Tim Haver Droeze
De bedrijfsboekhouding nauwkeurig uitvoeren is één van de belangrijkste taken van accountants en CFO’s.
Tim Haver DroezeWil je weten met welke kostensoorten je binnen je organisatie te maken krijgt? Lees dan hier meer over bedrijfskosten en tips om op deze kosten te besparen.
Als organisatie krijg je met uiteenlopende bedrijfskosten te maken. Hierbij kun je onderscheid maken tussen operationele kosten, vaste en variabele bedrijfskosten. Denk bijvoorbeeld aan de volgende vaste kosten:
Variabele kosten wisselen soms sterk per maand. De ene keer heb je daarom minder variabele kosten dan de andere keer. Bij variabele kosten kun je denken aan:
Daarnaast kun je onderscheid maken tussen directe en indirecte kosten. Directe kosten zijn bijvoorbeeld kosten voor de aanschaf van productverpakkingen, inventaris en grondstoffen voor de productie van artikelen. Maar bijvoorbeeld reiskosten vallen onder de indirecte kosten, omdat ze niet direct met goederen of diensten te maken hebben.
Operationele kosten bereken je met behulp van de omzet van het bedrijf. De operationele kostenratio (OER) vertegenwoordigt een percentage van de omzet van de organisatie. Hierbij deel je de totale vaste kosten door de totale omzet van de organisatie. De uitkomst vermenigvuldig je vervolgens met 100.
Zie dit rekenvoorbeeld:
Operationele kosten: €100.000
Omzet: €1.000.000
OER : 100.000/1.000.000 = 0,1 x 100 = 10%
Of tel de inkomsten en de operationele kosten bij elkaar op en deel de uitkomst door de opbrengsten.
Een OER van 0,1 betekent dat van elke euro die het bedrijf ontvangt, maar €0,10 aan operationele kosten wordt besteed. Een kostenratio van 0,7 betekent dat er €0,70 van elke euro naar de vaste bedrijfskosten gaat.
Dus hoe lager de OER, hoe beter het is. Je hebt dan een positieve balans tussen de inkomsten en uitgaven van de onderneming. Dit betekent dat je meer winst maakt.
Het is belangrijk om de kostenratio van je onderneming te berekenen. Je krijgt op deze manier een beter inzicht in je uitgavenpatroon en eventuele besparingsmogelijkheden op de vaste en operationele kosten.
Het is altijd mogelijk om op bedrijfskosten te besparen als je onderstaande tips in de praktijk brengt.
Ten eerste is het belangrijk om je uitgaven onder de loep te nemen. Bekijk alle uitgaven nauwkeurig. Misschien zijn bepaalde zaken overbodig. Of onderhandel (opnieuw) met je leveranciers. Spreek bijvoorbeeld betere marges af vraag om extra inkoopkorting bij grote bestellingen of langdurige contracten.
Papier is tegenwoordig een overbodige luxe. In dit digitale tijdperk zijn er zoveel mogelijkheden voor online documentatie en opslag daarvan. Bovendien is het steeds beter mogelijk documenten streng te beveiligen. Schaf dus minder papier en drukwerkmateriaal aan en bespaar zo honderden euro's.
Schaf zonnepanelen aan voor op je bedrijfspand en kies energiezuiniger apparaten. Kies altijd voor ledverlichting en apparatuur met een duurzaam karakter. Je kunt ook waterbesparende maatregelen nemen, bijvoorbeeld een waterbesparende kraan in de kantine.
Verder kun je een slimme (water)meter aanschaffen. Op deze manier heb je helder inzicht in je verbruik. Schaf eventueel een zuinige warmtepomp aan. Zorg er ook voor dat het bedrijfspand voldoende geïsoleerd is.
Het is goedkoper om medewerkers vanuit huis te laten werken. Niet alleen helpt dit je te besparen op kosten voor het instandhouden van werkplekken. Doordat medewerkers van huis uit werken en bijvoorbeeld meer gebruik maken van videovergaderingen, bespaar je op reiskostenvergoedingen.
Automatisering van bedrijfsprocessen komt op steeds meer niveaus binnen organisaties voor. Gebruik bijvoorbeeld cloudopslag in plaats van te investeren in lokale datanetwerken. Dit biedt bovendien de mogelijkheid om alle bedrijfsdocumenten op één plaats te bewaren. Documenten zijn eenvoudiger terug te vinden en te beheren en dat scheelt tijd.
Maar ook het gebruik van boekhoudsoftware helpt tijd en dus geld te besparen. Dergelijke software helpt bijvoorbeeld om zakelijke uitgaven sneller te administreren en financiële rapporten te genereren. De arbeidstijd die je hiermee bespaart, heeft een positief effect op de bedrijfskosten. Bovendien is gebruik van dergelijke software minder foutgevoelig.
Lees ook:
Steeds meer bedrijven maken gebruik van slimme machines. Na de initiële aankoop moet je ze uiteraard onderhouden, maar je hoeft ze niet te betalen voor arbeid. Veel sectoren passen al automatisering toe. Denk bijvoorbeeld aan industriële automatisering met lopende banden en transportrobots.
Persoonlijke intelligentie is ook sterk in opkomst. Steeds vaker gebruiken bedrijven ‘chatbots’ op de klantenservice om de meest gestelde vragen sneller te beantwoorden of door te verwijzen naar een helpcenter.
Een klant hoeft dan geen persoonlijk contact met de klantenservice meer te hebben. De chatbot is dus een effectief en kostenbesparend hulpmiddel.
Deel alle inkomsten en uitgaven in categorieën op. Categoriseren zorgt er voor dat belangrijke kostenposten opvallen en uitzonderlijke uitgavenpatronen worden ook eenvoudiger zichtbaar. Zo zie je sneller waar je kunt besparen.
Gebruik goede boekhoudsoftware waarmee je de financiële processen binnen de organisatie stroomlijnt. Denk bijvoorbeeld aan software die declaraties of zakelijke creditcarduitgaven automatisch verwerkt. De slimme functionaliteit in veel boekhoudsoftwareprogramma’s biedt bovendien de mogelijkheid om sneller te rapporteren.
Is de omzet in jouw organisatie seizoensgevoelig? Bijvoorbeeld doordat je met seizoensgebonden producten of diensten werkt? Dan is het aan te raden deze uitgaven apart te categoriseren.
Vergelijk bepaalde seizoenen uitgaven met de uitgaven van de voorgaande jaren. Merk eventuele verschillen op en pas de uitgaven daarop aan.
Als organisatie heb je dus met veel verschillende bedrijfskosten te maken. Hier een goed inzicht en overzicht van hebben is essentieel om de financiële processen binnen jouw organisatie te stroomlijnen. En om te zien waar besparingen op bedrijfskosten mogelijk zijn.
Meer weten over declaraties en zakelijke kosten?
Op zoek naar eenvoudige en een financieel platform om te beheren? Sluit vandaag nog een af!
