Anna Lischke
Eine moderne Rechnungsmanagement-Software hilft Unternehmen dabei, ihre Rechnungsverwaltung zu digitalisieren.
Anna Lischke
Lyonel Krolle-Reinhardt
Anna LischkeUnternehmen hantieren täglich mit zahlreichen Rechnungen, Belegen und Quittungen – die es allesamt zu organisieren gilt. Je größer das Unternehmen ist, desto wichtiger wird ein gutes Rechnungsmanagement. Ohne moderne Rechnungsmanagement-Software, die Prozesse digitalisiert und automatisiert, stoßen Sie dabei allerdings schnell an Ihre Grenzen.
Wie digitale Rechnungsverwaltung mit einer geeigneten Software funktioniert, verraten wir Ihnen in diesem Artikel. Außerdem stellen wir Ihnen zwei Tools für das digitale Rechnungsmanagement genauer vor und zeigen, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.
Als Rechnungsmanagement bezeichnet man den kompletten Prozess, mit dem in einem Unternehmen Rechnungen eingehen und verarbeitet sowie bezahlt werden. Zusätzlich gehören zum Rechnungsmanagement auch – also alle Rechnungen, die für eine erbrachte Leistung vom Unternehmen selbst erstellt und an Dritte versendet werden.
Läuft dieser Prozess größtenteils oder komplett digital ab, spricht man von digitalem Rechnungsmanagement. Typischerweise wird dabei eine spezialisierte Software verwendet. Diese entlastet die Mitarbeitenden in der Buchhaltung und beschleunigt die Rechnungsverarbeitung, indem sie viele manuelle Arbeitsschritte durch automatisierte Prozesse ersetzt. Idealerweise werden alle Schritte vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsfreigabe digital über eine Rechnungsmanagement-Software abgebildet.
Lesetipp: Mehr dazu, warum Sie Ihre Belege digitalisieren sollten und wie das funktioniert, lesen Sie in unserem Blogartikel .
Man unterscheidet beim Rechnungsmanagement zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Dabei umfasst digitales Rechnungsmanagement jeweils folgende Schritte:
Lesetipp: Die einzelnen Schritte der digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen können Sie in unserem Artikel Digitale Rechnungsverarbeitung: Die 7 Schritte des Rechnungsworkflows [Link setzen, sobald online] noch einmal detailliert nachvollziehen. Außerdem zeigen wir Ihnen in unserem Whitepaper , auf welche Fallstricke Sie dabei achten sollten.
Kurz gesagt: Mit einer Rechnungsmanagement-Software können Sie Rechnungen effizienter, transparenter und übersichtlicher bearbeiten. Manuelle Rechnungsprozesse werden digitalisiert und laufen dank der Software größtenteils automatisiert und deutlich schneller ab.
Das sind die wichtigsten Vorteile von Rechnungsmanagement-Software im Überblick:
Damit ist eine Rechnungsmanagement-Software im Grunde für jedes Unternehmen sinnvoll, das papierlos werden und seine Rechnungsprozesse effizienter gestalten möchte. Die oben genannten Vorteile machen sich unabhängig von der Größe oder Branche des Unternehmens bemerkbar.
Obwohl sich eine Rechnungssoftware für alle möglichen Unternehmen lohnt, gibt es nicht die eine perfekte Lösung. Es kommt vielmehr darauf an, dass die Software zu Ihren individuellen Bedürfnissen passt. Diese können sich je nach Branche und Unternehmensgröße stark unterscheiden.
Es gibt aber dennoch einige Kriterien, auf die Sie generell achten sollten, wenn Sie nach einer passenden Software für Ihr Rechnungsmanagement suchen:
Insgesamt gilt: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, eine geeignete Lösung zu finden. Grenzen Sie die Auswahl zunächst auf zwei bis drei Tools ein und gönnen Sie sich dann eine Testphase, in der Sie alle Lösungen einem Praxistest unterziehen. Nutzen Sie dabei kostenlose Demos und Testversionen, um herauszufinden, welche Software sich am besten in Ihre Arbeitsabläufe integrieren lässt.
Die Rechnungsmanagement-Systeme, die es auf dem Markt gibt, unterscheiden sich vor allem in ihrem Funktionsumfang. Manche sind beispielsweise nur darauf spezialisiert, Rechnungen zu erfassen und bereitzustellen. Mit anderen können Sie auch Rechnungen weiterverarbeiten und Zahlungen anstoßen. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto mehr Funktionen sollte eine Software für digitales Rechnungsmanagement erfüllen. Für kleine und mittelständische Unternehmen, Start-ups oder Agenturen reicht es oft schon aus, wenn die Software grundlegende Anforderungen erfüllt und leicht zu bedienen ist.
Auf dem unübersichtlichen Tool-Markt die richtige Software zu finden, kann dabei trotz Anforderungs-Checkliste ganz schön kompliziert sein. Sie müssen Funktionen überprüfen und Preise vergleichen. Am besten werten Sie auf Vergleichsseiten außerdem die Meinungen von Personen aus, die die Software bereits nutzen. Als erste Orientierung möchten wir Ihnen nachfolgend unsere beiden Lieblingstools für digitales Rechnungsmanagement genauer vorstellen: Workday und DATEV.
Workday ist eine umfassende HR-, Finanz- und Planungssoftware, die unter anderem auch eine cloudbasierte Lösung für intelligentes Finanzmanagement beinhaltet: Workday Financial Management. Über das Tool behalten Sie Ihre komplette Buchhaltung in Echtzeit im Blick – vom Zahlungsmanagement über Liquiditätsprognosen und Cashflow-Kontrolle bis zum Asset-Management. Sie können damit beispielsweise Rechnungen erstellen und verwalten, Genehmigungen verarbeiten, Zahlungen automatisieren und Aufgaben priorisieren. Unterstützt durch eine KI hilft Ihnen Workday außerdem dabei, zahlreiche Finanzprozesse zu automatisieren und Ihre Transaktionen und Buchhaltungsvorgänge umfassend zu analysieren.
Trotz der vielfältigen Funktionen kommt Workday mit einer recht übersichtlichen Benutzeroberfläche daher. Als Komplettlösung ist die Software aber vor allem auf die Anforderungen von großen und mittelständischen Unternehmen zugeschnitten.
Kleine bis mittlere Unternehmen, Start-ups oder Agenturen setzen in Sachen Rechnungswesen eher auf die Buchführungssoftware DATEV. Das Tool bietet alle wichtigen Funktionen für die Buchhaltung sowie Erweiterungen für Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder IT-Outsourcing. Sie können damit neben der Buchführung an mehreren Arbeitsplätzen zum Beispiel auch Belege schreiben, E-Banking betreiben und Dokumente zentral archivieren.
Bei alldem erfüllt DATEV mit der Zertifizierung nach ISO 27001 höchste Sicherheitsstandards. Belege und Buchführungsdaten werden im DATEV-Rechenzentrum revisionssicher archiviert und Daten bei Bedarf sicher mit Institutionen wie Finanzbehörden und Krankenkassen ausgetauscht.
Insgesamt bietet DATEV alles, was Sie benötigen, um Ihren Buchhaltungsprozess effektiv und digitalisiert abzuwickeln. Wenn Sie zusätzlich die cloudbasierte Lösung „DATEV Unternehmen online“ verwenden, können Sie auch kaufmännische Aufgaben und Prozesse komplett digitalisieren und optimieren.
Um wirklich alle Vorteile des digitalen Rechnungsmanagements auszuschöpfen, sollten Sie darauf achten, dass die Software Ihrer Wahl gute Integrationsmöglichkeiten bietet. Vor allem eine digitale Schnittstelle zwischen Finance und HR macht Ihnen das Arbeitsleben an vielen Stellen leichter. Unsere Reisekosten-Software bietet Ihnen dabei unter anderem zur vorgestellten Lohnbuchhaltung mit DATEV und zur Finanz-, HR- und Planungslösung Workday.
Bei einer Kombination aus Circula und DATEV beispielsweise profitieren Sie von den Vorteilen beider Systeme und ermöglichen Ihren Mitarbeitenden die schnelle Bearbeitung ihrer Ausgaben, Benefits und Sachbezüge. Wenn Sie Verpflegungsmehraufwände auch in der Lohnbuchhaltung erfassen oder Fahrtkosten über dem gesetzlich steuerfreien Limit auszahlen möchten, ist dies mit der Integration möglich.
Konkret können Sie mit Circula:
Rechnungsfreigaben und tatsächliche Überweisungen finden dann über die Integrationen in Ihrem Buchhaltungssystem, beispielsweise via Workday oder DATEV, statt. Über entsprechende Schnittstellen können Sie dabei alle wichtigen Daten einfach und ohne Fehler übertragen.
Insgesamt bringen Sie damit Buchhaltung und HR näher zusammen und vereinen medienbruchfrei Ihr allgemeines Rechnungsmanagement mit der Verwaltung von Auslagen, Spesen, , und Mitarbeiter-Benefits.
Rechnungsmanagement umfasst alle Schritte, die eine Rechnung innerhalb eines Unternehmens durchläuft, vom Eingang über die Erfassung, Bearbeitung und Bezahlung bis hin zur Ablage. Mit der richtigen Software können diese Schritte digitalisiert und teils automatisiert werden. Man spricht dann von digitalem Rechnungsmanagement.
Welche Software für das Rechnungsmanagement am besten ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Vielmehr hängt es von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. Für große und mittlere Unternehmen kann es sich beispielsweise lohnen, in eine Komplettlösung wie Workday zu investieren. Kleinere Unternehmen sind mit einer benutzerfreundlichen Software wie DATEV in Kombination mit Einzellösungen für bestimmte Ausgabenarten (z. B. Circula für Spesen und Reisekosten) gut beraten.
Eine moderne Rechnungsmanagement-Software ist unerlässlich für alle Unternehmen, die ihre Finanzprozesse digitalisieren beziehungsweise automatisieren und Rechnungen effizienter, transparenter und übersichtlicher bearbeiten möchten.
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