Mit Rechnungsmanagement-Software die Vorteile digitaler Rechnungsverwaltung nutzen

Was ist digitales Rechnungsmanagement?

Als Rechnungsmanagement bezeichnet man den kompletten Prozess, mit dem in einem Unternehmen Rechnungen eingehen und verarbeitet sowie bezahlt werden. Zusätzlich gehören zum Rechnungsmanagement auch Ausgangsrechnungen (also alle Rechnungen, die für eine erbrachte Leistung vom Unternehmen selbst erstellt und an Dritte versendet werden.

Läuft dieser Prozess größtenteils oder komplett digital ab, spricht man von digitalem Rechnungsmanagement. Typischerweise wird dabei eine spezialisierte Software verwendet. Diese entlastet die Mitarbeitenden in der Buchhaltung und beschleunigt die Rechnungsverarbeitung, indem sie viele manuelle Arbeitsschritte durch automatisierte Prozesse ersetzt. Idealerweise werden alle Schritte vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsfreigabe digital über eine Rechnungsmanagement-Software abgebildet.

Besonders relevant ist das Thema 2026: Mit der stufenweisen Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich müssen deutsche Unternehmen nicht nur strukturierte Rechnungsformate empfangen können, sondern auch in der Lage sein, diese vollständig digital zu verarbeiten. Bis zum 1. Januar 2028 gilt das für alle Unternehmen verpflichtend. Wer heute auf digitales Rechnungsmanagement umstellt, schafft also nicht nur Effizienz, sondern erfüllt auch kommende gesetzliche Anforderungen.

Lesetipp: Mehr dazu, warum Sie Ihre Belege digitalisieren sollten und wie das funktioniert, lesen Sie in unserem Blogartikel Rechnungen digitalisieren: Vorteile, Herausforderungen und Möglichkeiten.

Digitales Rechnungsmanagement Schritt für Schritt

Man unterscheidet beim Rechnungsmanagement zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Dabei umfasst digitales Rechnungsmanagement jeweils folgende Schritte:

Ausgangsrechnungen

1. Rechnungserstellung: Die Rechnung wird meistens als PDF erstellt. Über viele Online-Portale und Rechnungsprogramme kann sie auch direkt via Link abgerufen werden.
2. Versand der Rechnung: Die Rechnung wird elektronisch versendet. Das kann per E-Mail, über einen elektronischen Rechnungsaustausch (E-Invoicing) oder über eine Rechnungs-App geschehen.
3. Zahlungseingang: Sobald die Rechnung bezahlt ist, wird die Zahlung automatisch in der Rechnungssoftware verbucht. Dabei werden Zahlungsdatum und Betrag ergänzt.
4. Kontrolle ausstehender Zahlungen: Geht das geforderte Geld nicht fristgerecht ein, ist eine Rechnung also überfällig, sendet ein modernes Rechnungsmanagement-System automatisch Erinnerungen oder erstellt Mahnungen.
5. Archivierung: Nach Zahlungseingang wird die Rechnung automatisch archiviert. So ist sie jederzeit abrufbar, ohne dass sie manuell archiviert oder abgelegt werden muss.

Eingangsrechnungen

1. Rechnungseingang: Idealerweise treffen die Rechnungen bereits digital ein per E-Mail oder direktem Upload und werden automatisch im Rechnungsprogramm erfasst. Postalisch eingehende Rechnungen müssen Sie erst einscannen, bevor es mit der Bearbeitung weitergeht. Ein digitaler Rechnungseingang sorgt dafür, dass keine Rechnung übersehen wird.
2. Erfassung der Rechnungsdaten: Alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum und Betrag werden von der Software automatisch ausgelesen und erfasst heute zunehmend durch KI-gestützte OCR, die deutlich schneller und genauer arbeitet als manuelle Eingabe.
3. Rechnungsprüfung: Sie müssen bei allen Rechnungen prüfen, ob diese sowohl formal nach § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) als auch sachlich richtig sind. Eine moderne Rechnungsmanagement-Software übernimmt die automatisierte Rechnungsprüfung direkt während der digitalen Rechnungserfassung und markiert Abweichungen sofort.
4. Rechnungsbearbeitung: Eine Rechnung kann auf dem Weg zur Freigabe einige Korrekturschleifen und Abstimmungen benötigen. Jede Rechnung muss beispielsweise auch einer Kostenstelle oder einem Projekt zugeordnet werden. Oft arbeiten mehrere Mitarbeitende gleichzeitig daran. Mit einer Rechnungsmanagement-Software können Sie dabei direkt an der elektronischen Rechnung Notizen und Kommentare hinzufügen, Aufgaben an Personen zuweisen oder Stellen markieren.
5. Freigabe: Wenn die Rechnung formal und sachlich korrekt ist, kann sie freigegeben und mit einer passenden Schnittstelle direkt an die Buchhaltung zur Zahlungsabwicklung übermittelt werden.
6. Buchung: Sobald die Rechnungsfreigabe erfolgt ist, kann Ihre Buchhaltung die Bezahlung veranlassen. Der Betrag wird im System verbucht.
7. Archivierung: Nachdem der Zahlungsprozess abgeschlossen ist, archiviert die Software zuletzt automatisch die fertig bearbeitete Eingangsrechnung revisionssicher und GoBD-konform.

Warum brauche ich eine Software für das Rechnungsmanagement?

Kurz gesagt: Mit einer Rechnungsmanagement-Software können Sie Rechnungen effizienter, transparenter und übersichtlicher bearbeiten. Manuelle Rechnungsprozesse werden digitalisiert und laufen dank der Software größtenteils automatisiert und deutlich schneller ab.

Das sind die wichtigsten Vorteile von Rechnungsmanagement-Software im Überblick:

• Sie sparen Zeit und Kosten. Die Software ermöglicht es Ihnen, Routineaufgaben zu automatisieren und manuelle Arbeitsschritte auf ein Minimum zu reduzieren. Rechnungen werden beispielsweise automatisch erfasst, geprüft und verarbeitet. Dadurch gewinnen Sie im Arbeitsalltag Zeit. Zusätzlich senken Sie Ihre Kosten, denn mit einer digitalen Rechnungsverwaltung sparen Sie sich zahlreiche Ausgaben für Papier, Druck, Porto und langsame Abläufe.
• Sie minimieren Fehler. Regeln und Prozesse werden mit der Software automatisch angewendet. Ihre Mitarbeitenden müssen seltener manuell eingreifen. Das macht die automatisierte Rechnungsverarbeitung insgesamt genauer und zuverlässiger. Sie erkennen fehlerhafte Rechnungen schneller und können daraufhin auch schneller korrigierend eingreifen.
• Sie verarbeiten Rechnungen schneller. Mit einer Software fürs Rechnungsmanagement können Sie Rechnungen zügiger erfassen, prüfen und freigeben. So wickeln Sie Zahlungen schneller ab und erreichen letztendlich einen besseren Cashflow.
• Sie verbessern die Transparenz. Alle Informationen rund um das Thema Rechnungen werden zentral elektronisch erfasst, aufbewahrt und gesichert. Die Prozesse können lückenlos dokumentiert werden und sind somit jederzeit nachvollziehbar. Das unterstützt die Compliance und gewährleistet, dass alle gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien eingehalten werden.
• Sie erhöhen die Sicherheit. Digitale Rechnungen sind deutlich besser vor unbefugten Zugriffen geschützt als physische Belege, die leicht zwischen Schreibtischen, Ordnern oder in der Post verloren gehen oder gestohlen werden können. Eine Software ermöglicht Ihnen strengere Zugriffskontrollen und nutzt moderne Verschlüsselungstechnologien und Sicherheitsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf die Informationen zugreifen. Zudem sind Sie besser vor Datenverlust geschützt. Alle Quittungen, Belege und Rechnungen werden über das Tool revisionssicher gespeichert.
• Sie arbeiten nachhaltiger. Indem Sie Papier reduzieren und Ihren gesamten Rechnungsworkflow digitalisieren, leisten Sie einen wichtigen Beitrag zum Thema Umweltschutz.

Damit ist eine Rechnungsmanagement-Software im Grunde für jedes Unternehmen sinnvoll, das papierlos werden und seine Rechnungsprozesse effizienter gestalten möchte. Die oben genannten Vorteile machen sich unabhängig von der Größe oder Branche des Unternehmens bemerkbar.

Worauf sollte ich bei der Wahl einer Rechnungsmanagement-Software achten?

Obwohl sich eine Rechnungssoftware für alle möglichen Unternehmen lohnt, gibt es nicht die eine perfekte Lösung. Es kommt vielmehr darauf an, dass die Software zu Ihren individuellen Bedürfnissen passt. Diese können sich je nach Branche und Unternehmensgröße stark unterscheiden.

Es gibt aber dennoch einige Kriterien, auf die Sie generell achten sollten, wenn Sie nach einer passenden Software für Ihr Rechnungsmanagement suchen:

• Intuitive Bedienung: Eine gute Rechnungsmanagement-Software sollte intuitiv zu bedienen sein und mit einem übersichtlichen Design punkten.
• Funktionsumfang: Definieren Sie, welche Funktionen Ihnen besonders wichtig sind. Sinnvoll sind beispielsweise automatisierte Freigabeworkflows, schnelle Angebots- und Rechnungserstellung, automatische Erfassung von Rechnungsdaten sowie Analyse- und Berichtsfunktionen.
• Datensicherheit: Kontrollieren Sie, ob das Tool Ihrer Wahl sämtliche Daten GoBD-konform behandelt. Sichere Datenübertragung und -speicherung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und die vollständige Verschlüsselung sensibler Daten sind Pflicht.
• Integrationen: Die Software sollte sich nahtlos in Ihr bestehendes Buchhaltungssystem integrieren lassen und am besten weitere Schnittstellen mitbringen, beispielsweise zu Ihrem ERP-System.
• Skalierbarkeit: Denken Sie auch an die Zukunft. Wählen Sie ein Tool, das mit Ihrem Unternehmen mitwächst und entsprechende Erweiterungen bietet.
• Kosten: Überlegen Sie sich vorab, wie viel Sie für die digitale Rechnungsverwaltung jetzt und in Zukunft ausgeben möchten und können. Vergleichen Sie Lizenzen, Abo-Gebühren und Upgrades der Tools, die Sie in Betracht ziehen.

Insgesamt gilt: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, eine geeignete Lösung zu finden. Grenzen Sie die Auswahl zunächst auf zwei bis drei Tools ein und gönnen Sie sich dann eine Testphase, in der Sie alle Lösungen einem Praxistest unterziehen. Nutzen Sie dabei kostenlose Demos und Testversionen, um herauszufinden, welche Software sich am besten in Ihre Arbeitsabläufe integrieren lässt.

Welche Tools für das Rechnungsmanagement gibt es?

Die Rechnungsmanagement-Systeme, die es auf dem Markt gibt, unterscheiden sich vor allem in ihrem Funktionsumfang. Manche sind beispielsweise nur darauf spezialisiert, Rechnungen zu erfassen und bereitzustellen. Mit anderen können Sie auch Rechnungen weiterverarbeiten und Zahlungen anstoßen. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto mehr Funktionen sollte eine Software für digitales Rechnungsmanagement erfüllen. Für kleine und mittelständische Unternehmen, Start-ups oder Agenturen reicht es oft schon aus, wenn die Software grundlegende Anforderungen erfüllt und leicht zu bedienen ist.

Auf dem unübersichtlichen Tool-Markt die richtige Software zu finden, kann dabei trotz Anforderungs-Checkliste ganz schön kompliziert sein. Sie müssen Funktionen überprüfen und Preise vergleichen. Am besten werten Sie auf Vergleichsseiten außerdem die Meinungen von Personen aus, die die Software bereits nutzen. Als erste Orientierung möchten wir Ihnen nachfolgend unsere beiden Lieblingstools für digitales Rechnungsmanagement genauer vorstellen: Workday und DATEV.

Workday für Enterprises

Workday ist eine umfassende HR-, Finanz- und Planungssoftware, die unter anderem auch eine cloudbasierte Lösung für intelligentes Finanzmanagement beinhaltet: Workday Financial Management. Über das Tool behalten Sie Ihre komplette Buchhaltung in Echtzeit im Blick vom Zahlungsmanagement über Liquiditätsprognosen und Cashflow-Kontrolle bis zum Asset-Management. Sie können damit beispielsweise Rechnungen erstellen und verwalten, Genehmigungen verarbeiten, Zahlungen automatisieren und Aufgaben priorisieren. Unterstützt durch eine KI hilft Ihnen Workday außerdem dabei, zahlreiche Finanzprozesse zu automatisieren und Ihre Transaktionen und Buchhaltungsvorgänge umfassend zu analysieren.

Trotz der vielfältigen Funktionen kommt Workday mit einer recht übersichtlichen Benutzeroberfläche daher. Als Komplettlösung ist die Software aber vor allem auf die Anforderungen von großen und mittelständischen Unternehmen zugeschnitten.

DATEV für kleine und mittlere Unternehmen

Kleine bis mittlere Unternehmen, Start-ups oder Agenturen setzen in Sachen Rechnungswesen eher auf die Buchführungssoftware DATEV. Das Tool bietet alle wichtigen Funktionen für die Buchhaltung sowie Erweiterungen für Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder IT-Outsourcing. Sie können damit neben der Buchführung an mehreren Arbeitsplätzen zum Beispiel auch Belege schreiben, E-Banking betreiben und Dokumente zentral archivieren.

Bei alldem erfüllt DATEV mit der Zertifizierung nach ISO 27001 höchste Sicherheitsstandards. Belege und Buchführungsdaten werden im DATEV-Rechenzentrum revisionssicher archiviert und Daten bei Bedarf sicher mit Institutionen wie Finanzbehörden und Krankenkassen ausgetauscht.

Insgesamt bietet DATEV alles, was Sie benötigen, um Ihren Buchhaltungsprozess effektiv und digitalisiert abzuwickeln. Wenn Sie zusätzlich die cloudbasierte Lösung „DATEV Unternehmen online" verwenden, können Sie auch kaufmännische Aufgaben und Prozesse komplett digitalisieren und optimieren.

Rechnungsmanagement weiterdenken: So unterstützt Circula

Um wirklich alle Vorteile des digitalen Rechnungsmanagements auszuschöpfen, sollten Sie darauf achten, dass die Software Ihrer Wahl gute Integrationsmöglichkeiten bietet und alle Ausgabenarten in einem System zusammenführt. Als offizieller DATEV-Premiumpartner und empfohlene Nachfolgelösung für DATEV Reisekosten classic ist Circula tief in das DATEV-Ökosystem integriert und versteht deutsches Steuerrecht von Grund auf, nicht als nachträglicher Compliance-Layer.

Bei einer Kombination aus Circula und DATEV profitieren Sie von den Vorteilen beider Systeme und ermöglichen Ihren Mitarbeitenden die schnelle Bearbeitung ihrer Ausgaben, Benefits und Sachbezüge. Wenn Sie Verpflegungsmehraufwände auch in der Lohnbuchhaltung erfassen oder Fahrtkosten über dem gesetzlich steuerfreien Limit auszahlen möchten, ist dies mit der Integration möglich.

Mit dem Circula-Modul Eingangsrechnungen digitalisieren Sie Ihren gesamten Rechnungsworkflow von der Erfassung bis zum buchungsbereiten DATEV-Export:

• Zentraler digitaler Rechnungseingang: Rechnungen treffen per E-Mail-Weiterleitung oder direktem Upload in einem zentralen Posteingang ein, keine Rechnung geht mehr verloren.
• KI-gestützte OCR und automatische Datenextraktion: Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferant werden automatisch ausgelesen. 54 % aller Belege sind direkt nach der Einreichung exportbereit und korrekt in DATEV vorkontiert.
• Automatisierte Rechnungsprüfung: Die Software prüft Rechnungen formal und sachlich in Kürze auch mit Validierung nach § 14 UStG und markiert Abweichungen sofort.
• Kostenstellenbasierte Freigabeworkflows: Rechnungen werden automatisch an die zuständigen Kostenstellen-Verantwortlichen weitergeleitet. Diese genehmigen per 1-Klick direkt in der bekannten Circula-Oberfläche ohne zweites Login, ohne PDF-Weiterleitungen per E-Mail.
• DATEV-fertiger Export: Jede Rechnung verlässt Circula buchungsbereit für DATEV (Rechnungsdatenservice 1.0). Weitere Exportformate folgen im zweiten Halbjahr 2026.

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Besonders praktisch: Wer Auslagen bereits in Circula freigibt, genehmigt Eingangsrechnungen mit exakt demselben Workflow: kein zusätzliches Onboarding, keine Lernkurve. Darüber hinaus können Sie mit Circula:

• Rechnungen zu Reisekosten einreichen (z. B. Hotelrechnungen, Flugrechnungen, Taxi),
• Rechnungen aus Reisebuchungen wie TravelPerk automatisch importieren,
• Rechnungen und Belege zu Auslagen einreichen (z. B. Geschäftsessen mit Kundschaft, Ausgaben fürs Büro),
• Rechnungen zu Kreditkartentransaktionen zuordnen sowie
• Freigabeprozesse für alle genannten Rechnungstypen einheitlich definieren und umsetzen.

Rechnungsfreigaben und tatsächliche Überweisungen finden dann über die Integrationen in Ihrem Buchhaltungssystem, beispielsweise via DATEV oder Workday, statt. Über entsprechende Schnittstellen können Sie dabei alle wichtigen Daten einfach und ohne Fehler übertragen.

Insgesamt bringen Sie damit Buchhaltung und HR näher zusammen und vereinen medienbruchfrei Ihr allgemeines Rechnungsmanagement mit der Verwaltung von Auslagen, Spesen, Reisekosten, Kreditkarten und Mitarbeiter-Benefits.