Kostenstelle: Die organisatorische Einheit im Unternehmen

Was ist eine Kostenstelle? Bei der Kostenstelle handelt es sich um eine organisatorische Einheit in einem Unternehmen. Dort werden bestimmte Kosten erfasst und darüber hinaus findet deren Überwachung statt. Die Kostenstelle per definitionem stellt eine Abteilung, ein Projekt oder einen Geschäftsbereich in der Firma dar. 

Kostenstellen sind in Unternehmen wichtig, weil anfallende Kosten bestimmten Geschäftsbereichen zugeordnet werden können. So ist es möglich, eine genaue Kostenrechnung durchzuführen. Durch die exakte Abbildung der Kosten aus unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens lässt sich eine exakte Analyse im Hinblick darauf vornehmen, an welcher Stelle Kosten generiert werden. Somit hilft eine gute Struktur der Kostenstellen dabei, eventuell nicht notwendige Kosten zu entdecken und anschließend zu reduzieren oder zu vermeiden. Zusammengefasst sind Kostenstellen im Unternehmen aus folgenden Gründen von großer Bedeutung: 

• Kostenverursachung identifizieren
• Kostenkontrolle und Überwachung der Ausgaben 
• Optimierte Entscheidungsfindung bezüglich Investitionen oder Maßnahmen zur Kostenreduktion
• Vergleichbarkeit der Kosten mit anderen Perioden oder Mitbewerbern
• Transparenz zur Entstehung der Kosten

Grundlagen der Kostenstelle

Die Abkürzung für eine Kostenstelle lautet meistens entweder KoSt oder KSt. Definitionsgemäß ist eine Kostenstelle der Bereich, in dem Kosten zum einen entstehen und zum anderen eine Erfassung vorgenommen wird. Die wesentliche Aufgabe der Kostenstellen besteht darin, im Unternehmen anfallende Kosten systematisch zu erfassen und eine Kostenzuordnung vorzunehmen. Daher ist die Kostenstelle eine Gliederungseinheit für die Verrechnung der Kosten und sorgt dafür, dass Aufwendungen exakt bestimmten Bereichen des Unternehmens zugeordnet werden können. So ist eine präzise Kalkulation der gesamten Betriebskosten möglich. 

In der Kostenrechnung gibt es drei verschiedene Fachbegriffe, die zum Teil fälschlicherweise synonym verwendet oder verwechselt werden. Es handelt sich dabei um die Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger. Trotz der Ähnlichkeit unterscheiden sich die Begriffe in ihrer jeweiligen Funktion, weshalb Sie die Unterschiede kennen sollten.

Kostenstelle: An diesem Ort entstehen die Kosten in einem Unternehmen, zum Beispiel in einer bestimmten Abteilung oder im Zusammenhang mit einem Projekt.

Kostenart: Mit der Kostenart wird beschrieben, um welche Form von Kosten es sich handelt. Das sind zum Beispiel Material-, Maschinen- und Personalkosten. Durch die Kostenart werden die anfallenden Kosten klassifiziert. 

Kostenträger: Beim Kostenträger handelt es sich um Güter oder Dienstleistungen, die die Kosten verursachen. Insofern ist der Kostenträger faktisch der Empfänger, aufgrund dessen die Kosten im Unternehmen entstehen. 

Die Fachbegriffe zu unterscheiden, ist deshalb von Bedeutung, da sie einen abweichenden Blickwinkel hinsichtlich des Kostenmanagements ermöglichen. So findet die Zuordnung einer speziellen Kostenart der Kostenstelle statt, um anschließend dem Kostenträger die Kosten zuschreiben zu können. 

Arten von Kostenstellen

Es gibt verschiedene Arten von Kostenstellen, die sich in einem Unternehmen und generell differenzieren lassen. Dadurch ist es möglich, eine noch genauere Kostenaufstellung zu erstellen. Die wichtigsten Arten von Kostenstellen sind Hauptkostenstellen, Nebenkostenstellen, die allgemeine Kostenstelle und Hilfskostenstellen.

Hauptkostenstellen

Kennzeichnend für die Hauptkostenstellen ist, dass diese in direkter Art und Weise etwas mit der Herstellung von Waren oder dem Anbieten einer Dienstleistung zu tun haben. Beispiele für eine Hauptkostenstelle ist unter anderem die Produktion oder auch die Verkaufsabteilung der Firma. Aufgrund ihrer Bedeutung haben die Hauptkostenstellen einen unmittelbaren Einfluss auf die Produktqualität sowie das Erzeugen der Waren und Güter. 

Nebenkostenstellen

Die Nebenkostenstellen haben vor allem die Aufgabe, eine Unterstützung der Hauptkostenstellen vorzunehmen. Im Gegensatz zu den Hauptkostenstellen sind die Nebenkostenstellen jedoch nicht unmittelbar an der Produktion des Produktes beteiligt. Klassische Nebenkostenstellen in einem Unternehmen sind unter anderem die Verwaltung oder auch die Abteilung für Instandhaltungen. Obwohl die Nebenkostenstellen nicht in direkter Weise an der Wertschöpfung teilhaben, sind sie dennoch von großer Bedeutung, um den Geschäftsbetrieb der Firma aufrechtzuerhalten. 

Allgemeine Kostenstellen

Die Aufgabe der allgemeinen Kostenstellen besteht darin, übergeordnete Funktionen wahrzunehmen. Diese sind nicht nur für einen, sondern für mehrere Bereiche innerhalb des Unternehmens von Bedeutung. Beispiele für allgemeine Kostenstellen sind etwa die Personal- und Rechtsabteilung sowie die IT-Abteilung. Aufgrund der übergeordneten Funktion lassen sich die allgemeinen Kostenstellen keiner einzelnen Produktionseinheit oder Dienstleistung zuordnen. 

Hilfskostenstellen

Die Aufgabe der Hilfskostenstellen ist es, sowohl die Haupt- als auch die Nebenkostenstellen zu unterstützen. Aus dem Grund findet seitens der Hilfskostenstellen eine indirekte Beteiligung an der Produktion bzw. Wertschöpfung statt. Typische Beispiele für eine Hilfskostenstelle sind der IT-Support oder eine Werkstatt, die Maschinen des Unternehmens bei Defekten und Fehlern repariert. 

Beispiele für Kostenstellen in Unternehmen

Ein Unternehmen kann zahlreiche Kostenstellen definieren, sodass es nicht schwer ist, auch für eine Kostenstellenrechnung ein Beispiel zu finden. Die Anzahl und Art der Kostenstellen sind in den meisten Fällen von der Größe sowie der Struktur der Firma abhängig. Typische Beispiele für Kostenstellen in einem Unternehmen sind: 

• Verkauf 
• Produktion 
• Personalabteilung
• Buchhaltung 
• IT-Abteilung 
• Logistik
• Rechtsabteilung
• Marketing 

In der Produktion werden zum Beispiel sämtliche Kosten erfasst, die in direkter Verbindung mit der Warenherstellung stehen. In der Kostenstelle Verkauf hingegen findet die Verbuchung von Kosten statt, die im Zusammenhang mit dem Vertrieb und der Vermarktung sowie dem Verkauf der Waren und Produkte stehen. Besonders in größeren Unternehmen in bestimmten Branchen existiert oft eine weitere Kostenstelle für Forschung und Entwicklung. 

Neben den genannten Kostenstellen gibt es in vielen Unternehmen darüber hinaus spezifische Kostenstellen für Reisekosten und Mitarbeiterausgaben. Dabei geht es insbesondere um Reisekostenabrechnungen und die Erstattung von Auslagen. Um eine optimale Verwaltung der Reisekosten zu gewährleisten, muss die Struktur exakt und leicht nachvollziehbar sein. Dazu tragen vor allem folgende Maßnahmen bei, die zu einer optimalen Verwaltung der Reisekosten und Mitarbeiterausgaben führen:

• Eigene Kostenstelle für Reisekosten einrichten
• Spezifische Reisekosten definieren
• Klare Vorgaben für Reisekosten
• Getrennte Erfassung der Mitarbeiterausgaben in separaten Kostenstellen
• Nutzung einer Reisekosten-Software

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Vorteile und Nutzen von Kostenstellen bzw. einer guten Struktur

Kostenstellen weisen bei einer guten Strukturierung für Unternehmen einige Vorteile auf. Dazu gehören unter anderem:

• Transparente Buchhaltung durch präzise Zuordnung der Kosten
• Steigerung der Effizienz durch Identifizieren von Optimierungspotenzialen
• Hilfreiches Instrument für das Controlling
• Verbesserte Kontrolle über Unternehmensausgaben
• Fundierte Entscheidungen der Führungskräfte

Eine präzise Zuordnung der Kosten zu einzelnen Kostenstellen sorgt für eine hohe Transparenz, von der zum Beispiel neben der analogen auch eine digitale Buchhaltung profitiert. Ein weiterer Vorteil einer guten Struktur der Kostenstellen ist die Effizienzsteigerung. Aufgrund des Zuweisens der Kosten ist es möglich, Optimierungspotenziale zu identifizieren. Zudem ist eine bessere Budgetkontrolle möglich. Darüber hinaus sind Kostenstellen ein hilfreiches Instrument für das Controlling, da die Überwachung der Ausgaben und der Verantwortlichen einfacher ist. Das gilt auch, wenn Sie zum Beispiel planen, Ihre Belege erst noch per Belegscanner rechtskonform zu digitalisieren. 

Worauf Sie bei der Kostenstellenbildung achten sollten

Bei der Bildung von Kostenstellen mit einer guten Struktur gibt es einige Punkte zu beachten. Das Einrichten umfasst mehrere Schritte, sodass Sie sich gerne an der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung orientieren können, wenn Sie für Ihr Unternehmen eine Kostenstellenstruktur schaffen möchten.

1. Bedarfsanalyse: Im ersten Schritt des Einrichtens der Kostenstellenstruktur stellen Sie den Bedarf fest. Sie legen fest, welche Kostenstellen in Ihrem Unternehmen vorhanden sein sollten und welche Sparten abzudecken sind. 

2. Hierarchie erstellen: Im zweiten Schritt steht die Gliederung der Kostenstellen an. Diese Hierarchie ist wichtig, um später eine hohe Effizienz bei der Kostenzuweisung zu erreichen. Es sollte keinesfalls unklar bleiben, welche Kosten welcher Kostenstelle zuzuordnen sind. 

3. Kostenarten zuweisen: Nachdem Sie die hierarchische Gliederung vorgenommen haben, weisen Sie den Kostenstellen jeweils die Kostenarten zu. 

4. Konten einrichten: Ist die Zuweisung der Kostenarten an die entsprechenden Kostenstellen erfolgt, geht es an die Einrichtung der Konten. Wichtig ist, dass für alle Kostenstellen ein getrenntes Konto angelegt wird, sodass die Buchhaltung anschließend genau weiß, welche Buchungen vorzunehmen sind. 

5. Anpassen und überwachen: Nachdem die Kostenstellenstruktur eingerichtet und die Konten eröffnet wurden, überwachen Sie die bestehende Struktur regelmäßig. So können Sie schnell bei eventuellen Veränderungen im Unternehmen eine Anpassung durchführen.

So funktioniert die Kostenstellenrechnung

Dem folgenden Beispiel entnehmen Sie, wie eine Kostenstellenbuchung in der Praxis vorgenommen wird. Nehmen wir an, dass zwei Mitarbeitende des Unternehmens zu einem geschäftlichen Treffen nach Berlin gereist sind. In dem Zusammenhang sind folgende Reisekosten angefallen, die entsprechend in den Kostenstellen gebucht werden müssen. 

Fahrtkosten (Bahnticket): 250 EUR

→ Buchung: Fahrtkosten an Reisekosten (Kostenstelle „Reisekosten“)

Hotelübernachtung: 280 EUR

→ Buchung: Hotelkosten an Reisekosten (Kostenstelle „Reisekosten“)

Verpflegung: 100 EUR

→ Buchung: Verpflegungsmehraufwand an Reisekosten (Kostenstelle „Reisekosten“)

Alle drei Kostenarten werden somit an die Kostenstelle mit der Bezeichnung „Reisekosten“ gebucht und können daher genau zugeordnet werden. Besonders einfach sind Buchungen mit der Reisekosten-Software von Circula, die auch Buchungen im Bereich einzelner Kostenstellen beinhaltet. Sie profitieren übrigens dadurch vom Reisekostendigitalisieren und einer effizienteren Bearbeitung. 

Fazit

Eine saubere und klare Kostenstellenstruktur ist unabdingbar, wenn ein Unternehmen effektiv arbeiten und wirtschaftlich erfolgreich sein möchte. Die Kostenstellenstruktur ermöglicht eine transparente und exakte Verteilung der Kosten und Sie können damit die Buchhaltung optimieren. Zudem lassen sich ineffiziente oder überflüssige Ausgaben erkennen und zukünftig vermeiden. Ein Kostenstellenplan verleiht Übersicht und dient als Orientierungshilfe. Mit der Reisekosten-Software von Circula gibt es die Möglichkeit, auf die entsprechenden Kostenstellen zu buchen. Nutzen Sie daher gerne die Option, Ihre Buchungen in dem Bereich effizient mit einem digitalen Tool zu gestalten.

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