Wie Interim-CFO Alina Nauen Wachstums-Chaos bändigt

Stellen Sie sich ein schnell wachsendes Unternehmen vor. Die Umsätze steigen, das Team wächst, doch hinter den Kulissen kämpft die Geschäftsführung mit selbstgebauten Excel-Listen, um einen Überblick über die Finanzen zu behalten. Offizielle Zahlen aus der Buchhaltung kommen zu spät oder sind ungenau – da stellt man lieber selbst ein Reporting aus diversen Datenquellen zusammen. Dieses Phänomen nennt Alina Nauen „Schattenreporting“. Es ist eine tickende Zeitbombe, die früher oder später zum „bösen Erwachen“ führt.

Genau diese kritischen Wachstumsphasen sind das Spezialgebiet von Alina Nauen, Partnerin bei der Finanzberatung torq.partners. Sie springt als Interim-CFO in Unternehmen ein, wenn die Finanzprozesse dem Erfolg nicht mehr standhalten – sei es, weil Jahresabschlüsse seit zwei Jahren überfällig sind oder weil Gründer zu lange versucht haben, die Finanzen nebenbei zu managen.

In der neuesten Folge unserer Serie „Winning Finance Strategies“ gibt Alina Nauen, die ihre Karriere bei Hyperscalern wie Delivery Hero startete und Start-ups wie Planetly skalierte, exklusive Einblicke. Erfahren Sie, warum sie davor warnt, Rechnungen in Word zu erstellen, ab wann ein Unternehmen eine eigene Finanzabteilung braucht und wie man mit den richtigen Prozessen und Tools das Fundament für nachhaltiges Wachstum legt.

Wer ist Alina Nauen? Eine Karriere im Maschinenraum des Wachstums

Um zu verstehen, wie man Finanzabteilungen rettet, die vom eigenen Erfolg überrollt werden, muss man einen Blick auf Alina Nauens Werdegang werfen. Sie hat die Herausforderungen des Hyper-Wachstums aus erster Hand erlebt. Bei Delivery Hero war sie in verschiedenen Finanzpositionen tätig und begleitete das Unternehmen durch den Börsengang. Später wechselte sie zu Planetly, einem Climate-Tech-Startup, wo sie die Skalierung hautnah miterlebte: „Wir waren bei 3 Millionen ARR und 250 Mitarbeitenden und wir waren zu zweit im Finance. Das hat aber für den Moment gut funktioniert“, erzählt sie.

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Diese Erfahrungen in extrem schlanken, schnelllebigen Setups prägen ihre heutige Arbeit als Interim-CFO bei torq.partners. „Wir steigen bei Unternehmen ein und arbeiten wirklich auch sehr operativ mit“, erklärt sie. Ob bei einem Private Equity-finanzierten Konzern, einem Fintech wie RatePay oder einem E-Commerce-Scale-up – Alina Nauen kennt die typischen Fallstricke und weiß, wie man sie vermeidet.

Die typischen Wachstumsfallen: Wenn das „böse Erwachen“ droht

Jedes schnell wachsende Unternehmen erreicht einen Punkt, an dem die ursprünglichen Prozesse nicht mehr funktionieren. Laut Alina Nauen sind es oft dieselben Fehler, die symptomatisch für Änderungsbedarf stehen:

1. Gründer als Teilzeit-CFOs: „Ich sehe sehr häufig bei Neugründungen, dass die Gründer oder Gründerinnen die Finanzen selbst machen, total lange“, so Nauen. Die Folge: Wichtige Aufgaben bleiben liegen, weil der Fokus auf Produkt und Vertrieb liegen sollte.
2. Das Schattenreporting: Der gefährlichste Fehler. Wenn die Buchhaltung zu langsam ist, fangen Gründer an, sich ihre Zahlen aus anderen Quellen zu ziehen. „Dann baut man irgendwie so ein Schattenreporting auf. Dann ist das böse Erwachen nach einer gewissen Zeit groß“, warnt Nauen. Denn diesen Reports fehlen entscheidende buchhalterische Informationen wie Abgrenzungen oder Abschreibungen.
3. Zu späte Professionalisierung: Viele Unternehmen warten zu lange mit dem Aufbau einer echten Finanzabteilung. Ab 50 bis 60 Mitarbeitern wird es kritisch. Ohne dedizierte Rollen für Buchhaltung und Controlling entsteht schnell Chaos.
4. Blinder Glaube an den Steuerberater: Der Steuerberater ist auf die Zulieferung des Mandanten angewiesen. „Keine Steuerberatung kann rechtzeitig liefern, wenn die Belege seitens des Kunden nicht da sind“, stellt Nauen klar. Bei hoher Komplexität, etwa bei E-Commerce-Unternehmen mit Tausenden von Transaktionen, stößt eine externe Kanzlei an ihre Grenzen.

Der häufigste Trigger für einen Anruf bei torq.partners? Wenn akute Engpässe in der Finanzabteilung aufkommen: „Jahresabschlüsse sind seit zwei Jahren nicht gemacht. Der Bundesanzeiger klopft an der Tür und bittet um Submission. Und da kommt dann Hektik auf.“

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Fallbeispiel: Ein E-Commerce-Unternehmen zum schnellen Abschluss

Wie so eine Rettungsmission in der Praxis aussieht, zeigt ein Fallbeispiel, das Alina Nauen betreut hat. Ein schnell wachsendes E-Commerce-Unternehmen rief an – der Jahresabschluss 2022 musste dringend für 2024 fertiggestellt werden.

• Die Ausgangslage: Im Unternehmen gab es praktisch keine Finanzabteilung. Die Buchhaltung wurde an eine Steuerkanzlei outgesourct, die mit der Masse und Komplexität der E-Commerce-Transaktionen (Bestellungen, Zahlungen, Retouren, Refunds) überfordert war. Nauen beschreibt die Situation als „prone to chaos“.
• Die Lösung: Das Team von torq.partners implementierte mehrere Maßnahmen.
  
  1. Neuaufbau der Buchhaltung: Die Bücher mussten komplett neu aufgerollt werden.
  2. Einführung von Systemen: Spezialisierte E-Commerce-Tools wurden implementiert, um Bestellungen und Zahlungen sauber abzugleichen. Ein Spend-Management-Tool wurde eingeführt, um Belege bereits in der Vorkontierung zu erfassen.
  3. Insourcing der Prozesse: Nachdem auch eine zweite Steuerkanzlei an der Komplexität scheiterte, entschied sich das Team für einen radikalen Schritt: „Wir bauen von torq.partners das Team ein bisschen auf, haben uns den DATEV-Zugang geben lassen, und jetzt buchen wir den Jahresabschluss.“
• Das Ergebnis: „Wir haben es innerhalb von einem halben Jahr hinbekommen, dass tatsächlich der Gründer monatlich zum 15. seine Auswertungen hat. Etwas, was vor anderthalb Jahren noch Utopie war.“

Prozesse und Tools: Das Fundament für skalierbares Finance

Um nicht in die „Feuerlösch-Falle“ zu tappen, rät Alina Nauen zu einem proaktiven Aufbau von Prozessen und einem smarten Einsatz von Technologie.

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Ihr Credo dabei: Denken Sie holistisch und mit Weitblick. „Überleg so, an welchem Stadium bin ich gerade? Was möchte ich eigentlich erreichen in den nächsten 18 Monaten? Und das Tool, was ich mir jetzt heute auswähle, ist das für mich auch noch gut in 18 Monaten?“

Ihre wichtigsten Ratschläge für den Tool-Stack:

• Spend Management ist ein No-Brainer: Manuelle Spesen- und Kreditkartenabrechnungen sind einer der größten Produktivitätskiller. „Heutzutage müssen keine Buchhalter mehr Belegen hinterherlaufen“, sagt sie. Moderne Tools wie Circula automatisieren diesen Prozess und binden die ganze Firma mit ein.
• Rechnungsstellung digitalisieren: „Jedes Unternehmen, was noch Rechnungen mit Word erstellt – bitte nicht mehr machen.“ Tools für die Ausgangsrechnung sind essenziell für saubere Daten und ein funktionierendes Reporting.
• E-Rechnung jetzt angehen: Die Pflicht zur E-Rechnung kommt. Unternehmen sollten sich sowohl auf der Eingangs- (AP) als auch auf der Ausgangsrechnungsseite (AR) frühzeitig mit dem Thema beschäftigen und Tools wählen, die E-Rechnungs-kompatibel sind.

Fazit: Proaktiver Aufbau statt reaktives Feuerlöschen

Das Gespräch mit Alina Nauen zeigt eindrücklich: Skalierbares Finance ist kein Zufall, sondern das Ergebnis bewusster, strategischer Entscheidungen. Wer zu lange wartet, riskiert nicht nur Engpässe in der Finanzfunktion, sondern verliert vor allem die Fähigkeit, sein Unternehmen datengestützt zu steuern.

Der Schlüssel liegt darin, die Finanzabteilung von Anfang an als wertschöpfenden Bereich zu verstehen und nicht als reines Backoffice. Das bedeutet, rechtzeitig in die richtigen Leute, stabile Prozesse und eine zukunftsfähige Tool-Landschaft zu investieren. Nur so lässt sich das „böse Erwachen“ vermeiden und stattdessen ein Fundament schaffen, das auch das stärkste Wachstum trägt.