Vom Tabellenhüter zum Change Agent: Wie Finance Assessments echten Impact schaffen

Als Benjamin Pfeifer das erste Mal mit einem CFO über einen seit Jahren bestehenden Prozessfehler sprach, war die Diagnose schnell gestellt. Alle im Raum kannten das Problem. Alle litten darunter. Und trotzdem: nichts passierte.

„Oftmals würde die Lösung das Problem in eine andere Abteilung verschieben. Die Fronten sind einfach so verhärtet. Keiner traut sich ran."

In der neuesten Folge von „Winning Finance Strategies" spricht Host Nikolai Skatchkov mit Benjamin Pfeifer – Partner bei der Managementberatung CFGI – über Finance Assessments: strukturierte Analysen der Finanzorganisation, die weit über Prozessoptimierung hinausgehen. Und über die Frage, wie Finance zur treibenden Kraft hinter echtem Unternehmenswandel werden kann.

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Was ist ein Finance Assessment – und warum ist es mehr als ein Audit?

Ein Finance Assessment klingt zunächst nach einem klassischen Prozess-Review. Doch Benjamin Pfeifer beschreibt einen deutlich umfassenderen Ansatz:

„Letzten Endes sprechen wir von einer mehrdimensionalen Betrachtung der Finanzorganisation. Aber es geht nicht nur um Prozesse und Systeme. Es geht darum: Wie ist die Finanzfunktion aufgestellt? Welche Rolle spielt sie im Unternehmen? Wie wird sie von anderen Einheiten gesehen?"

Ein professionelles Finance Assessment betrachtet vier Dimensionen gleichzeitig: ‍

1. ‍Prozesse & Systeme (von Procure-to-Pay über Order-to-Cash bis zu Financial Planning & Analysis)
2. ‍Organisation & Rollen (Aufbaustruktur, Verantwortlichkeiten, Positionierung im Unternehmen)
3. ‍Menschen & Kultur (zwischenmenschliche Dynamiken, Silos, Schnittstellenqualität)
4. ‍Resilienz & Risiko (Wissensabhängigkeiten, Dokumentationsstand, Zukunftsfähigkeit)

Das konkrete Ergebnis: eine priorisierte Roadmap mit Nutzen-Aufwand-Bewertung – von schnellen Systemanpassungen bis hin zu tiefgreifenden organisatorischen Transformationen.

Die Geschichte hinter den Zahlen: Warum Menschen entscheidend sind

Was Benjamin Pfeifer in Jahren der Beratungspraxis gelernt hat: Die wertvollsten Erkenntnisse liegen selten in ERP-Systemen oder Excel-Tabellen.

„Das ist eigentlich auch immer ein interessanter Punkt. Wie wird Finance von anderen Einheiten gesehen? Wie ist es zwischenmenschlich? Ist es so eine Art abgekapselte Silo? Oder wie funktionieren die Schnittstellen?"

Ein Finance Assessment, das wirklich etwas bewegt, fragt nicht nur nach Durchlaufzeiten und Fehlerquoten. Es fragt: Wo sind die versteckten Spannungen zwischen Teams? Welche Abteilungen arbeiten konstruktiv zusammen und wo gibt es unausgesprochene Konflikte, die Prozesse blockieren? Wie wird Finance von anderen Bereichen des Unternehmens wahrgenommen?

„Da ist man halt auch schon sehr schnell in People-Themen drin. Du kriegst halt auch viel mit, wie die Mitarbeiterstrukturen sind, welche Bewegungen und Bedürfnisse es im Unternehmen gibt."

Diese menschliche Dimension ist der Unterschied zwischen einem oberflächlichen Audit und einem Assessment, das nachhaltige Transformation ermöglicht.

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Drei Arten von Problemen und wie Finance damit umgeht

In seiner Praxis bei CFGI hat Benjamin Pfeifer drei wiederkehrende Problemkategorien identifiziert, die jeweils unterschiedliche Herangehensweisen erfordern.

1. Die schnellen Wins: Übersehene Lösungen

Manchmal ist die Lösung verblüffend einfach – ein vergessenes SAP-Feature, ein nicht genutztes ERP-Modul, ein übersehenes System-Update.

„Das kannst du der Person ja auch nicht übel nehmen, dass die das nicht weiß."

Diese Quick Wins haben einen doppelten Wert: Sie lösen ein konkretes Problem und positionieren Finance gleichzeitig als kompetenten Partner, der schnell sichtbare Verbesserungen liefert. Vertrauen entsteht – und damit das Momentum für größere Veränderungen.

2. Die komplexen Herausforderungen: Echte Knoten

Schwieriger wird es, wenn erfahrene Finance-Profis jahrelang an einem Problem gearbeitet haben, ohne eine Lösung zu finden.

„Wenn die Leute da sich fünf Jahre lang mit diesem Prozess konfrontiert sehen und auf keine Lösung gekommen sind, dann sind die Lösungen oftmals dann doch auch nicht so trivial."

Hier braucht es den frischen Blick von außen: analytische Stärke, Methodenkompetenz und die Fähigkeit, festgefahrene Denkmuster zu durchbrechen.

3. Die politischen Blockaden: Verhärtete Fronten

Die dritte Kategorie ist die anspruchsvollste – und zeigt das wahre Potenzial von Finance als Change Agent. Die technische Lösung liegt auf dem Tisch. Aber niemand traut sich, den ersten Schritt zu machen.

„Teilweise muss man dann auch einfach die Leute noch mal zusammenbringen und versuchen, gemeinsam eine Lösung zu entwickeln."

Finance hat in dieser Situation einen entscheidenden Vorteil: die Daten, die unternehmensweite Übersicht und – im Idealfall – die Neutralität, um zwischen verschiedenen Interessen zu vermitteln. Finance kann als Moderator auftreten, der datenbasierte Entscheidungen ermöglicht und politische Blockaden löst.

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Über CFGI

CFGI (Consero Financial Governance International) ist eine spezialisierte Managementberatung mit Fokus auf Finance & Accounting-Transformationen. CFGI unterstützt Organisationen dabei, ihre Finanzfunktionen zu modernisieren, effizienter zu gestalten und strategisch neu auszurichten.

Key Facts:

• Schwerpunkt: Finance Assessments, Prozessoptimierung, Systemimplementierungen, Change Management
• Kunden: Mittelständische Unternehmen bis internationale Konzerne
• Ansatz: Ganzheitlich – technische, prozessuale, organisatorische und kulturelle Aspekte der Finance-Transformation

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Wenn ein neuer CFO kommt: Das Window of Opportunity

Finance Assessments entfalten besonders dann ihre Wirkung, wenn neue CFOs oder Finance-Führungskräfte eine Organisation übernehmen. Benjamin Pfeifer beschreibt ein wiederkehrendes Muster:

„Bekannte CFOs oder Head of Finance, die eine neue Rolle in einem neuen Unternehmen antreten, kommen nochmal auf uns zu. Entweder weil sie keine Zeit haben, sich mit der ganzen neuen Materie auseinanderzusetzen, oder weil sie das Gefühl haben, dass da teilweise Sachen im Argen liegen."

Die ersten 100 Tage bieten ein echtes Window of Opportunity: Ein neuer Leader bringt frischen Wind. Eine externe Beratung liefert Legitimität und Objektivität. Ein strukturiertes Assessment schafft die Fakten und Daten für die notwendigen Entscheidungen.

In diesem Kontext wird Change Management zur Kernkompetenz der modernen Finanzfunktion – nicht als Nice-to-have, sondern als erwartete Leistung:

„Das wird auch von unseren Kunden erwartet. Die Erwartungshaltung ist, dass wir das in irgendeiner Form auch empathisch mit begleiten können."

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Der Bus-Faktor: Resilienz als strategisches CFO-Thema

Benjamin Pfeifer stellt eine Frage, die unangenehm ist, aber gestellt werden muss:

„Wenn da morgen jemand vom Bus überfahren wird, ist das jemand, der quasi zentraler Wissensträger war? Und eigentlich, wenn der nicht mehr da ist, ob man dann den Laden dichtmachen kann."

Mit dem demografischen Wandel und dem bevorstehenden Ausscheiden der Babyboomer-Generation wird diese Frage zur strategischen Priorität. Finance kann hier zeigen, dass es um weit mehr als Quartalsabschlüsse und Budgets geht – nämlich um die fundamentale Zukunftsfähigkeit der gesamten Organisation. Sind kritische Prozesse dokumentiert und standardisiert? Ist Wissen auf mehrere Personen verteilt? Existieren Nachfolgepläne für Schlüsselpositionen?

Ein Finance Assessment macht diese Verwundbarkeiten sichtbar, bevor sie zu echten Krisen werden.

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Lessons Learned: Was CFOs von Benjamin Pfeifer lernen können

1. Unangenehme Wahrheiten müssen ausgesprochen werden„Manchmal muss man quasi irgendwen von den Entscheidern an den Punkt bringen, dass das jetzt einmal ausgesprochen werden muss."Nicht alle Erkenntnisse eines Assessments sind komfortabel. Wer nachhaltige Veränderung will, muss auch ineffiziente Strukturen und dysfunktionale Dynamiken offen benennen.

2. Die besten Lösungen entstehen im DialogEin Finance Assessment ist kein Einwegprozess. Die besten Ergebnisse entstehen im Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen. Finance als neutraler Moderator und Brückenbauer schafft Lösungen, die alle tragen können.

3. Nicht jedes Problem ist technischer NaturViele Finance-Herausforderungen haben ihre Wurzel nicht in fehlenden Systemen, sondern in organisatorischen und kulturellen Aspekten. Wer nur die technische Symptomebene adressiert, löst das Problem nicht wirklich.

4. Quick Wins schaffen Vertrauen für große VeränderungenSichtbare, schnelle Erfolge sind kein Selbstzweck. Sie bauen das Vertrauen auf, das für tiefgreifendere Transformationsprojekte notwendig ist.

5. Perfekte Finanzorganisationen gibt es nicht – nur kontinuierliche Verbesserung„Überall wo Menschen mitmischen, wirst du immer wieder Spannungen haben. Und überall wo du Technik hast, die sich ständig verändert, wirst du auch immer Themen haben."Finance-Transformation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess.

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Fazit: Finance Assessments als Katalysator für strategischen Wandel

Die Erkenntnisse aus dem Gespräch mit Benjamin Pfeifer zeigen: Erfolgreiche Finance-Transformation braucht nicht nur Systemkenntnisse und Prozess-Expertise. Sie braucht die Fähigkeit, zwischen Abteilungen zu vermitteln, politische Blockaden zu lösen und Menschen durch Veränderung zu führen.

Finance-Profis, die diese Kompetenzen entwickeln, werden zu echten Change Agents – zu Treibern von Veränderung, die Mehrwert weit über die Finanzabteilung hinaus schaffen. Nicht nur Zahlen liefern und Berichte erstellen, sondern die entscheidenden Konversationen initiieren, die das Unternehmen voranbringen.

Genau darum geht es bei Winning Finance Strategies: Die Geschichten der Finance-Profis zu erzählen, die diesen Weg bereits erfolgreich gehen – und zu zeigen, wie aus Zahlen echter Unternehmens-Impact wird.

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Über Benjamin Pfeifer

Benjamin Pfeifer ist Partner bei der Managementberatung CFGI und verfügt über langjährige Erfahrung in der Optimierung von Finanzorganisationen. Als Berater hat er zahlreiche Finance-Transformationsprojekte begleitet – mit besonderem Fokus auf die Schnittstellen zwischen Finanzfunktion, IT-Systemen und anderen Unternehmensbereichen. Seine Expertise umfasst Prozessoptimierung, Systemlandschaften sowie organisatorische und kulturelle Aspekte der Finance-Transformation. Pfeifer verbindet technische Tiefe mit einer ausgeprägten empathischen Perspektive – beides notwendig, um Finance-Teams nachhaltig durch Veränderungsprozesse zu begleiten.

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Winning Finance Strategies

Der Podcast für moderne Finanzführung und digitale Transformation. Host Nikolai Skatchkov spricht mit führenden Finance-Köpfen aus der DACH-Region über ihre Erfahrungen, Learnings und Visionen für die Zukunft des Office of the CFO.

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