Lyonel Krolle-Reinhardt
Fahrtkosten zu Auswärtstätigkeiten - Erfahren Sie mehr darüber, was hinsichtlich der Kilometerpauschale 2023 für Dienstreisen zu beachten gilt.
Lyonel Krolle-Reinhardt
Lyonel Krolle-Reinhardt
Anna LischkeDie erstattungsfähigen Reisekosten setzen sich aus der Übernachtungspauschale, dem Verpflegungsmehraufwand und den Fahrtkosten zu Auswärtstätigkeiten zusammen. Das heißt, wenn ein Arbeitnehmer im Auftrag seines Unternehmens eine Dienstreise unternimmt, dann können neben den Aufwendungen zur Verpflegung und Übernachtung, die entstandenen Fahrtkosten rückerstattet werden.
Die exakte Berechnung der Kosten für jeden zurückgelegten Kilometer wäre sehr zeitaufwendig, daher wurde die sogenannte Kilometerpauschale eingeführt. Erfahren Sie mehr darüber, was hinsichtlich der Kilometerpauschale für Dienstreisen 2023 zu beachten gilt.
Hierbei spielt keine Rolle, ob die Fahrt im In- oder Ausland zurückgelegt wurde.
Dieselben Beträge galten auch 2022 für die Kilometerpauschale, d.h. es gab zum Jahreswechsel 2023 keine Änderung.
Beispiel:
Für einen Geschäftstermin fährt Unternehmensberater Helmut von Berlin nach Dortmund mit seinem privaten PKW. Die Distanz hin- und zurück beträgt 576 km, somit hat der Reisende Anspruch auf Fahrkosten in der Höhe von: 576 x 0,30 Euro = 172,80 Euro
Der hat eine Erhöhung der Pendlerpauschale (auch "Entfernungspauschale" genannt) beschlossen.
Die Entfernungspauschale beträgt somit 0,30 Euro für jeweils die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer. Dieser Pauschalbetrag ab dem 21. Kilometer wurde rückwirkend zum und soll bis 2026 gelten. Der Grund dafür sind die massiv gestiegenen Spritpreise, die auf die Verbraucher:innen zukommen sind.
Erst 2027 soll dann wieder die bis einschließlich 2020 geltende Pendlerpauschale von 0,30 Euro für jeden gefahrenen Kilometer (§ 9 EStG Werbungskosten) gelten.
📛📛: Die Pendlerpauschale sollte auf keinen Fall mit der Kilometerpauschale verwechselt werden. Die Pendlerpauschale betrifft ausschließlich die Distanz zwischen Wohnort und der ersten Arbeitsstelle.
Wichtig zu wissen: Die Pendlerpauschale kann nur für Tage angesetzt werden, an denen die Arbeitsstelle auch tatsächlich aufgesucht wurde. Derzeit beläuft sich die pro Kalenderjahr geltende Höchstgrenze auf 4.500 Euro.
Beispiel: Ein Finanzbuchhalter ist dieses Jahr (2023) an 220 Tagen im Jahr mit seinem Auto zur Arbeit gefahren, die Entfernung betrug stets 38 Kilometer. Seine Fahrtkosten ergeben sich folgendermaßen:
Zu unterscheiden gilt die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte von Fahrten zu Auswärtstätigkeiten.
Für das tägliche Pendeln vom Wohnsitz zur Arbeit wird eine Entfernungspauschale in Höhe von 30 Euro-Cent Kilometer pro Arbeitstag angesetzt. Die Pauschale darf für jeden Arbeitstag nur einmal für die einfache Wegstrecke abgerechnet werden. Grundsätzlich tragen Angestellte die Kosten selber, können sich diese jedoch in der Steuererklärung als Werbekosten zurückholen.
Für dienstlich veranlasste Fahrten außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte gilt die Kilometerpauschale, welche in der Reisekostenabrechnung vom Unternehmen zurückerstattet werden kann. Die Kilometerpauschale fällt dann an, wenn der Arbeitnehmer die Dienstreise mit seinem eigenen Fahrzeug unternimmt.
Sollte der Arbeitnehmer jedoch mit öffentlichen Transportmitteln reisen, dann wurden die Kosten vermutlich bereits vorab vom Unternehmen übernommen, weil bei der Buchung die Firmenkreditkarten genutzt wurde. Oder die Kosten werden nachträglich in der Spesen- und Reisekostenabrechnung rückerstattet.
Die Erstattung der Reisekosten ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, es handelt sich lediglich um einen Referenzwert des Bundesreisekostengesetzes. Arbeitgeber haben somit die Möglichkeit einen niedrigeren Betrag auszuzahlen oder sogar gänzlich auf die steuerfreie Erstattung zu verzichten. Jedoch ist es auch im Interesse des Arbeitgebers die Mitarbeiterzufriedenheit sicherzustellen, daher ist es ratsam die Reisekosten der Arbeitnehmer zu erstatten. Andernfalls können Arbeitnehmer die Fahrtkosten von betrieblich veranlassten Reisen als Werbekosten geltend machen, falls die Fahrzeugkosten nicht oder nicht vollständig zurückerstattet wurden.
Die Berechnung von Pauschalen, die auf der Dienstreise entstanden sind, kostet Dienstreisenden und der Finanzbuchhaltung viel Zeit und Nerven. Das Führen eines Fahrtenbuches, die manuelle Berechnung von Verpflegungsmehraufwänden und das Abtippen von Reisedaten in Formulare für die Reisekostenabrechnung sind mit großem Aufwand verbunden. Intelligente Reisekosten-Apps ermöglichen es Unternehmen, das Reisekosten- und Spesenmanagement zu digitalisieren und zu automatisieren. Somit können Mitarbeiter von wiederkehrender, alltäglicher Kleinarbeit entlastet werden. Mit einer intelligenten Reisekosten-App kann die zurückgelegte Distanz und sämtliche Pauschalen automatisch ermittelt werden.
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| Fahrzeugart | Pauschale pro Kilometer |
|---|---|
| PKW | 0,30 Euro |
| Motorrad oder Moped | 0,20 Euro |
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