Digitale Rechnungsfreigabe in 5 Schritten zum optimalen Workflow

Was ist eine Rechnungsfreigabe?

Bei der Rechnungsfreigabe handelt es sich um den letzten Schritt der Rechnungsprüfung. Diese müssen Sie als Unternehmen bei allen eingehenden Rechnungen durchführen. Sie können Beträge erst bezahlen, wenn Sie eine Rechnung auf ihre Form, ihren Inhalt sowie mögliche Fehler geprüft haben.

Analoge Rechnungsfreigabe

Lange Zeit gaben Unternehmen ihre Eingangsrechnungen meist manuell frei und arbeiteten alle Arbeitsschritte papierbasiert ab. Die Buchhaltung tippte die Rechnungsdaten ab, Mitarbeitende prüften die Rechnung und eine zuständige Person musste sie nach zahlreichen, fehleranfälligen Tasks mit einer physischen Unterschrift freigeben. Waren die zuständigen Personen zufällig nicht vor Ort oder kam es zu Missverständnissen bei der Ablage, führte das zu einem großen Zeitverlust. Remote war die Freigabe von Rechnungen auf diesem Wege kaum möglich.

Digitale Rechnungsfreigabe

Bei der digitalen Rechnungsfreigabe verarbeiten Sie Ihre Rechnungen auf elektronischem Wege auch als elektronische Rechnungsfreigabe bezeichnet und wickeln die Freigabe vollständig digital ab. Von der Erfassung bis zur finalen Freigabe funktioniert alles papierlos. Sie bearbeiten Rechnungen, die per E-Mail oder Ihre Rechnungsmanagement-Software eingehen, dabei zeitnah und behalten permanent den Überblick über alle Beträge. Sie sparen Zeit, Geld und schließen Fehler, die früher häufig vorkamen, schon im ersten Schritt aus.

Diese Vorteile bringt Ihnen die digitale Rechnungsfreigabe

Im Zuge der wachsenden Digitalisierung setzen immer mehr Unternehmen auf die digitale Freigabe von Rechnungen. Und das nicht ohne Grund:

• Sie schließen Fehler aus.
• Sie sorgen für Transparenz.
• Sie sparen Zeit.
• Sie senken Ihre Kosten.

Mit digitalen Rechnungsworkflows stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeitenden alles korrekt verarbeiten und keinen Posten vergessen. Ein weiterer wichtiger Grund für die Umstellung ist die Ersparnis von Zeit und Kosten, denken Sie nur mal daran, wie viel Papier Sie in Zukunft einfach nicht mehr benötigen werden! Sie brauchen keine Lagerräume mehr für Aktenschränke mehr und Rechnungen, die Ihre Mitarbeitenden mit Ihrem Smartphone scannen, können Sie sofort bearbeiten.

Damit alles zuverlässig funktioniert, setzen Sie bei Ihrer digitalen Rechnungsfreigabe am besten auf eine moderne Rechnungsmanagement-Software. Sie ermöglicht es Ihnen, Dokumente automatisch zu speichern und zu organisieren und erleichtert Ihnen die Verwaltung Ihrer Lieferanten- und Kundenkommunikation. Sie arbeiten Ihre Rechnungen effizient ab und sorgen für deutlich schnellere Finanzprozesse in Ihrem Unternehmen.

So digitalisieren Sie die Rechnungsworkflows in Ihrem Unternehmen

Selbstverständlich gibt es unterschiedliche Herangehensweisen an das Thema Rechnungsdigitalisierung. Um sicherzugehen, dass von Anfang an alles reibungslos läuft, empfehlen wir Ihnen die folgenden fünf Schritte:

1. Digitalisieren Sie Ihren Rechnungseingang

Im ersten Schritt digitalisieren Sie Ihren Rechnungseingang. Das bedeutet: Sie richten ein festes, zentrales Postfach für eingehende Rechnungen ein, zu dem alle betroffenen Mitarbeitenden Zugang haben. Bei der Rechnungsfreigabe-Software Ihrer Wahl sollten Sie darauf achten, dass sie Eingangsrechnungen automatisch in Ihr Rechnungseingangsbuch sendet. Durch die anschließende Definition von Freigabeprozessen gehen Sie sicher, dass in Zukunft alles automatisiert seinen Gang geht, und integrieren den digitalen Rechnungseingang bereits an dieser Stelle fest in den gesamten Prozess.

2. Verteilen Sie feste Zuständigkeiten

Damit Ihr digitaler Rechnungseingang und der Freigabeprozess mit dem neuen System zuverlässig funktionieren, sollten Sie im Vorfeld genau festlegen, wer für welchen Schritt zuständig ist. Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeitenden den Rechnungseingang immer überwachen. Wenn die hauptsächlich dafür verantwortliche Person außer Haus ist, sollten sie ihn regelmäßig kontrollieren. Mit Vertretungsregelungen und einem guten Onboarding für das ganze Finanzteam sorgen Sie dafür, dass die Belegprüfung immer ordnungsgemäß erfolgen kann.

3. Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden in die bevorstehende Umstellung ein

Wenn Sie den digitalen Rechnungsworkflow in Ihrem Unternehmen schon bald in die Praxis umsetzen möchten, sollten Sie Ihre Mitarbeitenden von Anfang an einbeziehen. Lassen Sie Ihr Kernteam infrage kommende Software testen und bereiten Sie alle so gut es geht auf die bevorstehende Umstellung vor.

4. Sorgen Sie für lückenloses Onboarding

Die digitale Rechnungsfreigabe wird schnell zum Erfolgsmodell werden, wenn Sie allen Mitarbeitenden, die künftig damit in Berührung kommen werden, ausführlich onboarden. Führen Sie alle, die es betrifft, in die digitale Rechnungsprüfung ein, lassen Sie Ihre Mitarbeitenden Rechnungen anhand von Beispielen freigeben und zeichnen Sie die sie betreffenden Teil-Workflows genau auf.

Gerade, wenn Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten und sich nicht permanent mit Ihnen im Austausch befinden, ist es wichtig, dass Sie ihre Fragen zur digitalen Rechnungsverarbeitung schon am Anfang so detailgenau wie möglich beantworten. Erklären Sie dabei die künftig notwendigen Arbeitsschritte so ausführlich und verständlich wie möglich. Um das Onboarding möglichst effektiv zu gestalten und alle Funktionen genau zu erklären, empfehlen wir Ihnen außerdem: Nutzen Sie die Einführungs-Webinare, die einige Anbieter von Rechnungsverarbeitungs-Software anbieten!

5. Fallen Sie nicht in alte Gewohnheiten zurück

Sicher hatten Sie auch früher schon Ihre gewohnten Rechnungsworkflows und es ist nicht immer leicht, sich an eine Umstellung zu gewöhnen. Bei der Digitalisierung Ihrer Rechnungsfreigaben ist es jedoch besonders wichtig, dass Sie nicht wieder in alte Gewohnheiten zurückfallen. Fangen Sie also gar nicht erst wieder damit an, Rechnungen auszudrucken oder abzuheften. Sie vermeiden damit Missverständnisse im Team und unnötige Abstimmungsschleifen mit Ihrer Steuerberatung oder dem Finanzamt.

Auch wenn es sich zunächst vielleicht gut anfühlt, in dem ein oder anderen Ausnahmefall noch auf die gewohnten Prozesse zugreifen zu können, empfehlen wir Ihnen, diese Ausnahmen gar nicht erst aufkommen zu lassen. Sobald Sie einmal mit Ihrem neuen Verfahren vertraut sind, sollten Sie in Ihrem Unternehmen voll auf die neue, digitale Strategie setzen. Je früher Sie sich an die neuen Rechnungsworkflows gewöhnt haben, umso schneller haben Sie alle nötigen Informationen für Ihren Arbeitsalltag beisammen und können Ihre Eingangsrechnungen ganz entspannt bearbeiten, ohne dabei einen Blick in die Vergangenheit zu werfen.

Tipp: Sie möchten auch Ihre Reisekosten digitalisieren? Damit Sie Ihren Mitarbeitenden die Ausgaben, die sie während Dienstreisen tätigen, schnell erstatten können, haben wir für Sie alles Wichtige im Überblick für Ihre digitale Reisenkostenabrechnungen zusammengestellt.

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Wie gebe ich eine Rechnung frei? So sieht der digitale Rechnungsworkflow aus

Wenn Sie sich für ein Tool wie Circula entschieden haben, beginnen Sie mit der digitalen Freigabe Ihrer Rechnungen. Um Ihnen einen ersten Überblick über den gesamten Prozess zu verschaffen und Ihnen zu zeigen, wie Ihre digitalen Rechnungsworkflows in Zukunft aussehen könnten, haben wir ein Praxisbeispiel für Sie vorbereitet.

1. Rechnungseingang und Erfassung

Eine digitale Rechnung geht in Ihrem Unternehmen ein, per E-Mail oder über Ihre digitale Rechnungsmanagement-Lösung. Sollten einige Ihrer Lieferfirmen und Kooperationspartner noch Papierrechnungen verschicken, scannen Sie diese in diesem Schritt ein.

2. Rechnungsprüfung

Sie prüfen die eingegangene Rechnung auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit. Bei Fehlern fordern Sie eine Nachbesserung ein.

3. Erinnerung an fehlende Belege

Sie leiten die Rechnung zur Freigabe an die zuständige Abteilung oder Person weiter. Während bei der manuellen Rechnungsprüfung Mitarbeitende in diesem Schritt häufig Korrekturen vornahmen, erfasst das System diese heute automatisch, korrigiert sie direkt und fordert fehlende Belege ein.

4. Freigabe und Bezahlung

Sobald die Rechnung genehmigt ist, leitet das System sie an die Finanzabteilung weiter. Diese begleicht die Rechnung. Circula erstellt Ausgaben und weist sie automatisch den passenden Belegen zu. Ihre Mitarbeitenden bezahlen mit der Firmenkreditkarte, laden die Belege hoch und alles ist erledigt. Die Integrationen zu DATEV, SAP und MS Dynamics helfen Ihnen dabei, die Zeit für manuelle Arbeit um bis zu 80 Prozent zu reduzieren.

5. Archivierung

Im Anschluss an die Zahlung archiviert Ihre Rechnungsfreigabe-Software die Rechnung und erinnert den Erstellenden über die erfolgte Bezahlung.

Zusammenfassend kann man sagen: Durch die digitale Freigabe vereinfachen Sie Ihren Workflow, machen ihn effizienter, weniger fehleranfällig und sorgen für eine zu jedem Zeitpunkt transparente Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen.

Definieren Sie Ihre Freigabeprozesse flexibel

Sollten Sie für Ihren konkreten Anwendungsfall bestimmte Zwischenschritte benötigen, können Sie diese Ihrem Prozess an den entsprechenden Stellen hinzufügen. Spezifische Lieferantenregeln können beispielsweise eine Möglichkeit für eine noch stärkere Automatisierung sein und Ihnen somit unter Umständen eine große Zeitersparnis bringen.

Rechnungsprozesse sind komplex und können sich immer wieder ändern. Darum empfehlen wir Ihnen: Definieren Sie Ihre Freigabeprozesse flexibel und passen sie, falls nötig, an. Wenn sich in der Zukunft Änderungen in Ihren Abläufen ergeben, Sie mit neuen Lieferfirmen zusammenarbeiten oder neue Teammitglieder einstellen, können Sie Ihren Rechnungsprozess immer wieder individualisieren.

Schon gewusst? Mit der Möglichkeit zur hybriden Arbeitsweise können Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden nachhaltig steigern. Dank digitaler Rechnungsfreigabe-Prozesse profitieren davon auch Finanzteams.

Wie hilft mir Circula bei der digitalen Rechnungsfreigabe?

Circula ist die Ausgabenmanagement-Lösung für deutsche Finanzteams, die alle Unternehmensausgaben in einem System verwalten wollen, von Reisekosten und Auslagen über Firmenkreditkarten bis zu Eingangsrechnungen. Mit Circula Eingangsrechnungen digitalisieren und automatisieren Sie Ihren gesamten Rechnungsfreigabe-Prozess: vom automatischen Erfassen eingehender Rechnungen bis hin zu strukturierten Freigabe- und Prüfprozessen.

Was Circula Eingangsrechnungen konkret leistet:

• Zentraler Rechnungseingang per E-Mail-Weiterleitung oder direktem Upload keine Rechnung geht verloren
• KI-gestützte OCR und Datenextraktion (LLM-basiert): Lieferant, Betrag, Steuerbetrag und Kostenstelle werden automatisch erkannt und vorkontiert
• Kostenstellenbasierter Freigabe-Workflow – dieselbe Erfahrung wie bei Auslagen und Reisekosten; keine zweite Einschulung nötig
• 1-Klick-Freigabe über die Web-App, auch von mobilen Endgeräten aus

Wie das in der Praxis aussieht, zeigen wir Ihnen gerne. Vereinbaren Sie jetzt eine Demo.

Gestalten Sie mit Circula und DATEV Ihre Rechnungsfreigaben noch effizienter

Als DATEV Premium Partner ist Circula tief in das DATEV-Ökosystem integriert inklusive DATEV Unternehmen Online, DATEV Rechnungswesen und LODAS. Jede freigegebene Rechnung verlässt Circula buchungsfertig und korrekt vorkontiert für DATEV via DATEV Rechnungsdatenservice 1.0. Das heißt: kein manuelles Nacharbeiten in DUO, kein zweiter Export-Schritt, keine Buchungsfehler durch doppelte Dateneingabe.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen DATEV Unternehmen online nutzen, können Sie Ihren Circula Account direkt mit DATEV verbinden. Genehmiger bleiben dabei in der vertrauten Circula-Oberfläche derselben, die sie bereits für Auslagen und Reisekosten nutzen. Kein separater Login, kein neues System, kein zusätzliches Training.

Für Steuerberater bedeutet das: schnellerer und vollständigerer Zugriff auf Mandantenbelege auf demselben Weg, auf dem sie bereits Circula-Auslagen erhalten.