Laia Jo
Aprende a calcular la asignación del kilometraje en 2023 y asegúrate de cumplir con las regulaciones fiscales más recientes. Descubre cómo procesar correctamente los gastos de kilometraje.
Laia JoLas normas fiscales relativas al precio del kilometraje cambian periódicamente. Encuentra en este artículo las últimas novedades sobre el cálculo del kilometraje en España, para asegurar que tus kilómetros declarados han sido tramitados y pagados correctamente a efectos fiscales.
El kilometraje es la compensación que recibe el empleado por cada kilómetro recorrido por motivos de trabajo. Cuando se usa el transporte público, el importe del gasto a pagar ha de justificarse mediante una factura o documento similar. En el resto de casos, el precio establecido por la Agencia Tributaria a pagar por kilómetro recorrido en España es de 0,19€ libre de impuestos, siempre que se justifique la razón del desplazamiento, los gastos de peaje y de parking. Cada empresa puede fijar una compensación por kilómetro recorrido superior al importe establecido por la Agencia Tributaria, a pesar de ello, el límite libre de impuestos es de 0,19€.
No todos los kilómetros recorridos por el empleado son elegibles para el subsidio de viaje libre de impuestos. Sólo los kilómetros recorridos por desplazamientos y viajes de negocios son elegibles para la franquicia de kilómetros libres de impuestos. No hay una distancia máxima de viaje.
Los empleados pueden recibir una bonificación de kilometraje libre de impuestos tanto para viajes de negocios como para desplazamientos. La empresa reembolsará a los empleados los kilómetros realizados libres de impuestos.
Para poder reclamar los gastos de viaje, es necesario que el empleado registre los kilómetros recorridos y presente una justificación de ello. El kilometraje se calcula multiplicando el número de kilómetros recorridos por el precio a pagar por kilómetro recorrido libre de impuestos.
Un empleado viaja a su puesto de trabajo habitual en tren, un viaje de ida son 20 kilómetros. La empresa puede optar a reembolsar 40 kilómetros (ida y vuelta) x 0,19€ = 7,60€ o los costes reales incurridos por el trabajador (el coste del billete de tren).
El trabajador ha de recibir el reembolso de una manera u otra, ya sea aplicando el precio por kilómetro recorrido libre de impuestos, o el coste del billete en transporte público. Si el mismo trabajador viaja en coche, también puede recibir los 7,60€ libres de impuestos por los 40 kilómetros recorridos en total. Pero también es posible que el empleado decida compartir el viaje con algún compañero/a. En este caso, el importe de la desgravación del kilometraje libre de impuestos depende de la persona que organiza el trayecto en coche.
Si lo organiza la empresa, el conductor también puede desgravar el importe de kilometraje por los kilómetros recorridos. Si varios empleados organizan ellos mismos el viaje compartido, cada empleado tiene derecho individualmente a una desgravación por kilómetro libre de impuestos de 0,19€. Cabe destacar que el conductor no recibe compensación adicional por los kilómetros adicionales recorridos .
El precio por kilometraje no está regulado en España y cada empresa puede compensar a sus empleados como quiera. La empresa sólo ha de tener en cuenta el límite de 0,19€, a partir del cual el empleado tiene que pagar impuestos por los costes de kilometraje. El hecho de que el importe máximo sin impuestos fijado por el convenio sea de 0,19€ no significa que la empresa esté obligada a reembolsar dicha cantidad al empleado.
Si la empresa ofrece la compensación de kilometraje es importante que lo detalle en el convenio colectivo.
A pesar de que la asignación del kilometraje no es obligatoria, siempre es un beneficio añadido para los empleados registrar sus kilómetros comerciales y declararlos a su empresa. El empleado tiene derecho a la desgravación libre de impuestos de sus gastos de kilometraje.
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