Tim Haver Droeze
Digitalisering is vooral moeilijk voor kleine en middelgrote bedrijven, maar zelfs internationaal opererende bedrijven hebben problemen met aanpassing aan veranderende tijden.
Tim Haver DroezeNiet alleen vanwege hun omvang maar ook door de hoeveelheid verouderde bedrijfsprocessen.
Het belang van digitale transformatie van bedrijfsprocessen is door de coronacrisis in een versnelling gekomen. Want dit vormt de sleutel tot concurrentievermogen van een bedrijf op de lange termijn.
Digitalisering versnelt, optimaliseert en vereenvoudigt processen waar het kan, maar toch aarzelen bedrijven om nuttige digitale hulpmiddelen te implementeren. Zelfs in bedrijven die openstaan voor digitalisering en al veel processen hebben gedigitaliseerd, loopt één afdeling vaak nog ver achter – de boekhoudafdeling.
Kamers vol mappen en een ondoordringbaar papierspoor zijn nog steeds de realiteit binnen de boekhoudafdelingen van veel bedrijven. Die voor de rest al vertrouwen op tal van digitale tools bij andere afdelingen.
Dit artikel onderzoekt 8 nuttige voordelen van gedigitaliseerde boekhouding voor bedrijven. En gaat dieper in op enkele voordelen van digitale boekhouding en hoe deze waarde toevoegt aan bedrijven.
Het grootste en belangrijkste voordeel van een gedigitaliseerde boekhouding is waarschijnlijk de enorme tijdsbesparing. Niemand wil tijd verspillen en het is frustrerend om dingen te doen die met hulp van machines beter kunnen.
Zodra de software van een digitaal boekhoudprogramma is aangepast aan het bedrijf, worden boekhoudprocessen eenvoudiger.
Met behulp van digitale boekhoud tools kun je de handmatige controle van personeelsuitgaven tot een minimum beperken. Loonlijsten worden zo optimaal voorbereid. Hierdoor hoeven medewerkers niet langer onnodig tijd te besteden aan het verzamelen, registreren en catalogiseren van bonnetjes. Een ander bijkomend voordeel is de snellere uitbetaling naar de medewerkers.
Zo verhogen bedrijven de productiviteit en tevredenheid van hun medewerkers.
Wie heeft nog nooit kantoren vol mappen en ordners gezien? Toch hoeft dit verouderde beeld van boekhouding niet meer de standaard te zijn.
Volledig digitale boekhoudprocessen implementeren voor de uitgaven van je medewerkers is een andere mijlpaal op weg naar een papierloos kantoor.
Gebruik een mobiele app om bonnetjes te scannen en automatisch te laten OCR-en. Er is geen reden meer om die fysieke bonnetjes jarenlang in talloze ordners te bewaren.
Een ander voordeel is de controle en het overzicht dat digitaal boekhouden biedt. Ben je op zoek naar een specifieke factuur, reis of uitgave voor een bepaalde medewerker? Dan hoef je alleen maar een naam, reis of factuurnummer in te voeren in je boekhoudprogramma. En is alles wat je zoekt binnen handbereik.
Als er één ding ouderwets is, dan is het wel het doorkammen van stapels mappen op zoek naar dat ene formulier. Met digitale boekhoudtools sla je uitgaven digitaal op en sorteer je deze in mappen op je smartphone of computer.
Fouten zijn menselijk, maar kunnen in de boekhouding snel erg duur en lastig worden. Veel bedrijven die vertrouwen op een analoge boekhouding hebben alleen overzicht van hun cijfers op maandelijkse basis of zelfs alleen op kwartaalbasis voor grote rekeningen.
Ingrijpende veranderingen worden meestal pas opgemerkt als het te laat is. In het ergste geval is het dan moeilijk om ontwikkelingen te stoppen die de onderneming in gevaar brengen.
Boekhoud tools zoals Circula herkennen bijvoorbeeld dubbele uitgaven die meerdere keren worden ingediend. En melden deze aan de verantwoordelijke medewerker.
Het controleproces wordt tot de essentie gereduceerd en voorkomt fouten door een geautomatiseerde berekening van vaste tarieven volgens waarden uit de actuele BMF-brief. En door de geautomatiseerde verwerking van gevalideerde gegevens en automatische toewijzing van rekeningen.
Bovendien gaan er geen goedkeuringen verloren dankzij de e-mailnotificatie van lopende goedkeuringsprocessen.
Met boekhoudsoftware zoals Circula, geoptimaliseerd voor de GDPR, kun je er zeker van zijn dat alle gegevens veilig worden opgeslagen.
Circula biedt bedrijven audit-proof gegevensopslag, hosting in Europese datacenters, procedurele documentatie voor een voucher-vervangend digitaal proces en gegevensopslag tot 10 jaar op audit-proof Europese servers.
Zo blijven je gevoelige gegevens absoluut veilig en alleen voor jou gemakkelijk toegankelijk.
Als alle medewerkers vanuit huis werken, is het lastig toegang te hebben tot de mappen die op kantoor zijn opgeslagen. Maar zelfs het archiveringsproces is enorm vereenvoudigd met behulp van een app op je smartphone.
Niet alleen kunnen zakenreizigers onderweg hun facturen scannen en uploaden. De verantwoordelijke accountant heeft ook mobiele toegang tot alle inzendingen.
Door gebruik te maken van nieuwe technologieën, machine learning en een grote focus op intuïtieve gebruikersinterfaces, is het probleem van handmatige facturering voorgoed opgelost.
Naast het elimineren van onnodige stapels papier biedt digitaal boekhouden dus ook grote flexibiliteit, omdat goedkeuring overal te geven is. Zowel in de webapp als in de mobiele app kun je ingediende uitgaven goed- of afkeuren.
Natuurlijk kosten boekhoudprogramma's geld. Maar als je rekening houdt met alle voor de hand liggende en verborgen kosten die een bedrijf elk jaar heeft aan een verouderd boekhoudsysteem, bespaar je op lange termijn veel geld.
Denk aan huurkosten voor panden die alleen maar dienen als opslagruimte voor bestanden, printercartridges en andere zaken. Om nog maar te zwijgen van arbeidsuren die voor belangrijker zaken bruikbaar waren dan het catalogiseren, scannen en sorteren van facturen.
Praktische uitbreidingen van veel digitale boekhoudprogramma's zijn interfaces met andere systemen. Denk aan het direct noteren van binnenkomende betalingen, het transporteren van informatie en het bijhouden van klantgegevens.
Dit vereenvoudigt niet alleen de boekhouding, maar op lange termijn ook de dagelijkse workflow van het bedrijf.
Met Circula beschik je al over standaard interfaces en naadloze integratie met toonaangevende boekhoudsystemen, reisboekingsplatforms en HR-systemen. Waaronder Twinfield, Exact, DATEV, SAP, MS Dynamics, Onesto, TravelPerk, Comtravo, Workday en Personio.
Meer weten over declaraties en zakelijke kosten?
Op zoek naar eenvoudige en een financieel platform om te beheren? Sluit vandaag nog een af!
