von Arbeitsabläufen, Abbau von Bürokratie, feste Pausenzeiten, Trainings zum Zeit- und Stressmanagement und die Begrenzung beruflicher Erreichbarkeit und E-Mail-Flut. Wenn langsame und frustrierende Prozesse im Unternehmen identifiziert wurden, sollte überlegt werden, inwiefern diese optimiert werden können.

Stichwort Digitalisierung

Heutzutage gibt es zahllose digitale Lösungen, welche einem Unternehmen wertvolle Zeit sparen. Das Fraunhofer Institut beschreibt die digitale Transformation eines Unternehmens nicht als ein technologisches Upgrade des Bestehenden, sondern eine dynamische Veränderung auf allen Ebenen. Somit bringt eine solche Transformation eine große Umstellung, aber schlussendlich bedeutenden Mehrwert und viel weniger Stress für alle Beteiligten mit sich. Sollte man als Unternehmen nicht bereit für eine digitale Generalüberholung sein, so helfen jedoch bereits wenige optimierte Prozesse dabei, Mitarbeiter zu entlasten und die Produktivität massiv zu steigern. Für beinahe jeden manuellen, veralteten Prozess gibt es heute eine digitale Lösung, welche den beteiligten das Leben erleichtert und Stress somit reduziert. Eine digitalisierte Buchhaltung kann einem Unternehmen beispielsweise bis zu 2000 Stunden Arbeit im Jahr ersparen.

Schlussendlich muss gesagt werden, Arbeit hat grundsätzlich für die meisten eine positive und psychisch stabilisierende Wirkung, solange sie in einem gesunden Maß ausgeführt wird. Unternehmen müssen die Gesundheit ihrer Arbeitnehmer/innen ernst nehmen, denn ein Unternehmen ist nur so stark und leistungsfähig wie seine Mitarbeiter.

"Das Ziel ist Resilienz nicht nur für jeden einzelnen Beschäftigten, sondern vor allem auch für ein Unternehmen als Ganzes, damit Wandel nicht erdrückt, sondern Widerstandsfähigkeit weckt" (Dr. Ursula von der Leyen, Bundesministerin).

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