Contabilidad03 mar 2023

Consejos para implementar un nuevo software con éxito

Laia Jo

Descubre a qué deben prestar atención las empresas cuando implementan un nuevo software de contabilidad.

Tutoriales online, formación digital o en persona…, etc. La lista de opciones con las que podéis aprender a usar un nuevo software de contabilidad en vuestra empresa, es extensa. De igual manera, las opciones del proceso de implementación técnico del software también pueden ser variadas. A continuación te compartimos algunos consejos prácticos para que puedas seguir con las tareas prioritarias del día a día de vuestro trabajo, y al mismo tiempo empezar a usar el nuevo software de contabilidad de la manera más eficiente y satisfactoria posible.

¿Cuáles son las posibilidades de onboarding?

Si finalmente habéis seleccionado un nuevo software después de comparar varias soluciones, es muy probable que vuestro punto de contacto del proveedor de software elegido os comparta los próximos pasos de implementación a seguir. Si no es el caso, revisa directamente las distintas posibilidades de implementación inicial con vuestro punto de contacto de la solución del software. Básicamente, se puede distinguir entre dos tipos de onboarding:

Dependiendo del alcance del software y de su importancia para la empresa, en algunos casos puede ser suficiente el Self-Onboarding, donde no suelen haber costes adicionales. A pesar de ello, si tenéis una menor afinidad técnica y digital, y no os encaja tanto el autoaprendizaje y encargaros de la configuración básica del nuevo software, debéis considerar adquirir una formación inicial supervisada por el proveedor del software y que también incluya la configuración técnica inicial.

Onboarding sin asistencia: Cómo funciona y a qué debes prestar atención

En el caso del software de Circula, nuestros clientes pueden acceder a manuales de uso, artículos específicos en el centro de ayuda, artículos del blog, tutoriales de vídeo, y también tienen a su alcance nuestro servicio de atención al cliente a través de chat, teléfono y correo electrónico, en el caso de tener cualquier duda o problema. Si finalmente decides aprender y configurar el software tu mismo, puedes crear tu cuenta en Circula después de firmar el contrato y configurar la estructura de datos acorde con la contabilidad en tu empresa. Para añadir más compañeros de tu empresa en la aplicación de Circula, hay que crear un usuario por persona y enviar una invitación de acceso vía email. Durante el proceso de configuración inicial, también hay que crear los centros de costes correctos. Por último, es importante asignar los derechos y roles apropiados al crear nuevos usuarios. En el caso de Circula, hay 4 tipos de roles: empleado, supervisor, contable y administrador.

Nuestra experiencia muestra que nuestros nuevos clientes a menudo se arrepienten de haber ahorrado dinero en el paquete de formación e implementación adquirido, ya que a menudo surgen preguntas y dudas durante el proceso de implementación de un nuevo software. Aclarar estas preguntas representa mucho más tiempo para las empresas en vez de si hubieran adquirido un plan de formación inicial personalizado. Esto ocurre sobre todo en organizaciones con más de 30 usuarios y en consecuencia, con estructuras organizativas más complejas.

Ventajas de un onboarding personalizado

Especialmente si aún no os sentís 100% seguros técnicamente con el nuevo software en vuestra empresa, vuestro punto de contacto del proveedor de software os ayudará a mantener una visión estructurada de todas las tareas pendientes y os guiará paso a paso durante el proceso. En organizaciones más grandes, una implementación adecuada por parte de un especialista es esencial, ya que a menudo se requieren customizaciones adicionales como integraciones con sistemas ERP y de Recursos Humanos. En estos casos, vuestro punto de contacto en el Equipo especializado en onboarding elaborará un plan de formación personalizado, desde la introducción hasta la implementación final.

Pero incluso para las empresas más pequeñas, o para aquellas que tengan un número más reducido de usuarios, la implementación y formación personalizada puede merecer la pena, ya que ahorra mucho tiempo para aclarar consultas y ofrece la seguridad técnica de que la configuración se ha realizado correctamente.

Queremos asegurar que nuestros clientes consiguen introducir con éxito Circula, por lo que hemos desarrollado diferentes modelos de suscripción que se adaptan a las necesidades individuales de cada empresa. para descubrir cuál es el modelo de suscripción que mejor se adapta a tu empresa.

Consejos de nuestra especialista de cuentas en España para una implementación exitosa

Irina Zhardan, especialista de cuentas (Customer Success Manager)

Independientemente del tipo de onboarding que escojas, nuestra especialista de cuentas, Irina Zhardan, te dará algunos consejos para que la implementación de un nuevo software como Circula sea exitosa:

1) Involucra al equipo de contabilidad
El miembro del equipo de contabilidad debe participar en la implementación desde el principio para evitar errores, monitorear la calidad de los datos y estar familiarizado en el uso del nuevo software.

2) Persona responsable del proyecto
Para introducir un nuevo software en la empresa también debe definirse una persona responsable del proyecto en la empresa desde el principio, que actúe como punto de contacto único para el fabricante del software y pueda administrar el proyecto internamente.

3) Gran disposición a comunicarse con el proveedor de software
Aunque a veces se considera más de un proyecto simultáneamente en contabilidad, la implementación de un nuevo software es más eficaz si se toma el tiempo necesario para hacerlo y si se proporciona al proveedor de software los registros de datos y la información necesaria para realizar la implementación y formación en el plazo acordado. Si el cliente no requiere ninguna customización, la implementación toma 72 horas, siempre y cuando el cliente nos proporciona todos los datos que les pedimos. Aquellos casos que requieren varias customizaciones, la implementación toma entre 2-3 semanas, afirma Irina Zhardan.

4) Define los requerimientos antes de iniciar la implementación
El primer paso es tener la Primera llamada de introducción, en la que se discuten con el cliente todos los requerimientos importantes para la implementación técnica del software y se define un timing. Para evitar retrasos innecesarios en el proceso de implementación, se recomienda haber acordado internamente el alcance y los requisitos del proyecto antes de tener la Primera sesión con el especialista de cuentas.

Si actualmente estás dudando si una implementación personalizada merece la pena para vuestra empresa, nuestro equipo especialista de cuentas puede ayudarte a averiguarlo. Hemos desarrollado varios modelos de suscripción para adaptarse a los distintos tipos de empresas.

Circula es vuestro socio perfecto para la gestión de gastos. de Circula facilita la contabilización de todos los gastos de los empleados - viáticos (gastos diarios), gastos en efectivo, gastos de viaje y gastos de bolsillo.