Finance Transformation in 90 Tagen: Die Roadmap für Quick Wins & Impact

90 Tage Finance-Transformation: Wie Theresa König zeigt, dass weniger Strategie-Folien und mehr Handwerk funktioniert

Die ersten 90 Tage in einer neuen Finance-Rolle sind brutal ehrlich. Entweder man schafft Momentum, oder man verzettelt sich in Endlos-Workshops und Strategiepapieren, die niemand liest. Theresa König, Director of Accounting bei init, gehört zur ersten Kategorie. Im Gespräch mit Circula-CEO Nikolai Skatchkov in der Winning Finance Strategies Episode zeigt sie, wie man Finance-Teams nicht nur umbaut, sondern tatsächlich schneller und wirkungsvoller macht.

Und das Beste: Es ist kein kompliziertes Framework, sondern konsequentes Handwerk.

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‍Finance Transformation Roadmap Schritt 1: Erst verstehen, dann handeln

"Ich gehe da ran wie ein Arzt: erst Diagnose, dann Therapie." Dieser Satz von Theresa klingt einfach, beschreibt aber genau das, was viele Finance-Leader falsch machen. Statt in der ersten Woche neue Tools zu bestellen oder das Organigramm umzukrempeln, nimmt sie sich Zeit für einen strukturierten Blick auf das Ganze.

Nach dem obligatorischen HR- und Tool-Onboarding folgt ihr "Speeddating" mit der Organisation: rund 70 Gespräche quer durch alle Teams und Hierarchieebenen. Nicht um Meinungen zu sammeln, sondern um Muster zu erkennen. Ihr Kompass ist das Six-Box-Modell:

• Purpose: Wo will das Unternehmen hin – und weiß Finance das überhaupt?
• Structure: Wer verantwortet was wirklich (nicht laut Organigramm, sondern in der Realität)?
• Relationships & Communication: Wie funktioniert der Austausch – oder eben nicht?
• Rewards: Was motiviert Menschen hier tatsächlich?
• Leadership: Wie wird geführt, und passt das zur angestrebten Geschwindigkeit?
• Helpful Mechanisms: Welche Systeme und Prozesse helfen wirklich, welche sind nur historisch gewachsen?

Das Ergebnis: Statt diffuser Bauchgefühle entsteht ein klares Bild der echten Hebel. Wo fehlen Standards? Wo bremst schlechte Kommunikation? Welche Prozesse existieren nur, weil sie keiner hinterfragt hat?
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‍Quick Wins in der Finance Transformation Roadmap

Theresa denkt in T-Shirt-Größen, wenn es um Prioritäten geht: von XS bis XL.

XS-Projekte sind schnelle, präzise Eingriffe mit sofortiger Wirkung. Ein neues Weekly mit klaren Entscheidungsregeln. Ein vereinfachtes Freigabeverfahren. Ein eindeutiger Owner für einen blockierten Prozess. Diese Quick Wins schaffen Luft und – mindestens genauso wichtig – Vertrauen im Team.

XL-Projekte sind die dicken Bretter: Post-Merger-Integrationen, System-Konsolidierungen, ERP-Rollouts. Beides läuft parallel, aber nie ohne klare Reihenfolge. Erst Klarheit schaffen, dann skalieren.

Entscheidend ist dabei ihre Übersetzungsarbeit: "Sag mir nicht nur, dass Invoicing nicht funktioniert. Sag mir, wie viele Transaktionen betroffen sind, wie viele Stunden wir verlieren und was das in Euro kostet."

Diese Übersetzung von operativem Pain in Business-Impact ist der Moment, in dem Finance vom Sachbearbeiter-Image zum C-Level-Partner wird.

Fünf Tage schneller im Close – kein PowerPoint-Versprechen

Transformation muss messbar sein. Ein konkretes Beispiel aus der Episode: Theresas Team hat ein manuelles Excel-Konten-Mapping komplett eliminiert, die Logik direkt ins System verlagert und manuelles Mapping eliminiert, d.h. die Funktionalitäten des Tools voll nutzbar gemacht. Ja, das bedeutete am Anfang einige Stunden Setup-Arbeit. Aber das Ergebnis: "Das spart uns jetzt jeden Monat zwei Tage und insgesamt fünf Tage im Close."

Das ist nicht nur ein Schritt Richtung Fast Close, sondern vor allem Richtung verlässlicher, stabiler Zahlen. Und genau hier zeigt sich Theresas Haltung zu Technologie: Prozess zuerst, Tool danach.

Erst eliminieren, was nicht nötig ist. Dann standardisieren. Dann digitalisieren. Dann automatisieren. RPA als Pflaster auf schlechte Prozesse? Nur wenn der Business Case wasserdicht ist und das Kernsystem die Lücke nicht sinnvoll schließen kann.

Der Norden bleibt Real-Time-Finance – aber ohne solide Basis wird selbst die beste KI zum teuren Feigenblatt.

"Wenn du vorne die Hausaufgaben nicht machst, hast du hinten gar nicht den Hebel."

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Change, der wirklich passiert: Mini-Schritte statt Big Bang

Theresa vergleicht Veränderung mit dem Erlernen einer neuen Sportart. Wer Kraulen lernen will, fängt nicht mit dem kompletten Bewegungsablauf an, sondern mit der Atmung. Übertragen auf Finance bedeutet das:

• Mini-Inkremente statt jahrelanger Big-Bang-Projekte
• Eine sichere Spielwiese zum Testen
• Fehler, die erlaubt sind – und schnell korrigiert werden
• Kleine, sichtbare Erfolge, die Energie freisetzen

Das Team muss spüren: Es geht voran. Und genau dieses Gefühl ist der Treibstoff für die nächsten Schritte.

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‍Kommunikation als Hebel in der Finance Transformation

Einer der häufigsten Pain Points, die Theresa in Finance-Organisationen sieht: Kommunikation. Zu detailliert oder zu abstrakt. Zu selten oder zu oft. Falsche Formate für die falschen Stakeholder.

Ihr Ansatz: Brücken bauen. Auf C-Level-Ebene Entscheidungen vorbereiten – mit Zahlen, Szenarien und Trade-offs, nicht mit Gefühlen. Im Team Kontext geben: Warum ist dieser Prozess wichtig? Wie zahlen wir auf Umsatz, Cash oder Compliance ein?

So wird Finance vom "Reporting-Fließband" zum Navigator – intern und gegenüber Management, Prüfern und Investoren.

Dokumentation: Das langweilige Asset, das skaliert

Order-to-Cash, Purchase-to-Pay, Record-to-Report – viele Unternehmen kennen die Begriffe, aber nicht ihre echten End-to-End-Prozesse. Dokumentation wirkt unsexy, ist aber das stille Asset für Onboarding, Audits und Optimierung.

Wer hier sauber arbeitet, skaliert schneller, reduziert Risiken und kann Automatisierung überhaupt erst sinnvoll angehen. Process Mining funktioniert nun mal besser, wenn der Prozess dokumentiert ist.

KI ist der Booster, nicht der Anfang

Ja, KI wird auch in Finance eine Rolle spielen: bei Analysen, Anomalieerkennung, Forecasts. Aber eben erst, wenn der Unterbau stimmt – saubere Stammdaten, klare Verantwortlichkeiten, definierte Schnittstellen. Dann wird KI zum echten Leverage. Vorher bleibt sie ein beeindruckendes Demo-Video.

Ihre 5 Schritte für eine erfolgreiche Finance Transformation Roadmap

1. Diagnose vor Aktion
Ein systematischer Blick auf Purpose, Struktur, Kommunikation, Anreize, Führung und Tools trennt Symptome von Ursachen. 70 Gespräche klingen nach viel Aufwand – sind aber die Basis für alles, was danach kommt.

2. Impact in Euro übersetzen
Jede Entscheidung wird leichter, wenn sie auf Transaktionen, Zeit und Kosten heruntergebrochen ist. "Das Reporting dauert zu lange" überzeugt niemanden. "Wir verlieren 120 Stunden pro Monat" schon.

3. Quick Wins + Roadmap parallel fahren
XS-Erfolge bauen Vertrauen und Geschwindigkeit auf. XL-Themen sichern die strategische Zukunft. Beides braucht es.

4. Prozess vor Tool
Erst standardisieren, dann digitalisieren, dann automatisieren. So wird KI zum echten Multiplikator statt zum teuren Experiment.

5. Den Close beschleunigen
Eliminieren Sie manuelle Brüche (Excel-Mappings, Copy-Paste-Orgien), nutzen Sie Tool-Funktionalitäten konsequent und nehmen Sie Tage aus dem Monatsabschluss.

Das Wichtigste zum Schluss: Transformation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein Arbeitsstil. Mit klarer Diagnose, kleinen Schritten und konsequenter Messbarkeit wird Finance vom Engpass zum Enabler.

Episode jetzt ansehen und die Taktiken direkt in Ihrem Team anwenden.

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