Anna Lischke
Damit Sie Ihren Mitarbeitenden die Ausgaben, die während einer Dienstreise anfallen, steuerfrei erstatten sowie als Betriebsausgaben steuerlich absetzen können, müssen Sie die Reisekosten abrechnen.
Anna Lischke
Lyonel Krolle-ReinhardtDafür ist es wichtig, dass Sie alle Ausgabeposten übersichtlich auflisten und belegen. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen die sieben wichtigsten Schritte für lückenlose Reisekostenabrechnungen.
Hinweis: Wenn Sie sich jetzt fragen, was eine Reisekostenabrechnung eigentlich genau ist, dann werfen Sie einen Blick in unser Glossar. Dort finden Sie eine übersichtliche mit den wichtigsten Informationen im Überblick.
Bevor Sie Ihre eigenen Reisekosten oder die Ihrer Mitarbeitenden abrechnen, müssen Sie sich eine zentrale Frage stellen: Handelt es sich bei der Reise tatsächlich um eine Dienstreise? Das Steuerrecht spricht hier von einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit.
Damit alle Kosten einer Geschäftsreise steuerlich absetzbar sind, muss diese in erster Linie zwei Kriterien erfüllen:
Damit Sie die Verpflegungspauschale geltend machen können, müssen Dienstreisen darüber hinaus mindestens acht Stunden (am Stück) dauern. Im vierten Abschnitt unseres Ratgebers werden wir uns noch genauer mit den Pauschalbeträgen beschäftigen.
Beispiele für Dienstreisen sind:
Bei einer beruflich bedingten Reise fallen verschiedene Kosten an, darunter Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Ausgaben für die Verpflegung sowie beispielsweise für das Internet oder Messebesuche.
Man unterscheidet zwischen vier Arten von Reisekosten:
Zu den Fahrtkosten zählen alle Kostenstellen, die bei der Hinfahrt zum Zielort und zurück entstehen. Auch Fahrten am Zielort selbst können Sie als Fahrtkosten abrechnen. Das gilt für Reisen mit dem Zug und anderen öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Flugzeug, dem Taxi, dem Mietwagen oder einem privaten Pkw – nicht jedoch für Fahrten mit dem Firmenwagen.
Bei der Abrechnung der Fahrtkosten können Sie die volle Summe geltend machen, also zum Beispiel den Ticketpreis für einen Flug. Bei Reisen mit einem privaten Fahrzeug wenden Sie Pauschalsätze an.
Wenn Mitarbeitende während einer Dienstreise auswärts übernachten – zum Beispiel in einem Hotel, einem Gästezimmer oder einem gemieteten Apartment – können Sie auch die Kosten dafür in der Reisekostenabrechnung auflisten.
Dabei geben Sie entweder wieder die tatsächlichen Ausgaben an oder verwenden die Übernachtungspauschale, auf die wir im vierten Abschnitt dieses Ratgebers noch näher eingehen werden.
Vorsicht: Die Übernachtungspauschale ist zwar für Arbeitnehmende steuerfrei, als Unternehmen können Sie diese Betriebsausgabe jedoch nicht steuerlich geltend machen.
Sind Sie auf Geschäftsreise, können Sie sich in der Regel nicht wie gewohnt mit Essen und Getränken versorgen. Es ist davon auszugehen, dass Ihnen dadurch mehr Kosten entstehen, weswegen man hier von einem Verpflegungsmehraufwand spricht. Dazu gehören zum Beispiel das Frühstück beim Bäcker, der Mittagssnack aus dem Supermarkt und das Abendessen im Restaurant.
Für die Abrechnung der Verpflegungskosten können Sie tageweise Pauschalen ansetzen.
Neben den eben genannten drei größten Kostenstellen können auf einer Geschäftsreise noch viele weitere Ausgaben anfallen – die Reisenebenkosten.
Dazu gehören zum Beispiel:
Nicht alle Kosten, die auf einer Geschäftsreise entstehen, können auch abgerechnet werden: Wellnessanwendungen, Getränke aus der Minibar oder Bußgelder durch Falschparken müssen die Reisenden zum Beispiel selbst bezahlen.
Um die vollen Reisekosten abrechnen zu können, müssen die Reisenden ihre Auslagen stets mit entsprechenden Quittungen und Rechnungen belegen.
Für die Erstattung der Fahrtkosten müssen Sie zum Beispiel Bahn-, Flug- und Bustickets sammeln, die Taxi- oder Mietwagenrechnung aufbewahren oder ein Fahrtenbuch führen, wenn Sie eigene Fahrzeuge nutzen.
Die Übernachtungskosten belegen Sie mit entsprechenden Rechnungen der jeweiligen Unterkünfte. Wenn es darum geht, die Reisenebenkosten nachzuweisen, zählt jeder einzelne Beleg – vom Messeticket bis zum Parkschein.
Grundsätzlich sind Sie und Ihre Mitarbeitenden dazu angehalten, sich bei allen Ausgaben während der Dienstreise einen Beleg ausstellen zu lassen und diesen sorgfältig für die Reisekostenabrechnung aufzubewahren. Dennoch kann es passieren, dass eine Quittung verloren geht oder sich die Kosten nicht durch eine Rechnung belegen lassen. Letzteres ist beispielsweise bei Trinkgeldern der Fall.
In solchen Fällen können Sie einen Eigenbeleg erstellen. Darin müssen Sie Ihre Aufwendungen nachvollziehbar darstellen und glaubhaft vermitteln, dass es sich dabei um einen betrieblichen Aufwand handelt.
Bei der Aufbewahrung der Reisekostenbelege sind Sie dazu verpflichtet, die zu beachten. Ob Sie die Belege in physischer Form (auf Papier) oder digital aufbewahren, spielt keine Rolle – wichtig ist, dass sie stets klar, nachvollziehbar, nachprüfbar, richtig und vollständig sind.
Für Reisekostenbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
Tipp: Mit der können Sie all Ihre Belege digitalisieren und revisionssicher sowie GoBD-konform archivieren – und Ihre Papierbelege einfach wegwerfen.
Viele Reisekosten können Sie in voller Höhe abrechnen. Darüber hinaus können Sie auch Pauschalbeträge ansetzen. Der Vorteil: Sie müssen nicht alle Auslagen belegen und haben weniger Verwaltungsaufwand. Der Nachteil: Die tatsächlichen Kosten können höher sein.
Das Bundesfinanzministerium berechnet die Pauschalbeträge regelmäßig neu. Verwenden Sie für Ihre Reisekostenabrechnung also immer die aktuell geltenden Sätze. Wir geben Ihnen hier eine Übersicht über die Zahlen, die Sie 2023 beachten müssen.
Hinweis: Wenn es keine Pauschbeträge gibt (v. a. bei den Reisenebenkosten), ist es umso wichtiger, dass Sie alle Belege sammeln, um die genauen Kosten nachzuweisen.
Bei der Fahrt mit einem privaten Fahrzeug nutzen Sie die Kilometerpauschale oder einen fahrzeugindividuellen Kilometersatz:
Die gilt pro Tag und abhängig von der Länge der Dienstreise:
Die Pauschale wird um 40 Prozent gekürzt, falls Sie zum Mittag- oder Abendessen eingeladen werden. Ist das Frühstück im Preis für das Hotelzimmer inbegriffen oder bekommen Sie es spendiert, reduziert sich die Pauschale für diesen Tag um 20 Prozent.
Für Reisen ins Ausland gibt es zudem spezifische Verpflegungspauschalen je nach Zielort. Bei einer Geschäftsreise nach London, die länger als 24 Stunden dauert, erhalten Sie zum Beispiel 66 Euro. Nach Paris sind es 58 Euro, in die Niederlande 47 Euro.
Für Geschäftsreisen im deutschen Inland gilt eine von 20 Euro pro Nacht. Geht die , fällt die Pauschale höher aus und richtet sich nach den Lebensunterhaltskosten des jeweiligen Landes. Für die Londonreise gibt es dann 163 Euro, den Aufenthalt in Paris 159 Euro und in den Niederlanden 122 Euro.
Tipp: Einen Überblick über die 2023 geltenden Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungskosten im Ausland gibt es beim .
In der Regel erstellen die Reisenden ihre Reisekostenabrechnung selbst – im besten Fall zeitnah nach der Geschäftsreise. Sie sollte mindestens folgende Angaben enthalten:
Tatsächlich gibt es keine Vorgaben, wie genau eine Reisekostenabrechnung auszusehen hat. Im Grunde können Sie einfach handschriftliche Listen erstellen. Oder Sie verwenden eine der zahlreichen aus dem Internet oder füllen Excel-Tabellen aus. Die Entscheidung liegt ganz bei Ihnen. Wir raten Ihnen jedoch von manueller Buchführung ab: Zu schnell verlieren Sie den Überblick, machen Tippfehler, berechnen die falschen Pauschalen, vergessen Kosten oder verlieren Belege. Wir empfehlen Ihnen daher, auf eine digitale Reisekosten-Software zu setzen.
Wenn Sie die Reisekosten digital über eine moderne Reisekostenabrechnungs-Software wie abrechnen, profitieren Sie von vielen Vorteilen:
Wichtig zu wissen: Die Reisekostenabrechnung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Arbeitgebende können also selbst entscheiden, ob sie die Reisekosten Ihrer Mitarbeitenden erstatten oder nicht.
Umso wichtiger ist es, dass Sie klare Reiserichtlinien für Ihr Unternehmen aufsetzen. Darin halten Sie zum Beispiel Folgendes fest:
So vermeiden Sie von vornherein Fehler bei der Abrechnung sowie nicht erstattungsfähige Ausgaben. Die Reiserichtlinien sind die Grundlage, auf der Sie die eingereichten Reisekostenabrechnungen genehmigen oder ablehnen.
Tipp: Mit Circula können Sie Ihre Richtlinien und Budgets einfach direkt in der Software regeln – und zwar sowohl für einzelne Mitarbeitende als auch abteilungsspezifisch. So zeigt Ihnen die Plattform zum Beispiel direkt an, wenn ein Budget überschritten wurde und Sie die eingereichte Reisekostenabrechnung nochmal sorgfältig prüfen müssen.
Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, die betrieblichen Reisekosten (wie in Punkt 2 aufgelistet) steuerlich abzusetzen:
Reisekosten, die mit einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zusammenhängen, sind nach § 15 UStG zudem vorsteuerabzugsberechtigt (wenn das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist). Bei den Übernachtungskosten können Sie zum Beispiel die Vorsteuer von sieben Prozent geltend machen. Vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen sind Reisenebenkosten, Eigenbelege und Reisekostenpauschalbeträge.
Damit das Finanzamt Ihre Reisekostenabrechnungen anerkennt, müssen Sie eindeutig klarstellen, dass die Ausgaben mit beruflich bedingten Auswärtstätigkeiten zusammenhängen. Sie müssen die Ausgaben gut dokumentieren und durch Quittungen belegen.
Übrigens: Auch für Kleinunternehmen kann sich eine Reisekostenabrechnung lohnen. Was Sie dabei beachten sollten, lesen Sie in unserem Blogbeitrag .
Wenn Sie Ihre Reisekosten abrechnen, müssen Sie viele wichtige Schritte beachten. Nur wenn Sie Ihre Reisekostenabrechnung ordentlich und vollständig erstellen, profitieren Sie von den steuerlichen Vorteilen und können Ihren Mitarbeitenden ihre Ausgaben schnell erstatten.
Setzen Sie daher am besten auf eine digitale Reisekostenabrechnungs-Software. Diese führt Sie übersichtlich durch die einzelnen Schritte, automatisiert viele Prozesse und gibt Ihnen eine transparente und vollständige Übersicht über Ihre Ausgaben. So wird die Abrechnung Ihrer Reisekosten zum Kinderspiel!
