MaibornWolff España & Circula unen sus fuerzas para la gestión de gastos

"Los empleados dedican literalmente cinco minutos para subir sus gastos en Circula" Aleksandra Labidi, Gestión de Recursos Humanos y Oficina

Simplificando la gestión de gastos de viaje para sus empleados

La empresa

MaibornWolff es una empresa líder en consultoría tecnológica que tiene como objetivo ofrecer la tecnología del mañana hoy, siempre priorizando a las personas. Con 900 empleados en Munich, Augsburg, Berlín, Darmstadt, Frankfurt, Hamburgo, Bonn, Túnez, Alicante y Valencia, estos garantizan que el enfoque permanezca en las personas en todas las fases de los proyectos de tecnología más exigentes. Han estado inspirando a clientes de todas las industrias en consultoría tecnológica, ingeniería de software y gestión de pruebas, como BMW, Daimler, Deutsche Bahn, Dräger, KUKA, Miele, SMA Solar, Sonax, STIHL y Weidmüller.

En 1989, los estudiantes Holger Wolff, Volker Maiborn y otros dos compañeros fundaron MaibornWolff. Su visión: crear una empresa que ofrezca la tecnología del mañana hoy, sin dejar de priorizar a las personas primero siempre. Con este objetivo en mente, MaibornWolff se ha consolidado como un actor establecido en el mercado alemán de tecnologías de la información durante más de 30 años. Y su éxito los respalda: crecen alrededor del 25 por ciento cada año y están constantemente ampliando su gama de servicios. Al mismo tiempo, mantienen su cultura y valores, sin compromisos.

MaibornWolff y Circula han establecido una sólida relación en España, Alemania y los Países Bajos. MaibornWolff empezó a utilizar Circula en sus oficinas españolas ubicadas en Valencia y Alicante en 2023.

Automatizando procesos y digitalizando tickets

Cómo empezó todo

MaibornWolff cuenta con un equipo de 50 empleados con sede en España, compuesto principalmente por desarrolladores de software y servicios corporativos como recursos humanos, contabilidad, gestión de oficinas y marketing. La empresa estableció su entidad española en 2020. Inicialmente, tenían gastos mínimos ya que los empleados no viajaban con frecuencia debido a la pandemia de COVID-19. Durante ese período, gestionaban sus gastos de forma manual, manejando tickets físicos y manteniendo copias de papel impresas en carpetas de la oficina. Además, los empleados completaban hojas de cálculo de Excel con detalles básicos de gastos como número de empleado, cantidad, destino y tipo de gasto.

A medida que las condiciones económicas y de viaje volvieron a la normalidad en 2023, los empleados de Maibornwolff empezaron a viajar con más frecuencia. Sin embargo, gestionar los gastos manualmente se volvió insostenible a medida que aumentaba el volumen de tickets mensuales. En consecuencia, la empresa decidió automatizar su proceso de gestión de gastos e implementó Circula en 2023.

"Antes de comenzar a utilizar Circula en 2023, nuestro proceso de gestión de gastos era un caos con Excel" Aleksandra Labidi, Gestión de Recursos Humanos y Oficina

Ahorrando tiempo y recursos con una herramienta fácil de usar

El reto

Maibornwolff experimentó un aumento en el riesgo de errores humanos y equivocaciones, con los empleados dedicando más tiempo a crear manualmente sus informes de gastos. En términos de tiempo invertido, cada informe de gastos de los empleados requería 1 hora para su verificación, con 30 minutos asignados a tareas contables y otros 30 minutos dedicados a tareas relacionadas con los gastos de los empleados.

Aleksandra y su equipo se dieron cuenta de la necesidad de automatizar este proceso y ahorrar tiempo asociado con las tareas administrativas de gestión de gastos. Tomaron la iniciativa de buscar una solución digital y buscaron activamente una solución con una aplicación móvil fácil de usar que contara con capacidades de escaneo OCR para automatizar la lectura de tickets. La conformidad con la Agencia Tributaria Española también fue una prioridad.

La solución seleccionada debía ser intuitiva, ofrecer conciliación bancaria automatizada con tarjetas corporativas y proporcionar una excelente implementación, formación y soporte al cliente para garantizar el mejor servicio de transformación digital para sus necesidades de gestión de gastos.

"El proceso manual era una pérdida de tiempo para los empleados. Sentían que era una carga y trabajo adicional para ellos." Aleksandra Labidi, Gestión de Recursos Humanos y Oficina

La colaboración entre equipos es clave para el éxito de la implementación

Incorporación e implementación

Todos los departamentos, desde ingenieros de software hasta servicios corporativos, utilizan Circula. Es más, cuando Maibornwolff buscaba una solución de gestión de gastos, no solo estaban buscando una que fuera fácil de usar para sus empleados; también buscaban que les proporcionara soporte durante y después del proceso de incorporación. En total, a los empleados les llevó entre 30 minutos y 1 hora adaptarse a Circula y al nuevo proceso de gestión de gastos. Además, se estimaron 2 horas asignadas para aprendizaje, sesiones de preguntas y respuestas, y prueba y error.

"El proceso de incorporación de Circula fue muy claro y bien organizado. Para aquellos que participaron en la sesión de formación con Circula, el departamento de contabilidad solo tuvo que hacer un seguimiento un par de veces después de la sesión para aclarar dudas". Aleksandra Labidi, Gestión de Recursos Humanos y Oficina

"La incorporación de Circula fue fácil y fluida, genial". Marta Pomer, Gestora de Oficina

Incrementando la productividad y optimizando los gastos

Los resultados

Maibornwolff confía en Circula para digitalizar los gastos de viaje, los presupuestos de aprendizaje y formación, y los suministros de oficina. "Nuestros empleados describen a Circula como una solución conveniente y eficiente que les brinda más libertad para reservar sus viajes de negocios o utilizar su presupuesto de aprendizaje, permitiéndoles ahorrar tiempo", dijo Marta. Si los empleados pierden un recibo, no se preocupan, ya que tienen una copia digital en Circula. En términos de eficiencia y conveniencia, Maibornwolff ha mejorado significativamente su proceso de gestión de gastos con Circula. Según Maibornwolff, Circula ha aumentado la productividad de sus equipos, permitiéndoles dedicar más tiempo a brindar un mejor servicio a sus clientes.

"Ahora tenemos más tiempo para concentrarnos en nuestro negocio diario y hacer menos trabajo administrativo" Marta Pomer, Gestora de Oficina

“Circula nos ayudó a aumentar la productividad. La gestión de gastos se siente menos como una tarea pesada, por lo que los empleados pueden cambiar de tarea mientras siguen siendo productivos” Aleksandra Labidi, Gestión de Recursos Humanos y Oficina