Circula en Futurice: partnership voor digitale transformatie

Innovatie- en digitaliseringsprojecten mogelijk maken

Het bedrijfAdviesbureau Futurice staat voor resultaatgerichte digitale transformatie en helpt organisaties om de regie te voeren over hun eigen digitale toekomst. Met het samenspel van strategie, design, technologie en data schept Futurice de noodzakelijke voorwaarden voor zijn klanten om urgente problemen op te lossen en een duurzame invloed op de maatschappij uit te oefenen. Voor zijn klanten ontwikkelt het team nieuwe digitale bedrijfsmodellen en ondersteunt het bij innovatie- en digitaliseringsprojecten.

Futurice heeft Scandinavische roots. Het bedrijf werd in 2000 in Finland opgericht en heeft naast kantoren in Helsinki, Tampere en Stockholm ondertussen ook kantoren in de drie Duitse steden Berlijn, München en Stuttgart. Het diverse team bestaat uit ruim 800 design-, technologie- en strategie-experts, die meer dan 60 nationaliteiten vertegenwoordigen. Internationaal denken is voor Futurice dan ook vanzelfsprekend.

Futurice en Circula kunnen inmiddels terugkijken op een jarenlange, op vertrouwen gebaseerde samenwerking. Net zoals Futurice zijn klanten begeleidt, ondersteunt Circula ook Futurice bij de digitale transformatie van bedrijfsprocessen. Circula werkt nauw samen met Futurice bij de verdere ontwikkeling van oplossingen en houdt natuurlijk rekening met de eisen en wensen van het bedrijf.

Eenvoudige processen, sterke bedrijfscultuur

Motivatie & uitgangssituatie

Futurice ontwikkelt samen met haar klanten innovatieve, duurzame bedrijfsmodellen, en digitale producten en diensten, waarmee een geheel nieuwe klantervaring ontstaat. Als experts voor digitale transformatie ondersteunt Futurice bedrijven met de technologie en de data platforms die ze nodig hebben voor een optimale positionering van hun organisatie. Ook in de eigen organisatie hecht Futurice belang aan efficiënte en gebruiksvriendelijke processen en werkt het continu aan de verbetering hiervan.

De opmaat voor de samenwerking met Circula in 2019 was de behoefte van Futurice aan een nieuwe, state-of-the-art oplossing voor declaratiebeheer en het stimuleren van digitale transformatie. Christian Ehrling, Director Operations bij Futurice, en zijn collega's zagen hier goede mogelijkheden voor optimalisatie, aangezien er geen uniform declaratieplatform was. In plaats daarvan werkte Futurice met Excel en zelf ontwikkelde wizards om de gebruiker door een vaste reeks handelingen te leiden. Voor de medewerkers was dit geen prettige manier van werken – zeer tijdrovend en vol met fouten. Zo ging kostbare tijd verloren die het team niet kon inzetten voor de klant. Bovendien werden de declaraties nog op papier gedaan, aangezien een interface met de verloningssoftware ontbrak. Het hele proces voldeed niet aan de standaard die Futurice zijn klanten aanraadde en moest dus dringend vervangen worden.

Weg met papieren bonnetjes, op naar een snelle, eenvoudige afrekening – dat is wat Futurice ook voor creditcard beheer in 2022 wilde bereiken. Doorslaggevend bij de zoektocht naar een nieuwe oplossing was de grote ontevredenheid over dit proces onder medewerkers van de drie Duitse kantoren. Het declareren was omslachtig en nam – zoals eerder ook het declareren van reiskosten – veel te veel tijd in beslag. Zowel bij degene die de bonnetjes indienen, als bij de medewerkers die de declaraties moeten verwerken.

De soepele declaratie van reis- en onkosten is een belangrijke bouwsteen voor een optimale werkomgeving en draagt bij aan de medewerkerstevredenheid. En die is voor Futurice erg belangrijk: medewerkers moeten met plezier naar hun werk gaan, zich welkom voelen en een gemeenschap vormen – allemaal elementaire onderdelen van de ondernemingsfilosofie. Vandaar dat Futurice inspeelt op de wensen van het team bij het ontwikkelen van employee benefits. Zowel medewerkers als sollicitanten toonden veel interesse in benefits op het gebied van mobiliteit. Voor Jeanette Matheis, HR-specialist bij Futurice en verantwoordelijk voor employee benefits, gaf dit de doorslag bij de zoektocht naar een oplossing, die zowel bij gebruikers als bij het bedrijf past en die medewerkers stimuleert om op kantoor aanwezig te zijn.

Gebruiksvriendelijkheid, integraties en compliance

De uitdagingen

Om het de medewerkers zo makkelijk mogelijk te maken, wilde Futurice voor het hele declaratiebeheer een passende digitale end-to-end-oplossing implementeren. Christian Ehrling had een duidelijk beeld van wat de nieuwe tool moest kunnen: het was zijn doel om de toen nog tijdrovende en vervelende declaraties binnen vijf minuten af te handelen. Ook moest de tool aansluiten bij de medewerkers en hun grote affiniteit voor digitale oplossingen – en dus moest de tool als smartphone-app beschikbaar zijn. Verder moest de tool echt een end-to-end workflow bieden, wat in het bijzonder om integratie met het DATEV-salarissysteem vraagt en om aansluiting bij de lokale fiscale vereisten.

Niet alleen de oplossing zelf, maar ook het bedrijf dat deze oplossing levert, moet voor samenwerking in een partnership perfect bij Futurice passen. Het moet een start-up karakter hebben, op een vergelijkbare agile en lean manier zijn opgezet en in de buurt van het Berlijnse Futurice-kantoor gevestigd zijn, om zo Futurice optimaal te ondersteunen bij de digitale transformatie van zijn processen.

In concurrentie met de grote gevestigde aanbieders werd de keuze gemaakt voor Circula. De tool voor declaratiebeheer bood het meest overtuigende concept dat aan de eisen voldeed die tijdens het selectieproces waren opgesteld en bood zo een passende oplossing voor de Duitse kantoren. In het voordeel van Circula spraken vooral de al ontwikkelde interface met DATEV, de intuïtieve bediening en de beschikbaarheid van de oplossing als Android- en iOS-app, en als webapplicatie. Net als de gedrevenheid van het Circula-team om in samenwerking met de klant de best mogelijke oplossing te vinden en verder te ontwikkelen – een aanpak die Futurice ook volgt. Het perfecte uitgangspunt dus voor een duurzame samenwerking, die beide partijen tot op de dag van vandaag als zeer waardevol ervaren.

Toen het in 2022 tijd was om te beslissen over een nieuwe oplossing voor creditcards, namen Christian Ehrling en zijn team Circula dan ook mee in het selectieproces. Ze hadden duidelijke eisen: voor een significante tijdsbesparing en een veel eenvoudiger proces moest het indienen van papieren bonnetjes worden afgeschaft. Bovendien was het belangrijk dat het beheer van medewerkers gerelateerde uitgaven volledig in de Futurice-workflow kon worden geïntegreerd. Partnerbedrijf Circula kon als enige een oplossing bieden die in alle opzichten aan de eisen van Futurice voldeed: creditcard transacties worden razendsnel verwerkt met de door Circula – samen met zakelijke creditcard specialist Pliant – ontwikkelde slimme creditcard. De integratie met DATEV zorgt bovendien voor een aanzienlijke vermindering van handmatig werk.

Gezien de al bestaande nauwe samenwerking, nam HR-specialist Jeanette Matheis Circula ook mee in de zoektocht naar een geschikt mobiliteitsaanbod voor medewerkers van de kantoren in Berlijn, München en Stuttgart. Er werd gezocht naar een benefit die het aantrekkelijk maakt om naar kantoor te gaan – om zo bij te dragen aan een bedrijfscultuur die zich richt op uitwisseling en gemeenschap. De benefit moet voor medewerkers fiscaal voordelig zijn en zeer flexibel zijn voor wat betreft het te gebruiken vervoermiddel. Ook is het voor Futurice belangrijk dat de oplossing zo min mogelijk administratieve rompslomp met zich meebrengt voor de verantwoordelijke medewerkers op de HR-afdeling.

Het veelgebruikte Duitse OV-jobticket bleek niet geschikt te zijn. Tegen het jobticket spraken de noodzaak om voor de drie de Duitse kantoren afzonderlijke raamovereenkomsten af te sluiten, de vaste looptijd en de beperkte geldigheid van het ticket voor alléén het openbaar vervoer. Het mobiliteitsaanbod van Circula wist daarentegen wel te overtuigen en wordt sinds mei 2022 als benefit aangeboden. Het is zonder vaste looptijd beschikbaar voor alle medewerkers die op de kantoren in Berlijn, München en Stuttgart werken. Medewerkers kunnen er heel makkelijk via de al bestaande Circula-app gebruik van maken voor het vervoermiddel dat het beste bij hen past – van fiets tot metro, voor werk en vrije tijd. Door het belastingvoordeel van deze benefit is het bovendien een aantrekkelijke vergoeding naast het salaris. Andere doorslaggevende pluspunten zijn de interface met de door Futurice gebruikte HR-tool Personio en de duidelijk verminderde administratieve last voor het HR-team. Net als de kosten, die lager uitvallen dan die van vergelijkbare aanbieders.

Sterke samenwerking voor een succesvolle implementatie

De implementatieBij de zoektocht naar een reiskostentool stond één ding voor Futurice vast: een passende oplossing alleen was niet genoeg. Ook het partnerbedrijf dat de implementatie zou gaan uitvoeren, moest net zo agile zijn en met korte lijnen werken. Dat Futurice in Circula de juiste partner gevonden had, werd al duidelijk tijdens het implementatieproces in 2019. Dit verliep zonder problemen door de soepele persoonlijke communicatie. De medewerkers van Futurice maakten actief gebruik van de mogelijkheid om hun wensen voor de oplossing kenbaar te maken en deze vervolgens samen met Circula in te voeren. Volgens Christian Ehrling verliep de onboarding vooral zo succesvol omdat de omvang, dynamiek en werkstijl van de twee partnerbedrijven goed bij elkaar passen en Futurice altijd het gevoel had serieus genomen te worden.

De voortdurend positieve ervaringen bij de implementatie en de overtuigende prestaties van het Circula-platform werden voortgezet toen Futurice in 2022 de samenwerking uitbreidde en zowel de creditcard oplossing als de employee benefits van Circula implementeerde. Net als Christian Ehrling beschouwt Jeannette Matheis, als verantwoordelijke voor de employee benefits, de samenwerking met Circula als zeer prettig en doelgericht. Als medewerkers vragen hadden over de invoering van de benefits, kon ze altijd rekenen op haar contactpersonen bij Circula. Verder werden verbeteringsvoorstellen ook na de implementatiefase snel opgepakt en geïmplementeerd.

Automatisering, tijdsbesparing, én tevreden medewerkers

De resultaten

”Declaratiebeheer moet weer leuk worden” – dat was de wens van product owner Christian Ehrling, die in 2019 daarom de beslissing nam voor een nieuwe oplossing. Met Circula is deze wens volledig in vervulling gegaan. Het verwerken van reiskostendeclaraties met papier en lijstjes in Excel behoort tot het verleden en medewerkers zijn duidelijk minder tijd kwijt. Met het oude, op papier gebaseerde systeem nam het opstellen van een reiskostendeclaratie geregeld meer dan 30 minuten in beslag. Nu kost het nog maar vijf minuten en de zo bespaarde tijd kan aan de klant worden besteed. Voor Christian Ehrling is het grootste compliment van medewerkers dat na de succesvolle implementatie de reiskostendeclaratie niet langer onderwerp van gesprek is – het beste bewijs dat de beoogde vereenvoudiging van het proces gelukt is en dat de app makkelijk en intuïtief te bedienen is. Medewerkers leveren per maand gezamenlijk tussen de 100 en 150 bonnen in. Het geautomatiseerde proces, de interface met DATEV en aansluiting op de lokale fiscale vereisten, zorgen voor een aanzienlijk lagere belasting voor de officemanagers die verantwoordelijk zijn voor declaraties en uitbetalingen; ze hoeven de bonnetjes nu alleen nog maar vooraf te controleren.

Ook de Circula Creditcard, die alle 130 medewerkers van de Duitse kantoren nu gebruiken, bespaart tijd en is eenvoudig in gebruik. Klachten over omslachtige processen behoren nu ook tot het verleden. Circula maakt automatisch de kosten aan van alle betalingen en wijst deze – ook automatisch – toe aan de juiste factuur uit de administratie. Sinds de invoering van de creditcards heeft Futurice een tijd-, kosten- en arbeidsbesparing van 80% vastgesteld. Ook de derde oplossing uit de Circula-portfolio, de Mobiliteit Benefit, is door de medewerkers uitstekend ontvangen. Nadat de introductie hiervan was aangekondigd, benaderden de medewerkers de HR-afdeling met veel vragen – een teken dat er een grote behoefte aan was.

Futurice had in Circula de juiste partner gevonden om het eigen digitaliseringsproces een boost te geven. Maar er is meer: beide ondernemingen zien zich ondertussen minder als leverancier en klant, maar veel meer als een team dat niet alleen samen handelt, maar zich ook samen verder ontwikkelt. Futurice ziet Circula als onderdeel van de grotere digitale transformatie van de eigen organisatie en levert daarmee ook een belangrijke bijdrage aan de verdere ontwikkeling van de technologie van Circula. Futurice profiteert hier weer van, aangezien de gebruikte oplossingen voortdurend aangepast worden aan de actuele behoeften. Tegelijkertijd verkrijgt Circula door het nauwe contact tussen de twee organisaties diepgaand inzicht in de wensen en behoeften van klanten, zodat Circula het platform dienovereenkomstig verder kan ontwikkelen – een win-winsituatie voor beide partijen.