Frühstück auf Geschäftsreise: So müssen Sie die Pauschalen kürzen

Verpflegungsmehraufwand: Pauschale oder tatsächliche Kosten?

Werden die Reisekosten für Mahlzeiten pauschal oder mit tatsächlichen Kosten angesetzt? Und wie funktioniert die Kürzung des Verpflegungsmehraufwands (VMA) bei einem gestellten Frühstück?

Der Verpflegungsmehraufwand ist eine steuerfreie Pauschale, die den Mehraufwand für die Verpflegung während einer beruflich bedingten Abwesenheit vom Wohnort oder der ersten Tätigkeitsstätte abdeckt, zum Beispiel auf einer Geschäftsreise. Wichtig: Die Pauschale wird unabhängig von den tatsächlich entstandenen Kosten auf der Dienstreise gewährt.

Der VMA ist also der Betrag, den Reisende zusätzlich zu ihren normalen Verpflegungskosten aufwenden, zum Beispiel für das Frühstück im Hotel. Diese Kosten können entweder pauschal oder anhand der tatsächlichen Ausgaben erstattet werden. Wer die tatsächlichen Kosten geltend macht, benötigt jedoch Belege; beim Pauschalsatz entfällt diese Pflicht.

Es ist wichtig zu wissen, welche Regeln und Richtlinien für die Erstattung gelten. Denn es gibt die "kleine" und die "große" Verpflegungspauschale.

"Kleine" vs. "große" Verpflegungspauschale 2026

Die Verpflegungspauschalen richten sich nach der Dauer der Abwesenheit. Die kleine Verpflegungspauschale gilt bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden, aber weniger als 24 Stunden. Die große Verpflegungspauschale gilt bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden. An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen werden wie eintägige Reisen über acht Stunden behandelt und erhalten ebenfalls die 14-Euro-Pauschale.

Es gibt drei Verpflegungspauschalen:

Die Beträge sind in Paragraf 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes festgelegt. Der Pauschalbetrag ist unabhängig von den tatsächlichen Kosten und kann daher auch dann in Anspruch genommen werden, wenn keine zusätzlichen Kosten entstehen.

Kürzung des Verpflegungsmehraufwands bei gestelltem Frühstück

Wie funktioniert der Abzug der Spesenkürzung bei einem gestellten Frühstück? Die Kürzung der Verpflegungspauschale erfolgt nach festen Regeln. Wenn das Frühstück vom Arbeitgeber oder einem Dritten (zum Beispiel dem Hotel) gestellt wird, wird der Frühstücksanteil pauschal abgezogen.

Diese Regelung verhindert, dass Reisende doppelt profitieren, indem sie sowohl die Verpflegungspauschale als auch ein kostenloses Frühstück erhalten.

Entscheidend: Der Frühstücksanteil wird immer mit pauschal 20 Prozent der großen Verpflegungspauschale (28 Euro) angesetzt, also 5,60 Euro. Das gilt unabhängig davon, ob für den betreffenden Tag die 14-Euro- oder die 28-Euro-Pauschale anzuwenden ist. Diese Kürzung greift unabhängig davon, ob das Frühstück im Hotelpreis enthalten ist oder separat berechnet wird.

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Beispielrechnung: Inlandspauschale 2026

Angenommen, für einen vollen Reisetag beträgt die Verpflegungspauschale 28 Euro. Wird das Frühstück gestellt, kürzt sich der Betrag um 20 Prozent von 28 Euro, also 5,60 Euro. Für Mittag- und Abendessen wird jeweils um 40 Prozent gekürzt, was 11,20 Euro pro Mahlzeit entspricht.

Das stellt sicher, dass nur die tatsächlich entstandenen Mehrkosten steuerlich abgesetzt werden. Werden an einem Tag Frühstück, Mittagessen und Abendessen gestellt, werden alle drei Kürzungsbeträge zusammengezählt (5,60 + 11,20 + 11,20 = 28 Euro). Die Pauschale sinkt dann auf 0 Euro, nie darunter.

Wenn Mittag- und Abendessen zusätzlich bereitgestellt werden, sinkt die verbleibende Pauschale deutlich. Das hilft, doppelte Erstattungen zu vermeiden und den steuerlichen Aufwand korrekt abzubilden.

Die verbleibenden Pauschalen können Sie bei der Steuererklärung geltend machen oder direkt vom Arbeitgeber erstattet bekommen.

Beispielrechnung: Auslandspauschalen 2026

Bei internationalen Dienstreisen gelten oft andere Sätze für den Verpflegungsmehraufwand als im Inland. Die Höhe der Verpflegungspauschalen richtet sich nach dem jeweiligen Zielland und wird jährlich vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt. Die Pauschalen sind in Ländern mit hohen Lebenshaltungskosten in der Regel höher als in Deutschland.

Bei Reisen in Länder mit niedrigen Lebenshaltungskosten können die Pauschalen jedoch auch geringer ausfallen. Informieren Sie sich daher vor jeder Reise über die aktuellen Pauschalen des Ziellandes. Mehr dazu finden Sie in unserem Blogbeitrag zum Verpflegungsmehraufwand.

Beispielrechnung: Geschäftsreise nach London

In diesem Beispiel verbringt ein Geschäftsreisender drei Tage in London. Am Anreisetag wird kein Frühstück gestellt; an Tag 2 und Tag 3 erhält er Frühstück im Hotel. Für diese beiden Tage wird die Kürzung vorgenommen, die sich prozentual nach der großen Pauschale des jeweiligen Ziellandes richtet. Die Verpflegungspauschale beträgt für die gesamte Reise damit 127,80 Euro.

Reisekosten-Software: Die effiziente Lösung

Die Berechnung und Verwaltung von Reisekosten kann schnell aufwendig werden. Zwischen Übernachtungspauschale, Spesenkürzung beim Frühstück und weiteren Regelungen ist es nicht immer leicht, den Überblick zu behalten. Spezialisierte Software nimmt Ihnen diese Arbeit ab.

Das richtige Tool berechnet den Verpflegungsmehraufwand und die Kürzung des Frühstücksanteils automatisch, vermeidet Fehler und macht die Abrechnung effizienter. Außerdem ermöglicht es die zentrale Erfassung und Verwaltung aller relevanten Daten, was die Nachvollziehbarkeit aller Abrechnungen verbessert.

Die Reisekosten-Software Circula berechnet Inlands- und Auslandspauschalen inklusive Kürzung automatisch. So schleichen sich keine manuellen Fehler mehr ein.

Reisende wählen in Circula einfach aus, welche Mahlzeiten vom Arbeitgeber bereits abgedeckt wurden. Basierend darauf wird die Pauschale automatisch berechnet.

Mit Circula automatisiert abrechnen und Zeit sparen

Circula bietet eine umfassende Reisekosten-Software, die all diese Aufgaben zuverlässig und regelkonform übernimmt. Die Automatisierung durch Circula stellt die Einhaltung der Vorschriften sicher und minimiert den Verwaltungsaufwand.

Die Software umfasst viele Funktionen, die den Abrechnungsprozess spürbar erleichtern, darunter eine benutzerfreundliche Oberfläche zur digitalen Erfassung, GoBD-zertifizierte Archivierung von Belegen sowie die Möglichkeit zur Erstellung individueller Berichte und Analysen.

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• Rechtssicherheit: Die Software stellt sicher, dass alle Abrechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dadurch vermeiden Sie rechtliche Probleme durch vermeidbare Fehler in der Reisekostenabrechnung.
• Effizienz: Durch die Nutzung von Circula sinkt der Verwaltungsaufwand, was zu Zeit- und Kosteneinsparungen führt. Die intuitive Benutzeroberfläche vereinfacht den Abrechnungsprozess erheblich und erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

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Fazit: Reisekosten einfach und sicher abrechnen

Eine korrekte Abrechnung der Reisekosten und die Berücksichtigung der Frühstückskürzung beim Verpflegungsmehraufwand sind entscheidend für eine fehlerfreie Reisekostenabrechnung. Spezialisierte Software wie Circula stellt sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden, und macht die Abrechnung effizienter und genauer.

Das hilft nicht nur dabei, rechtliche Probleme zu vermeiden, sondern schlankt auch Ihren Prozess, spart Kosten und erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Erfahren Sie in unserem Blogbeitrag “Reisekosten abrechnen in 7 Schritten” mehr zu den wichtigsten Schritten bei der Reisekostenabrechnung.
Wenn Sie mehr zu den allgemeinen Anforderungen rund um die Reisekostenabrechnung erfahren wollen und auf der Suche nach einer Vorlage sind, besuchen Sie unseren Glossar.