Vom Reporting zum Storytelling mit Interim-CFO Alina Nauen

Ein professionelles Finanzreporting ist mehr als die reine Darstellung von Zahlen. Es ist ein strategisches Steuerungsinstrument, das komplexe buchhalterische Daten in eine verständliche, kontextbezogene Analyse überführt. „Das Reporting ist aus meiner Sicht die Übersetzung von dem, was in der Buchhaltung passiert, hin zu Storytelling, was mit dem Unternehmen passiert“, erklärt Alina Nauen, Partnerin bei torq.partners.

Diese Fähigkeit zur analytischen Aufbereitung wird insbesondere dann entscheidend, wenn die Anforderungen steigen, etwa durch den Einstieg eines Private-Equity-Investors (PE). In der zweiten Folge mit Alina Nauen analysieren wir die zentralen Disziplinen des CFO-Handwerks: Reporting auf PE-Niveau und moderne Teamführung. Erfahren Sie, warum Transparenz ein entscheidender Erfolgsfaktor ist und wie eine offene Fehlerkultur die Teamleistung verbessert.

Die Königsdisziplin: Reporting auf Private-Equity-Niveau

Wenn ein Private-Equity-Investor ein Unternehmen übernimmt, ändert sich das Spiel. Die Anforderungen an das Reporting steigen dramatisch. Es geht nicht mehr nur darum, Vergangenheitsdaten zu liefern, sondern um „glasklare Zahlentransparenz und Szenarioplanung“, so Nauen. Der PE-Fonds hat einen klaren Plan: Er will das Unternehmen innerhalb von fünf bis acht Jahren wertsteigernd weiterverkaufen. Dafür braucht er eine verlässliche Entscheidungsgrundlage.

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Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, hat torq.partners einen „Blueprint“ entwickelt – ein Reporting-Template, das als Vorlage für ihre Mandanten dient. Dieses Template ist mehr als eine P&L-Übersicht und umfasst:

1. Executive Summary: Die wichtigsten Entwicklungen auf einen Blick.
2. Commercial Update: Was ist im Vertrieb passiert? Wie entwickeln sich Kundenstruktur, Sales Funnel und Churn?
3. Operational Update: Wie steht es um die Produktentwicklung und den Kundenservice?
4. Financial Part: Die harten Zahlen – Ist vs. Budget, Ist vs. Vorjahr, Forecast, Cashflow-Planung und unternehmensspezifische KPIs.

Was Alina Nauen häufig in Unternehmen vorfindet, sind Lücken in diesem ganzheitlichen Bild. Oft gibt es „entweder zu viele KPIs oder eine KPI-Logik, die sich immer wieder ändert“. Der PE-Standard zwingt zu Disziplin und Konsistenz – eine Tugend, von der jedes Unternehmen profitiert. Denn, so Nauen: „Transparenz ist immer gewinnend. Je mehr Transparenz man hat, umso besser.“

Die Hürde zum "Fast Close": Wenn Prozesse den Speed ausbremsen

Eine der Kernanforderungen im professionellen Reporting ist der „Fast Close“ – die Fähigkeit, die Bücher innerhalb von fünf Werktagen nach Monatsende zu schließen. Das klingt einfach, scheitert in der Praxis aber oft an veralteten Prozessen.

„Wenn du am 5. Werktag deine Zahlen liefern musst, kannst du nicht auf deine Kreditkartenabrechnung von der Sparkasse warten“, erklärt Nauen. Die größten Bremsklötze sind:

• Manuelle Spesen- und Kreditkartenprozesse: Das Warten auf Abrechnungen und das Jagen nach Belegen ist ein Hauptgrund für Verzögerungen. Hier sind digitale Spend-Management-Lösungen wie Circula entscheidend.
• Verspätete Rechnungsstellung: Idealerweise sind alle Ausgangsrechnungen bereits vor Monatsende verschickt, damit die Umsatzseite schnell und sauber feststeht.
• Chaotische Rückstellungsprozesse: Nicht alle Lieferantenrechnungen liegen am Monatsanfang vor. Ohne einen sauberen Prozess zur Abfrage von erwarteten Kosten bei den Abteilungsleitern (z. B. für Agenturleistungen) ist die Kostenseite unvollständig.

Die Lösung liegt in klaren Abläufen, die durch Tools unterstützt werden. Ein ERP-System wie NetSuite kann bei internationaler Komplexität für eine einheitliche Datenbasis sorgen. Für spezifische Prozesse wie die Ausgabenverwaltung sind dedizierte Tools oft der schnellste Weg zur Effizienz.

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Vom Zahlenverwalter zum Business Partner: Die neue Rolle des CFO

Die gestiegenen Anforderungen verändern auch die Rolle der Finanzführung fundamental. Besonders im PE-Kontext wird der CFO vom reinen Verwalter zum strategischen Sparringspartner. „In einem Board-Meeting ohne CFO, das ist eigentlich keine Realität“, sagt Nauen. Während in VC-finanzierten Runden oft der Vertrieb im Mittelpunkt stand, sitzt der CFO im PE-Setup mit am Tisch, präsentiert die Zahlen und muss Rede und Antwort stehen.

Diese Entwicklung erfordert neue Fähigkeiten. Es geht nicht mehr nur um buchhalterische Perfektion, sondern um die Fähigkeit, „Brücken zu bauen zwischen dieser Finanzwelt und dem Business“. Ein moderner CFO muss Generalist sein, tief in den Zahlen stecken, aber gleichzeitig kommunikativ und vorausschauend agieren – etwa bei Themen wie künstlicher Intelligenz oder der Auswahl neuer Tools.

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Führen mit Empathie: Wie man ein High-Performance-Finanzteam schmiedet

Die beste Strategie und die modernsten Tools nützen nichts ohne ein starkes Team. Doch gerade bei einem Investorenwechsel oder steigenden Anforderungen kommt es oft zu „einem gewissen Turnover im Team“, da nicht jeder die Veränderung mitmachen will oder kann.

Umso wichtiger ist für Alina Nauen eine moderne, empathische Führung. Ihre wichtigsten Prinzipien:

• Kontext und Einbeziehung: Sie bezieht das gesamte Team – von Controlling bis Accounting – in die Analyse der Zahlen mit ein. In einem „Month-end Close Meeting“ geht sie ihre Kommentierung für das Board gemeinsam mit dem Team durch. „Ich denke, für jedes Accounting-Team, die ja so bisschen nur im Backoffice sind, ist es auch wichtig zu verstehen, ist das jetzt eigentlich eine gute Entwicklung oder ist das eine schlechte Entwicklung?“
• Rituale schaffen: Regelmäßige Meetings, etwa an Tag 2, 4 und 5 des Monatsabschlusses, schaffen eine verlässliche Routine. Am Ende wird gemeinsam reflektiert: Was lief gut, was können wir nächsten Monat besser machen?
• Sichtbarkeit für Finance: Nauen plädiert dafür, das Finanzteam aus dem Schatten zu holen. „Ich finde das richtig cool, wenn Finanzteams nicht im Backoffice bleiben, sondern wenn sie irgendwie nach vorne treten.“ Erfolge wie ein auditierter Jahresabschluss sollten gefeiert und sichtbar gemacht werden.
• Eine offene Fehlerkultur: Bei torq.partners gibt es „Fuck-up-Sessions“, in denen offen über Pannen gesprochen wird. Nauen selbst erzählt von einer falsch abgespeicherten Budget-Datei vor einem wichtigen Investoren-Call. Diese Offenheit macht Führungskräfte nahbar und fördert das Selbstbewusstsein im Team.

Fazit: Der moderne CFO ist Geschichtenerzähler und Brückenbauer

Der moderne CFO ist nicht länger der stille Hüter der Zahlen, sondern ein aktiver Gestalter, der Daten in strategische Erzählungen übersetzt und als Kommunikator zwischen den Welten – Business, Investoren und dem eigenen Team – agiert.

Die Fähigkeit, Transparenz zu schaffen, Prozesse zu professionalisieren und gleichzeitig eine Kultur des Vertrauens und der Offenheit zu fördern, wird zur entscheidenden Qualifikation. Diese Fähigkeiten sind nicht nur im harten Private-Equity-Umfeld gefragt, sondern sind die Blaupause für jede Finanzabteilung, die ihr Unternehmen erfolgreich in die Zukunft steuern will.