Eigenbelege korrekt erstellen

Eigenbelege sind ein schwieriges Kapitel. Papier ist bekanntlich geduldig; Ihre Angaben könnten angezweifelt werden. Wer Eigenbelege ausstellt, steht immer unter Rechtfertigungsdruck. Daher sollten Eigenbelege nur in Ausnahmefällen zum Einsatz kommen, wenn ein offizieller Fremdbeleg beim besten Willen nicht aufzutreiben ist.

Checkliste für Eigenbelege

Damit Ihr Eigenbeleg den Anforderungen des Finanzamts entspricht, halten Sie sich einfach an diese Checkliste:

Stellen Sie Eigenbelege zeitnah aus, wenn Sie alle Details noch im Kopf haben. Sie können dann besser die Notwendigkeit und Plausibilität einer Zahlung nachweisen.

• Notieren Sie die Ausgabe auf den Cent genau. In der Regel tragen Sie den Bruttobetrag ein.
• Geben Sie den Namen und die Adresse des Zahlungsempfängers exakt an.
• Auch den Zweck der Ausgabe sollten Sie spezifizieren. Die Ausgabe muss nachvollziehbar sein, nicht nur für Sie selbst, sondern auch für potenzielle Betriebsprüfer.
• Tragen Sie das Datum der Ausgabe ein, aber auch das Belegdatum; also den Tag, an dem Sie den Beleg ausgestellt haben.
• Zum Schluss notieren Sie den Ort der Ausstellung und setzen Ihre Unterschrift auf den Beleg.
• Abfotografieren und ab damit in Ihre App.

Sicherheitshalber sollten selbst dokumentierte Ausgaben zusätzlich durch einen Kontoauszug, zum Beispiel von Ihrem Kreditkartenkonto, untermauert werden.

Vorlage nutzen

Vielleicht hat Ihr Unternehmen eine Richtlinie für Eigenbelege und / oder eine Vorlage parat. Fragen Sie einfach nach. Sollte das nicht der Fall sein, gibt Ihre Frage vielleicht den Anstoß, das Verfahren in dieser Hinsicht professioneller zu gestalten.

Eine den Standards entsprechende Vorlage finden Sie auch hier. Prinzipiell sollten Sie, wenn Sie im Internet nach Vorlagen für Eigenbelege suchen, auf das Erstellungsdatum achten, denn das Reisekostenrecht ändert sich häufig. Vorlagen, die einige Jahre alt sind, erfüllen womöglich nicht mehr die heutigen Anforderungen.

Wie Sie Eigenbelege redundant werden lassen

Als Circula-Nutzer kommen Sie gar nicht erst in die Verlegenheit, Eigenbelege erstellen zu müssen. Wenn Sie einen Beleg direkt nach der Erstellung erfassen und in der App abspeichern, müssen Sie sich keine Sorgen mehr über verloren gehende Belege machen. Zudem haben Sie mit dem ersetzenden Scan eine GoBD-konforme Version des Belegs erstellt. Damit kann Ihre Buchhaltung ohne Medienbruch 100% digital weiter arbeiten. Das Risiko verlorenen gegangener Belege ist damit behoben.

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