Übernachtungspauschale

Definition

Wenn sich Mitarbeiter:innen auf einer mehrtägigen Geschäftsreise, entstehen oftmals Kosten bei der Übernachtung in einem Hotel oder privaten Unterkunft. Nun haben Unternehmen die Möglichkeit Ihren Mitarbeiter:innen die Übernachtungspauschale auszuzahlen. Diese beträgt in Deutschland 20 Euro und kann bis zu diesem Wert steuerfrei erstattet werden.

Die Übernachtungspauschalen pro Jahr

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• Übernachtungspauschale 2020
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Die Übernachtungspauschale kurz erklärt

Die Übernachtungspauschale tritt in Kraft, wenn ein Mitarbeiter:in während einer Dienstreise in einem Hotel oder einer privaten Unterkunft übernachtet. Für die Reisenden, denen die Summe zustehen, ist der Betrag steuerfrei. Wichtig ist hier aber zu wissen, dass es sich bei der Übernachtungspauschale um keine Betriebsausgaben handelt. Erst wenn das Unternehmen die vollen Übernachtungskosten übernimmt, handelt es sich auch um eine Betriebsausgabe. Darüber hinaus sind Arbeitgeber:innen nicht verpflichtet die Übernachtungspauschale im Rahmen einer Dienstreise zu gewähren. Des Weiteren ist es möglich, dass Pauschalen individuell mit Mitarbeitenden abgeschlossen werden.

Die Übernachtungspauschale in Deutschland

Der wichtigste Faktor bei der Festlegung von erstattungsfähigen Kosten ist ist zum einen, wer die Kosten der Übernachtung trägt. Und zum anderen die Frage, ob die Übernachtung im Inland oder im Ausland stattgefunden hat. Denn für jedes Land fallen unterschiedliche Sätze und Bestimmungen an.Innerhalb Deutschlands gilt laut Bundesreisekostengesetz für die Erstattung von Übernachtungskosten ein Pauschalbetrag von 20 Euro pro Nacht. Falls das Unternehmen selbst eine kostenlose oder vergünstigte Alternative zur Übernachtung bereitgestellt, darf die Übernachtungspauschale nicht vergütet werden. Das gilt auch für die Übernachtung bei Freunden oder Verwandten, auch wenn es sich um eine Dienstreise handelt.

Die Übernachtungspauschale im Ausland

Befinden sich die Reisenden im Ausland, kann die Abrechnung der Übernachtungspauschale etwas komplizierter ausfallen. Für jedes Land und sogar für bestimmte Städte bestehen unterschiedliche Pauschalbeträge. Die Übernachtungspauschale für Auslandsreisen werden vom Bundesfinanzministerium jährlich festgelegt. Besteht die Situation, dass ein Land keine ausgewiesene Übernachtungspauschale hat, gilt die von Luxemburg. Im Allgemeinen steigen die Kosten, daher werden die Pauschalbeträge für Auswärtstätigkeiten angeglichen. Für die Übernachtungspauschale gilt ausschließlich der Ort, wo auch die Übernachtung stattgefunden hat. Eine Nacht, die in einem Verkehrsmittel wie einem Flugzeug oder Zug verbracht wurde, wird nicht gezählt, außer der Reisende ist die ganze Nacht unterwegs.

Abrechnen der Übernachtungspauschale

Es gibt unterschiedliche Methoden und Vorgehensweisen, um die Kosten von Übernachtungen abzurechnen. In diesem Artikel wollen wir Ihnen drei der gängigsten Methoden vorstellen.

Methode 1: Bezahlen der Übernachtungspauschale

In der ersten Möglichkeit wird die Übernachtungspauschale vom Unternehmen bezahlt. In diesem Fall ist der Betrag steuerfrei. Sollten Mitarbeiter:innen eine deutlich günstigere Unterkunft finden, wird ihnen der steuerfreie Differenzbetrag ausgezahlt. Hierbei ist es aber wichtig, dass es auch tatsächlich zu Übernachtungskosten gekommen ist. Deshalb sollten sich Reisende stets den Rechnungsbeleg aushändigen lassen. Die Höhe der Übernachtungspauschale ist deutschlandweit nur mit 20 Euro pauschal angesetzt.

Methode 2: Übernahme der entstandenen Kosten

Oftmals ist es der Fall, dass vom Unternehmen die gesamten Übernachtungskosten übernommen werden. Selbstverständlich ist dieses Vorgehen nur möglich, wenn der Mitarbeiter:in eine Rechnung vorgelegt hat. Diese Methode ist für Unternehmen besonders unkompliziert und die Kosten können als Betriebsausgabe aufgeführt werden.

Methode 3: Das Unternehmen übernimmt keine Kosten

Wie bereits erwähnt sind Unternehmen nicht dazu verpflichtet, die Übernachtungskosten ihrer Angestellten zu tragen. Ist dies der Fall, dann müssen Reisende den Betrag aus ihrer eigenen Tascher bezahlen. Der Rechnungsbeleg des Hotels sollte trotzdem nicht im Papierkorb verschwinden. Diese Kosten können nämlich als Werbungskosten abgesetzt werden. Auch ist diese Methode nicht zu empfehlen, die Mitarbeiter:innen sollten schließlich nicht immer die Kosten einer Dienstreise selbst tragen müssen.

Steuerliche Besonderheiten: Für Unternehmen und Beschäftigte

Steuerrechtlich sieht es folgendermaßen aus: zahlt ein Unternehmen die entstandenen Übernachtungskosten, wird diese Summe als Betriebsausgabe gewertet. Im Großen und Ganzen bedeutet das, dass der Gewinn verringert wird und daraufhin die Steuerlast sinkt. Für Angestellte, deren Firma die komplette Pauschale bezahlt, sieht es deutlich besser aus. Sie erhalten den festgelegten Pauschalbetrag, wobei die Möglichkeit besteht, in einem günstigen Hotel zu übernachten. Dann steht Ihnen der Differenzbetrag steuerfrei zu. Für Reisende, die also länger unterwegs sind und oftmals preiswerte Unterkünfte vorziehen, entsteht ein finanzieller Vorteil. Denn auch wenn die Werbungskostenpauschale nichts mehr hergibt, können die Kosten für die Einkommensteuer eingereicht werden.

Fazit

Die Übernachtungspauschale ist für alle Arbeitnehmer:innen von Bedeutung, die häufig geschäftlich reisen. Sie bietet auch für all jene etwas, die nicht den vollen Betrag für eine Hotelbuchung ausnutzen. Auf diese Weise können sie sich steuerbegünstigt etwas Geld dazu verdienen. Da Unternehmen nicht verpflichtet sind, die Pauschale zu zahlen sollten Mitarbeiter:innen stets die Rechnungen aufbewahren. Denn auch wenn die Werbungskostenpauschale nichts mehr hergibt, können die Kosten für die Einkommensteuer eingereicht werden.