ABOUT YOU apuesta por Circula para la gestión de gastos

Una nueva dimensión de las compras online

La empresa

Para los amantes de la moda, ABOUT YOU es una de las tiendas online prácticamente imprescindibles, en la que pueden encontrar desde ropa y zapatos hasta complementos. Fundada en 2014 como filial del grupo Otto, ABOUT YOU es una de las empresas de comercio electrónico que más rápido está creciendo en Europa. Su trayectoria hasta el momento es impresionante. En 2018, ABOUT YOU se convirtió en la primera empresa unicornio de Hamburgo, en 2021 salió a bolsa y en el año fiscal 2021/2022 facturó 1730 millones de euros. Actualmente, tiene una plantilla formada por 1500 personas de 77 nacionalidades, que se esfuerzan por ofrecer a sus clientes una experiencia de compra personalizada. 

El departamento financiero de la empresa está organizado en diferentes áreas: control interno, fiscalidad, tesorería y contabilidad. En el área de contabilidad de ABOUT YOU trabajan 35 personas, repartidas en equipos dedicados a la contabilidad de las ventas, de las mercancías y de otros productos ajenos a las mercancías.

Las tecnologías punteras son imprescindibles para conseguir el máximo rendimiento

La motivación

En ABOUT YOU se considera fundamental contar con las últimas tecnologías para garantizar la satisfacción de sus empleados. Como parte de la transformación digital que se ha llevado a cabo en la empresa, se buscó una solución que simplificase la gestión de viajes y gastos, tanto para los usuarios como para los departamentos de contabilidad y RR. HH. Se pretendía encontrar una herramienta moderna, que se integrase perfectamente en la infraestructura de sistemas de la empresa, que el proveedor optimizase continuamente y que se pudiera adaptar.

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El punto de partida

Para adaptarse al rápido crecimiento de la empresa, ABOUT YOU decidió mejorar la infraestructura de sistemas que utilizaba en el área de RR. HH. Primero, transformaron completamente el sistema de datos maestros, bajo la dirección de Marcel Ziebold, responsable de control, datos y sistemas de RR. HH en ABOUT YOU.

Para mejorar la eficiencia de los procesos empresariales y automatizarlos lo máximo posible, el siguiente paso que dieron Marcel Ziebold y su equipo fue centrarse en unificar las infraestructuras de sistemas asociadas. Rápidamente constataron que la solución que se estaba utilizando para gestionar los gastos no cumplía con las expectativas en cuanto a usabilidad y que provocaba mucha frustración a todas las personas que la tenían que usar, ya que todo el proceso les resultaba muy engorroso y les llevaba mucho tiempo. Para gestionar los gastos de viaje, los empleados primero tenían que enviar un correo electrónico al equipo de nóminas y, después, este tenía que crear y activar a la persona en cuestión. Con una plantilla de 1.500 personas, este proceso le suponía una gran carga de trabajo al equipo. Para los empleados, especialmente para los que deben viajar con frecuencia, este proceso tampoco les resultaba nada cómodo. Además, ABOUT YOU consideraba insuficiente la asistencia que les proporcionaba el proveedor del servicio.

Otra de las personas que consideraba que era necesario optimizar considerablemente el proceso es Katharina Baldus, contable senior responsable del área de contabilidad y salarios y retribuciones del grupo en ABOUT YOU, y la persona que actúa como nexo de unión entre los departamentos de RR. HH. y contabilidad. Para el equipo de contabilidad, el proceso también implicaba muchas tareas manuales, ya que no tenían la posibilidad de utilizar interfaces para integrarlo con SAP o con la herramienta de pago interna que utilizaban. Además, el tener que presentar, y especialmente dividir, los recibos de forma manual les suponían a los empleados mucho tiempo y esfuerzo.

Por lo tanto, era necesario encontrar una nueva solución con la que automatizar los procesos y que aliviara la carga de trabajo tanto del equipo de nóminas como del de contabilidad. Además, la herramienta también debía permitir a los empleados presentar sus recibos de la forma más fácil posible para que pudieran disfrutar de una buena experiencia de usuario.

La solicitud: Configurar las interfaces individualmente para lograr una integración perfecta

Los desafíos

ABOUT YOU se puso a buscar la mejor solución para gestionar los gastos y, finalmente, se decidió por la solución de gestión de gastos de Circula. Una de las razones que decantaron la balanza fue que Circula ya disponía de interfaces con las que poder integrar perfectamente la solución en la infraestructura de sistemas de ABOUT YOU. Otro de los factores decisivos fue la facilidad con la que los empleados pueden usar la herramienta. Los recibos se pueden escanear fácilmente desde cualquier lugar con la aplicación móvil o presentarlos a través del correo electrónico con un solo clic.

La implantación de la solución de gestión de gastos de Circula formaba parte de una transformación mayor de la infraestructura de sistemas de ABOUT YOU. Por eso, era fundamental que la solución se pudiese integrar perfectamente en ella. Para el departamento de contabilidad, lo más importante era que se pudiera conectar SAP y la herramienta de pago con la solución mediante interfaces para así evitar procesos manuales. La contabilidad debería funcionar correctamente, tanto a nivel fiscal como de SAP. Para Marcel Ziebold, el responsable de la herramienta, era imprescindible que la solución se pudiera conectar con el sistema de gestión de nóminas DATEV y con el de datos maestros Personio y que cumpliese con los requisitos legales. Además, la solución de Circula debía servir para reducir la carga de trabajo del personal, tanto de contabilidad como de RR. HH., gracias a la automatización de procesos. El estrecho vínculo entre ABOUT YOU y la matriz Otto suponía un reto importante, porque, por un lado, eran varias las personas implicadas en la planificación y, por otro, había determinadas estructuras y procesos ya definidos.

Uno de los principales requisitos de ABOUT YOU era que la nueva herramienta de gestión de gastos de Circula permitiera gestionar los viajes y los gastos de la forma más cómoda posible. La solución debía ir en la misma línea que otras herramientas modernas que la empresa ya ponía a disposición de sus empleados para generar un entorno laboral estimulante.

Una solución personalizada implementada rápidamente y sin complicaciones

La implementación

Materializar ideas de forma eficiente, actuar en vez de hablar durante mucho tiempo, y ofrecer soluciones inteligentes y sencillas, son algunos de los pilares de la cultura empresarial tanto de ABOUT YOU como de Circula. Y así es precisamente como se implantó la solución de gestión de viajes y gastos. Katharina Baldus cree que la colaboración con Circula para llevar a cabo la implantación se desarrolló de forma verdaderamente oportuna y sin complicaciones, ya que no tuvo ningún problema para coordinar el proceso y seguir encargándose de sus obligaciones diarias.

Después de la reunión inicial, se establecieron los pasos necesarios y se definieron las necesidades tanto actuales como futuras. Además, se acordó adaptar las interfaces de SAP o Personio a las necesidades específicas de ABOUT YOU, ya que implicaban unos ajustes diferentes a los estándar. Como Circula implementó correctamente la solución, estos ajustes personalizados se pudieron configurar rápidamente. Solo unas semanas después de la reunión inicial, Circula y ABOUT YOU hicieron pruebas exhaustivas. Antes de poner en marcha la solución, se simularon diferentes escenarios y se probó a conciencia que todas las interfaces funcionaran. Desde septiembre de 2022, ABOUT YOU ya usa la herramienta de gestión de gastos de Circula.

Procesos ágiles y empleados felices

Los resultados

ABOUT YOU considera que la decisión de contar con Circula para implantar una nueva herramienta de gestión de gastos ha sido todo un acierto. La solución de Circula satisface completamente todos los requisitos: no solo se integra a la perfección en la infraestructura de sistemas y se comunica con todas las interfaces que se configuraron parcialmente de forma individual, sino que también ha tenido una fantástica acogida entre los empleados. En estos momentos, 639 de los 1.500 empleados de ABOUT YOU utilizan la nueva solución. La opinión de todos ellos sobre la herramienta es muy positiva, ya que ahora se pueden presentar los recibos a través de la aplicación de forma muy sencilla. Hay determinados datos, como los centros de coste, que ya están preestablecidos, y los recibos se escanean y se completan mediante un escáner de lectura inteligente de datos llamado OCR, automatizando así la creación del gasto. Así, la herramienta garantiza una fantástica experiencia de usuario, lo cual era uno de los principales criterios de Circula a la hora de elegir una solución.

La implantación de la nueva herramienta también ha supuesto numerosas mejoras para los responsables de las áreas de RR. HH. y contabilidad. Por una parte, como la herramienta es tan fácil de usar, reciben menos preguntas por parte de los empleados. Por otra parte, se ahorran todo el proceso de gestión de los usuarios, ya que ahora se gestiona automáticamente gracias a la integración de la herramienta con Personio. En definitiva, ya no hay que hacer ninguna tarea manualmente ni nadie tiene que iniciar sesión en ningún lado cuando necesite una cuenta. La división de los recibos también es ahora bastante más fácil. Todo el proceso de gestión de gastos, desde la presentación de los recibos hasta el pago, se ha simplificado considerablemente y se ha automatizado lo máximo posible.

Una vez implantada correctamente la solución de gestión de viajes y gastos, Circula y ABOUT YOU siguen manteniendo una estupenda relación de colaboración. Continúan trabajando codo con codo por la transformación digital y colaborando para seguir optimizando la herramienta y, así, crecer juntos.