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Anna Lischke
Wer beruflich viel unterwegs ist, verbringt die eine oder andere Nacht in einem Hotel oder einer privaten Unterkunft. Dabei entstehen natürlich Kosten für die Verpflegung, aber auch die Übernachtung.
Anna LischkeDie Übernachtungspauschale für Dienstreisen dient dazu, Beschäftigten ihre bei beruflichen Anlässen entstandenen Übernachtungskosten ohne den Nachweis von Belegen zu erstatten. Die Höhe dieser Pauschale variiert dabei je nach dem Ziel der Dienstreise und wird jährlich vom Bundesfinanzministerium festgelegt.
Unternehmen Arbeitnehmende auf die Veranlassung des Arbeitgebers hin eine Geschäftsreise, trägt das Unternehmen in der Regel die Übernachtungskosten. Dies geschieht meist über die , in der die Beschäftigten ihre Belege einreichen.
Darüber hinaus gibt es die Übernachtungspauschale, die Unternehmen die Möglichkeit bietet, die Kosten der Übernachtung ihrer Mitarbeitenden pauschal zu erstatten. In diesem Fall ist die Einreichung von Belegen nicht nötig. Der Prozess ist damit ähnlich der und .
Für die Höhe der gewährten Pauschale ist es entscheidend, wie lange die Dienstreise dauert und wohin sie die Beschäftigten führt. In Deutschland liegt die steuerfrei gewährte Pauschale bei 20 Euro pro Tag für eine Reise von mindestens 24 Stunden.
Aufgrund der niedrigen Summe ist die Übernachtungspauschale in Deutschland für Reisende nur sinnvoll, wenn ihnen keine oder Kosten von bis zu 20 Euro entstanden sind. Dies gilt beispielsweise für Übernachtungen in einer eigenen Wohnung (z. B. eine Zweit- oder Ferienwohnung am Zielort).
Die Übernachtungspauschale kann ebenfalls gezahlt werden, wenn Beschäftigte bei Freunden oder Familienangehörigen schlafen. Gleiches gilt für Berufsgruppen wie Lkw-Fahrer. So können sie die Übernachtungspauschale für sich beanspruchen, wenn sie die Nacht in ihrem Fahrzeug verbracht haben.
Die Pauschale ist jedoch zeitlich begrenzt, denn Unternehmen dürfen ihren Beschäftigten diese für maximal drei Monate am Stück auszahlen. Es greift die sogenannte .
Auch wenn Hotelkosten bei Reisen im Inland anfallen, lohnt sich die Übernachtungspauschale ohne die Abgabe von Belegen in der Regel nicht. Deshalb werden die Kosten bei Geschäftsreisen im Inland in den meisten Fällen über die Reisekostenabrechnung nach Abgabe der entsprechenden Belege abgerechnet.
Nicht nur innerhalb Deutschlands können Arbeitnehmer:innen die Übernachtungspauschale nutzen, schließlich können die länderspezifischen Pauschalen rund um den Globus eingesetzt werden. Dabei trennt der Gesetzgeber allerdings strikt nach dem Zielort der jeweiligen Reise. Aus diesem Grund gelten für Übernachtungskosten auf berufsbedingten Auslandsreisen Pauschalbeträge, die an die Lebensunterhaltskosten des Landes oder der jeweils bereisten Metropole angepasst sind.
Die gute Nachricht für Beschäftigte: Im Zuge der steigenden Lebenshaltungskosten hat der Gesetzgeber zuletzt Anpassungen an der Höhe der Pauschale in einer Reihe von Ländern vorgenommen. Deshalb wurde die Übernachtungspauschale 2024 zu Beginn des Jahres für viele Regionen zum Teil deutlich erhöht. Dies gilt allerdings nur für Dienstreisen ins Ausland. Bei Übernachtungen innerhalb Deutschlands profitieren Mitarbeitende nicht von einer ähnlichen Regelung, denn hierzulande ist der Betrag gegenüber den Vorjahren auf dem gleichen Niveau geblieben.
In der folgenden Tabelle haben wir für Sie die Übernachtungspauschalen 2024 und 2023 für häufige Reiseziele im Ausland aufgelistet. Außerdem sehen Sie die Anpassungen, die für einige Regionen vorgenommen wurden. Eine vollständige Übersicht des Bundesfinanzministeriums zu allen Ländern .
Aus der Übersicht geht hervor, dass es zum Teil erhebliche Steigerungen bei der Höhe der Übernachtungspauschale gab. Am Beispiel von Spanien zeigt sich jedoch, dass es außerhalb der Metropolregionen Barcelona und Madrid auch zu einer leichten Reduzierung des Pauschalbetrags kommen konnte.
Die rechtliche Grundlage der Übernachtungspauschale findet sich im . Dort wird die Übernachtungspauschale 2024 für Geschäftsreisen im Inland und Ausland definiert und jährlich per aktualisiert.
Grundsätzlich besteht für Unternehmen keine rechtliche Verpflichtung zur Übernahme der Übernachtungskosten. Die Zahlung einer Pauschale muss vom Unternehmen ebenfalls nicht übernommen werden, da kein rechtlicher Anspruch darauf besteht. Zur Sicherung eines guten Verhältnisses zwischen Unternehmen und Beschäftigten wird die Erstattung jedoch von den weitaus meisten Firmen geleistet.
Eine Ausnahme der Regelung gilt für Selbstständige, da für diese keine Übernachtungspauschale vorgesehen ist. Deshalb müssen Selbstständige unabhängig davon, ob sie ihre Reisen ins In- oder Ausland führen, die Originalbelege der Hotelübernachtungen aufbewahren. Diese können sie dann gemeinsam mit den übrigen angefallenen Reisekosten als Betriebsausgaben in ihrer Steuererklärung angeben.
Für Arbeitgebende besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Zahlung einer Übernachtungspauschale an ihre reisenden Mitarbeitenden. Wenn dies nicht geschieht, können die Beschäftigten ihre tatsächlich entstandenen Kosten auf Basis der eingereichten Belege über die Reisekostenabrechnung beanspruchen.
Sollte auch dies nicht durch das Unternehmen gewährt werden, können die Auslagen in der Steuererklärung über die Werbungskosten abgesetzt werden.
In Deutschland beträgt die Übernachtungspauschale 20 Euro pro Nacht. Arbeitnehmer:innen geben somit die Anzahl der Nächte bei ihrem an und erhalten die entsprechende Summe steuerfrei erstattet. Bei beruflich begründeten Fahrten ins Ausland wird genauso verfahren. Der Einsatz einer erleichtert dabei die Erstellung, denn dank des digitalisierten Prozesses können die nötigen Dokumente sehr viel leichter eingereicht und bearbeitet werden.
Bei der Erstattung von Übernachtungs- und , oder Pauschalbeträgen kann eine intelligente zur vereinfachten und schnelleren Abwicklung der Reisekostenabrechnung erheblich beitragen.
Mit ihrer Hilfe können die Reisenden ihre Ausgaben bequem und schon von unterwegs aus mobil per Smartphone einreichen und das Verfahren auf diese Weise erheblich beschleunigen. Dabei werden Belege einfach gescannt und Anträge für Verpflegungs- oder Übernachtungspauschalen mit nur wenigen Klicks fertiggestellt.
Der digitale Eingang der sortierten Daten sorgt zudem dafür, dass ein Großteil der Abwicklung durch die Finanzverwaltung automatisiert ablaufen kann, was den dortigen Arbeitsaufwand um bis zu 80 % reduziert.
Circula hat ein Reisekosten-Tool entwickelt, das ideal auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und ihrer Arbeitgeber:innen abgestimmt ist. Mit der mobilen Lösung gelingt die Erstellung der Reisekosten- und Spesenabrechnung im Handumdrehen.
So ermittelt Circula bei Übernachtungen im In- oder Ausland automatisch die jeweilige Übernachtungspauschale, was den administrativen Aufwand der Finanzabteilung maßgeblich senkt. Auch dies trägt dazu bei, Arbeitsaufwand und Kosten in diesem Bereich zu reduzieren.
Die Höhe der Übernachtungspauschale richtet sich nach dem Ziel der Dienstreise und wird ab einer Reisedauer von 24 Stunden gewährt. Für Reisen innerhalb Deutschlands wird ohne Nachweis von Belegen ein Pauschalbetrag von 20 Euro pro Nacht erstattet.
Bei Reisen ins Ausland hängt die Höhe der Pauschale von den Lebenshaltungskosten im jeweiligen Land ab. Hinzu kommt in vielen Fällen eine regionale Staffelung. So ist die Übernachtungspauschale in Metropolen wie London, Paris oder New York meist weitaus höher als in den übrigen Landesteilen.
Die Übernachtungspauschale für Reisen in Deutschland lag auch 2022 und 2023 bei 20 Euro pro Nacht. Im Gegensatz dazu kam es bei der Übernachtungspauschale im Ausland zu einer Anpassung an die gestiegenen Lebenshaltungskosten. Um hier für einen Ausgleich zu sorgen, passte der Gesetzgeber sie mit Wirkung zum 1. Januar 2024 an.
Allerdings wurde die Pauschale nicht für alle gleichermaßen Staaten erhöht. Stattdessen wurde eine länderspezifische Anpassung vorgenommen. Während der ursprüngliche Pauschalbetrag beispielsweise in Frankreich, Großbritannien und der Schweiz beibehalten wurde, gab es in Ländern wie Italien, Österreich und Spanien eine Anpassung.
Dass die Beträge dabei nicht immer nur steigen, zeigt das Beispiel Spanien. Dort wurde die Pauschale außerhalb von Metropolen wie Barcelona und Madrid leicht gesenkt.
Mit der Übernachtungspauschale werden sämtliche für die reine Übernachtung anfallenden Kosten abgedeckt. Auf diese Weise erhalten Angestellte die Möglichkeit, die im Zuge ihrer Dienstreise für die Übernachtung entstandenen Auslagen ohne den Nachweis von Belegen zumindest teilweise erstattet zu bekommen. Während die Pauschale in Deutschland mit 20 Euro pro Nacht relativ gering ausfällt, kann sie bei Reisen ins Ausland mitunter im mittleren dreistelligen Bereich liegen.
Nicht enthalten in der Übernachtungspauschale sind Kosten für die Verpflegung. Wenn Reisenden Kosten für Frühstück oder Abendessen entstehen, können diese zusätzlich beansprucht werden. Dies kann zum einen durch die Einreichung der entsprechenden Belege geschehen. Eine weitere Möglichkeit ist die Abrechnung über die Pauschale für den . Auch für diese hat der Gesetzgeber nach Reiseziel und -dauer gestaffelte Pauschalen eingerichtet.
Eine Erhöhung der Übernachtungspauschale ist derzeit nicht absehbar. Trotz der in den letzten beiden Jahren erheblich gestiegenen Lebenshaltungskosten beließ der Gesetzgeber den Betrag für die Übernachtung im Inland bei 20 Euro.
Da bei der Übernachtungspauschale für Dienstreisen ins Ausland erst zum 1. Januar 2024 eine Anpassung erfolgt ist, dürften auch für diesen Bereich weitere Steigerungen vorerst ausfallen.
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| Inland | |
|---|---|
| Übernachtungspauschale 2024 | 20 Euro pro Nacht |
| Übernachtungspauschale 2023 | 20 Euro pro Nacht |
| Land | Pauschalbetrag 2023 in € pro Nacht | Pauschalbetrag 2024 in € pro Nacht |
|---|---|---|
| Dänemark | 183 | 183 |
| Frankreich | 105 | 105 |
| Frankreich – Paris | 159 | 159 |
| Großbritannien | 99 | 99 |
| Großbritannien – London | 163 | 163 |
| Italien | 135 | 150 |
| Italien – Mailand | 158 | 191 |
| Italien – Rom | 135 | 150 |
| Japan – Tokio | 233 | 285 |
| Kanada – Toronto | 161 | 392 |
| Niederlande | 122 | 122 |
| Österreich | 108 | 117 |
| Schweiz | 180 | 180 |
| Schweiz – Genf | 186 | 186 |
| Spanien | 115 | 103 |
| Spanien – Madrid | 118 | 131 |
| Spanien – Barcelona | 118 | 144 |
| USA | 182 | 182 |
| USA – Los Angeles | 262 | 262 |
| USA – New York City | 308 | 308 |
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