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Mit einem Essenszuschuss können Sie als Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden dabei finanziell unterstützen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Möglichkeiten es gibt und was es dabei zu beachten gilt.

Welche Vorteile bietet er Unternehmen und Belegschaft?

Wie können Sie den Essenszuschuss möglichst einfach umsetzen?

Diese Möglichkeiten haben Sie als Unternehmen beim Thema Essenszuschuss

Rein rechtlich gesehen gilt der Essenszuschuss, der auch als „Verpflegungszuschuss“ bezeichnet wird, nach § 8 Abs. 2 S. 6 Einkommensteuergesetz (EStG) als Sachbezug, der nach § 37b EStG pauschal besteuert wird. Die rechtliche Grundlage dafür bildet der Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 20.08.1997 (BStBl. II S. 667), nach dem Arbeitgeber und Arbeitnehmende gemeinsam vereinbaren dürfen, den Barlohn durch einen Sachbezug zu ersetzen.

Wie auch immer der Essenszuschuss in Ihrem Unternehmen konkret ausgestaltet ist: Kostenlose oder vergünstigte Mahlzeiten sind für beide Seiten eine tolle Sache, wie die nächsten beiden Abschnitte zeigen.

und steigern Ihre Attraktivität für Bewerbende.

Sie zeigen sich wertschätzend und erhöhen die 

, da sich Mitarbeitende wohler fühlen und entsprechend motivierter und leistungsstärker engagieren.



Der Essenszuschuss stellt eine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers und damit eine effektive 

 – ein wichtiger Mehrwert in Zeiten von Homeoffice und hybrider Arbeit.

Für die Gewährung eines Essenszuschusses gibt es klare rechtliche Grundlagen, die zu beachten sind. Wir haben die wichtigsten für Sie zusammengefasst, damit Sie die entscheidenden Regelungen rund um diesen 

 Essensgeld gewähren, ohne dass Abwesenheitstage meldepflichtig werden. Auch mehr Tage sind möglich – allerdings sind Sie dann verpflichtet, Krankheits- und Urlaubstage zu erfassen.

Für das Jahr 2024 ist ein maximaler Essenszuschuss in Höhe von

 möglich, also insgesamt 108,45 EUR pro Monat. Der Anteil von 4,13 EUR gilt als Sachbezugswert, der pauschal mit 25 % besteuert wird. Zusätzlich dürfen Arbeitgeber Mahlzeiten mit einem Essenszuschuss in Höhe von 3,10 EUR steuerfrei bezuschussen. Maßgeblich für die Berechnung sind die Regeln für Sachbezugswerte gemäß § 2 Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV), für die wiederum die Verbraucherpreise die Referenz bilden.

 Die Höhe des Betrags wird jedes Jahr neu festgelegt.

 werden − z. B. in Restaurants und Supermärkten oder für Mahlzeiten-Lieferungen.

Für Genussmittel wie Alkohol und Tabak gilt der Zuschuss nicht. Ebenso wenig für die Verpflegung auf Dienstreisen, die als Spesen abgerechnet werden.

Essenszuschuss 2024: Steuerliche Berechnung nach Betrag der Mahlzeit

 maßgeblich. Darin ist festgelegt, welche Vorgaben für Mahlzeiten gelten, die beispielsweise in Form digitaler Essensmarken bezuschusst werden dürfen. Unter anderem gilt:

nur für den Erwerb von arbeitstäglichen Mahlzeiten

 (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) eingesetzt werden. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Essenseinnahme.

Lebensmittel gelten nur als Mahlzeiten, wenn sie zum 

Der Essenszuschuss darf nur für Mahlzeiten verwendet werden, die die Arbeitnehmenden selbst bezahlt haben.

 täglich arbeiten, ist der Verzehr auch vor oder nach der Arbeit zulässig.

Der Essenszuschuss des Arbeitgebers darf den 

Wichtig: Für eingereichte Belege gibt es Sonderregeln

Bei einigen Essenszuschuss-Varianten müssen Mitarbeitende dem Arbeitgeber ihre Mahlzeiten-Belege einreichen. Die möglichen Optionen haben wir Ihnen im nächsten Abschnitt übersichtlich zusammengefasst. Die Anforderungen an die eingereichten Belege sind in § 146a AO in Verbindung mit § 6 KassenSichV und § 33 UStDV geregelt. 

Unter anderem gilt:


Erfolgt die Verpflegung in einem Restaurant, weist die Quittung möglicherweise mehrere Mahlzeiten aus. Mitarbeitende müssen auf dem Beleg genau kennzeichnen, 

Eine Mahlzeit kann Einkäufe bei mehreren Geschäften umfassen. Mitarbeitende können deshalb auch Quittungen unterschiedlichen Ursprungs einreichen. Allerdings müssen die zur verzehrten Mahlzeit gehörenden 

Als Arbeitgeber können Sie Mitarbeitenden einen Essenszuschuss auf verschiedene Arten gewähren:

, in der es vergünstigte Mahlzeiten gibt.

Nachteil: Geringe Flexibilität. Hier haben Mitarbeitende nicht die Wahl, wo sie essen möchten. Hinzu kommt: Damit eine Kantine rentabel ist, muss gewährleistet sein, dass eine bestimmte Anzahl an Mahlzeiten pro Tag verkauft wird. Auch sich verändernde Ernährungsgewohnheiten sind für Kantinen eine Herausforderung. Durch neue Arbeitsformen wie Homeoffice verlieren sie zudem an Bedeutung.

(als Vorauszahlungen für Mahlzeiten).

Nachteil: Geringe Flexibilität und hoher Aufwand. Mitarbeitende sind an Partnerrestaurants und Geschäfte gebunden, die die Essensgutscheine akzeptieren. Zudem müssen Sie als Unternehmen in Vorkasse gehen, und der Aufwand für die Administration ist relativ hoch. Obwohl diese Form entscheidende Nachteile hat, ist sie dennoch noch weit verbreitet. 

 (als Vorauszahlungen für Mahlzeiten).

Nachteil: Geringe Flexibilität. Auch Guthabenkarten lassen sich wie Essensgutscheine nur in bestimmten Geschäften und Restaurants einsetzen. Allerdings ist bei ihnen der Administrationsaufwand etwas geringer und die Nutzung ist auch relativ einfach.

 (als nachträgliche Kostenerstattung für Mahlzeiten).

Vorteile:

Zeitgemäß und flexibel. Mitarbeitende können in diesem Fall selbst wählen, wo sie ihre Mahlzeiten kaufen – und die Belege können von ihnen mit einer App wie Circula ganz einfach innerhalb von drei Tagen eingereicht werden. 

Hinzu kommt noch ein 

steuerlicher Vorteil für Sie als Unternehmen:

 Ist der Betrag für eine Mahlzeit auf einem eingereichten Beleg höher als 7,23 EUR, 

wird er um den steuerpflichtigen Betrag (den Sachbezugswert) reduziert. 

Der Arbeitgeber erstattet den verbleibenden Betrag bis zur maximalen Höhe von 7,23 EUR zurück.

Allerdings gilt auch: Ist der Betrag auf dem eingereichten Beleg niedriger als 7,23 EUR, ist auch der steuerfreie Betrag geringer, der nach Abzug des pauschalbesteuerten Sachbezugswertes verbleibt. Der Sachbezugswert bildet immer die Grenze: Die dafür fälligen Steuern müssen auch bezahlt werden, wenn der Betrag auf dem Beleg geringer ist.



Diese rechtlichen Vorgaben gelten speziell für digitale Essensmarken

: Die Bezuschussung der Mahlzeiten in Form digitaler Essensmarken muss zwischen Ihnen als Arbeitgeber und den Mitarbeitenden vertraglich vereinbart sein – entweder durch Anpassungen bestehender Arbeitsverträge oder durch den Abschluss von Zusatzverträgen.


: Arbeitgeber müssen alle Abläufe im Zusammenhang mit dem Essenszuschuss – insbesondere die Vorgaben für die Einreichung von Belegen und die Berechnung der Rückerstattung – deutlich und transparent kommunizieren.


: Die für die Abrechnung und Erstattung dieses Mitarbeiterbenefits notwendigen Tools und Abläufe müssen in die Administration und die Lohnbuchhaltung eingebunden werden.


Die obige Auflistung hat es klar gezeigt: 

 bieten gegenüber den anderen Möglichkeiten für einen Essenszuschuss die meisten Vorteile – und zwar für beide Seiten. Während die Mitarbeitenden von einer einfachen Einreichung der Belege profitiert, können Sie sich als Unternehmen das Handling mit der Circula App ebenfalls erleichtern:

Die Überprüfung der Belege übernimmt Circula für Sie.

Die Berechnung der Erstattungen ist stets steuerkonform.

Die monatlichen Abrechnungen, die sich nahtlos in die Lohnbuchhaltung integrieren lassen, erfolgen automatisch.

Zum Schluss noch ein ganz wichtiger Vorteil für beide Seiten: Mit der Circula App können Belege für 

 eingereicht werden – und das obwohl der Essenszuschuss nur für maximal 15 Tage gewährt wird, ohne dass Abwesenheitstage meldepflichtig werden! 

Circula wählt dann einfach automatisch die für Mitarbeitende vorteilhaftesten 15 Tage aus.

 erhalten Sie weitere Informationen über eine Essenszuschuss-Umsetzung mit Circula.

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden Wertschätzung mit digitalem Essenszuschuss und steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit in Ihrem Unternehmen.

Der digitale Essenzuschuss 

Die Alternative zu Kantine und Gutschein: Erfahren Sie alle Vorteile und steuerlichen Hintergründe inkl. digitale Umsetzung.

Essenszuschuss vom Arbeitgeber: Vorteile, Regeln und Tipps

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Anna Lischke

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