FP&A-Chaos erkennen: 7 Warnsignale beim Planungsprozess

Es ist Ende Oktober. Das vierte Quartal hat begonnen, und in den Finance-Abteilungen Deutschlands bahnt sich das an, was viele als die „stressigste Zeit des Jahres" bezeichnen: die Budget-Saison.

Wenn Sie gerade diese Zeilen lesen, haben Sie oder Ihr Team vermutlich bereits damit begonnen, Excel-Dateien zu öffnen, die Namen tragen wie:

• Budget_2025_V17_Final.xlsx
• Budget_2025_WIRKLICH_Final_v3.xlsx
• oder – und das ist unser Favorit – Budget_2025_V23_Final_diesmal_wirklich_FINAL.xlsx

Falls Sie jetzt schmunzeln mussten: Willkommen im Club. Falls Sie dabei ein leichtes Unwohlsein verspüren: Dieser Artikel ist für Sie.

Wir haben mit zwei ausgewiesenen Experten aus dem FP&A-Bereich gesprochen – Roman Finke, Managing Partner bei Torq Partners, und Christoph Papenfuss, Regional Vice President DACH bei Planful, um herauszufinden: Woran erkennt man eigentlich, dass der eigene Planungsprozess in Schieflage ist? Und noch wichtiger: Was kann man dagegen tun?

Was ist eigentlich gute FP&A?

Bevor wir in die Warnsignale eintauchen, eine Klarstellung: Financial Planning and Analysis ist mehr als nur Budgetierung.

„Viele verwechseln FP&A mit klassischer Budgetierung", erklärt Christoph Papenfuss. „Aber es geht um Strategie, Steuerung und Prognose – alles zusammen."

Der unterschätzte Wert des Planungsprozesses

Beide Experten betonen: Der Planungsprozess selbst hat einen Wert, unabhängig davon, ob die Zahlen am Ende zu 100% stimmen.

„Das Budget ist ein Zeitpunkt, wo man mal wirklich zusammenkommen kann, wo man sich überlegt: Was wollen wir eigentlich erreichen?" – Christoph Papenfuss, Planful

Roman Finke ergänzt: „Diese Zusammenkunft ist auch ein großer Realitätscheck und kulturell essentiell wichtig. Es ist das Verkaufen der Vision, das Alignment des Teams."

Die Self-Fulfilling Prophecy

„Wenn ich mir persönliche Ziele setze, arbeite ich darauf hin", sagt Roman. „Wenn ich mir keine Ziele setze, lande ich halt irgendwo."

Die besten Finance-Teams erreichen ihre Pläne nicht durch Hellseherei, sondern durch:

• Realistische Zielsetzung (basierend auf Daten)
• Regelmäßiges Messen (solides Reporting)
• Aktives Gegensteuern (Rolling Forecasts)

Roman berichtet von einem Head of Finance, der seinen Plan seit fünf Jahren zu 95% trifft. „Was Wahnsinn ist", kommentiert er. Aber machbar.

In unserer Podcastfolge mit Christoph Papenfuss von planful und Roman Finke von torq.partners dreht sich alles um den FP&A-Prozess.

Oder auf Spotify anhören!

Die 7 kritischen Warnsignale für FP&A-Chaos

Warnsignal #1: Das "V23-Final"-Syndrom

Das Problem: Ihre Budget-Dateien haben mehr Versionsnummern als Inhalt.

„Wenn die Budget-Dateien Namen haben wie ‚2025 Budget V23-Final', dann sollte es vielleicht Zeit werden, mal drüber nachzudenken." Christoph Papenfuss

Was dahinter steckt:

• Keine Versionskontrolle
• Keine „Single Source of Truth"
• Niemand weiß, welche Version die aktuelle ist

Ihr Quick-Check:

□ Wie viele Budget-Versionen existieren aktuell?

□ Können Sie mit Sicherheit sagen, welche die richtige ist?

□ Wissen alle Beteiligten, wo die finale Version liegt?

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Warnsignal #2: Zynismus im Finance-Team

Das Problem: „Nicht schon wieder Budgetplanung..."  Wenn dieser Satz im Team fällt, läuft etwas grundsätzlich schief.

„Sobald die Leute zynisch werden bezüglich des Planungsprozesses, wird es Zeit, das Ganze zu überdenken." Christoph Papenfuss

Was dahinter steckt:

• Der Prozess liefert keinen erkennbaren Mehrwert
• Zu viel Aufwand für zu wenig Output
• Erarbeitete Zahlen wurden ignoriert oder waren falsch

Die zentrale Frage: „Was ist eigentlich der Nutzen unseres Planungsprozesses?"

Wenn Sie keine klare Antwort haben, oder Ihr Team unterschiedliche Antworten geben würde, ist das ein Alarmsignal.

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Warnsignal #3: 80/20 verkehrt herum

Das Problem: 80% der Zeit geht für Datensammlung und Excel-Formeln drauf, nur 20% für echte Analyse.

Excel scheint so einfach zu sein, weil es angeblich umsonst ist. Aber man steckt da enorm viel Zeit rein." Christoph Papenfuss 

Der typische Ablauf:

1. Daten aus ERP exportieren 
2. Manuell in Excel laden 
3. Formelfehler beheben 
4. Datei verschicken 
5. Stakeholder machen etwas kaputt
6. Wieder fixen
7. Nächste Version 
8. Repeat

Roman Finke: „Das ist dann bis zu 80% der Planungszeit, nur Daten rumschaufeln. Nicht wertschöpfend. Und macht keinen Spaß."

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Warnsignal #4: Emotionale Budget-Meetings 

Das Problem: In Ihren Budget-Meetings wird über Zahlen Richtigkeit gestritten statt über Strategie diskutiert. 

‍Christoph hat Extremfälle erlebt: „Ich habe schon gesehen, dass sich Leute anschrien. Dass ein erwachsener Mann anfing zu heulen."

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Die typische Diskussion:

Marketing:** „Unser CAC liegt bei 400 Euro." 

CFO: „Das kann nicht sein. Laut meinen Zahlen 800." 

Marketing: „Wir berechnen ihn so..." 

CFO: „Wir berechnen ihn anders..."
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Und schon dreht sich alles 45 Minuten um "Wer hat recht?" statt "Was tun wir damit?" 

„Wenn jede Abteilung in ihrem Silo mit eigenen Daten arbeitet, entsteht diese Diskussion. Bei guter Planung diskutiert man an der Sache, nicht an der Zahl." Roman Finke 

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Das Konzept: Single Source of Truth

• Eine Datenbasis für alle
• Eine Berechnungslogik 
• Diskussion über Strategie, nicht über Richtigkeit

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Warnsignal #5: Matrix-Organisation trifft 2D-Spreadsheet 

Das Problem: Excel ist zweidimensional. Ihr Business benötigt mehr.

Christoph erklärt: „In modernen FP&A-Tools hat man multiple Dimensionen."

Typische Dimensionen:

• Kontenplan, Zeit, Kostenstelle, Profit Center, Business Area, Land, Produkt, Kunde, Projekt, Department...

„Einige unserer Kunden haben bis zu 12 Dimensionen", berichtet Christoph. „In Excel wird das zur Hölle."

Die Konsequenz:

• Komplexe Formel-Konstrukte
• Leicht zu brechen
• Schwer nachzuvollziehen
• „Da kann viel schiefgehen"

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Warnsignal #6: Datenintegrität ist Glückssache

Das Problem: Ein kleiner Formfehler und die Zahlen sind komplett daneben. 

„Excel, seien wir mal ganz offen: Ein kleiner Formelfehler, einmal falsch gelöscht. Und die Zahlen können völlig daneben liegen." – Christoph Papenfuss 

Romans "Greatest Hits" der Planungsfehler:

• „Haben wir die Sozialversicherungskosten geplant? Oh. Hoppla." (Finale Version ist bereits raus) 
• „Umsatzsteuer ist doch nicht relevant, weil Vorsteuer... aber Vorauszahlung... Oh."
• Nikolais Geschichte: „2 Uhr morgens. Operating Expenses als Plus statt Minus. Cash Plan komplett falsch."

Besonders kritisch: Personalkosten

„Personalkosten sind oft der größte Block. Millionenbeträge", erklärt Christoph. „Wenn die Personalnebenkosten falsch berechnet werden – 5% Abweichung – macht sich das bemerkbar. "Da werden Projekte nicht gestartet oder Maßnahmen zurückgehalten, obwohl das Budget da wäre."

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Warnsignal #7: Externe Stakeholder sind unzufrieden

Das Problem: PE, VC oder Ihre Bank sind nicht zufrieden mit Geschwindigkeit, Genauigkeit oder Häufigkeit Ihres Reportings.

„Externe Stakeholder sagen: Wir wollen genaue Zahlen, denen wir vertrauen können. In einheitlichem Format. Nicht jeden Monat anders. Nicht korrigiert zwei Wochen später." – Christoph Papenfuss 

Die verschärften Anforderungen:

Von Banken: Verlässliche Forecasts, regelmäßige Updates, Audit-Trails 

Von Private Equity: Standardisierte Reportings, schnelle Closes (Tag 5-6 statt 30) 

Von VCs: Roman: „Pre-Corona mussten Pläne nicht so ausgefeilt sein. Das ist jetzt anders." 

Mit Excel/Google Sheets? Kaum zu schaffen.

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Wann ist der richtige Zeitpunkt für FP&A-Optimierung?

Die Schwellenwerte

Romans Faustregel: „Ab ungefähr 100 Mitarbeitern macht das Sinn. Kann auch früher sein."

Aber: Mitarbeiterzahl ist nur ein Indikator. Wichtiger sind:

1. Hohe Komplexität

• Mehrere Tochtergesellschaften
• Internationale Strukturen
• Matrix-Organisation
• Viele Stakeholder im Planungsprozess

2. Compliance-Anforderungen

• PE/VC fordern professionellere Reportings
• Banken verlangen verlässliche Forecasts
• Wirtschaftsprüfer fordern Audit-Trails

3. Wachstum & Wandel

• Internationalisierung läuft
• M&A-Aktivität
• IPO-Vorbereitung

Christoph ergänzt: „Wir sehen häufig Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern, die zu uns kommen, weil externe Stakeholder sagen: Wir wollen verlässliche Zahlen."

Die Jahresplanung: Wann Sie NICHT starten sollten

Romans goldene Regel:

„Niemals mittendrin anfangen. Weil das wirst du nicht schaffen."

Das Horror-Szenario:

• Mitte November
• Budget-Saison auf Hochtouren
• Jemand hat die Idee: „Neues Tool jetzt!"
• Team gestresst, keine Zeit für Einarbeitung

Roman: „Ich habe mehr als einmal erlebt: Man plant sophisticated Bottom-Up mit allen. Bis Mitte November – immer noch nicht fertig. Dann: Wir machen jetzt Top-Down und deichseln den Rest rüber."

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Fazit: Die wichtigsten Erkenntnisse

Nach einer Stunden mit Roman Finke und Christoph Papenfuss kristallisiert sich heraus:

Gute FP&A ist keine Software-Frage. Es ist eine Kultur-Frage.

Die 5 Key Takeaways:

1. Warnsignale ernst nehmen
„V23-Final" ist kein Witz, sondern Symptom für fehlende Prozesse und Tools.

2. Timing ist entscheidend
Nie während aktiver Planung starten. Q4 analysieren, Q1 implementieren.

3. Menschen über Technologie
Mitarbeiterzufriedenheit ist unterschätzter ROI. Buy-in von Führung ist Erfolgsfaktor #1.

4. Prozess hat intrinsischen Wert
Budget = Realitätscheck + Visions-Verkauf + Team-Alignment, nicht nur Zahlenwerk.

5. Start klein, denk groß

Ihre nächsten Schritte

Sie haben die Warnsignale erkannt. Was jetzt?

Sofort umsetzbar:

1. Quick-Check durchführen: Nutzen Sie die Checkliste oben
2. Team-Umfrage: Wie empfindet Ihr Team den Planungsprozess?
3. Zeiterfassung: Wo geht die Zeit wirklich hin?

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‍Weiteres Lernen

• Podcast anhören: Vollständige Episode mit Roman Finke & Christoph Papenfuss im Winning Finance Podcast | Youtube | Spotify
• Guides downloaden: Best-Practice-Leitfäden von Torq Partners & Planful
  
  • Planful: Lernen Sie 5 Best Practices kennen, mit denen Ihr Team die Transformation des Unternehmens voranbringen kann.‍
  • Torq.partners: Budgetierung und Finanzplanung in Startups und Scaleups

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Bei Circula: Als Expense-Management-Lösung wissen wir: Gute Tools machen den Unterschied. Nicht nur in FP&A, sondern im gesamten Finance-Stack.

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