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Fahrtkosten für geschäftliche Reisetätigkeiten gehören für Angestellte zu den wichtigsten 

 im Job. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die finanzielle Vergütung von Dienstreisen mit dem privaten Fahrzeug und was es hinsichtlich der Kilometerpauschale 2024 zu beachten gilt. Darüber hinaus klären wir Sie auf über die Unterschiede zur Entfernungspauschale, die für das Pendeln vom Wohnort zum Arbeitsplatz gilt.


Kilometerpauschale 2024 für Dienstreisen

Wird die Kilometerpauschale immer erstattet?

Kilometerpauschale vs. Entfernungspauschale

Automatische Berechnung mit Reisekosten-Apps

Wenn Mitarbeitende im Auftrag ihres Unternehmens eine Dienstreise unternehmen, können neben den Aufwendungen für die 

 die entstandenen Fahrtkosten ebenfalls rückerstattet werden. Das gilt auch für den Fall, dass die Person mit ihrem privaten Pkw anstatt mit einem Firmenwagen fährt. 

Da sich die Kostenberechnung für jeden individuell zurückgelegten Kilometer äußerst zeitaufwendig gestalten würde, führte der Gesetzgeber die Kilometerpauschale ein. Erfahren Sie im Folgenden mehr darüber, was in Bezug auf das Kilometergeld für Dienstreisen 2024 zu beachten ist.



Grundsätzlich wird bei der Vergütung der Fahrtkosten zwischen der Art des Transportmittels unterschieden. 



Hierbei spielt keine Rolle, ob die Fahrt im In- oder Ausland zurückgelegt wurde.

Die Höhe der Fahrtkostenpauschale ist in den letzten Jahren gleich geblieben. Trotz der gestiegenen Kosten kommt es auch 2024 nicht zu einer Anhebung.


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Beispiel für die Berechnung der Kilometerpauschale für Dienstreisen

Unternehmensberaterin Stefanie Müller reist für einen Geschäftstermin mit ihrem privaten Pkw vom Zentrum Berlins nach Hannover. Die Distanz für den Hin- und Rückweg der Dienstreise beträgt 580 km. 

Somit hat sie Anspruch auf die Erstattung der Fahrtkosten in Höhe von 500 x 0,30 Euro = 174,00 Euro. Dabei spielt es bei der Berechnung grundsätzlich keine Rolle, ob die dienstlichen Kilometer im In- oder Ausland zurückgelegt wurden.



Rechtlich fußt die Kilometerpauschale, auch Wegstreckenentschädigung genannt, auf dem 

 § 5 (2). Dort wurde der Festbetrag von 0,30 EUR für jeden mit dem eigenen Fahrzeug zurückgelegten Kilometer festgelegt. 

Die Erstattung der Fahrtkosten über die Kilometerpauschale kommt ausschließlich bei der Nutzung eines privaten Fahrzeugs zur Anwendung. Bei allen anderen Verkehrsmitteln (z. B. eigener Dienstwagen, Zugfahrten, Flüge, Taxis oder Busse), die geschäftlich Reisende nutzen, gilt, dass Originalbelege für die 

 beim Arbeitgeber eingereicht werden müssen.



Arbeitgeber sind nicht gesetzlich zur Erstattung der Reisekosten verpflichtet. Stattdessen handelt es sich um einen Referenzwert des Bundesreisekostengesetzes. 

Deshalb haben Unternehmen auch die Möglichkeit zur Auszahlung eines niedrigeren Betrags oder können auf die steuerfreie Erstattung gänzlich verzichten. In diesem Fall können Angestellte die angefallenen Fahrtkosten steuerlich geltend machen. Dies geschieht über die Einkommensteuererklärung, in der die Auslagen als Werbungskosten vom zu versteuernden Einkommen abgesetzt werden.



Auch für Selbstständige gilt, dass sie die mit ihrem privaten Fahrzeug auf Dienstreisen zurückgelegten Kilometer in ihrer Steuererklärung geltend machen. Dabei greifen für sie die gleichen Abrechnungssätze wie bei der Kilometerpauschale für Angestellte.

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Unter Arbeitnehmern herrscht oft erhebliche Unsicherheit bei der Differenzierung zwischen Kilometerpauschale und Entfernungspauschale. Oft werden beide Begriffe synonym verwendet oder miteinander verwechselt. 

Das ist ein Fehler, denn die beiden Methoden unterscheiden sich grundsätzlich voneinander: Während es bei der Kilometerpauschale für Dienstreisen um die Erstattung der bei Dienstfahrten mit dem eigenen Fahrzeug entstandenen Kosten durch den Arbeitgeber geht, dreht sich die Entfernungspauschale um die Wegstrecke des Mitarbeitenden vom Wohnort zur Arbeitsstelle. 

Diese auch als Pendlerpauschale bezeichnete Möglichkeit wird zudem nicht beim Arbeitgeber, sondern im Rahmen der Steuererklärung gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht.



Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal ist die Länge der vergüteten Strecke. Bei der Kilometerpauschale für Dienstreisen wird der Hin- und Rückweg berücksichtigt. Demgegenüber kann bei der Entfernungspauschale für Pendler:innen lediglich die einfache Wegstrecke zwischen Wohnort und Arbeitsplatz steuerlich geltend gemacht werden. 

Rechtlich wird dies über das Einkommensteuergesetz geregelt. Diesem zufolge sind die Kosten für den Weg zur Arbeitsstelle steuerlich absetzbar, wobei neben Bahn- oder Bustickets auch eine Fahrtkostenpauschale für die gefahrenen Kilometer beim Finanzamt eingereicht werden kann. Dabei ist es unerheblich, ob der Weg mit dem Auto, Moped, Fahrrad oder zu Fuß erfolgt.



Ein weiterer Unterschied liegt in der Höhe der Rückerstattung. Der oben beschriebene einheitliche Satz von 0,30 beziehungsweise 0,20 Euro pro Kilometer für Dienstreisen gilt bei der Pendlerpauschale nicht immer. So können Arbeitnehmer:innen für Strecken von bis zu 20 Kilometern ebenfalls 0,30 Euro je Kilometer Euro absetzen. Ab Kilometer 21 steigt der Satz jedoch auf 0,38 Euro je Kilometer.



Im Gegensatz zur Kilometerpauschale zeigte sich der Staat in der Vergangenheit bei der Anpassung der Entfernungspauschale an die steigenden Lebenshaltungskosten etwas kulanter. So wurde der derzeit gültige Satz für längere Strecken rückwirkend zum 1. Januar 2022 angehoben, denn zuvor konnten ab einer Wegstrecke von 21 Kilometern nur 0,35 Euro abgesetzt werden. Allerdings könnte diese Entlastung nicht von Dauer sein. Laut Bundestagsbeschluss soll die aktuelle Regelung Ende 2026 auslaufen. Im Jahr 2027 könnte dann wieder der ursprüngliche Satz von 0,35 Euro bei längeren Strecken gelten.

: Ein Arbeitnehmer fährt täglich zehn Kilometer von seinem Wohnsitz zur Arbeitsstelle. Somit kann er 10 x 0,30 Euro = 3 Euro pro Werktag absetzen.



: Eine Arbeitnehmerin fährt täglich 30 Kilometer von ihrem Wohnsitz zur Arbeitsstelle. In diesem Fall kann die Person 20 x 0,30 Euro = 6 Euro, zuzüglich 10 x 0,38 Euro = 3,80 und damit insgesamt 9,80 Euro pro Werktag absetzen.


Die Pendlerpauschale kann nur für Tage angesetzt werden, an denen die Arbeitsstelle auch tatsächlich aufgesucht wurde. Krankheits- und Urlaubstage werden nicht berechnet. Darüber hinaus ist die Höhe der steuerlichen Entlastung gedeckelt: Derzeit beläuft sich die pro Kalenderjahr geltende Höchstgrenze auf 4.500 Euro. Auch darin unterscheidet sich die Pendler- von der Kilometerpauschale, da es für Letztere keine jährliche Höchstgrenze gibt.

Nur tatsächliche Arbeitstage zählen

Die Abrechnung von auf Dienstreisen entstandenen Auslagen gestalten sich sowohl für die Angestellten als auch die Finanzbuchhaltung oftmals mühsam. So ist das Führen eines Fahrtenbuches, die manuelle Berechnung von Verpflegungsaufwänden oder das Abtippen von Reisedaten in 

 mit erheblichem zeitlichem Mehraufwand verbunden.


 helfen. Sie ermöglicht es Unternehmen, das Reisekosten- und Spesenmanagement zu digitalisieren, wodurch Mitarbeitende von der wiederkehrenden Mehrarbeit bei der Reisekostenabrechnung entlastet werden. 

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 von Circula bietet Benutzern die Möglichkeit zur automatischen Ermittlung der zurückgelegten Distanz und zur Berechnung sämtlicher Pauschalbeträge. Die Entfernung wird dabei nach Eingabe der Start- und Zieladresse anhand von Google Maps errechnet. Auch für eventuell gefahrene Umwege wird vorgesorgt, denn diese können durch eine separate Eingabe in der App ergänzt werden.

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Die Kilometerpauschale beträgt 0,30 Euro für jeden mit dem privaten Pkw zurückgelegten Kilometer. Bei einem Motorrad oder Moped sinkt der Satz auf 0,20 Euro je Kilometer.

Bei der Höhe der Kilometerpauschale gibt es trotz gestiegener Lebenshaltungs- und Treibstoffkosten keine Änderung. Diese lag auch in den vergangenen Jahren bei 0,30 und 0,20 Euro je Kilometer.

Was ist in der Kilometerpauschale enthalten?

In der Kilometerpauschale werden sämtliche mit der Fahrt verbundene Kosten abgegolten. Dazu zählen neben den Benzinkosten für die mit dem privaten Fahrzeug zurückgelegten Kilometer auch anteilige Kosten für Reparaturen, Steuer, Versicherung und Verschleiß. Eine Ausnahme bilden Parkgebühren, die nicht durch die Pauschale abgedeckt werden. Diese müssen separat in einer Spesenabrechnung für Reisekosten angegeben werden.

Wann wird die Kilometerpauschale erhöht?

Bisher gibt es keine sicheren Hinweise darauf, dass es zu einer baldigen Erhöhung der Kilometerpauschale kommt. Deshalb dürfte nach jetzigem Stand auch die Kilometerpauschale 2025 bei 0,30 und 0,20 Euro pro Kilometer liegen.

Wie wird die Kilometerpauschale berechnet?

Wer im Rahmen einer Dienstreise mit seinem privaten Fahrzeug unterwegs ist, erhält eine Kilometerpauschale als Entschädigung. Diese liegt bei 0,30 Euro pro Kilometer für Pkw und bei 0,20 Euro bei Motorrad oder Moped. Nach Abschluss der Dienstreise müssen die gefahrenen Kilometer dem Arbeitgeber gegenüber angegeben und die Rückerstattung beantragt werden. Erleichtert wird die manuelle Erstellung durch den Einsatz von Reisekosten-Apps, die einen Großteil der Arbeit automatisieren und digital an die Buchhaltung des jeweiligen Unternehmens weiterleiten.

Wo liegt der Unterschied zwischen der Kilometerpauschale und der Entfernungspauschale (Pendlerpauschale)?

Die Kilometerpauschale für Dienstreisen wird durch den Arbeitgeber rückerstattet. Sie wird für die mit einem privaten Fahrzeug zurückgelegten Fahrtwege zu beruflichen Anlässen gewährt. Die 

 bezieht sich auf den Arbeitsweg, den eine angestellte Person zwischen ihrem Wohnort und dem Arbeitsplatz täglich zurücklegt. Diese wird über die Einkommensteuererklärung gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht. Zudem liegt die Entfernungspauschale ab dem 21. zum Arbeitsort zurückgelegten Kilometer seit 2022 bei 0,38 Euro.

Gibt es eine Kilometerpauschale für das Fahrrad?

Früher war dies tatsächlich der Fall, doch seit dem 1. Januar 2014 ist eine Rückerstattung nicht mehr möglich. Bis dahin lag die Pauschale bei 0,05 Euro je zurückgelegtem Kilometer.

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Anna Lischke

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