Wie Orthomol sein Rechnungswesen erfolgreich transformiert

Unternehmenserfolg ist ein zweischneidiges Schwert. Während Umsatz und Marktanteile steigen, ächzen im Hintergrund oft die internen Strukturen unter der Last des Wachstums. Nirgendwo wird dieser Druck so spürbar wie in der Finanzabteilung, wo jede neue Bestellung, jeder neue Kunde und jeder neue Lieferant zu einem wachsenden Berg administrativer Aufgaben führt.

Genau vor dieser Herausforderung stand Orthomol. Als führender Hersteller von Mikronährstoffen und bekannt durch die Teilnahme des Inhabers Nils Glagau am Gründerformat „Die Höhle der Löwen“, erlebte das Unternehmen einen beeindruckenden Aufstieg. Doch hinter den Kulissen bedeutete dieser Erfolg auch: fast 28.000 Eingangsrechnungen jährlich – eine Zahl, die mit manuellen Prozessen und Papierbergen nicht mehr zu bewältigen war.

Anstatt jedoch nur mehr Personal auf das Problem zu werfen, wählte Daniel Lindner, Leiter des Rechnungswesens, einen radikal anderen Weg: die konsequente Automatisierung. Sein Ziel war nicht nur, das Chaos zu bändigen, sondern einen hocheffizienten, nahezu berührungslosen Prozess zu schaffen – den sogenannten „Happy Flow“. Heute laufen bei Orthomol bereits über 50 % aller Lieferantenrechnungen vollautomatisiert durch die Systeme.

In unserer neuesten Folge von „Winning Finance Strategies“ haben wir mit Daniel Lindner über genau diese Herausforderung gesprochen. Er gibt Einblicke in seine Transformationsstrategie und verrät, wie er mit Pragmatismus, moderner Technologie und einem klaren Fokus auf die Mitarbeiter die Buchhaltung für die Zukunft rüstet.

Der Ausgangspunkt: Wenn Wachstum die Prozesse überholt

Jede erfolgreiche Transformation beginnt mit einem klaren „Warum“. Bei Orthomol war dieser Auslöser das massive Wachstum des Unternehmens. Als Daniel Lindner vor fast einem Jahrzehnt, im Jahr 2015, bei Orthomol anfing, zählte das Unternehmen knapp 350 Mitarbeiter. Heute sind es über 500. 

„Man sieht schon: Mitarbeiterwachstum und natürlich auch Umsatzwachstum. Wir expandieren in viele Länder, die Marke wird immer bekannter“, berichtet Lindner. Dieses Wachstum brachte eine ebenso beeindruckende Steigerung des Geschäftsvolumens und damit des administrativen Aufwands mit sich.

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Dieser Erfolg hatte eine direkte Konsequenz für die Finanzabteilung: ein explodierendes Belegvolumen. Heute muss das Team rund 28.000 Eingangsrechnungen pro Jahr verarbeiten. Ein solches Volumen mit den traditionellen, papierbasierten Prozessen zu bewältigen, wäre nicht nur ineffizient, sondern praktisch unmöglich, ohne die Personalstärke massiv zu erhöhen. Die Vision vom „papierlosen Büro“ war daher keine reine Modernisierungsmaßnahme, sondern eine strategische Notwendigkeit, um die Skalierbarkeit des Unternehmens sicherzustellen.

Die Strategie: Schritt für Schritt zum „Happy Flow“

Die zentrale Frage war: Wo erzielen wir mit dem geringsten Aufwand den größten Hebel? Die Antwort lag auf der Hand: in der Kreditorenbuchhaltung.

Zur Dunkelverarbeitung für die Kreditorenbuchhaltung

Die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen ist in vielen Unternehmen ein zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess. Hier liegen die größten Volumina und die meisten repetitiven Aufgaben. Genau hier setzte Orthomol an. Das Ziel war die Etablierung eines sogenannten „Happy Flow“, bei dem Rechnungen vollautomatisiert verarbeitet werden, ohne dass ein Mensch eingreifen muss.

„Das bedeutet, eine Rechnung kommt digital rein, wird vom System erkannt, validiert, mit der Bestellung abgeglichen und am Ende blind verbucht“, erklärt Lindner. Bei Orthomol liegt diese „No-Touch“-Rate bereits bei beeindruckenden 50-60 %. Doch damit gibt sich das Team nicht zufrieden: „Wir peilen an, noch mal 20 % in diesem Jahr draufzupacken.“

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Das technologische Fundament um ERP-System Infor M3

Als technisches Rückgrat für diese Transformation dient das zentrale ERP-System Infor M3. Eine bewusste strategische Entscheidung, wie Lindner betont: „Es gibt keine Vorsysteme, es ist alles im Basis-Bereich mit drin. Alles in einem Guss.“ Dieser Ansatz hat einen entscheidenden Vorteil: Er vermeidet komplexe und wartungsintensive Schnittstellen zu Drittsystemen und stellt sicher, dass das gesamte System updatesicher bleibt. Ergänzend dazu kommt zum Beispiel Circula für die Reisekostenabrechnung.

Innerhalb dieser zentralen Plattform wurde der Prozess der Rechnungsverarbeitung konsequent digitalisiert. Während anfangs noch auf OCR-Technologie zur Texterkennung gesetzt wurde, ist der nächste Schritt bereits in Planung: die Umstellung auf strukturierte Datenformate.

Bereit für die E-Rechnung: Von OCR zu ZUGFeRD und EDI

Beim Management der Eingangsrechnungen sind OCR-Systeme ein guter erster Schritt, haben aber ihre Grenzen. Sie lesen Daten aus einem Dokumentbild aus, was fehleranfällig sein kann. Die wahre Effizienzsteigerung liegt in strukturierten Daten einer E-Rechnung. Deshalb geht Orthomol nun proaktiv auf seine Top-Lieferanten zu, um sie für den Versand von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format oder per EDI (Electronic Data Interchange) zu gewinnen.

Diese Formate enthalten alle Rechnungsdaten in einer maschinenlesbaren XML-Datei, die direkt im PDF eingebettet ist. Das Ergebnis: eine nahezu 100 % fehlerfreie Erkennung und die Möglichkeit, die Automatisierungsrate massiv zu erhöhen. Mit dieser Initiative bereitet sich Orthomol nicht nur auf die Zukunft vor, sondern ist auch bestens für die E-Rechnungspflicht gerüstet.

Change Management: Wie man ein Team für die Transformation gewinnt

Die fortschrittlichste Technologie ist nutzlos, wenn das Team sie nicht versteht, akzeptiert und aktiv nutzt. Daniel Lindner weiß, dass der Erfolg jeder Transformation von den Menschen abhängt. Seine Strategie, um das Team nicht nur abzuholen, sondern zu begeisterten Mitgestaltern zu machen, basiert auf Transparenz, Empowerment und einer klaren Vision für die Zukunft der Arbeit.

Kommunikation ist das A und O

„Nimm die Leute mit. Sprich mit ihnen“, ist Lindners einfacher, aber entscheidender Rat. Anstatt Veränderungen von oben herab zu diktieren, setzt Orthomol auf einen partizipativen Ansatz. In kleineren Entwicklungsteams werden neue Prozesse nach dem Key-User-Prinzip gemeinsam erarbeitet. Dabei sitzen alle relevanten Abteilungen an einem Tisch: Einkauf, Wareneingang, IT und natürlich das Rechnungswesen.

„Es ist kein reines Finance-Thema“, stellt Lindner klar. „Es ist wichtig, dass alle das gleiche Verständnis haben, wer macht was, an welcher Stelle.“ Durch die Einbeziehung aller Beteiligten wird nicht nur die Prozessqualität verbessert, sondern auch die Akzeptanz für den Wandel geschaffen. Jeder versteht das „Warum“ und kann seine Expertise einbringen.

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Die neue Rolle des Buchhalters: Vom Verwalter zum Gestalter

Die Angst, durch Automatisierung überflüssig zu werden, ist weit verbreitet. Lindner begegnet dieser Sorge proaktiv, indem er eine klare und attraktive Zukunftsperspektive aufzeigt. Die Rolle des Buchhalters bei Orthomol wandelt sich fundamental: Weg vom manuellen Datentypisten hin zum Prozess- und Systemexperten.

„Du musst heute technisch viel affiner sein als noch vor einigen Jahren“, sagt er. Die Mitarbeiter lernen, wie das System funktioniert, wie Buchungslogiken aufgebaut sind und wie sie Prozesse aktiv steuern und optimieren können. Anstatt Rechnungen abzutippen, analysieren sie heute Abweichungen, klären komplexe Sachverhalte und arbeiten an der kontinuierlichen Verbesserung der automatisierten Workflows.

Diese Entwicklung wird durch gezielte Weiterbildung unterstützt, etwa durch Schulungen und Lernplattformen. Die Arbeit wird dadurch nicht weniger, aber anspruchsvoller, strategischer und letztlich wertvoller für das gesamte Unternehmen.

Stabilität durch Kultur

Ein weiterer, oft unterschätzter Erfolgsfaktor ist die Unternehmenskultur. Als inhabergeführtes Familienunternehmen denkt Orthomol langfristig. Die Transformation der Finanzabteilung ist kein kurzfristiges Sparprojekt, sondern eine nachhaltige Investition in die Zukunftsfähigkeit. Diese Stabilität, das klare Bekenntnis zum Wandel und eine offene Fehlerkultur geben dem Team die nötige Sicherheit, um Veränderungen nicht als Bedrohung, sondern als Chance zu sehen.

Fazit: Eine Blaupause für den modernen Mittelstand

Die Reise von Orthomol zeigt eindrucksvoll, dass eine erfolgreiche Finanztransformation keine Frage der Unternehmensgröße ist, sondern der richtigen Strategie und Haltung. Die Kombination aus einem klaren, durch Wachstum getriebenen Bedarf, einem pragmatischen, schrittweisen Vorgehen und einem starken Fokus auf die menschliche Komponente hat sich als Erfolgsrezept erwiesen.

Daniel Lindner und sein Team demonstrieren, wie die digitale Transformation im Rechnungswesen eines wachsenden Mittelständlers erfolgreich umgesetzt werden kann. Das Ergebnis ist eine quantifizierbare Effizienzsteigerung mit einer „No-Touch“-Rate von über 50 % sowie eine qualitative Aufwertung der Tätigkeiten im Finanzbereich.

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